CHƯƠNG 2. ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG HỆ THỐNG CERP
3.3. Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao khả năng triển khai thành công hệ thống CERP tại DNVVN ở Việt Nam
3.3.1. Sự cần thiết nâng cao khả năng triển khai thành công giải pháp CERP tại các DNVVN VN
Trong những năm gần đây, sức mạnh của các HTTT quản lý doanh nghiệp nói chung và giải pháp CERP nói riêng ngày càng được các doanh nghiệp nhìn nhận đúng giá trị. Các doanh nghiệp đã hiểu và không còn coi đó là một sản phẩm xa lạ gặp nhiều rủi ro khi triển khai nữa. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp vẫn gặp những rủi ro dẫn đến việc triển khai hệ thống không thành công, không đạt được như kỳ vọng.
Theo báo cáo về kết quả triển khai các hệ thống ERP của Panorama năm 2022 thì tỷ lệ thành công khi triển khai dự án như kỳ vọng hoặc hơn kỳ vọng đạt 58,6%. Tức là vẫn còn tới 42,8% dự án triển khai ERP chưa thực hiện được như kỳ vọng.
Hình 3.4. Tỷ lệ dự án tuân thủ ngân sách
Nguồn Panorama 2022 Cũng trong báo cáo này, các dự án CERP vượt quá thời gian dự kiến là 35,6%
Hình 3.4. Tỷ lệ dự án tuân thủ dòng thời gian
Nguồn Panorama 2022 Quá trình khảo sát các doanh nghiệp đã ứng dụng CERP ở Việt nam của nhóm nghiên cứu cũng nhận được kết quả tương tự như kết quả trên. Thậm chí các doanh
nghiệp triển khai ở Việt nam còn có tỷ lệ thất bại cao hơn lên đến 54%, vượt quá thoài gian dự kiến lên đến 42%.
Qua các dữ liệu trên có thể thấy CERP là một giải pháp rất tốt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt nam hiện nay. Tuy nhiên, khi triển khai còn rất nhiều vấn đề cần được quan tâm nghiên cứu để giúp nâng cao tỷ lệ thành công của hệ thống khi mà có tới 77% các doanh ngiệp nhỏ và vừa ở Việt nam chưa ứng dụng giải pháp CERP vào các hoạt động quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
3.3.2. Đề xuất quy trình triển khai thành công giải pháp CERP cho các DNNVV ở Việt nam
B1. Chuẩn bị dự án CERP
Trước khi bắt tay vào triển khai dự án, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cụ thể mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai dự án này là gì? Xác định mục tiêu luôn là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng của dự án. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ phải luôn bám sát mục tiêu và có thể có những điều chỉnh trong một phạm vi nhất định để phù hợp với sự thay đổi đột ngột từ các tác nhân bên trong và bên ngoài tổ chức. Việc xác định mục tiêu là căn cứ quan trọng để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Một đối tác cung cấp giải pháp hệ thống ERP chuyên nghiệp sẽ có những tư vấn tốt cho doanh nghiệp về quy trình tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cũng cần yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn.
Cuối cùng, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi. Vì trong quá trình triển khai doanh nghiệp phải thay đổi rất nhiều từ: quy trình, công nghệ và con người nên cũng rất cần sự ủng hộ lớn từ lãnh đạo cấp cao của đơn vị, do vậy lãnh đạo cấp cao của đơn vị luôn cần đồng hành với dự án.
B2. Lập kế hoạch thực hiện dự án CERP
Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Doanh nghiệp cần xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
Doanh nghiệp nên dành thời gian trong giai đoạn này để thảo luận về mô hình quá trình ban đầu và giả thiết nhiều tình huống sử dụng hệ thống ERP. Vào cuối giai đoạn, doanh nghiệp nên có một kế hoạch dự án cụ thể về hành động mà tất cả các bên đều đồng ý.
B3.Phân tích dự án ERP
Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống CERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống mới.
Vì thế, nhân viên sẽ là người đưa ra được những yêu cầu về thiết kế sản phầm để phục vụ tốt công việc của họ. Vào cuối giai đoạn này, doanh nghiệp nên chắc chắn người dùng đã được trải nghiệm cơ bản mô hình chức năng thực hiện trong quá trình kinh doanh, dự toán, và một danh mục trường hợp sử dụng thực hiện đến bước cuối.
