CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP VÀ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG
1.1. Tổng quan về CERP (Cloud ERP)
1.1.5. Các module cơ bản trong CERP
Hình 1.5. Các module cơ bản trong CERP
Các hệ thống ERP ngày nay, ngoài các module truyền thống như: Nhân sự, bán hàng, tài chính, quản lý chuỗi cung ứng thì CERP có thêm một số module mới như: Maketing số, kinh doanh thông minh, quản lý tự động hóa quy trình…Dưới đây là ý nghĩa của các module cơ bản:
Tài chính
Nhóm các chức năng tài chính kế toán là nhóm quan trọng nhất vì nó cho phép tổ chức hiểu được tình hình tài chính hiện tại và triển vọng tương lai của họ. Các tính năng chính của mô-đun này bao gồm giám sát các khoản phải chi trả(AP) và các khoản phải thu (AR) và thông tin sổ cái chung. Nó cũng tạo và lưu trữ các tài liệu tài chính như báo cáo thuế bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán. Nhóm các chức năng tài chính có thể tự động hóa các chức năng liên quan đến thanh toán nhà cung cấp, lập hóa đơn, đối chiếu tài khoản, quản lý tiền mặt và giúp bộ phận kế toán khóa sổ kịp thời và tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu hiện hành. Nó cũng có dữ liệu mà các nhân viên phân tích và lập kế hoạch tài chính cần để chuẩn bị các báo cáo chính, bao gồm báo cáo lãi lỗ và báo cáo hội đồng quản trị, đồng thời chạy các kế hoạch kịch bản.
Mua hàng
Mô-đun thu mua, còn được gọi là mô-đun mua hàng, giúp một tổ chức đảm bảo nguyên vật liệu hoặc sản phẩm cần thiết để phục vụ sản xuất và/hoặc bán hàng hóa. Các công ty có thể giữ danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt trong mô-đun này và
ràng buộc các nhà cung cấp đó với một số mặt hàng nhất định, giúp quản lý quan hệ đối tác. Mô-đun này có thể tự động hóa các yêu cầu báo giá, sau đó theo dõi và phân tích các báo giá được gửi đến. Khi một công ty chấp nhận báo giá, mô-đun mua sắm sẽ giúp bộ phận mua hàng chuẩn bị và gửi đơn đặt hàng. Sau đó, nó có thể theo dõi đơn đặt hàng đó khi người bán biến nó thành đơn đặt hàng và vận chuyển hàng hóa, tự động cập nhật mức tồn kho sau khi đơn đặt hàng đến.
Sản xuất
Những phiên bản ban đầu của ERP, được thiết kế tương thích với các doanh nghiệp sản xuất và đây vẫn là phần rất được trú trọng của hệ thống. Ngày nay, ERP thường có hệ thống thực thi sản xuất (MES), hệ thống quản lý sản xuất, hoặc Mô-đun sản xuất giúp các nhà quản lý xây dựng kế hoạch sản xuất trung và dài hạn và đảm bảo rằng họ có mọi thứ họ cần cho hoạt động sản xuất đã lập kế hoạch, chẳng hạn như nguyên liệu thô và công suất máy móc. Trong quá trình sản xuất, nó có thể cập nhật trạng thái của hàng hóa dở dang và giúp các công ty theo dõi sản lượng thực tế so với sản lượng dự báo. Nó cũng cung cấp hình ảnh thời gian thực về mặt bằng cửa hàng, nắm bắt thông tin về các mặt hàng đang được hoàn thiện và thành phẩm. Nó có thể tính toán thời gian trung bình để sản xuất một mặt hàng và sau đó so sánh nguồn cung với nhu cầu dự báo để lên kế hoạch sản xuất phù hợp.
