Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1.1.5. Khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1.1.5.1. Khái niệm chất lượng
Chất lượng là một phạm trù phức tạp và có nhiều khái niệm, định nghĩa.
Theo Giáo sư người Nhật - Ishikawa: “Chất lượng là sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất”.
Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa. Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng.
Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao hơn. Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thường là: tốt, đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp [57].
1.1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chất lượng chỉnh lý TLLT được tạo nên từ nhiều yếu tố và cũng chính những
yếu tố này có ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý TLLT. Các yếu tố đó là:
a) Trình độ tổ chức quản trị: Đây là nhân tố tác động trực tiếp, liên tục đến chất lượng chỉnh lý TLLT. Chất lượng chỉnh lý phụ thuộc rất lớn vào cơ chế quản trị, nhận thức hiểu biết về lưu trữ và trình độ của cán bộ quản lý, khả năng xây dựng đề án, kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện chỉnh lý. Các yếu tố như lực lượng lao động, TLLT, kỹ thuật-công nghệ và thiết bị dù ở trình độ cao nhưng không biết tổ chức quản lý tạo ra sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng giữa các khâu, giữa các yếu tố của quản trị thì không thể tạo ra một sản phẩm chỉnh lý TLLT có chất lượng cao.
b) Lực lượng lao động: Đây là nhân tố ảnh hưởng có tính chất quyết định đến chất lượng chỉnh lý TLLT. Chỉnh lý là một nghiệp vụ khó, phức tạp và là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ, do đó đòi hỏi lực lượng lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm, có ý thức kỷ luật, tinh thần hợp tác và phối hợp trong thực hiện các bước của quy trình chỉnh lý.
c) Tài liệu lưu trữ: Đây là yếu tố cơ bản của đầu vào có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng chỉnh lý vì TLLT tham gia trực tiếp vào cấu thành sản phẩm.
Muốn hồ sơ đạt chất lượng thì tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ thành phần, đảm bảo giá trị pháp lý, các thông tin trong tài liệu phải chính xác, tài liệu phản ánh đầy đủ quá trình giải quyết công việc và phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông … Nếu tài liệu không giữ lại được đầy đủ trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu không đầy đủ thể thức, tài liệu rời lẻ, tài liệu photo… thì hồ sơ sẽ có chất lượng không cao.
d) Khả năng về kỹ thuật công nghệ, thiết bị: Nhóm yếu tố kỹ thuật công nghệ, thiết bị không chỉ góp phần vào việc nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT, mà còn tăng tính cạnh tranh của sản phẩm chỉnh lý trên thương trường, thoả mãn nhu cầu của người sử dụng. Khi sử dụng kỹ thuật công nghệ sẽ hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết nhanh nhất trong việc sắp xếp tài liệu và biên mục hồ sơ, giúp lập CSDL MLHS để tra tìm trên máy tính được nhanh chóng, thuận lợi. Ngoài yếu tố kỹ thuật công nghệ, cần phải chú ý đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp và sử dụng bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu đúng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT.
1.1.5.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
a) Tiêu chí thực hiện đúng quy định của Nhà nước về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Việc tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về chỉnh lý TLLT là một trong các tiêu chí hàng đầu để đánh giá chất lượng công tác này. Khoản 2, Điều 15, Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị”; Quyết định số 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản TLLT, giá bảo quản TLLT.
Như vậy, tài liệu sau khi chỉnh lý đảm bảo các yêu cầu trên và sử dụng bìa, hộp, giá bảo quản tài liệu đúng tiêu chuẩn thì được đánh giá là có chất lượng.
b) Tiêu chí thực hiện đúng “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001: 2000”
Một trong các tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT chính là việc thực hiện đúng và đủ 23 bước theo “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy”
ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Trường hợp khi thực hiện chỉnh lý mà thiếu một trong các bước thì cơ quan, tổ chức kiểm tra yêu cầu hoàn thiện. Trong 23 bước, kết quả của các bước sau đây sẽ là cơ sở quan trọng để đánh chất lượng chỉnh lý TLLT, cụ thể:
- Bước 4: Biên soạn được đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đó là Bản LSĐVHTP&LSP;Hướng dẫn phân loại, LHS; Hướng dẫn XĐGTTL.
- Bước 5, 6: Việc phân loại tài liệu, LHS, XĐGTTL phải đúng theo Hướng dẫn phân loại, LHS và Hướng dẫn XĐGTTL. Thành phần tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, định vị tài liệu, loại bỏ các tài liệu trùng lặp, không có giá trị.
- Bước 11: Việc biên mục hồ sơ phải đảm bảo như sau:
+ Biên mục bên trong hồ sơ: Hồ sơ có THBQ từ 20 năm trở lên phải đánh số tờ; hồ sơ có THBQ vĩnh viễn phải viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc.
+ Biên mục bên ngoài hồ sơ (viết bìa hồ sơ): Viết tiêu đề hồ sơ phải chi tiết, cụ thể, chính xác phản ánh được nội dung tài liệu có trong hồ sơ; xác định và ghi
THBQ (số năm cụ thể hoặc vĩnh viễn).
- Bước 21: MLHS phải được lập riêng: MLHS bảo quản vĩnh viễn, MLHS bảo quản có thời hạn và Cơ sở dữ liệu của MLHS.
- Bước 22: Có Danh mục tài liệu loại của phông/khối tài liệu chỉnh lý và kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại.
c) Tiêu chí thực hiện đúng theo Hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Nội dung của Hợp đồng chỉnh lý TLLT là tổng hợp các điều khoản mà các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận. Các điều khoản đó xác định quyền và nghĩa vụ dân sự cụ thể của các bên trong hợp đồng chỉnh lý TLLT. Hợp đồng chỉnh lý TLLT có các nội dung sau: đối tượng của hợp đồng là TLLT; công việc phải làm hoặc không được làm; số lượng, kết quả, chất lượng tài liệu chỉnh lý;
giá, phương thức thanh toán; thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
quyền, nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; phương thức giải quyết tranh chấp.
Trường hợp có Hợp đồng thực hiện chỉnh lý tài liệu đầy đủ 23 bước, có trường hợp Hợp đồng thực hiện chỉnh lý tài liệu không đủ 23 bước theo “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy”. Do đó, cơ quan, tổ chức kiểm tra theo nội dung cụ thể của Hợp đồng để đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT.