CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG
3.3.1. Cơ cấu tổ chức
Mô hình tổ chức của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là mô hình trực tuyến chức năng, đứng đầu là Giám đốc, cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm:
Ban Giám đốc
Giám đốc: được Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam ủy nhiệm trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, là người lãnh đạo cao nhất đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của Công ty trước pháp luật và Tổng công ty về mọi hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc kỹ thuật: phụ trách về mặt kỹ thuật, các trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, tiến hành công tác nghiên cứu, thiết kế phục vụ cho việc đầu tư các công trình.
Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách về hoạt động kinh doanh như tổ chức giao dịch với khách hàng, Marketting, tổ chức kế toán, xúc tiến bán hàng
Phó giám đốc nội chính
Kế toán trưởng
Bộ phận nghiệp vụ
Phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Quản lý kỹ thuật
Phòng kinh doanh
Phòng kế toán – Tài chính
Phòng Thanh tra – Bảo vệ
Các chi nhánh xăng dầu
Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng
Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu
Chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hệ thống kho
Tổng kho xăng dầu Miền Tây
Kho xăng dầu Cần Thơ
Kho xăng dầu Trà Nóc
Hệ thống các cửa hàng bán lẻ xăng dầu bao gồm: 12 cửa hàng trên địa bàn Thành phố Cần Thơ, 7 cửa hàng trực thuộc Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng, 9 cửa hàng trực thuộc Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu, 9 cửa hàng trực thuộc Chi nhánh xăng dầu Hậu Giang.
Hình 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ
Vì cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, nên với mô hình tổ chức này thì chức năng, nhiệm vụ sẽ được thể hiện rõ ràng, cụ thể cho các các phòng ban, các kho cũng như các cửa hàng. Thông tin tiếp nhận rõ ràng, nhanh chóng; trách nhiệm và quyền hạn được xác định cụ thể, tránh chồng chéo gây khó khăn trong công tác quản lý và kinh doanh.
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG THANH
TRA BẢO VỆ PHÒNG
TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
CHI NHÁNH
XĂNG DẦU
SÓC TRĂNG
CHI NHÁNH
XĂNG DẦU BẠC LIÊU
CHI NHÁNH
XĂNG DẦU HẬU GIANG
CHI NHÁNH
XĂNG DẦU MIỀN
TÂY
CÁC CỬA HÀNG TRỰC THUỘC
C.TY HỆ
THỐNG KHO KHÁC PHÓ
GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ
THUẬT PHÓ
GIÁM ĐỐC
NỘI CHÍNH
3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận nghiệp vụ a) Phòng Tổ chức – Hành chính
Chức năng: Chức năng chủ yếu của phòng tổ chức – hành chánh là tham mưu cho Ban Giám đốc về việc thực hiện công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, thanh tra, bảo vệ và các công tác hành chánh khác.
Nhiệm vụ: Phòng tổ chức – hành chánh có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo xây dựng tổ chức bộ máy, định biên lao động, bố trí sắp xếp lao động;
quản lý việc xây dựng, đào tạo nguồn nhân lực cho công ty; thực hiện tốt các chính sách về con người: y tế, lao động, tiền lương, tiền thưởng... đảm bảo theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn chỉ đạo về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị cơ sở đảm bảo sự thống nhất và xuyên suốt thông tin trong công ty; Phòng còn có nhiệm vụ báo cáo cho lãnh đạo kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công theo công việc và thời gian cụ thể.
b) Phòng Quản lý kỹ thuật
Chức năng: quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản, sửa chữa thiết bị, phương tiện vận tải. Đồng thời phối hợp kiểm tra, giám sát các hoạt động của Công ty có liên quan đến kỹ thuật.
Nhiệm vụ: đảm nhận các hoạt động về kỹ thuật như quản lý số lượng, chất lượng xăng dầu, bảo vệ bồn bể, xây dựng, ban hành các định mức kỹ thuật về hao hụt, barel bồn bể, dụng cụ đo đếm...; quản lý, theo dõi các công trình sữa chữa lớn.
c) Phòng kinh doanh
Chức năng: tham mưu với Ban Giám đốc về công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách bán hàng, giá bán...; phân tích, chọn lọc, sử dụng thông tin đảm bảo kinh doanh có hiệu quả tốt nhất.
Nhiệm vụ:
Tổ chức, điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty.
Tổ chức, thực hiện các nghiệp vụ marketing; theo dõi, chọn lọc, phân nhóm khách hàng và áp dụng các thông tin vào công tác kinh doanh.
Phối hợp với các phòng ban khác, đội vận tải, khối kho, các cửa hàng nhằm giúp cho việc vận chuyển xăng dầu đạt hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng.
Thu thập và giải quyết tốt các ý kiến đóng góp, khiếu nại của khách hàng.
d) Phòng kế toán – Tài chính
Chức năng: tham mưu cho Ban Giám đốc về các mặt quản lý tài chính của Công ty, giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện thống nhất kế toán của Công ty luôn đạt hiệu quả đúng pháp luật.
Nhiệm vụ:
Xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp hàng năm.
