CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.3. Nhu cầu ứng dụng CNTT vào AIS trong doanh nghiệp
Nhu cầu ứng dụng CNTT là mong muốn sử dụng các ứng dụng, CN hiện đại vào đời sống của con người trong mọi lĩnh vực nhằm nâng cao năng suất và HQ công việc.
NC thực tiễn cho thấy, hiện nay, CNTT có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến công tác tổ chức KT nói chung, chất lượng thông tin KT nói riêng, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin KT đã có những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý KT thủ công trước đây. Tất cả các giai đoạn của quy trình KT từ thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đều được thay thế bởi các CN hoặc bằng các PM nhằm tự động hóa quy trình. Từ đó giảm thiểu chi phí và tăng HQ chất lượng thông tin KT.
Do đó các DN ngày càng có xu hướng gia tăng nhu cầu ứng dụng CNTT vào AIS.
2.3.1. Mức độ áp dụng CNTT trong doanh nghiệp
Cho đến thời điểm hiện tại, có rất ít NC mô tả toàn diện về mức độ áp dụng CNTT tại các tổ chức, DN. Do đó không có công cụ xác thực nào cho việc thực nghiệm mục đích NC hoặc chuẩn đoán. Khái niệm đầu tiên về mức độ áp dụng CNTT tại các DN vừa và nhỏ được nỗ lực thực hiện bởi Raymond và Pare (1992). Những NNC này đã đưa ra khái niệm “Mức độ áp dụng CNTT là một cấu trúc đa chiều đề cập đến bản chất, độ phức tạp và sự phụ thuộc lẫn nhau của việc sử dụng và quản lý CNTT trong một tổ chức”. Khái niệm này không chỉ tích hợp các khía cạnh liên quan đến việc sử dụng CNTT mà còn cả quản lý CNTT. Sự đa dạng về mức độ áp dụng CNTT đã phản ánh được số lượng các ứng dụng CNTT đang được sử dụng tại DN. Một số NCC khác (Raymond và Paré, 1992; Iacovou và cộng sự, 1995; Raymond và cộng sự, 1995;
Chwelos và cộng sự, 2001; Pflughoeft và cộng sự, 2003; Rai và cộng sự, 2006) cũng đưa ra nhận định rằng mức độ áp dụng CNTT đề cập đến bản chất, mức độ phức tạp và sự phụ thuộc lẫn nhau của việc quản lý và sử dụng CNTT trong nội bộ DN. Raymond và cộng sự (2011) đã đề cập đến danh mục ứng dụng của mức độ áp dụng CNTT. Danh mục bao gồm “bản chất, phạm vi giao dịch, cách quản lý và chức năng (KT, tài chính, HRM, lập ngân sách, sản xuất, phân phối, tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng)’’. Có thể kết luận rằng “mức độ áp dụng CNTT là một tập hợp các cấu trúc hỗ trợ công CN nhằm giải quyết giá trị cốt lõi, mức độ phức tạp và sự phụ thuộc lẫn nhau thông qua việc sử dụng các ứng dụng CNTT và quản lý CNTT trong DN”.
Đo lường mức độ áp dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp.
NC của Raymond (1987) đã đặt nền tảng khi tìm kiếm cách thức đo lường mức độ áp dụng CNTT. Raymond (1990) đã phát triển thêm thang đo với sáu thước đo, bao gồm: “danh mục ứng dụng như bảng lương, khoản phải thu, khoản phải trả, lập hóa đơn, hàng tồn kho, ...”; “hình thức xử lý ứng dụng (hệ thống ứng dụng trực tuyến, hệ thống ứng dụng ngoại tuyến)”, “phát triển phần mềm ứng dụng (ứng dụng do DN phát triển bản thân nó, có thể tùy chỉnh được)”; “hoạt động của máy tính (mức độ kiểm soát liên quan đến hoạt động của máy tính dưới sự kiểm soát của công ty mẹ; kiểm soát nội bộ hoặc kiểm soát bên ngoài)”; “phân cấp chức năng của MIS (phân cấp cấp độ tổ chức các chức năng MIS trong hệ thống được đo lường bởi quyền hạn của nhà điều hành)”; “vị trí chức năng của MIS (chức năng của MIS, vai trò của giám đốc điều hành)”. Kết quả NC chỉ ra rằng trong số sáu loại ứng dụng đo lường mức độ áp dụng CNTT của DN nhỏ,
chỉ có yếu tố “hoạt động máy tính” là không có ảnh hưởng về quản lý HTTT trong DN.
NC đưa ra kết luận cho thấy MIS đang dần cải tiến và phát triển trong các DN nhỏ và đòi hỏi các DN phải ứng dụng triệt để CNTT.
