CHƯƠNG 2. ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG HỆ THỐNG CERP
2.2. Đề xuất mô hình nghiên cứu triển khai thành công hệ thống CERP tại các
2.2.1. CERP và các nhân tố thành công quan trọng
Việc triển khai các giải pháp ERP truyền thống được coi là phức tạp vì nó chịu sự ảnh hưởng của rất nhiều các nhân tố bên trong và bên ngoài tổ chức (Ke & Wei, 2008), [Lai, Liu, Lai, & Wang, 2010]
Tuy nhiên, những vấn đề này dần dần đã được các doanh nghiệp lớn xử lý hợp lý khi họ chi nguồn tài chính thích hợp và thời gian đủ dài để áp dụng và thực hiện, trong
khi đó các DNVVN còn gặp nhiều khó khăn. Gần đây, với các tiến bộ công nghệ, các giải pháp mô hình ERP truyền thống được đề xuất theo mô hình plug-and-play cho các DNVVN [Battleson, West, Kim, Ramesh, & Robinson, 2016]. Theo cách này, các DNVVN chỉ trả tiền cho các dịch vụ mà họ sử dụng và điều này giúp họ không phải đầu tư vào việc cài đặt phần cứng CNTT và phát triển phần mềm [Daniel & Wilson, 2003]
,[Hofmann & Woods, 2010]. Ngoài ra, nhu cầu có một nhân viên hỗ trợ CNTT để duy trì giải pháp ERP là không cần thiết khi ứng dụng các giải pháp CERP. Các nhà cung cấp đám mây cung cấp các dịch vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để họ dễ dàng xử lý cũng như quản trị dữ liệu kinh doanh của mình trong hiệu quả và hợp lý về chi phí [Salleh, Teoh, & Chan, 2012]. Tuy nhiên, đến nay nhiều doanh nghiệp vẫn cho rằng:
CERP là một giải pháp phức tạp khi doanh nghiệp ứng dụng để quản lý, vì nó liên quan đến nhiều bên liên quan, đòi hỏi thay đổi lớn và thường xuyên trong quản lý doanh nghiệp, do vậy khi triển khai gặp nhiều rủi ro dẫn đến sự thất bại. Đến nay, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu CERP và các nhân tố giúp triển khai thành công giải pháp CERP. Qian Huang và các cộng sự (2021) đã tổng hợp gần 40 công trình nghiên cứu và đưa ra 35 nhân tố ảnh hưởng tới việc thực hiện thành công của CERP trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Ấn Độ và Vương quốc Anh [Huang, Rahim, Foster, & Anwar, 2021]. Các kết quả nghiên cứu đã phân chia nhân tố thành các nhóm khác nhau, phân tích sự phức tạp và thiếu rõ ràng của các tác nhân khác nhau tác động đến việc thực thi giải pháp CERP. Nhóm tác giả Kuranga và các cộng sự (2021) cũng đã nghiên cứu về các yêu tố gây ảnh hưởng cho việc thực hiện giải pháp CERP thành công cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực chuỗi cung ứng, hàng hải ở Nigera [Kuranga, Maslin, & Maarop, 2021], nghiên cữu đã chỉ ra lợi ích của CERP mang lại và giới thiệu mô hình các yếu tố tác động tới thực hiện thành công giải pháp CERP, trong mô hình có 10 nhân tố và các thành phần trong các nhân tố giúp thực hiện thành công các giải pháp CERP. Cũng trong cùng chủ đề nghiên cứu, tác giả Olakunle Jayeola và cộng sự (2020) , đã nghiên cứu và giới thiệu mô hình về các nhân tố ảnh hưởng tới sự chấp nhận của doanh nghiệp với giải pháp CERP, sự ảnh hưởng của sự chấp nhận CERP tới hoạt động cũng như lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp [Jayeola, Sidek, Rahman, Bali Mahomed, & Jimin, 2020]. Hai tác giả Elyus Dwi Erwanto1, Hasmand Zusi (2020), giới thiệu mô hình ảnh hưởng gồm các nhân tố cũng như những chỉ số để đánh giá các nhân tố này [Erwanto, Zusi, &
Journal, 2020].