Theo dõi thường xuyên công tác quản lý vốn, tài sản; báo cáo, đề xuất kịp thời khi có vấn đề phát sinh liên quan đến vốn, tài sản của Công ty nhằm đảm bảo an toàn tài chính, bảo toàn và phát triển nguồn vốn công ty.
Làm rõ các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
e) Phòng Thanh tra – Bảo vệ: chức năng và nhiệm vụ của Phòng Thanh tra- Bảo vệ là đảm bảo an ninh trật tự và bảo vệ tài sản cho công ty; thanh tra, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban khác, và hoạt động của các cửa hàng thuộc công ty; kiểm tra, hướng dẫn việc ký kết các hợp đồng kinh tế đúng pháp luật.
3.3.3. Tình hình nhân sự của Công ty
Theo số liệu thu thập được từ công ty, tổng số nhân viên của công ty năm 2005 là 392 nhân viên, năm 2007 là 416 nhân viên. Đến năm 2009, số lượng nhân viên của công ty được nâng lên đến 449 nhân viên. Với tốc độ tăng nhân lực này đã thể hiện rõ hướng pháp triển của công ty trong những năm qua.
Số lượng nhân viên tại các đơn vị thuộc công ty được thể hiện trong bảng 1.
Bảng 1: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA ÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (2009)
Tên đơn vị Số nhân viên (người)
Tỷ lệ (%)
1. Khối văn phòng 120 26.73
2. Khối kho 46 10.24
3. Khối cửa hàng 98 21.83
4. Khối chi nhánh 185 41.20
Tổng số nhân viên 449 100.00
(Nguồn: Phòng tổ chức – Hành chính, Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ)
Nhìn vào bảng 1 ta thấy, trong tổng số 449 nhân viên của công ty bao gồm khối văn phòng, khối kho, khối cửa hàng và khối chi nhánh thì khối chi nhánh có số lượng nhân viên đông đảo nhất, với số lượng là 185 nhân vên chiếm 41.2%. Do trong những năm qua Công ty đã không ngừng mở rộng mạng lưới hoạt động của mình để đến gần hơn với người tiêu dùng và đáp ứng ngày càng nhiều hơn nhu cầu của khách hàng.
Khối văn phòng cũng là một dơn vị có số lượng nhân viên xếp thứ hai sau khối chi nhánh vì đây là cơ quan đầu nảo của Công ty.
Hình 5: Cơ cấu lao động của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ năm 2009 10.24%
26.73%
41.20%
21.83%
1. Khối văn phòng 2. Khối kho 3. Khối cửa hàng 4. Khối chi nhánh
Bảng 2: CHẤT LƯỢNG LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (2009)
(Đơn vị: người)
Trình độ
Khối văn phòng
Khối kho
Khối cửa hàng
Khối chi nhánh
Tổng số
Tỷ lệ (%)
Cao học 4 - - - 4 0.89
Đại học 47 4 14 41 106 23.61
Cao đẳng 10 - - 2 12 2.67
Trung học 15 14 15 52 96 21.38
Sơ cấp và CNKT 44 28 69 90 231 51.45
Tổng số nhân viên 120 46 98 185 449 100.00
(Nguồn: Phòng tổ chức – Hành chính, Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ)
Về chất lượng lao động của Công ty: Theo số liệu thống kê được từ Phòng tổ chức – Hành chính của Công ty năm 2009, số lượng nhân viên đạt trình độ đại học là 106 người trong tổng số 449 nhân viên (chiếm 23.61%).
Trong đó số lượng nhân viên có bằng đại học của khối văn phòng là 47 người, chiếm tỷ lệ cao nhất. Toàn công ty có 4 người đạt trình độ cao học và đều tập trung ở khối văn phòng vì đây là cơ quan đầu não của Công ty, điều hành mọi hoạt động trong công ty.
Số lượng nhân viên có trình độ sơ cấp và công nhân kỹ thuật (CNKT) chiếm tỷ lệ cao nhất là 51.45% trong tổng số nhân viên của công ty. Cao nhất thể hiện ở khối chi nhánh và khối bán hàng, vì đa số họ là nhân viên bán hàng cho các cửa hàng trực thuộc Công ty và đã được đào tạo qua lớp công nhân xăng dầu. Đặc biệt, trong khối chi nhánh số lượng nhân viên có trình độ đại học là 41, xếp thứ hai sau khối văn phòng vì đây là khối trực tiếp mang sản phẩm đến gần hơn với khách hàng và tìm kiếm những đối tác kinh doanh mới.
0.89%
23.61%
2.67%
21.38%
51.45%
Cao học Đại học
Cao đẳng Trung học
Sơ cấp & CNKT
Hình 6: Cơ cấu chất lượng lao động của Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ
3.4. KHẢ NĂNG TỒN TRỮ VÀ KHẢ NĂNG VẬN CHUYỂN CỦA CÔNG TY
3.4.1. Khả năng tồn trữ
Hiện nay Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ có hệ thống kho tồn trữ xăng dầu quy mô lớn bao gồm các kho như Tổng kho xăng dầu Miền Tây, Kho Cần Thơ, Kho Trà Nóc. Tổng sức chứa của hệ thống kho là 119,500 m3-tấn, với số vòng quay trung bình từ 2 đến 3 vòng/tháng. Với hệ thống kho này, ngoài việc phục vụ cho việc tồn trữ hàng của Công ty, dự trữ quốc gia, Công ty còn dùng để khai dịch vụ cho thuê bồn bể, và giữ hộ hàng hóa tăng thêm thu nhập.
