3.2 Một số giải pháp, ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty
3.2.3 Đối với khoản phải trả người lao động
Giải pháp 1: Hoàn thiện sổ sách kế toán phải trả người lao động
Nhìn chung, công tác kế toán phải trả người lao động tại Công ty đang sử dụng hệ thống kế toán trên máy được theo dõi chặt chẽ và đúng trình tự sổ sách kế toán.Tuy nhiên, để đảm bảo cho việc ghi chép nhanh chóng và chính xác cũng như tránh việc thất lạc thông tin trên máy hoặc máy bị sự cố hỏng hóc dài ngày, kế toán nên thiết lập
các mẫu ghi sổ ngoài giấy tương tự như trên máy để theo dõi. Ngoài việc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên máy kế toán cũng thường xuyên theo dõi các nghiệp
vụ kinh tế ngoài sổ riêng để sau này so sánh, kiểm tra, đối chiếu từ đó phát hiện ra những sai sót và có biện pháp chỉnh sữa kịp thời.
Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác chi trả lương và các khoản trích theo lương
Trong những năm qua, Công ty làm ăn có hiệu quả nhưng do đặc thù kinh doanh của Công ty là khi giao sản phẩm xong sau một thời gian Công ty mới thu tiền. Lợi dụng cơ hội này các nhà đầu tư đã dây dưa không trả nên đã làm cho các khoản phải thu khách hàng tăng và kéo dài, do đó mà Công ty không có đủ tiền để thanh toán lương cho người lao động và đầu tư mở rộng qui mô sản xuất. Để đẩy mạnh việc thanh
toán lương và các khoản trích theo lương cho người lao động, em xin đưa ra một số biện pháp sau:
- Công ty nên tăng cường việc thu hồi nợ để có thể chi trả lương đầy đủ và kịp thời cho người lao động.
- Công ty nên tăng cường ký kết các hợp đồng kinh tế có phương thức thanh toán nhanh, điều tra khả năng chi trả của khách hàng trước khi ký hợp đồng.
- Khi kết thúc một hợp đồng, kế toán nên tiến hành tính khoản lương phải trả người lao động tham gia sản xuất đợt hàng của hợp đồng đó, tránh việc phải tính dồn nhiều hợp đồng vào cuối tháng, gây chậm trễ trong việc chi trả lương.
- Công ty nên áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm riêng cho công nhân sản xuất để nâng cao tính minh bạch và tạo động lực cho công nhân tích cực làm việc, nhằm nâng cao năng suất lao động.
- Việc thanh toán bảo hiểm được Công ty trích theo đúng qui định nhưng việc thanh toán bảo hiểm cho người lao động chỉ quan tâm đến việc nghỉ dài ngày như thai sản, ốm đau, tai nạn lao động… còn các trường hợp nghỉ ít ngày thì ít quan
tâm. Vì vậy, Công ty cần có quy định cụ thể về thời gian thanh toán bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm đối với người lao động.
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ giúp công ty dự phòng được phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khách hàng trả nợ, giúp cho công ty có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo đảm nguồn vốn kinh doanh.
Từ thực tế công ty không trích lập dự phòng, em xin đưa ra kiến nghị về việc lập dự phòng phải thu khó đòi tại Công ty Successful man.
Đối tượng và điều kiện: là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản nợ có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phòng:
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Xử lý khoản dự phòng:
- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, công ty phải trích lập dự phòng , nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì công ty không phải trích lập.
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch.
- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì công ty phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.
Mặt khác, để thúc đẩy quá trình kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, mở rộng và đi lên, Công ty nên xây dựng một chính sách và phương thức bán hàng hợp lý và hiệu quả, nhà quản trị nên dựa trên cơ sở cân đối giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện chính sách bán chịu. Nói cách khác, Công ty nên thực hiện chính sách bán chịu chỉ khi nào thu nhập tăng thêm từ doanh thu bán chịu tăng nhanh hơn chi phí bán chịu nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển và mở rộng hơn nữa.