Kagan và cộng sự (1990) đo lường cấp độ áp dụng CNTT thông qua việc đánh giá các PM ứng dụng tại DN. Kết quả thu được từ NC cho rằng các DN hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì nhu cầu sử dụng MIS cũng khác nhau. NC cũng chỉ ra rằng tồn tại mối tương quan tích cực giữa các chỉ số về cấp độ của PM ứng dụng và quy mô DN đối với các loại hình DN khác nhau. Tuy nhiên bài NC này còn hạn chế khi chỉ đánh giá ở cấp độ PM mà không xem xét về các ứng dụng khác của CNTT, chức năng và các khía cạnh khác của quản lý thông tin. Cragg (1990) đánh giá mức độ áp dụng CNTT bằng cách xác định số lượng các loại CNTT đang được trang bị trong các DN vừa và nhỏ, các ứng dụng được sử dụng để bảo mật HTTT tại DN và các CNTT được áp dụng trong quản lý DN (nhân viên CNTT, quản lý CNTT, chiến lược CNTT, kinh nghiệm với máy tính và phát triển CNTT. Chỉ số này chỉ rõ các ứng dụng CNTT mà DN đang sử dụng và người quản lý CNTT của DN. Hussin (1998) và Louadi (1998) .đưa ra các nhân tố để đo lường mức độ áp dụng CNTT tại DN, bao gồm: danh sách các ứng dụng CNTT (loại CN, PM, phần cứng); quản lý CNTT (nhân viên CNTT, người chịu trách nhiệm quản lý CNTT, chiến lược CNTT) và các web.
2.3.2. Hiểu biết của của ban lãnh đạo/chủ sở hữu
Yap và cộng sự (1992) khi NC về các yếu tố ảnh hưởng đến sự HQ của HTTT dựa vào máy tính tại DN đã đưa ra định nghĩa “Hiểu biết của ban lãnh đạo/chủ sở hữu là năng lực sử dụng máy tính để họ tham gia vào việc triển khai, sử dụng và kiểm soát hệ thống máy tính của doanh nghiệp”.Nhân tố này rất quan trọng, góp phần tạo nên thành công trong việc áp dụng CNTT tại các DN nhỏ và vừa. Khái niệm này sau đó đã được thay đổi thành “trình độ kiến thức kỹ thuật, kiến thức về CNTT và internet” (Hall, 2007; Stansfield và Grant, 2003; Yeung và cộng sự, 2003) hay “kiến thức của chủ sở hữu về CNTT, tính sáng tạo trong quản lý, kinh nghiệm và sự tham gia tích cực vào việc thực hiện các HTTT” (Elbeltagi và cộng sự, 2013). Vận dụng các hiểu biết căn bản về CNTT nhằm sáng tạo trong công tác quản lý DN là việc làm cần thiết để thúc đẩy HQ hoạt động của DN. Ban lãnh đạo DN phải có hiểu biết và kiến thức chuyên môn để đổi mới và áp dụng CNTT (Rogers, 1995). Hiểu biết của chủ sở hữu hay ban quản lý cũng là một trong những thước đo nhằm xác định DN có thích ứng với đổi mới của CNTT
trong quá trình hoạt động hay không (Eze và cộng sự, 2011). NC tại các quốc gia đang phát triển Chapman và cộng sự (2000) đã khẳng định mức độ cần thiết của sự hiểu biết của ban lãnh đạo đối với quá trình thiết kế các chiến lược, áp dụng CNTT. Ngoài ra, NC của Blackburn và cộng sự (2013) cho rằng nếu tuổi đời của chủ sở hữu DN càng nhỏ thì mức độ áp dụng CNTT tại DN HQ hơn các chủ sở hữu có độ tuổi lớn hơn
Từ đo, xác định được mức độ cần thiết của yếu tố này khi NC về việc sử dụng AIS tại các DN. Nếu ban quản lý được trang bị đầy đủ kiến thức về AIS thì việc thực hiện các chiến lược cũng như triển khai các kế hoạch sẽ thành công hơn (Banu Dincer, 2016).
Đo lường yếu tố Hiểu biết của của ban lãnh đạo/chủ sở hữu
Để đo lường yếu tố “Hiểu biết của của ban lãnh đạo/chủ sở hữu”, Utomo (2001) đã sử dụng các biến số về mức độ am hiểu CNTT của ban lãnh đạo và chủ sở hữu: “hiểu biết về cách thức sử dụng máy tính và các thiết bị ngoại vi”; “các ứng dụng dựa trên CNTT như các PM, phần cứng”; “kiến thức về hệ thống thông tin dựa trên máy tính” và
“những kinh nghiệm về mặt kỹ thuật để vận hành, sửa chữa các loại máy móc thiết bị”.
