Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI TRUNG TÂM VTCORE
4.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý nhân lực tại Trung tâm VTCORE
4.2.2 Thực hiện phân tích công việc và kế hoạch hóa nhân lực
Xuất phát từ đơn vị hạch toán phụ thuộc, công tác phân tích và đánh giá thực hiện công việc một cách hoàn chỉnh chƣa thực sự chú trọng. Từ cách tiếp cận khoa học và thực tiễn về QL NL trong bối cảnh kinh tế hiện nay, theo tác giả: Trung tâm chọn Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc làm khâu đột phá cho đổi mới QL NL của Trung tâm. Để thực hiện đổi mới phân tích và đánh giá thực hiện công việc ở Trung tâm, cần thực hiện nhƣ sau:
- Xác định rõ đây là nhiệm vụ của Lãnh đạo từ Trung tâm và cán bộ quản lý các cấp ở Trung tâm trực thuộc.
- Thành lập Hội đồng Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc của Trung tâm do Giám đốc làm Chủ tịch Hội đồng. Thành viên tham gia Hội đồng bao gồm các Cán bộ lãnh đạo phòng/ban liên quan. Tham mưu chính cho Hội đồng là Trưởng phòng nhân sự làm ủy viên thường trực. Có thể mời thêm một số chuyên gia về QL NL (nhất là về Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc) đang làm việc ở Tổ chức, trường đại học uy tín trong nước tham gia Hội đồng này.
- Xác định nhiệm vụ của Hội đồng Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc là: (i) Xây dựng chiến lƣợc, chính sách và kế hoạch Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc trong Trung tâm; (ii) Theo dõi tình hình triển khai thực hiện Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc của Trung tâm; (iii) Tham mưu cho Ban lãnh đạo Trung tâm, Lãnh đạo các phòng, chi nhánh, đơn vị khai thác và sử dụng hiệu quả kết quả Phân tích công việc, Đánh giá thực hiện công việc để triển khai, thực
hiện các nội dung hoạt động khác của QL NL và công tác quản lý chung; (iv) Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ sử dụng để Phân tích, Đánh giá thực hiện công việc.
- Xây dựng chính sách, hệ thống các quy định cụ thể của Trung tâm và của các chi nhánh, đơn vị trong toàn công ty về Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc. Cũng cần đưa ra các quy định và hướng dẫn cụ thể về sử dụng và khai thác các kết quả Phân tích, Đánh giá công việc để phục vụ cho công tác QL NL nói riêng, công tác quản lý khác nói chung.
- Tuyển dụng lao động có trình độ, kinh nghiệm về QL NL nói chung để tăng cường đội ngũ cán bộ chuyên trách về công tác QL NL.
- Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng về kiến thức và kỹ năng Phân tích, Đánh giá thực hiện công việc cho các thành viên của Hội đồng Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc ở Trung tâm và cho nhân viên chuyên trách làm công tác QL NL.
- Biên soạn quy trình hướng dẫn nghiệp vụ về Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc để giúp cho các cán bộ, nhân viên trong toàn Trung tâm có thể tự nghiên cứu, thống nhất thực hiện hiệu quả công tác này.
- Khi phân tích, cần phải có sự tham gia của người lao động, cấp quản lý trực tiếp, chuyên viên phân tích công việc. Trước khi thực hiện phân tích, đánh giá công việc, người được giao thực hiện phân tích, đánh giá cần phải nắm bắt, thấu hiểu công việc và trực tiếp giới thiệu cho người lao động về chuyên viên phân tích công việc và nêu rõ lý do của công việc này. Để quá trình phân tích, đánh giá công việc thuận lợi. Những người thực hiện công việc này, ngay từ đầu hãy tạo nên một không khí trao đổi thoải mái, cởi mở để công việc đạt hiệu quả nhất.
- Để thích ứng với sự thay đổi đối với các quy trình, quy định mới nhất đang đƣợc sử dụng tại Tập đoàn. Bộ phận làm công tác phân tích, đánh giá cần phải thường xuyên theo dõi, sửa đổi những nội dung không còn phù hợp, cập nhật những nội dung mới trong bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc của Tập đoàn.
Trong thời gian hoàn thiện tổ chức theo mô hình mới, vì vậy nên công tác kế hoạch hoá NL tại Trung tâm thực hiện chƣa bài bản, chƣa đƣợc quan tâm đúng
mức. Cơ sở quan trọng của kế hoạch nhân dựa trên những cơ sở thực tiễn thì sẽ tránh đƣợc tình trạng thừa thiếu nhân lực. Do vậy trong giai đoạn thay đổi cơ cấu chung của Tập đoàn thì công tác kế hoạch hóa NL cần sớm đƣợc hoàn thiện.