B4. Thực hiên dự án ERP
Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống CERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định từ bước đầu tiên.
Tất cả các báo cáo và tuỳ biến nên được thử nghiệm và kiểm tra hoạt động. Đánh giá hệ thống CERP bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác chức năng. Tất cả các thư viện, hệ thống phần mềm ERP trong giai đoạn này sẽ được thực hiện.
B5. Xác nhận dự án CERP
Nên có một hệ thống CERP đầy đủ chức năng mới. Doanh nghiệp cần phải có một thiết lập hệ thống thí điểm và báo cáo kết quả, công việc, và sử dụng tùy chỉnh tất cả các chức năng.
Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống CERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
B6. Triển khai hệ thống CERP
Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.
Cần lưu ý những người thực hiện triển khai dự án của doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình đó để mọi thứ hoạt động trơn tru. Hệ thống của doanh nghiệp được cài đặt
vận hành đầy đủ. Lúc này, doanh nghiệp có thể quyết định đào tạo nhân sự liên tục cho vận hành hệ thống. Doanh nghiệp nên phản hồi chia sẻ những thông tin với đơn vị cung cấp đảm hệ thống vận hành tốt theo thời gian
3.3.3. Một số nhóm giải pháp cụ thể
Kết quả nghiên cứu ở phần trên đã cho thấy có 05 nhân tố ảnh hưởng lớn nhất tới việc triển khai các hệ thống CERP trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên để các dự án CERP có tỷ lệ thành công cao hơn nữa ngoài việc sử dụng các nhân tố trên như một kết quả thực nghiệm hữu ích thì các doanh nghiệp nên đặc biệt quan tâm tới các nhóm giải pháp sau:
Nhóm giải pháp về kinh tế : Trước khi triển khai dự án doanh nghiệp cần tính toán tới chi phí sẽ bỏ ra dựa trên các yêu tố:
o Phương thức triển khai: Cerp toàn phần, lưu trữ tại chỗ hay cả hai phương án ERP tại chỗ và Cerp
o Quy mô của doanh nghiệp: Dựa trên số lượng máy sử dụng để xác định quy mô, số lượng người dùng. Quy mô của doanh nghiệp khác nhau thì chi phí cũng khác nhau.
o Công nghệ lựa chọn: Hệ thống cũ sử dụng công nghệ nào? lượng dữ liệu lưu trữ bao nhiêu? Dữ liệu đã được xử lý chưa? Hệ thống có phải tích hợp với hệ thống nào khác không?...
o Mức độ yêu cầu tùy chỉnh: Tùy chỉnh phần mềm theo các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Nhóm giải pháp về quy trình nghiệp vụ
o Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần nắm được hết các quy trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
o Ban quản lý dự án cần xem xét lại từng quy trình nghiệp vụ trong từng phòng ban và xác định mục tiêu để tiến hành cải tiến các quy trình.
o Xây dựng sơ đồ cho từng quy trình nghiệp vụ, kiểm tra các pha và đảm bảo khi thực hiện các pha không bị chồng chéo lên nhau.
o Khi các quy trình đã được thông qua thì việc triển khai hệ thống trở lên dễ dàng và đạt hiệu quả.
Nhóm giải pháp về lựa chọn đối tác
Khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp lựa chọn đối tác cần quan tâm tới:
o Năng lực: Đội ngũ triển khai hệ thống của đối tác cần có kiến thức chuyên sâu về công nghệ bên cạnh đó cần có sự hiểu biết sâu sắc về các quy trình cũng như các vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết để đạt được mục tiêu hiện tại và tương lai.
o Kinh nghiệm: đối tác cần phải có kinh nghiệm trong việc thực hiện các dực án cho các doanh nghiệp có cùng lĩnh vực, quy mô của doanh nghiệp mình.
o Chi phí: Chi phí chi trả cho đối tác phù hợp với ngân sách doanh nghiệp đề ra với nguồn lực của doanh nghiệp.