Đã có một số công bố về những nhân tố chính/quan trọng ảnh hưởng đến việc thực thi giải pháp CERP thành công, tuy nhiên các công bố với kết luận không hoàn toàn giống nhau vì các quan điểm khác nhau. Theo Tripomo, NTTC quan trọng là nhân tố
quan trọng nhất được tổ chức sử dụng như một công cụ chính để đối phó với các cơ hội và mối đe dọa để tồn tại và chiến thắng trong môi trường cạnh tranh. NTTC quan trọng là một tập kết hợp các yếu tố hoặc các hoạt động thiết để đảm bảo sự thành công của hoạt động được triển khai [Winahyu, 2005]. Đồng nhất với tư tưởng của Tripomo, các tác giả của bài báo đã tổng hợp một số NTTC cốt yếu ảnh hưởng đến triển khai giải pháp Cloud ERP thành công từ những nghiên cứu đã công bố bao gồm:
Sự ủng hộ của người lãnh đạo cấp cao trong tổ chức (Topmanagement support )
Nghiên cứu nhân tố triển khai giải pháp ERP truyền thống đã chỉ ra sự tham gia trực tiếp và thường xuyên của ban lãnh đạo là thành phần quan trọng giúp triển thực hiện hệ thống thành công. Đối với các giải pháp CERP thì nhân tố này còn được cho là trọng yếu hơn hết, vì việc triển khai này còn có sự tham gia của rất nhiều bên liên quan và nhiều yếu tố mới dẫn đến chính những người trong tổ chức còn chưa thấu hiểu và khó chấp nhận sự đổi mới này. Ban lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp phải là đội tiên phong không chỉ hỗ trợ về các nguồn lực mà mà còn giám sát sát sao và định kỳ khi giải pháp ERP được thực hiện [Sumner, 1999]. Tác giả Tweel đã khẳng định sự cam kết và hỗ trợ của đại diện lãnh đạo trong tổ chức ảnh hưởng tích cực đến việc tổ chức áp dụng CERP [Tweel, 2012], [Low, Chen, Wu, & systems, 2011]. Trong kết quả nghiên cứu của Nusraningrum (2018) công bố thì các nhà lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc xây dựng, thực hiện và đánh giá chiến lược công nghệ thông tin của tổ chức [Nusraningrum, 2018]. Rõ ràng, sự can thiệp trực tiếp và không ngừng của ban lãnh đạo doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc thực thi giải pháp CERP thành công[Choong young Jung, Hae Do Joo, 2014]
Chiến lược của tổ chức (Organizational ERP Strategic)
Triển khai giải pháp CERP được coi là một dự án phức tạp vì nó bao gồm nhiều bước và nó liên quan đến mọi khía cạnh trong doanh nghiệp, đòi hỏi sự hợp tác và làm việc nhóm rất lớn giữa tất cả các bộ phận chức năng của doanh nghiệp như: CNTT, bán hàng, tài chính, sản xuất và con người. Đây là dự án sẽ ảnh hưởng lớn đến tương lai của doanh nghiệp ở cấp độ chiến lược. Việc thực thi thành công hệ thống này sẽ có tác động thúc đẩy rất lớn đến công ty. Thế nhưng, việc thất bại dự án này sẽ có tác động tiêu cực lớn đến mục đích và chiến lược của tổ chức. Do vậy, vấn đề tầm nhìn và một kế hoạch rõ ràng cho việc thực hiện giải pháp CERP là vô cùng quan trọng với tổ chức. Việc có mục tiêu trước khi thực thi dự án CERP là rất cần thiết vì cần phải xác định rõ giải pháp CERP hỗ trợ và đồng hành với những mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Có nhiều
nghiên cứu đã chỉ ra chiến lược ERP của doanh nghiệp tác động lớn đến thực hiện thành công giải pháp CERP vì khi xây dựng chiến lược CERP rất cần quan tâm tới tính khả thi từ các nguồn lực hiện có và những yếu tố tác động bên ngoài như cơ sở hạ tầng chung của điện toán đám mây Quốc gia, sự phát triển các giải pháp CNTT hiện tại,…[Huang et al., 2021], [Tsai, Chen, Hwang, Hsu, & Management, 2010], [Nah, Zuckweiler, &
Lee-Shang Lau, 2003]. Nếu xác định được rõ ràng chiến lược ERP của tổ chức thì nó ảnh hưởng tích cực đến thực hiện thành công, ngược lại nó sẽ là nguyên nhân gây ra sự thất bại của việc triển khai.
