Chương 2. THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, công tác chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ hiện nay vẫn còn một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau:
Một là, tính đến nay mới có 9 Bộ ban hành Bảng THBQ TLLT chuyên ngành. Đây là con số khiêm tốn so với tổng số 22 cơ quan Bộ. Trong quá trình xây dựng Bảng THBQ tài liệu hầu như chưa điều tra khảo sát đến các đơn vị cơ sở của ngành. Việc vận dụng Bảng THBQ TLLT trong thực tế XĐGTTL còn nhiều khó khăn, vướng mắc như: một số Bảng THBQ chưa đồng bộ thành hệ thống từ tài liệu phổ biến đến tài liệu chuyên môn; chưa phản ánh đầy đủ các nhóm hồ sơ, tài liệu;
chưa thống nhất và hợp lý về THBQ của một số nhóm; mức độ đầy đủ, chi tiết của các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành còn hạn chế. Vấn đề xác định THBQ hồ sơ, tài liệu các công trình xây dựng cơ bản chưa có văn bản quy định cụ thể, chi tiết về nghiệp vụ. Đây cũng là một khó khăn lớn đối với người làm công tác chỉnh lý tài liệu xây dựng cơ bản vì là một loại tài liệu mang tính đặc thù cao.
Hai là, trong quá trình chỉnh lý TLLT ở các cơ quan Bộ từ trước đến nay, hầu như không thực hiện việc biên soạn đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý TLLT, hoặc có biên soạn thì cũng chưa đảm bảo chất lượng.
Ba là, khối lượng tài liệu được chỉnh lý còn rất ít so với khối lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ của các cơ quan Bộ.
Bốn là, chất lượng phân loại, LHS và biên mục hồ sơ còn chưa đáp ứng yêu cầu quy định, đó là: Việc chỉnh lý ở các cơ quan Bộ được tiến hành nhiều đợt, mỗi đợt lại thực hiện theo phương án phân loại khác nhau; chưa xây dựng được phương án PLTL thống nhất cho toàn PLTCQ Bộ. Nhiều tài liệu bị phân tán, xé lẻ, lẫn phông. Các văn bản bên trong hồ sơ có giá trị không đồng đều, có nhiều bản thảo, nháp, photo, không dấu và chữ ký; chưa rút bản trùng. Việc viết tiêu đề hồ sơ còn dài dòng, chưa khái quát được đầy đủ nội dung của các văn bản bên trong hồ sơ, thậm chí có tiêu đề hồ sơ không ăn khớp với nội dung văn bản bên trong hồ sơ dẫn đến không tìm được tài liệu. Tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp khoa học, hợp lý, thường chỉ căn cứ vào thời gian của tài liệu để sắp xếp. Hệ thống hóa hồ sơ
trong một phông còn sai sót và chưa triệt để. Về biên mục tài liệu chủ yếu thực hiện đối với hồ sơ vĩnh viễn, nhưng mới chỉ dừng lại ở việc đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, chưa viết mục lục văn bản đầy đủ và chính xác; nhiều hồ sơ có THBQ 20 năm trở lên và tài liệu dạng quyển chưa đánh số tờ; đánh số tờ còn bỏ sót, nhầm số…
Năm là, việc xác định THBQ cho từng hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tài liệu chuyên ngành còn chưa chính xác, chưa đảm bảo được các yêu cầu về nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp XĐGTTL. Việc xác định THBQ “lâu dài” và “tạm thời” là chưa rõ ràng và cụ thể. Điều này gây khó khăn cho việc lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Sau chỉnh lý, số lượng tài liệu phải bảo quản còn quá nhiều so với giá trị thực tế của tài liệu. Nhiều hồ sơ, tài liệu tại thời điểm chỉnh lý đã hết THBQ nhưng vẫn được LHS, viết bìa, thống kê MLHS và giữ lại bảo quản làm phát sinh diện tích kho tàng, vật tư, trang thiết bị bảo quản.
Sáu là, việc vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu đối với hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản chưa được thực hiện nghiêm túc.
Bảy là, việc sử dụng hộp/cặp đựng tài liệu sau chỉnh lý chưa đảm bảo chất lượng (hộp nhựa, hộp hình chữ nhật được gấp từ bìa caton có lỗ ở 2 đầu…).
Tám là, việc xây dựng CCTCKHTLLT còn nhiều hạn chế. Khi chỉnh lý, nhiều đơn vị không lập thành 03 danh mục: Danh mục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, danh mục hồ sơ có thời hạn, danh mục hồ sơ hết giá trị. Việc lập chung MLHS có giá trị vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời; kết cấu của MLHS chưa được thực hiện theo quy định;
giữa các MLHS có sự chồng chéo về giai đoạn và thành phần tài liệu; lập MLHS theo từng Vụ hoặc một vài Vụ… Điều này gây khó khăn cho việc quản lý, khai thác tài liệu và giao nộp tài liệu vào LTLS, lựa chọn hồ sơ hết THBQ để tiêu hủy.
Hệ quả của chất lượng chỉnh lý TLLT kém dẫn đến việc khai thác sử dụng tài liệu không đạt được mục đích; giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào LTLS gặp khó khăn vì phải hoàn thiện lại MLHS, tài liệu nộp lưu; việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị không thực hiện được do XĐGTTL chưa chính xác và thiếu bản thuyết minh tài liệu loại, kéo theo diện tích kho bảo quản đã thiếu lại càng thiếu.
