Chương 2. THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ
2.3. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ
2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
2.3.2.4. Xác định giá trị tài liệu
* Từ năm 2011 trở về trước:
Trong các đợt chỉnh lý trước năm 2011, việc XĐGTTL tại các cơ quan Bộ thường được căn cứ Công văn số 25-NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản mẫu. Ngoài tài liệu hết giá trị, tài liệu giữ lại bảo quản có các mức là: THBQ vĩnh viễn, THBQ lâu dài, THBQ tạm thời.
Ví dụ về xác định THBQ lâu dài: “Hồ sơ về điều chỉnh địa giới hành chính một số xã thuộc huyện Sa Thầy, TuMRông, Đăk Tô của tỉnh Kon Tum năm 2005 (Hồ sơ 1430, MLHS phông Bộ Nội vụ từ năm 2002-2010, THBQ vĩnh viễn+ lâu dài).
Ví dụ về xác định THBQ tạm thời: “Hồ sơ về việc lập phiếu điều tra các đối tượng địa lý khu vực quần đảo Trường Sa, Hoàng Sa thuộc Đề án thống nhất đặt tên các đảo, đá, bãi cạn, bãi ngầm và các đặc trưng địa lý khác trên vùng biển Việt Nam năm 2005” (Hồ sơ 1236, MLHS phông Bộ Nội vụ từ năm 2002-2010, THBQ tạm thời).
* Từ năm 2011 đến nay:
Việc XĐGTTL tại các cơ quan Bộ được cụ thể và thuận lợi hơn nhờ vận dụng Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và văn bản quy định THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành do cơ quan Bộ ban hành, cụ thể như:
Ở Bộ Nội vụ căn cứ vào Quyết định số 3839/QĐ-BNV ngày 18/10/2016 về ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ Nội vụ; Ở Bộ Tài chính căn cứ vào Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính; Ở Văn phòng Chính phủ căn cứ vào Quyết định số 1099/QĐ-VPCP ngày 21/11/2016 về ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Ngoài ra, việc XĐGTTL còn căn cứ vào bản hướng dẫn XĐGTTL đối với khối/phông tài liệu đem ra chỉnh lý đã giúp cho việc định THBQ cho từng hồ sơ, tài liệu được chính xác và dễ dàng (Xem Phụ lục 7).
Ngoài loại tài liệu hết giá trị, những tài liệu giữ lại bảo quản đã được xác định cụ thể với các mức bảo quản như: vĩnh viễn và có thời hạn (5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm, 50 năm, 70 năm...).
Ví dụ về xác định THBQ vĩnh viễn: “Hồ sơ về việc xây dựng và ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ năm 2006” (Hồ sơ 737, MLHS phông Bộ Nội vụ từ năm 2003-2017, THBQ vĩnh viễn).
Ví dụ về xác định THBQ 5 năm: “Hồ sơ đăng ký dự thi nâng ngạch chuyên viên chính năm 2015 của các địa phương” (Phông Bộ Nội vụ từ năm 2003-2017).
Ví dụ về xác định THBQ 10 năm: “Hồ sơ về việc hiệp y khen thưởng tập thể, cá nhân thuộc Sở Nội vụ các tỉnh năm 2011” (Hồ sơ 1149, MLHS phông Bộ
Nội vụ từ năm 2003-2017, THBQ có thời hạn).
Ví dụ về xác định THBQ 20 năm: “Tập báo cáo của các Bộ, ngành trung ương về sơ kết công tác tổ chức nhà nước 6 tháng cuối năm 2008” (Hồ sơ 141, MLHS phông Bộ Nội vụ từ năm 2003-2017, THBQ có thời hạn).
Ví dụ về xác định THBQ 50 năm: “Tập lưu công văn của Văn phòng Bộ Nội vụ tháng 1-2 năm 2014” (Hồ sơ 8, MLHS phông Bộ Nội vụ từ năm 2003-2017, THBQ có thời hạn).
Ví dụ về xác định THBQ 70 năm: “Hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ v/v thăng quân hàm cấp Tướng đối với 60 sĩ quan Quân đội nhân dân Việt Nam năm 2004” (Hồ sơ 1524 , MLHS phông Bộ Nội vụ từ năm 2003-2017, THBQ có thời hạn).
Ví dụ về xác định tài liệu hết THBQ: “Hồ sơ v/v chuyển đơn thư khiếu nại của các cá nhân đến Ban Tổ chức TW và UBND các tỉnh giải quyết năm 2002” (Tập 4, bó 548, Danh mục tài liệu hết giá trị của Vụ Công chức viên chức - Bộ Nội vụ).
Mặc dù việc XĐGTTL trong công tác chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ từ năm 2011 trở lại đây đã cụ thể, rõ ràng hơn. Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực tế, chúng tôi thấy hiện nay việc XĐGTTL tại các cơ quan Bộ vẫn chưa hoàn toàn chính xác, đó là xác định THBQ còn quá thấp hoặc quá cao đối với giá trị vốn có của hồ sơ tài liệu, thậm chí có nhiều hồ sơ tài liệu tại thời điểm chỉnh lý đã hết THBQ theo quy định hiện hành nhưng vẫn được LHS và giữ lại bảo quản.
Ví dụ về xác định THBQ quá thấp so với giá trị thực tế của tài liệu: “Bản đồ bờ biển và các đảo ven biển từ Hải Phòng-Hà Tiên, quần đảo Trường Sa, Hoàng Sa, vịnh Hạ Long và vùng phụ cận (Hồ sơ 1235, MLHS Phông Bộ Nội vụ từ năm 2002-2010, THBQ tạm thời). Tài liệu này nên THBQ vĩnh viễn để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, địa lý và đấu tranh, bảo vệ biên giới trên biển của Việt Nam.
Ví dụ về xác định THBQ quá cao so với giá trị thực tế của tài liệu: “Báo cáo quyết toán quý IV năm 1991 của Viện Khoa học Việt Nam (Hồ sơ 8431, MLHS Phông Bộ Tài chính từ năm 1948-2004, THBQ vĩnh viễn). Theo quy định tại bảng THBQ, hồ sơ này chỉ có giá trị 20 năm.
Ví dụ về tài liệu đã hết giá trị nhưng vẫn giữ lại bảo quản: MLHS Phông Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có rất nhiều hồ sơ là chứng từ kế toán từ năm
1987 đến 2000. Theo quy định hiện hành, chứng từ kế toán chỉ có THBQ 5 năm hoặc 10 năm. Tại thời điểm thực hiện chỉnh lý năm 2016, việc LHS và giữ lại bảo quản những hồ sơ chứng từ kế toán trên là không đúng với quy định XĐGTTL.
Đối với những hồ sơ, tài liệu hết THBQ, có cơ quan như Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội mới chỉ lập “Danh mục tài liệu hết giá trị” và có cơ quan như Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ đã lập được “Danh mục tài liệu hết giá trị”
và bản Thuyết minh tài liệu hết giá trị kèm theo (Xem Phụ lục 8 và 9).