Bảo mật dữ liệu (Data Security)
Đảm bảo tính án toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu là vấn đề quan trọng của việc áp dụng CERP vì nó liên quan đến việc phát triển một môi trường an toàn để tích hợp và chia sẻ thông tin trong hệ thống. Bảo mật thông tin và dữ liệu trong CERP thường đề cập đến nội dung bảo vệ an toàn dữ liệu của các nhà cung cấp dịch vụ về cơ sở hạ tầng CNTT. Tuy nhiên, qua thực tế và các kết quả nghiên cứu của Peng (2009) lại chỉ ra rằng:
nguyên nhân chủ yếu việc rò rỉ và mất mát dữ liệu trong các giải pháp CERP lại là do con người hơn là do lỗi kỹ thuật [Peng, Nunes, & Systems, 2009]. Cụ thể, bản chất của CERP là tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, tức là nó xác định rằng dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống có thể được chia sẻ và sử dụng bởi những đơn vị khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý có quyền sử dụng được các dữ liệu của các lĩnh vực kinh doanh khác cũng như trong bộ phận của chính họ. Với giải pháp ERP thông thường, quản trị viên thường lưu nhiều bản sao dữ liệu quan trọng của công ty trên máy tính người sử dụng, máy tính xách tay, ổ đĩa cứng và thẻ nhớ. Tuy nhiên, nếu một trong những thiết bị phần cứng này bị hỏng hoặc bị mất, nguy cơ truy cập trái phép vào dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị sẽ tăng lên. Hơn nữa, nhân viên nội bộ có thể tải xuống dữ liệu bí mật của công ty từ hệ thống và chuyển bất hợp pháp cho đối thủ cạnh tranh để thu lợi nhuận cao hơn [Peng et al., 2009]. Trường hợp, nếu dữ liệu CERP được quản lý bởi nhà cung cấp đám mây, thì công ty khách hàng có ít quyền kiểm soát hơn đối với những người truy cập vào dữ liệu bí mật của họ và sự bảo mật dữ liệu lại phụ thuộc nhiều hơn vào đơn vị cung cấp dịch vụ đám mây. Mỗi một phương thức đều có điểm mạnh và điểm yếu nhưng các giải pháp ERP truyền thống thường gặp nhiều rủi ro hơn. Sự thiếu kiểm soát như vậy trong môi trường đám mây chắc chắn dẫn đến các mối đe dọa ngày càng nhiều đối với việc bảo mật dữ liệu của các công ty khách hàng [Tehrani & Shirazi, 2014]. Để đảm bảo tính bảo mật, các doanh nghiệp nên thiết lập các nguyên tắc bảo mật dữ liệu và thương lượng với những công ty mang đến dịch vụ cloud của mình [Lenart, 2011]. Nhân tố Bảo mật dữ
liệu trong CERP được rất nhiều tác giả lựa chọn là phần tử quan trọng hàng đầu cần phải nghiên cứu kỹ khi doanh nghiệp lựa chọn lựa chọn giải pháp CERP [Huang et al., 2021].