Ví dụ: Trong quá trình nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Lưu trữ Bộ Tài chính phải chỉnh sửa, hoàn thiện lại MLHS và thay hộp đựng tài liệu
từ tháng 3 năm 2015 đến tháng 8 năm 2017 mới chính thức hoàn tất thủ tục giao nộp; Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trình MLHS nộp lưu từ năm 2015 nhưng đến nay vẫn chưa giao nộp tài liệu vào LTLS vì MLHS chưa đạt yêu cầu.
2.4.2.2. Nguyên nhân
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến chất lượng chỉnh lý TLLT chưa đảm bảo, đó là:
Thứ nhất, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về chỉnh lý TLLT ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và chưa đáp ứng hết yêu cầu thực tế.
Thứ hai, nguồn kinh phí bố trí cho chỉnh lý TLLT hàng năm còn hạn chế.
Thực tế này dẫn đến một bất cập, đó là khi sử dụng kinh phí để thuê chỉnh lý tài liệu, LTCQ Bộ phải tính toán số lượng tài liệu cho phù hợp với kinh phí được cấp.
Điều đó ảnh hưởng đến tính trọn vẹn của khối/phông tài liệu đưa ra chỉnh lý do kinh phí chỉnh lý một đợt tài liệu vượt quá kinh phí cho phép. Ngoài ra, điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như kho tàng, địa điểm chỉnh lý, bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu cũng ảnh hưởng phần nào đến chất lượng chỉnh lý TLLT.
Thứ ba, số lượng công chức làm lưu trữ chuyên trách tại các cơ quan Bộ còn hạn chế; trình độ lực lượng tham gia chỉ đạo chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý còn thiếu kiến thức nền tảng cơ bản về lưu trữ nói chung và chỉnh lý TLLT nói riêng.
Thứ tư, công tác thanh tra, kiểm tra về chỉnh lý TLLT của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý về lưu trữ chưa được tăng cường. Hầu như không có cơ quan quản lý có thẩm quyền nào giám sát và kiểm tra kết quả chỉnh lý.
Thứ năm, nguyên nhân đến từ cơ quan sử dụng dịch vụ chỉnh lý TLLT và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động dịch vụ chỉnh lý TLLT, cụ thể như sau:
- Các cơ quan có tài liệu chỉnh lý và sử dụng dịch vụ chỉnh lý chưa có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ về chất lượng các sản phẩm dịch vụ.
- Nhiều doanh nghiệp hoạt động dịch vụ chỉnh lý TLLT chưa đảm bảo được các điều kiện về cơ sở vật chất, năng lực, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của người hành nghề lưu trữ.
- Do chưa có sự cam kết chặt chẽ về mặt pháp lý của các đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý TLLT trong việc đảm bảo chất lượng cung cấp dịch vụ chỉnh lý sau khi
hợp đồng dịch vụ đã kết thúc. Nhiều hợp đồng dịch vụ chỉnh lý TLLT do cá nhân đứng ra thực hiện, nhưng vì không có tư cách pháp nhân để ký hợp đồng nên đã mượn tư cách pháp nhân của một đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ khác để ký kết. Vì vậy, khi xảy ra các vấn đề phát sinh sau khi hợp đồng đã kết thúc như chất lượng chỉnh lý không đảm bảo, thì không thể tìm được đối tượng để truy cứu trách nhiệm…
- Do chính sách và chế độ đãi ngộ đối với nhân viên trong các đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý TLLT chưa được đảm bảo, cộng với ý thức trách nhiệm của người hành nghề lưu trữ chưa cao, vì vậy nhiều người có tư tưởng “làm qua loa cho xong” đã ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý.
- Đôi khi do sức ép về tiến độ hoàn thành và để kịp thanh quyết toán hợp đồng chỉnh lý nên bên nhận chỉnh lý tài liệu thường chạy theo số lượng dẫn đến chất lượng chỉnh lý tài liệu bị bỏ qua.
Thứ sáu, nghiệp vụ chỉnh lý TLLT còn lúng túng, thiếu tính thống nhất và tính khoa học ở các khâu nghiệp vụ, đặc biệt là khâu phân loại, LHS và XĐGTTL.
Tiểu kết chương 2
Chương 2, đề tài đã phản ánh khách quan thực trạng chỉnh lý TLLT, bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ, nhưng chủ yếu đi sâu vào tình hình thực tiễn tại Bộ Nội vụ, Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ. Về hoạt động quản lý, đề tài phản ánh cụ thể quản lý các mặt như ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về chỉnh lý TLLT; đầu tư kinh phí; quản lý nguồn nhân lực chỉnh lý TLLT; kiểm tra, giám sát kết quả thực hiện hoạt động chỉnh lý TLLT. Về hoạt động nghiệp vụ, đề tài phản ánh cụ thể các nội dung nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu PLTCQ như PLTL, LHS, XĐGTTL và xây dựng CCTCKHTLLT. Với những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của từng mặt hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ được tổng hợp và khái quát ở cuối chương. Những kết quả đạt được và hạn chế mà đề tài nghiên cứu là cơ sở quan trọng để chúng tôi đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ ở Chương 3.
Chương 3