Bảng 3: KHẢ NĂNG TỒN TRỮ CỦA CÔNG TY
Tên kho Dung tích
Khả năng quay Vòng/tháng
Khả năng đảm bảo
Hệ thống kho chứa 119,500 m3-tấn 244,500 m3-tấn
- Tổng kho xăng dầu Miền Tây 105,000 m3 2 210,000 m3
- Kho Cần Thơ 9,000 m3 2 18,000 m3
- Kho Trà Nóc 5,500 m3 3 16,500 tấn
(Nguồn: Phòng kinh doanh, Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ)
3.4.2. Khả năng vận chuyển
Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ đang trực tiếp quản lý và kinh doanh hai phương tiện vận tải thủy có tổng trọng tải là 690 tấn và hai xe bồn có tổng trọng tải là 26 m3. Công ty hoàn toàn chủ động trong việc bố trí lịch trình và vận tải cho các tuyến của từng khách hàng.
Ngoài ra Công ty còn thuê phương tiện của bốn doanh nghiệp vận tải thủy khác bằng hợp đồng vận chuyển năm.
Tổng vận tải tương đương là 17,488 m3-tấn, công suất bơm bình quân là 275 m3/giờ, có giấy phép vận chuyển chất, hàng nguy hiểm về cháy nổ còn hiệu lực để đảm bảo khả năng cung cấp của mình.
3.5. KHÁI QUÁT CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ QUA GIAI ĐOẠN 2007-2009
Hiện tại Công ty đang áp dụng những biện pháp chiến lược nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty với các mục tiêu:
Phấn đấu giữ thị phần khoảng 40%. Đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, duy trì và tăng tốc độc tăng doanh thu mỗi năm từ 11.5% đến 15%.
Tiếp tục xây dựng hệ thống phân phối, các kho trung chuyển, các cửa hàng, đại lý.
Tăng cường khai thác có hiệu quả hệ thống kho, bồn bể. Phát huy hơn nữa hiệu quả kinh doanh của hệ thống các đại lý, cửa hàng bán lẻ, nâng tốc độ tăng sản lượng lên khoảng 20%.
Tiếp tục tăng cường đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật để phát triển mạng lưới. Đầu từ phương tiện vận chuyển nội địa nhằm đảm bảo năng lực vận chuyển đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
Khai thác tốt nguồn nội lực Công ty, đảm bảo việc làm và ổn định đời sống cho công nhân viên.
Đảm bảo an toàn tuyệt đối mọi mặt về con người, tài sản, hàng hóa, tài chính, an ninh trật tự trong công ty.
Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Để đạt được những mục tiêu trên, trong những năm qua Công ty đã thực hiện một số biện pháp cụ thể như sau:
Tiếp tục duy trì cơ cấu tổ chức theo hướng chuyên môn hóa, vận hành có hiệu quả. Vì bộ máy tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của Công ty.
Đặt mối quan tâm hàng đầu đến việc phát triển nguồn nhân lực của Công ty: thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn nhằm nâng cao khả năng về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ, công nhân viên trong Công ty, tạo mọi điều kiện để các cán bộ được tham gia các khóa học nâng cao năng lực quản lý.
Đổi mới và nâng cấp một số các cửa hàng bán lẻ trên địa bàn Thành phố Cần Thơ, phát triển thêm mạng lưới phân phối tại các tỉnh: Sóc Trăng, Bạc Liêu, Hậu Giang. Tăng cường hoạt động bán tái xuất sang Campuchia nhưng vẫn đảm bảo dự trữ quốc gia.
Trong thời gian qua, Công ty cũng đã đạt được một số kết quả về tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận đạt được mức chỉ tiêu đề ra. Tuy nhiên vẫn còn một số yếu kém trong việc giám sát, quản lý ở khâu tiêu thụ cuối cùng tại các đại lý và các cửa hàng bán lẻ gây thất thoát và chi phí quản lý cao. Do sự thiếu chặt chẽ trong công tác quản lý đã tạo điều kiện cho việc hình thành những gian lận trong kinh doanh. Những thiệt hại đối với Công ty là lớn, tuy nhiên thiệt hại lớn nhất vẫn là người tiêu dùng, do đó nếu tình trạng này không được khắc phục sẽ gây mất lòng tin của khách hàng đối với Công ty. Thêm vào đó, hoạt động marketing của Công ty hiện nay còn rất yếu kém và chưa được quan tâm phát triển, điều này đã làm cho tốc độ phát triển của Công ty bị tụt lại so với một số công ty cạnh tranh có vốn mạnh trên thị trường xăng dầu.