Hoàn thiện kế hoạch hóa NL cần tập trung vào những nội dung nhƣ sau:
- Xây dựng kế hoạch hóa NL, đánh giá những nhân tố tác động tới biến động NL, cung cầu trên thị trường lao động và nhất là các nhân tố nội tại của Trung tâm, cần quan tâm tới những ảnh hưởng của môi trường kinh doanh mới trong khi thực hiện kế hoạch hóa NL.
- Công tác kế hoạch hóa NL phải đƣợc quan tâm đúng mức, phải coi là nhiệm vụ cho tất cả các cấp Lãnh đạo, quản lý phòng, các trung tâm trực thuộc;
- Xây dựng kế hoạch hóa NL dài hạn để thực hiện chiến lƣợc kinh doanh và kế hoạch dài hạn của Trung tâm, tuy vậy cũng cần xem xét điều chỉnh lại kế hoạch NL hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tiễn.
- Kế hoạch NL của Trung tâm phải đƣợc thiết lập trên cơ sở kế hoạch NL của các phòng, các Trung tâm trực thuôc. Cần chú ý đảm bảo số lƣợng NL, coi trọng và đảm bảo chất lượng của NL so với yêu cầu của công việc. Có định hướng, giải pháp đến việc nâng cao trình độ, khuyến khích học tập, nâng cao kỹ năng công việc cho cán bộ, nhân viên. Đồng thời có xem xét về nhu cầu phát triển, mở rộng Trung tâm trong tương lai.
- Quan tâm xây dựng các chính sách và các giải pháp nhằm thực hiện các kế hoạch NL của Trung tâm. Đƣa ra các chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo, đãi ngộ thu hút nhân lực có trình độ chuyên môn cao.
Thứ nhất, Kế hoạch NL đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở các kế hoạch SXKD.
Nếu kế hoạch SXKD tốt, khả thi thì kế hoạch NL mới sát thực và hiệu quả. Cần nâng cao trình độ đội ngũ làm công tác kế hoạch không chỉ yêu cầu đối với riêng đội ngũ lập kế hoạch NL mà còn đội ngũ lập kế hoạch SXKD. Trung tâm có thể xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu về công tác kế hoạch và lập kế hoạch , hoặc tuyển dụng mới nhân viên quản lý có trình độ cao, chuyên môn sâu và nhiều kinh nghiệm về công tác kế hoạch. Đối với những cán bộ cũ không đủ khả năng để đảm
đương công việc có thể áp dụng một số biện pháp bố trí, xắp xếp lại công việc cho phù hợp hơn.
Thứ hai: Khi xây dựng kế hoạch về NL cần nắm rõ các mục tiêu, chính sách chiến lƣợc của Tập đoàn, đó chính là điểm xuất phát quan trọng cho các hoạt động xây dựng kế hoạch NL. Bởi vì đây là bước chuẩn bị lực lượng lao động để thực hiện các mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh đề ra.
Thứ ba: Bước quan trọng trong công tác lập kế hoạch NL đó là tiến hành việc đánh giá lao động và tình hình sử dụng lao động, lấy đó làm cơ sở lập kế hoạch nhân lực. Việc đánh giá lao động và tình hình sử dụng lao động hiện tại sẽ cung cấp thông tin cho cán bộ quản lý có cái nhìn tổng quát và khách quan nhất về NL. Qua đánh giá sẽ cho thấy đƣợc điểm mạnh, điểm yếu NL nội bộ, lấy đó làm cơ sở để cân đối cầu về nhân lực của đơn vị trong kế hoạch năm.
Cũng thông qua đánh giá lao động và tình hình sử dụng lao động, Trung tâm có thể xác định đƣợc tình trạng thừa hay thiếu NL một cách cụ thể và đƣa ra đƣợc các các chính sách, giải pháp, chương trình hành động để giải quyết những vấn đề này.
Thứ tư: Hoàn thiện hệ thống định mức làm căn cứ cho công tác lập và duyệt kế hoạch nhân lực. Tuy nhiên, hiện nay một số định mức lao động đã có và còn hiệu lực không còn phù hợp với tình hình thực tiễn. Bên cạnh đó có một số sản phẩm, dịch vụ mới vẫn chƣa có định mức. Vì thế đơn vị chƣa có định mức để áp dụng tính toán định biên lao động. Do thiếu cơ sở để thẩm định nên việc xét duyệt kế hoạch nhân lực cũng gặp khó khăn. Nếu hệ thống định mức đƣợc hoàn thiện, công tác lập và xét duyệt kế hoạch NL sẽ dễ dàng hơn, có cơ sở khoa học hơn và chính xác hơn.