Kết luận từ NC cho rằng nếu chủ DN hiểu biết về CNTT thì điều này sẽ góp phần gia tăng mức độ đầu tư vào CNTT tại DN. Cùng quan điểm này, một số NC Hall, 2007;
Stansfield và Grant, 2003; Thong và Yap, 1995; Yeung và cộng sự, 2003) đã sử dụng các biến số “mức độ kiến thức về CNTT” hoặc là “mức độ hiểu biết về vận hành các loại máy móc” để đo lường yếu tố này
2.3.3. Quy mô doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp được Hall (2011) định nghĩa là “Sự phân chia doanh nghiệp thành doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp nhỏ và các loại hình doanh nghiệp khác, được thể hiện thông qua cơ cấu của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh sự phân bố quyền lực và trách nhiệm trong toàn doanh nghiệp’’. Yếu tố quy mô doanh nghiệp luôn được xem là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến mức độ áp dụng CNTT của DN (Ismail và King, 2007). NC của Dang, Li và Yang (2018) đã trích dẫn NC của Coase (1937) về tác động của quy mô doanh nghiệp đối với việc phân bổ nguồn lực tại các DN. Để đo lường yếu tố này, Frank và Goyal (2003) coi cấu trúc vốn là một yếu tố cần phân tích. Vijayakumar và cộng sự(2010) đưa ra các chỉ tiêu về doanh số, tài sản và lợi nhuận nhằm đo lường yếu tố quy mô doanh nghiệp. Các thước đo này thường được chọn làm cơ sở để đánh giá mối quan giữ quy mô và HQ hoạt động của DN. Ngoài
ra, Dang và cộng sự (2018) bổ sung thêm các tiêu chí để đo lường như số lượng nhân viên, quy mô vốn, .... Thực tế cho thấy cấu trúc DN cũng là một thước đo quy mô. Mức độ phức tạp trong cấu trúc của một DN được đo lường bằng quy mô quản lý của DN đó (Bergeron, Raymond và Rivard, 2001). Theo phân tích của Louadi (1998), cấu trúc của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến nhu cầu thông tin của tổ chức.
Trên thực tế, hầu hết các DN nhỏ thường không có đủ nguồn lực để đầu tư vào CNTT. Do đó, các DN lớn hơn dự kiến sẽ có nhiều khả năng đạt được mức độ bao phủ AIS cao hơn tại các DN nhỏ. Tường đồng ý với Ismail và King (2005) rằng các công ty có cơ cấu tổ chức phức tạp sẽ có nhiều khả năng đáp ứng các yêu cầu AIS hơn các DN có cơ cấu tổ chức đơn giản. Bảng 2.1 dưới đây trình bày chi tiết cách đo lường yếu tố này thông qua NC.
Bảng 2. 1. Cách đo lường yếu tố quy mô doanh nghiệp qua các nghiên cứu
Các nhà nghiên cứu Năm Các tiêu chí đo lường
Frank và cộng sự 2003 Cấu trúc về vốn
Papadogonas và cộng sự Vijayakumar và cộng sự
2007
2010 Về doanh số, tài sản và lợi nhuận Santos và cộng sự
Takata và cộng sự
2012
2016 Vốn và thị trường
Dang 2018 Số lượng nhân viên, quy mô vốn và tài sản
Nguồn: Tổng hợp của tác giả Tóm lại, Từ các phân tích ở trên về yếu tố quy mô doanh nghiệp , có thể nói rằng tri thức nội bộ bao gồm: “cấu trúc về vốn, về doanh số, vốn và thị trường, số lượng nhân viên, quy mô vốn và tài sản”.Yếu tố này có tác động đáng kể đến việc yêu cầu thông tin và khả năng xử thông tin của DN. Vì vậy cần phải xem xét tác động của yếu tố này đến nhu cầu ứng dụng CNTT vào AIS tại các DN.
2.3.4. Đặc điểm kinh doanh
Stephenson đã định nghĩa “kinh doanh là việc sản xuất hoặc mua bán hàng hóa thường xuyên được thực hiện với mục tiêu kiếm lợi nhuận và có được sự giàu có thông qua sự thỏa mãn mong muốn của con người”. Còn theo Dicksee , “Kinh doanh đề cập đến một hình thức hoạt động được thực hiện với mục tiêu kiếm lợi nhuận vì lợi ích của những người nhân danh hoạt động được thực hiện”. Lewis Henry định nghĩa kinh doanh là “Hoạt động của con người hướng tới sản xuất hoặc có được sự giàu có thông qua việc mua và bán hàng hóa.” Do đó, có thể hiểu thuật ngữ kinh doanh có nghĩa là liên tục sản
xuất và phân phối hàng hóa và dịch vụ với mục đích tìm kiếm lợi nhuận trong điều kiện thị trường không chắc chắn.
Đặc điểm kinh doanh được định nghĩa là “một nhóm các chính sách, thể chế, cơ sở hạ tầng vật chất, nguồn nhân lực và các đặc điểm địa lý có ảnh hưởng đến HQ của các doanh nghiệp khác nhau hoạt động trong đó” (Eifert và cộng sự 2005). “Việc gia nhập mới, tăng trưởng, đầu tư, tổ chức doanh nghiệp và sự phát triển của các ngành mới phụ thuộc vào chất lượng của môi trường kinh doanh” (Collier 2000; Bigsten và Sửderbom 2006). Eifert và cộng sự (2005) cho rằng “ở cấp độ doanh nghiệp, đặc điểm kinh doanh có thể ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, trong khi đó ở cấp độ ngành, nó có thể ảnh hưởng đến cơ cấu và tính cạnh tranh của thị trường”. Do đó, bài NC xem xét một số khía cạnh của môi trường kinh doanh như: khung pháp luật, chi phí phi chính thức, lực lượng lao động và khả năng tiếp cận các dịch vụ. Các yếu tố này thường được phân tích thông qua mối quan hệ với các yếu tố liên quan đến HQ hoạt động của DN.