Văn hóa của tổ chức (Organizational Culture)
Môi trường kinh doanh hiện đại được đặc trưng bởi sự biến động kinh tế liên tục, những thay đổi không ngừng về công nghệ và tốc độ thay đổi ngày càng nhanh khi Internet ra đời. Do đó, việc quản lý sự thay đổi công nghệ đã trở thành một tính huống khó khăn khá lớn đối với hầu hết các tổ chức[Hongkeun Kim & KT Hwang, 2015]
Cách thức mỗi công ty xác định hiệu suất, phát triển công nghệ mới, đào tạo và chuẩn bị lực lượng lao động, … đều được coi là văn hóa công ty về cách quản lý và tiếp nhận sự thay đổi. Trong nghiên cứu của Kitchell (1995) đã nói rằng văn hóa doanh nghiệp có tính dự báo cho việc áp dụng công nghệ [Kitchell, 1995]. Theo Romm và các cộng sự (1991), sự tương tác giữa văn hóa và tổ chức và HTTT là trọng yếu với các doanh nghiệp để đạt được các lợi ích tiềm năng mà hệ thống hứa hẹn [Romm, Pliskin, Weber, Lee, & Management, 1991]. Theo Son (2011), Văn hóa tổ chức vừa là động lực chính vừa là tác nhân kìm hãm việc áp dụng công nghệ sáng tạo [Son & Lee, 2011]. Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến thái độ của nhân viên đối với việc áp dụng ERP và góp phần vào việc triển khai thành công CERP (Jones, Cline, & Ryan, 2006). Việc triển khai CERP rõ ràng gắn liền với văn hóa tổ chức do nó liên tục cần được update các công nghệ mới (Ke & Wei, 2008).
Đào tạo nhân sự (Trainning in CERP Projects)
Để quản lý sự thay đổi tốt và hệ thống vận hành như mong muốn rất cần có đầy đủ các chương trình hướng dẫn nhận thức và đào tạo nhân lực[Yeong Real Kim and Yeon Ho Cho, 2014]
Như trong các phần trước đã đề cập tới, việc triển khai CERP liên quan đến nhiều thay đổi ở cấp độ chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp. Điều quan trọng là cần phải lập một kế hoạch đào tạo toàn diện để đảm bảo việc phổ biến và vận hành giải pháp ERP vào tổ chức một cách hiệu quả [Fitrah M., 2010]. Theo quan điểm của Martinsons và Westwood, đào tạo đề cập đến quá trình chuẩn bị cho nhân viên và quản lý thông qua giải thích logic và khái niệm tổng thể về giải pháp ERP [Martinsons, Westwood, &
Management, 1997]. Hơn nữa, quan điểm của Islam và Tan cho rằng đào tạo đầy đủ có thể giúp tăng thành công cho giải pháp ERP [Nah, Islam, & Tan, 2007]). Theo nghiên cứu của Qian Huang (2021) và nghiên cứu của Wissam EL HAJJ và các cộng sự (2019) thì nhân tố đào tạo trong dự án ERP rất cần thiết, nó tác động nhiều tới sự thắng lợi của
dự án ERP [Dumitru, El Hajj, Dumitru, Calu, & Economics, 2019; Huang et al., 2021].
Khi hệ thống triển khai xong, giai đoạn vận hành bắt đầu được thực hiện. Nhân sự vận hành hệ thống không hiểu được hệ thống, không nắm rõ được các yêu cầu của hệ thống với hoạt động, đặc biệt không hiểu rõ bản chất CERP. Có thể cho rằng CERP là một giải pháp liên quan đến quy trình chứ không đơn giải chỉ là một phần mềm CNTT thì khi đó giải pháp CERP trở nên khó sử dụng và thật sự sẽ không nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tóm lại, từ tổng quan các tài liệu nghiên cứu liên quan, từ quan điểm về các NTTC quan trọng của Tripomo, đề tài đã phân tích lựa chọn các nhân tố tác động đến đến thực thi CERP thành công là: Chiến lược của tổ chức, Cam kết của lãnh đạo cấp cao, Bảo mật dữ liệu, Đào tạo nhân sự ERP, văn hóa của tổ chức. Các NTTC trọng yếu này cần được kiểm chứng tại những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô khác nhau mà hiện nay đã và đang ứng dụng mô hình CERP. Do đó đề tài đề xuất các giả thuyết:
H1: Cam kết của lãnh đạo cấp cao, tác động tích cực đến triển khai thành công giải pháp CERP tại các DNVVN.
