CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ TẠI CÔNG TY TNHH NEXIA STT
3.2. Thực trạng cung cấp dịch vụ tư vấn thuế tại công ty TNHH Nexia STT
3.2.1. Quy trình cung cấp dịch vụ tư vấn thuế tại Nexia STT
Có 3 giai đoạn chính trong quy trình cung cấp dịch vụ tư vấn thuế của Nexia STT, bao gồm: Khảo sát khách hàng- Thực hiện tư vấn khách hàng- Lập báo cáo.
Sơ đồ 2.2: Quy trình cung cấp dịch vụ tư vấn thuế
3.2.1.1. Giai đoạn 1: Tìm hiểu thông tin khách hàng đến ký hợp đồng
Khi cung cấp bất cứ loại hình dịch vụ nào, chúng ta đều phải tìm hiểu các thông tin cơ bản của khách hàng để có thể tư vấn những phương án hợp lý, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Đối với Nexia STT cũng vậy, khi cung cấp các dịch vụ thuế, thì việc tìm hiểu những thông tin cơ bản của khách hàng cũng là điều đương nhiên. Những thông tin đó có thể bao gồm:
Tìm hiểu thông tin khách hàng đến ký hợp đồng
Thực hiện tư vấn
khách hàng Lập báo cáo
38
Doanh nghiệp khách hàng là doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH hay công ty cổ phần; và doanh nghiệp khách hàng hoạt động trong lĩnh vực nào (đặc biệt chú ý đến những doanh nghiệp thuộc khu chế xuất, các doanh nghiệp FDI,...);
Các thông tin kế toán như: doanh nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào; phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng là trực tiếp hay gián tiếp; phương pháp khấu hao là phương pháp gì trong 4 phương pháp (khấu hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần, khấu hao nhanh, khấu hao theo sản lượng). Khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động được trên một năm, thì ta cũng cần xem xét đến tình trạng lãi lỗ của doanh nghiệp là ra sao trong những năm qua. Ước tính số lượng giao dịch, số lượng hóa đơn đầu ra- đầu vào cũng là điều cần được quan tâm. Ngoài ra, còn phải chú ý đến số lượng nhân viên, là người Việt Nam hay người nước ngoài để xác định tình trạng cư trú, phục vụ cho nhiều mục đích liên quan, đặc biệt đối với thuế thu nhập cá nhân.
Trong quá trình đó, khách hàng cũng cần xác định rõ những nhu cầu của mình là gì. Dĩ nhiên, doanh nghiệp khách hàng phải là người hiểu rõ nhất khách hàng muốn gì.
Khách hàng xác định được cụ thể nhu cầu của mình thì luôn là điều rất dễ cho cả bên cung cấp dịch vụ là Nexia STT và cho cả khách hàng. Đối với những vấn đề khác, khách hàng có nhu cầu được tư vấn trực tiếp tại công ty hay không? Đối với các chứng từ, hóa đơn thì khách hàng có gửi hàng kỳ cho Nexia không hay Nexia phải đến công ty khách hàng mới được cung cấp. Khách hàng có cần Nexia STT nộp những tờ khai gì, hay có cần nộp hộ hay không.
Và dựa trên tất cả những gì khách hàng cung cấp, và những thông tin phía Nexia tìm hiểu được thì Nexia STT sẽ sắp xếp lịch hợp trực tiếp với khách hàng để khai thác sâu hơn nhu cầu của khách hàng, phạm vi công việc và nghĩa vụ mỗi bên khi tham gia hợp đồng.
Trong giai đoạn này, phía Nexia sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng những gói dịch vụ phù hợp với khách hàng để thông báo trong quá trình tư vấn trực tiếp sắp tới. Để Nexia luôn có
39
sự chuẩn bị trước, luôn sẵn sàng cung cấp các thông tin về các gói dịch vụ khác nhau để khách hàng đa dạng sự lựa chọn.
Sau buổi họp, khi hai bên đã thống nhất quan điểm thì Nexia sẽ gửi email về lịch làm việc cũng như là cung cấp chi tiết bằng văn bản những thông tin khách hàng cần.
Phía Nexia cũng sẽ lựa chọn, phân bổ nhân viên phù hợp với công việc.
