3.2 Một số giải pháp, ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty
3.2.1 Đối với kế toán các khoản phải thu khách hàng
Giải pháp 1: Hoàn thiện sổ sách kế toán khoản phải thu khách hàng
Hiện nay sổ kế toán chi tiết phải thu tại công ty đang sử dụng có kết cấu đơn giản không thuận tiện cho việc theo dõi các khoản nợ của khách hàng, cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh
toán. Để thuận lợi hơn cho việc theo dõi các khoản nợ của từng khách hàng, đặc biệt báo cáo số liệu cuối kỳ cho Ban Giám đốc, công ty có thể thiết kế mẫu sổ mới chi tiết
hơn. Việc thiết kế mẫu sổ mới này góp phần hoàn thiện việc ghi sổ sách kế toán của công ty, giúp ích cho các nhà quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán để từ đó Công ty có hướng thu hồi nợ hợp lý và đúng hạn, tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn quá lâu.
Đến cuối kỳ để trợ giúp đắc lực hơn trong công tác kế toán quản lý, Công ty nên lập thêm Bảng kê các khoản nợ phải thu, việc lập bảng kê các khoản nợ phải thu giúp Công ty xác định được khoản nợ nào của khách hàng đã đến hạn thanh toán, khoản nợ nào đã quá hạn và thời gian quá hạn là bao nhiêu.Theo em cty nên tổ chức chi tiết TK 131 như sau:
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 131 “ New star golf”
Đơn vị tính: 1000 đ
Ngày
tháng Số CT Diễn giải
TK đối ứng
Thời hạn thanh
toán (năm)
Số tiền Số tiền thanh toán
Nợ Có Đến
hạn Quá hạn
Quá hạn đã thanh
toán
Số dư đầu kỳ 10.508.000
28/12 CHN9/3 Thanh toán tiền hàng
112 1 17.908.000
Số dư cuối kỳ 28.416.000 28.416.000 17.908.000
Sổ chi tiết TK131 dùng để theo dõi từng khách hàng .Mỗi một trang sổ dành cho một khách hàng và theo dõi từng tháng. Mỗi khách hàng được theo dõi về thời hạn chiết khấu, thời hạn thanh toán, nợ quá hạn là bao nhiêu.
TK 131 ghi nợ các TK khác dung để thanh toán của khách hàng.Cộng số tiền nợ của TK 131 sau đó lập lên bảng kê phải thu khách hàng.
BẢNG KÊ NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
ĐVT: 1000 Đồng S
T
T Tên khách hàng Số tiền phải thu
Trong đó
Đến hạn
Nợ quá hạn Dưới 1
năm Trên 1 năm Trên 2 năm
Từ 3 năm trở lên
1 Đại hoàng phong 66.724 66.724
2 Daewoong 248.822.498 95.529
3 Dongjin leiport 148.037.185 13.432 559.670
4 Newstra golf 21.235.750 10.508
Tổng cộng 484.819.433 119.469.000 66.724 559.670
Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác thu hồi nợ khách hàng
Trong năm 2010 và quý I/2011 nợ phải thu của công ty tương đối lớn cho thấy tài sản ngắn hạn của công ty bị các tổ chức tín dụng và các cá nhân khác tạm thời chiếm dụng khá nhiều .
Trong nền kinh tế như hiện nay ,việc mua bán chịu là không thể tránh khỏi nhưng nếu số tiền mà các KH chiếm dụng của công ty khá lớn với thời hạn quá dài sẽ làm ảnh hưởng đến việc thanh toán của công ty đối với các khoản nợ. Do đó,em xin đưa ra một số biện pháp sau nhằm hoàn thiện vấn đề thu hồi nợ KH của Công ty
- Công ty khi ký kết hợp đồng phải nên ghi rõ thời hạn thanh toán, nếu mua hàng trả chậm thì số dư nợ của khách hành không quá 20% doanh thu, thời gian nợ trong vòng 1 năm phải thanh toán nếu quá thời hạn thì phải chịu lãi suất theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm thanh toán.
- Công ty nên tăng cường tìm kiếm các hợp đồng của khách hàng có phương thức thanh toán nhanh, điều tra về tình hình tài chính và khả năng chi trả của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng .
- Công ty phải có kế hoạch quản lý các khoản thu hợp lý với từng hợp đồng kinh tế. Nếu các hợp đồng nào có quy mô lớn, sản xuất nhiều lô hàng, nhiều mẫu thì chia thành nhiều lô hàng nhỏ để thanh toán và thanh toán dứt điểm. Phương thức thanh toán này làm cho giảm phần nào áp lực thanh toán với các bên đối tác .
- Ngoài ra, chính sách thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn cũng là vấn đề đang được đặt ra tại Công ty, Công ty nên thông báo cho khách hàng trong khoảng 10 ngày trước thời hạn thanh toán để khách hàng thanh toán chủ động hơn tránh việc trì hoãn. Công ty có thể gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp khách hàng trực tiếp, ủy quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý …. Rõ ràng khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng những biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi nợ cũng lớn hơn, nhưng các biện pháp áp dụng tại công ty muốn tốt thì chi phí bỏ ra cũng phải lớn . Thêm vào đó thì một số khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gay gắt, họ không tỏ ra thiện cảm và doanh thu trong tương lai có thể bị giảm xuống .
Để quản lý tốt hơn các khoản phải thu, chúng ta cần phải xem xét sự biến động đối với các khoản phải thu trên các số liệu hạch toán, xác định thời hạn và nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu.