Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ
3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
Chỉnh lý TLLT là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, LHS, hệ thống hóa, XĐGTTL và xây dựng CCTCKHTLLT. Để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT, đòi hỏi các nghiệp vụ trên phải được thực hiện một cách thống nhất và xuyên suốt với nhau. Giải pháp để thực hiện tốt các nghiệp vụ này được xây dựng trên cơ sở phát huy những việc đã làm được, khắc phục những điểm còn hạn chế ở từng quy trình nghiệp vụ theo các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước và thực tiễn chỉnh lý tài liệu.
3.2.1. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong chỉnh lý
Từ thực tiễn, ta có thể khẳng định rằng công tác PLTL PLTCQ Bộ hiện nay phải tổ chức lập và hoàn chỉnh lại các hồ sơ mà ở khâu văn thư chưa làm được. Đây là công việc chúng ta hoàn toàn không mong muốn nhưng bắt buộc phải làm, nếu không công tác chỉnh lý tài liệu sẽ không đạt kết quả. Tại các cơ quan Bộ có khối lượng tài liệu lớn, nội dung và thành phần tài liệu phong phú, phức tạp. Để công tác PLTL được chính xác, khoa học, phù hợp với tình hình thực tiễn và thống nhất trong toàn PLTCQ, một vấn đề không thể thiếu được và có tính nguyên tắc là phải lựa chọn và xây dựng phương án PLTL cho toàn phông lưu trữ. Việc xây dựng phương án PLTL PLTCQ Bộ được coi là khâu nghiệp vụ có tính chất quyết định đối với các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác chỉnh lý, do đó cần thực hiện nghiêm túc một số nội dung sau đây:
- Phải biên soạn bản LSĐVHTP&LSP. Đây là nhiệm vụ đầu tiên đặt cơ sở cho việc phân loại PLTCQ và càng đặc biệt cần thiết đối với các phông tài liệu chưa được LHS. Thông qua bản LSĐVHTP&LSP sẽ giúp xây dựng phương án PLTL trong phông được chính xác, phù hợp với tình hình thực tế tài liệu trong phông.
- Phải biên soạn bản hướng dẫn phân loại và LHS để làm căn cứ cho những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc PLTL, LHS và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất. Khi biên soạn bản hướng dẫn này cần cụ thể cách phân chia tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp; chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo các đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ đối với phông/khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được LHS; cách viết tiêu đề hồ sơ; xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ.
- Lựa chọn và thực hiện PLTL PLTCQ Bộ theo 01 phương án thống nhất. Từ thực tiễn, phương án chúng tôi đề xuất lựa chọn là “Cơ cấu tổ chức-thời gian”.
Phương án này thường được áp dụng để PLTL các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi. Nhìn chung, cơ quan Bộ thường có cơ cấu tổ chức không ổn định, có sự thay đổi qua các Nghị định của Chính phủ.
Tuy nhiên, thực trạng giao nộp tài liệu của các đơn vị vào LTCQ Bộ hàng năm chưa được làm tốt, nguồn kinh phí bố trí cho chỉnh lý còn hạn chế. Chính vì vậy, phương án “Cơ cấu tổ chức - thời gian” là phương án phù hợp để PLTL đối với PLCQ Bộ đang hoạt động hiện nay và phương án này cần phải áp dụng xuyên suốt trong quá trình PLTL.
(Xem chi tiết Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội vụ từ năm 2002-2019 tại Phụ lục 10).
3.2.2. Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và biên mục hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu Đối với tài liệu rời lẻ, chỉ có văn bản do chính cơ quan Bộ ban hành, không có hồ sơ việc, hoặc thiếu các tài liệu liên quan trong hồ sơ do quá trình thu thập, bảo quản. Trong trường hợp này, nếu cơ quan, đơn vị hình thành phông đã giữ được đầy đủ tập lưu công văn, thì những văn bản này không LHS, mà để trùng tập lưu công văn. Làm được điều này sẽ góp phần nâng cao chất lượng LHS.
Ví dụ: Khi chỉnh lý TLLT tại cơ quan Bộ Nội vụ, cán bộ chỉnh lý đã loại được rất nhiều văn bản rời lẻ là bản phô tô, bản sao do cơ quan Bộ ban hành, không có hồ sơ giải quyết và ghi tiêu đề loại là “Trùng tập lưu công văn của Bộ Nội vụ năm…”.
Trong quá trình viết các thông tin trên phiếu tin (thẻ tạm) và thực hiện biên mục bên trong hồ sơ, cần phải chú giải đối với tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật.
Mục đích ghi thông tin này để nhập vào MLHS và CSDL, giúp thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu (tùy từng đối tượng được đọc hoăc không được đọc tài liệu mật), đồng thời là cơ sở cho việc giải mật sau này. Đó là, chỉ cần nhìn vào cột ghi chú ở MLHS có thông tin về độ mật của tài liệu (A, B, C), chúng ta có thể thống kê được phông này có bao nhiêu hồ sơ có tài liệu “mật” và lựa chọn hồ sơ đem ra giải mật dễ dàng mà không cần phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ trong phông lưu trữ.
Việc dùng bút chì đánh số tờ cho tài liệu đã xảy ra tình trạng nhầm số, nhảy số, số tờ đánh xấu khiến không luận được ra số tờ nếu không đối chiếu với số tờ trước đó... Chính vì vậy, nên dùng máy dập số thay thế cho việc dùng bút chì đánh số tờ như hiện nay để đảm bảo không nhầm số, số đánh sạch đẹp và nhanh hơn khi đánh số tờ với những hồ sơ hàng trăm tờ tài liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ tài liệu, đối với văn bản in hai mặt giấy thì cần phải đánh số tờ đến từng trang tài liệu.