Quản lý kho
Mô-đun quản lý kho cho phép kiểm soát hàng tồn kho bằng cách theo dõi số lượng mặt hàng và vị trí cho từng loại. Mô-đun này mô tả một bức tranh tổng thể không chỉ về hàng tồn kho hiện tại mà cả hàng tồn kho dự kiến, thông qua việc tích hợp với dữ liệu thu mua. Module này giúp doanh nghiệp tính toán chi phí hàng tồn kho, đảm bảo rằng họ có đủ hàng trong kho theo kế hoạch. Một khía cạnh khác quản lý hàng tồn kho có thể cân nhắc xu hướng bán hàng so với sản phẩm có sẵn để giúp các công ty đưa ra quyết định khôn khéo giúp tăng tỷ suất lợi nhuận và tăng vòng quay hàng tồn kho (thước đo tần suất hàng tồn kho được bán trong một khoảng thời gian nhất định). Ngoài ra, có thể giúp ngăn chặn tình trạng hết hàng và chậm trễ, nâng cao dịch vụ khách hàng. Các doanh nghiệp chưa có các nghiệp vụ về chuỗi cung ứng khác có thể sử dụng mô đun quản lý tồn kho để xử lý các đơn đặt hàng, và vận chuyển. Các tổ chức lớn hơn sẽ cần một phiên bản của giải pháp này để có thể theo dõi khoảng không quảng cáo trên nhiều địa điểm.
Quản lý đơn hàng
Module quản lý đơn hàng theo dõi đơn hàng từ khi nhận đến khi giao hàng. Phần này của ERP cung cấp tất cả các đơn đặt hàng cho nhà kho, điểm phân phối hoặc các điểm bán lẻ sau khi khách hàng đặt chúng và theo dõi trạng thái của chúng khi chúng được chuẩn bị, hoàn thành và vận chuyển đến khách hàng. Mô-đun quản lý đơn hàng giúp tránh thất lạc đơn hàng và tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn để giữ cho khách hàng hài lòng và giảm thiểu các chi phí phát sinh cho việc vận chuyển nhanh. Chức năng quản lý đơn hàng nâng cao hơn có thể giúp công ty xác định tùy chọn hiệu quả nhất về chi phí để thực hiện đơn hàng—chẳng hạn như cửa hàng so với nhà kho so với đối tác thực hiện bên thứ ba—dựa trên khoảng không quảng cáo có sẵn và vị trí của người mua.
Quản lý kho hàng
Mô-đun quản lý kho có thể mang lại lợi tức đầu tư nhanh chóng cho các doanh nghiệp vận hành kho của riêng họ. Ứng dụng này có thể hướng dẫn hiệu quả cho nhân viên kho thông qua tất cả các quy trình của kho dựa trên cách bố trí của cơ sở, từ khâu lưu trữ khi lô hàng đến lấy hàng đến đóng gói và vận chuyển. Nó cũng giúp các công ty lập kế hoạch lao động dựa trên khối lượng đặt hàng dự kiến. Mô-đun quản lý kho có thể hỗ trợ các chiến lược chọn hàng khác nhau như chọn hàng loạt, chọn theo đợt và chọn theo khu vực tùy thuộc vào chiến lược nào hiệu quả nhất đối với một đối tượng nhất định và một số chức năng chỉ cho nhân viên lộ trình lấy hàng hiệu quả nhất.
Khi mô-đun quản lý kho được tích hợp với các nhiệm vụ liên quan đến tồn kho và quản lý đơn hàng, nhân viên có thể nhanh chóng tìm được hàng hóa phù hợp và tiếp nhận hàng, giao hàng nhanh hơn, cuối cùng làm vừa lòng của khách hàng.
Quản lý chuỗi cung ứng
Giúp theo dõi từng bước trong quá trình hàng hóa được vận chuyển, từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, đến nhà phân phối, đến đơn vị bán lẻ hoặc khách hàng,... Nó cũng có thể quản lý bất kỳ vật liệu hoặc sản phẩm nào được trả lại để hoàn tiền hoặc thay thế.
Như đã lưu ý trước đó, quản lý chuỗi cung ứng có thể bao gồm một loạt các mô-đun như thu mua, quản lý lượng hàng tồn, …
Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Mô-đun này lưu trữ tất cả thông tin về khách hàng và khách hàng tiềm năng. Điều đó bao gồm lịch sử liên lạc của công ty với một người—chẳng hạn như ngày giờ của
các cuộc gọi và email—và lịch sử mua hàng của họ. CRM cải thiện dịch vụ khách hàng vi nhân viên trong các công ty sẽ thể dễ dàng nhận được những thông tin của khách hàng khi họ cần.