H2: Chiến lược của tổ chức tác động tốt đến thực thi thành công giải pháp CERP tại các DNVVN.
H3: Bảo mật dữ liệu tác động tích cực đến thực thi thành công giải pháp CERP tại các DNVVN.
H4: Văn hóa của tổ chức tác động tích cực đến thực hiện thành công giải pháp CERP tại các DNVVN.
H5: Đào tạo nhân sự tác động tích cực đến thực hiện thành công giải pháp CERP tại các DNVVN.
2.2. Triển khai thành công CERP tác động đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh Năm 1990, lần đầu tiên Hammer giới thiệu về Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR). BPR được hiểu làmột hoạt động thiết kế lại những quy trình trong tổ chức nhằm thu được những cải tiến mạnh mẽ trong chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ [Hammer, 1990]. BPR bắt đầu như một kỹ thuật cơ bản để giúp các tổ chức xem xét lại quy trình họ để thay đổi chất lượng dịch vụ, giảm thiểu chi phí hoạt động, …. Ngày nay, BPR đã trở thành một công cụ quản lý những thay đổi lớn để đối phó với sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ và kinh doanh trong môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp [Dennis, Carte, & Kelly, 2003].
CERP đã được chứng minh là hữu ích trong việc tăng cường hiệu quả sản xuất, được tổ chức sử dụng để nâng cao khả năng cạnh tranh nhờ việc CERP tích hợp cả quy trình kinh doanh và công nghệ nhằm quản lý được tất cả các tài nguyên của doanh nghiệp hiệu quả. Một giải pháp ERP thành công có thể cắt giảm phần lớn chi phí của các hoạt động của tổ chức cũng như tạo ra dự báo về nhu cầu chính xác hơn, tăng tốc chu kỳ sản xuất và nâng cao đáng kể dịch vụ phía khách hàng cùng với dự đoán các nhu cầu ở tương lai [Johansson & Newman, 2010].
Ngày nay, hai hoạt động triển khai CERP và BPR đều được phân tích dựa trên các hoạt động làm thay đổi lớn trong doanh nghiệp nhắm tới một cơ hội mới, một khởi đầu mới trước sự phát triển nhanh chóng, toàn diện của thị trường. Chính vì vậy, hai yếu tố này có sự ảnh hưởng mạnh mẽ tới nhau. Một giải pháp CERP có thể được lựa chọn để thay thế một hệ thống Thông tin quản lý hiện có trong doanh nghiệp, điều đó rất đơn giản nhưng doanh nghiệp cần phải xác định rõ: với CERP không chỉ đơn thuần là một phần mềm tích hợp thông tin tổng thể trong doanh nghiệp mà nó là một giải pháp, giải pháp này là sự kết hợp giữa công nghệ và quy trình. Để CERP đem lại hiệu quả thì bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển mình, phải cấu trúc lại quy trình vận hành tại doanh nghiệp nhằm đáp ứng được hoạt động quản lý thông tin toàn diện trong các giải pháp CERP. Mặt khác, một dự án BPR sau khi kết thúc cũng có thể đề xuất một hệ thống thông tin chính là CERP để hỗ trợ các quy trình mới. Mặt khác, khi doanh nghiệp thay đổi mục tiêu kinh doanh quyết định chọn giải pháp CERP làm nền tảng cộng nghệ để quản lý, nhưng trong quá thực hiện có thể lại nhận ra rằng CERP bắt buộc doanh nghiệp phải tái cấu trúc quy, mới đạt được mục tiêu. Nếu doanh nghiệp vội vàng triển khai giải pháp CERP mà không hiểu rõ về các tác động tới quy trình kinh doanh, giấc mơ tích hợp có thể nhanh chóng biến thành sự thất vọng [Davenport, 1998]. Ví thế, việc triển khai thành công, sẽ bắt buộc các tổ chức phải tái thiết kế các quy trình kinh doanh.
Từ đó nhóm nghiên cứu chúng tôi đề cử giả thuyết nghiên cứu:
H6: Triển khai thành công giải pháp CERP tác động tích cực đến cấu trúc lại trình kinh doanh trong DNVVN.