Hiện nay chưa có văn bản quy định rõ ràng, cụ thể việc viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có THBQ vĩnh viễn. Từ kinh nghiệm chỉnh lý, theo chúng tôi không nên viết mục lục văn bản đối với những hồ sơ có THBQ vĩnh viễn mà trong hồ sơ đó chỉ có 1-4 văn bản, bởi vì với những hồ sơ ít văn bản thì tiêu đề hồ sơ đã thể hiện đầy đủ hoặc tương đối đầy đủ tên loại, tác giả, nội dung, thời gian tài liệu và việc tra tìm tài liệu bên trong hồ sơ cũng nhanh chóng, dễ dàng. Viết mục lục văn bản đối với những hồ sơ dạng này mất nhiều thời gian, công sức và tiền của, trong khi đó hiệu quả mang lại không cao. Việc viết mục lục văn bản chỉ nên áp dụng đối với những hồ sơ có THBQ vĩnh viễn mà hồ sơ đó có từ 5 văn bản trở lên.
3.2.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong xác định giá trị tài liệu XĐGTTL là một nghiệp vụ có vị trí quan trọng trong công tác chỉnh lý và là một công việc phức tạp, có tính chất quyết định tới chất lượng và số phận của TLLT. Ý nghĩa của công tác này càng được khẳng định khi mà khối lượng tài liệu
trong những năm gần đây tăng lên không ngừng. Để nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong XĐGTTL, ngoài việc căn cứ vào lý luận của lưu trữ học về các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn XĐGTTL, cần phải dựa vào các công cụ XĐGTTL sau:
- Bảng THBQ tài liệu: Có thể căn cứ vào nhiều bảng THBQ khác nhau như bảng THBQ mẫu, bảng THBQ tài liệu tiêu biểu, bảng THBQ tài liệu phổ biến, bảng THBQ tài liệu của các ngành và liên ngành.
- Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan Bộ.
- Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ quốc gia.
- Danh mục các sự kiện lịch sử: Khi XĐGTTL, nhất là loại hủy tài liệu đối với các tài liệu sản sinh ra trong bối cảnh lịch sử đặc biệt, cần lưu ý các mốc lịch sử quan trọng của quốc gia trong các năm 1945, 1954, 1957, 1959, 1960, 1964, 1968, 1972, 1973, 1975…; mốc lịch sử hình thành và phát triển của ngành; mốc sự kiện thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan...
- Danh mục tài liệu hủy giản đơn.
- Bản hướng dẫn XĐGTTL đối với phông/khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Quy chế XĐGTTL.
Ngoài ra, trong quá trình XĐGTTL cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.
3.2.4. Đa dạng và hiện đại hóa công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Mục đích của việc đa dạng và hiện đại hóa CCTCKHTLLT nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý TLLT, đặc biệt là giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, chính xác tài liệu và thông tin trong tài liệu khi có các yêu cầu khai thác của độc giả. Từ những hạn chế của CCTCKHTLLT hiện nay ở LTCQ Bộ, chúng tôi đề xuất như sau:
- Việc lập MLHS phải phù hợp đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ, tình hình chỉnh lý tài liệu và đơn vị hình thành phông theo từng phông lưu trữ. Cần lập MLHS có THBQ vĩnh viễn riêng và MLHS có THBQ riêng để thuận tiện cho việc bảo quản, giao nộp hồ sơ có giá trị vĩnh viễn vào LTLS và loại ra những hồ sơ hết THBQ trong MLHS để tiêu hủy.
- Tăng cường lập công cụ tra cứu tài liệu là “mục lục tài liệu trong hồ sơ”
trên máy tính (không sử dụng tờ mục lục văn bản in sẵn để biên mục thủ công như
hiện nay). Lập mục lục tài liệu trong hồ sơ trên máy tính sẽ cho ta mục lục văn bản in ra và được lưu trong hồ sơ, đồng thời có cơ sở dữ liệu để chiết xuất, in ấn khi cần thiết và giúp tra cứu từng văn bản trong hồ sơ nhanh chóng mà chưa cần phải xem trực tiếp tài liệu. Cùng với các loại công cụ tra cứu tài liệu khác, công cụ tra cứu
“mục lục tài liệu trong hồ sơ” sẽ bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của độc giả.
Tiểu kết chương 3
Từ những kết quả nghiên cứu ở các Chương 1 và Chương 2, chúng tôi đề xuất nhóm giải pháp chung và nhóm giải pháp về nghiệp vụ để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ. Nhóm giải pháp chung gồm có các giải pháp cụ thể như: tăng cường chỉ đạo, kiểm tra chất lượng LHS trước khi giao nộp vào LTCQ để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu; xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về chỉnh lý TLLT; nâng cao nhận thức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tăng cường đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động chỉnh lý TLLT; tuyển dụng đội ngũ công chức, viên chức đủ về số lượng, đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ và quan tâm đến chế độ chính sách cho người làm lưu trữ; đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ; đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác chỉnh lý TLLT; nâng cao chất lượng kiểm tra công tác chỉnh lý TLLT. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ gồm có các giải pháp cụ thể là: xây dựng phương án PLTL trong chỉnh lý; nâng cao chất lượng LHS và biên mục hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu; nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong XĐGTTL; đa dạng và hiện đại hóa CCTCKHTLLT.
Chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, công việc chuyên môn của các cán bộ, công chức; ảnh hưởng trực tiếp đến việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu, phát huy giá trị TLLT, nộp lưu tài liệu vào LTLS và tiêu hủy tài liệu hết giá trị về mọi phương diện. Vì vậy, cần có giải pháp đồng bộ để góp phần nâng cao chất lượng công tác này.