Nhiều tổ chức cũng sử dụng CRM để quản lý khách hàng tiềm năng và cơ hội. Nó có thể quản lý và giám sát toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng tiềm năng và đề xuất những khách hàng nào nên được nhắm mục tiêu cho các cơ hội bán chéo nhất định hoặc các chương trình khuyến mãi. Các mô-đun CRM mạnh mẽ hơn có thể hỗ trợ phân khúc khách hàng (cho phép tiếp thị được nhắm mục tiêu nhiều hơn) và các công cụ báo cáo và quản lý liên hệ nâng cao.
Tự động hóa dịch vụ (Quản lý tài nguyên dịch vụ)
Mô-đun tự động hóa dịch vụ (PSA), còn được gọi là mô-đun quản lý tài nguyên dịch vụ, cho phép tổ chức lập kế hoạch và quản lý và theo dõi dự án. Các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ thường sử dụng mô-đun này. Ứng dụng này theo dõi trạng thái của các dự án, quản lý nguồn nhân lực và vốn xuyên suốt, đồng thời cho phép người quản lý phê duyệt chi phí và bảng chấm công. Nó tạo điều kiện hợp tác giữa các nhóm bằng cách giữ tất cả các tài liệu liên quan ở một nơi được chia sẻ. Ngoài ra, mô-đun PSA có thể tự động chuẩn bị và gửi hóa đơn cho khách hàng dựa trên các quy tắc xung quanh chu kỳ thanh toán.
Quản trị nguồn nhân lực
Mô-đun quản trị nguồn nhân lực(HRM) bao gồm tất cả các tính năng của ứng dụng quản lý lực lượng lao động và cung cấp các khả năng mở rộng. HRM có thể được xem như CRM cho nhân viên. Mô-đun phổ biến này có đầy đủ thông tin của nhân viên và đánh giá hiệu suất, mô tả công việc và thư mời làm việc,…
Nó theo dõi không chỉ thời gian nghỉ có lương (PTO)/ngày ốm, số giờ đã làm việc mà còn cả và thông tin về phúc lợi. Vì mô-đun HRM lưu trữ một lượng lớn thông tin về mọi nhân viên trong toàn tổ chức, nên mô-đun này loại bỏ rất nhiều dữ liệu trùng lặp hoặc không chính xác mà nhiều tổ chức lưu trữ trong các bảng tính khác nhau.
Thương mại điện tử
Module này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến.
Mô-đun này cho phép các công ty nhanh chóng khởi chạy trang web để bán hàng, giới thiệu sản phẩm trên đó. Các ứng dụng thương mại hàng đầu bao gồm các
công cụ phù hợp với người dùng cho phép nhân viên dễ dàng thêm các mặt hàng mới, cập nhật nội dung sản phẩm (mô tả mặt hàng, tiêu đề, thông số kỹ thuật, hình ảnh, v.v.) và thay đổi giao diện của trang web.
Khi ứng dụng thương mại điện tử được tích hợp với các ứng dụng ERP khác, tất cả thông tin thanh toán, đặt hàng và hàng tồn kho sẽ được cung cấp từ mô-đun này vào CSDL dùng chung. Điều đó đảm bảo tất cả các giao dịch được thêm vào sổ cái, các mặt hàng hết hàng được xóa khỏi trang web và đơn đặt hàng được giao đúng hạn.
Tự động hóa tiếp thị
Mô-đun tiếp thị quản lý các hoạt hộng tiếp thị trên các kênh kỹ thuật số như email, web, mạng xã hội và SMS. Nó có thể tự động gửi email dựa trên các quy tắc của chiến dịch và có các tính năng phân khúc khách hàng nâng cao, vì vậy khách hàng chỉ nhận được các thư có liên quan.
Mô - đun tự động hóa tiếp thị, có thể là thành phần của hệ thống ERP hay một giải pháp riêng biệt, chúng sẽ cung cấp báo cáo về hiệu quả của các chiến dịch để định hình các kế hoạch và chi tiêu tiếp thị trong tương lai. Các ứng dụng này làm giúp tăng khách hàng mới, giữ chân được khách hàng cũ và theo thời gian là tăng doanh số bán hàng.