3.2.1.2. Giai đoạn 2: Thực hiện tư vấn khách hàng
Ở đây, các nhân viên với trình độ chuyên môn cao của Nexia sẽ tiến hành phân tích thực tế về tình của các giao dịch đã xảy ra, đang xảy ra và có khả năng phát sinh trong tương lai của doanh nghiệp khách hàng, để tiến hành lọc dữ liệu. Để làm được điều đó, khách hàng cần gửi cho Nexia STT những tài liệu liên quan đến thực hiện việc cung cấp dịch vụ tư vấn của Nexia. Những tài liệu sẽ được gửi thông qua nền tảng nào sẽ do sự thống nhất của hai bên, tuy nhiên thường là qua Email để dễ dàng phân loại luồng mail cũng như là đảm bảo cho việc lưu giữ các tài liệu quan trọng mà hai bên gửi cho nhau, tránh trường hợp xóa nhầm hay chỉnh sửa nhầm mà không có bản gốc đối chiếu.
Sau khi tiếp nhận được các hồ sơ, tài liệu liên quan đến dịch vụ cần cung cấp, Nexia STT sẽ làm việc trong vòng một tuần làm việc để gửi lại cho khách hàng những nội dung cần điều chỉnh, bổ sung. Đối với từng loại dịch vụ mà những nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung cũng sẽ khác nhau.
Đối với các bút toán kế toán, Nexia có thể kiểm tra việc ghi sổ của công ty để xem xét việc ghi đúng các định khoản hay chưa. Hay đối với các hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào có hóa đơn nào không hợp lệ hay không? (Thiếu tên đơn vị, mã số thuế, đơn giá, số lượng, thuế suất,...).
Đối với dịch vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, Nexia sẽ cần khách hàng cung cấp những tài liệu liên quan đến bảng chấm công, bảng lương, bảng làm thêm giờ, các thông tin về hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động. Trên cơ sở những tài liệu đó, Nexia sẽ lập bảng tính thuế thu nhập cá nhân phải nộp, số thuế được
40
hoàn, quyết toán thuế cho cá nhân. Ngoài ra, Nexia cũng hỗ trợ lên tờ khai cho cá nhân. Đối với cá nhân có người phụ thuộc, Nexia cũng hỗ trợ đăng ký người phụ thuộc cho người nộp thuế để thực hiện giảm trừ gia cảnh, giảm số thuế phải nộp khi có đủ các giấy tờ cần thiết (căn cước công dân, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh, hộ chiếu đối với người nước ngoài).
Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập doanh nghiệp cũng gần như là tương tự đối với thuế thu nhập cá nhân. Nexia cũng cung cấp các dịch vụ như lên tờ khai, nộp tờ khai, nộp thuế cho doanh nghiệp. Và mọi dịch vụ cũng sẽ được thực hiện khi có đầy đủ các nội dung cần thiết như hóa đơn mua bán hàng, tờ khai hải quan,...
Khi kết thúc quá trình phân tích thực nghiệm, xử lý thông tin, công ty sẽ trao đổi với phía khách hàng những nội dung cần điều chỉnh, bổ sung để tránh rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời, Nexia cũng cung cấp những phương án cho khách hàng lựa chọn để thực hiện giải quyết những nội dung chưa phù hợp.
3.2.1.3. Giai đoạn 3: Lập báo cáo
Ở giai đoạn này, sau khi trao đổi về những nội dung cần điều chỉnh bổ sung thì Nexia STT sẽ gửi báo cáo hoàn chỉnh về các rủi ro có thể xảy ra đối với doanh nghiệp, đồng thời cũng đưa ra những tiềm năng của doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể khai thác một cách triệt để. Báo cáo do Nexia gửi cũng đưa ra tình hình thực tế đối với tình trạng thuế của doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp cũng có cái nhìn khái quát để có thể có những biện pháp phòng ngừa đối với những rủi ro có thể xảy ra.
Trong quá trình cung cấp dịch vụ, Nexia STT luôn rất sẵn lòng giúp đỡ khách hàng nếu khách hàng có bất cứ các vướng mắc nào trong quá trình xử lý các vấn đề về thuế của doanh nghiệp. Các vướng mắc của khách hàng có thể được tư vấn trực tiếp thông qua điện thoại/zalo đối với những vấn đề cần xử lý nhanh. Hoặc có thể Nexia sẽ trả lời qua email để khách hàng có một câu trả lời hoàn chỉnh nhất và đầy đủ nhất.
Điều quan trọng sau mỗi quá trình cung cấp dịch vụ của Nexia là mong muốn nhận được sự phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ và hiệu quả của nhân
41
viên tư vấn dịch vụ thuế. Những đóng góp của doanh nghiệp khách hàng luôn là điều cần thiết để Nexia STT nâng cao dịch vụ của mình.