Chương 2. THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ
2.3. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ
2.3.1. Hoạt động quản lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
2.3.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Bộ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trên cơ sở hệ thống các văn bản của Nhà nước, trong thời gian qua, các Bộ đã xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý TLLT nói riêng, cụ thể như sau:
Hầu hết các cơ quan Bộ đã ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm và Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ như: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 3/10/2013; Bộ Nội vụ (Quyết định số 394/QĐ-BNV ngày 20/5/2015), Bộ Tài chính (Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016)…
Đến nay, có 9 cơ quan Bộ đã ban hành Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành:
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011), Bộ Quốc phòng (Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012), Bộ Tư pháp (Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22/7/2013), Bộ Tài chính (Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013), Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Quyết định số 380/QĐ-BNN-VP ngày 30/01/2015), Bộ Nội vụ (Quyết định số 3839/QĐ-BNV ngày 18/10/2016), Văn phòng Chính phủ (Quyết định số 1099/QĐ- VPCP ngày 21/11/2016), Bộ Tài nguyên và Môi trường (Thông tư số 46/2016/TT- BTNMT ngày 27/12/2016) Bộ Giáo dục và Đào tạo (Thông tư số 27/2016/TT- BGDĐT ngày 30/12/2016).
Ngoài ra, một số Bộ đã ban hành văn bản phê duyệt đề án, dự án về công tác lưu trữ, trong đó có nội dung chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói như: Bộ Công an với Dự án hiện đại hóa công tác hồ sơ, lưu trữ; Bộ Nội vụ với Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại kho LTCQ Bộ Nội vụ (Quyết định số 3468/QĐ-BNV ngày 30/9/2016)…
2.3.1.2. Đầu tư kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Luật Lưu trữ năm 2011 quy định kinh phí chỉnh lý tài liệu được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm. Căn cứ quy định của Nhà nước về định mức, đơn giá, các Bộ đã lập dự toán và bố trí kinh phí phù hợp trong nguồn kinh phí được giao hàng năm để thực hiện chỉnh lý TLLT như: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chi 200 - 300 triệu đồng/năm; Bộ Y tế chi 70 - 80 triệu đồng/năm; Bộ Thông tin và Truyền thông chi khoảng 200 triệu/năm... Bên cạnh đó, một số Bộ đã đầu tư kinh phí rất lớn để chi cho hoạt động chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong nhiều năm qua như:
Văn phòng Chính phủ chi hơn 1 tỷ đồng/năm; Bộ Nội vụ chi khoảng 500 - 600 triệu/năm, đặc biệt năm 2017 chi hơn 1 tỷ đồng và 2018 chi gần 2 tỷ đồng/năm;
điển hình là Bộ Tài chính nói riêng và ngành Tài chính nói chung, trong 5 năm (từ năm 2012 đến 2017), để giải quyết khối lượng tài liệu tồn đọng đã đầu tư tổng kinh phí khoảng 324,33 tỷ đồng, trong đó cơ quan Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc tòa
nhà Bộ Tài chính là 7,959 tỷ đồng, hệ thống Thuế khoảng 185,54 tỷ đồng; hệ thống Kho bạc Nhà nước khoảng 80,118 tỷ đồng, hệ thống Hải quan là 47,585 tỷ đồng, hệ thống Dự trữ nhà nước là 2,48 tỷ đồng, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước khoảng 0,651 tỷ đồng...(Theo số liệu tại Báo cáo đánh giá tình hình hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các Bộ, ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2017 và số liệu khảo sát thực tế năm 2019).
Như vậy, tính đến nay, nhiều cơ quan Bộ đã đầu tư với số lượng kinh phí tương đối lớn để thực hiện chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, tại các cơ quan Bộ vẫn còn nhiều tài liệu tồn đọng do chưa đầu tư đủ kinh phí để xử lý dứt điểm tài liệu.
2.3.1.3. Quản lý nguồn nhân lực thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ Nhân sự làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bộ như sau:
- Bộ Nội vụ: Nhân sự làm việc tại Phòng Văn thư-Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính gồm có 06 người, trong đó có 01 Phó Trưởng phòng - phụ trách chung, 04 chuyên viên phụ trách công tác văn thư; 01 chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ, kiêm nhiệm thêm công việc văn thư.
- Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Nhân sự làm việc tại Phòng Hành chính gồm 09 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng phụ trách lưu trữ, 04 chuyên viên làm công tác văn thư, 03 chuyên viên làm công tác lưu trữ và 01nhân viên làm công việc phôtô tài liệu.
- Bộ Tài chính: Nhân sự làm việc tại Phòng Lưu trữ-Thư viện gồm có 05 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 02 chuyên viên làm công tác lưu trữ, 01 chuyên viên làm công tác thư viện.
- Văn phòng Chính phủ: Nhân sự làm việc tại Phòng Lưu trữ gồm có 07 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng và 04 chuyên viên.
Hầu hết các công chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bộ đều có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ; một số khác được đào tạo chuyên ngành Thư viện, Hành chính công. Đa số các công chức lưu trữ có trình độ đại học và có một số công chức có trình độ thạc sĩ.
Theo số liệu thống kê trên cho thấy, số lượng công chức lưu trữ ở các Bộ còn khiêm tốn so với khối lượng công việc đảm nhiệm. Có cơ quan Bộ chỉ có một công
chức đảm nhiệm công tác lưu trữ và thậm chí còn kiêm nhiệm một số công việc khác. Chính vì vậy, thời gian công chức dành cho chỉnh lý TLLT hầu như không có.
Để xử lý khối lượng lớn tài liệu thu về kho LTCQ trong tình trạng tồn đọng và tích đống, nhiều cơ quan Bộ đã cấp kinh phí cho việc thuê các nhân lực bên ngoài để chỉnh lý TLLT thông qua các hợp đồng dịch vụ. Trong trường hợp này, nhân lực trực tiếp chỉnh lý tài liệu do các đơn vị thực hiện hợp đồng chỉnh lý chịu trách nhiệm bố trí. Chính vì vậy, cơ quan Bộ gặp nhiều khó khăn và hầu như không quản lý được chặt chẽ đối với nguồn nhân lực này.
Ở Việt Nam hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nhìn chung, đội ngũ nhân lực làm công tác chỉnh lý của các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khá dồi dào, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm. Trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ, số lượng nhân viên chính thức không nhiều quá 05 người, còn lại là nhân viên làm việc theo thời vụ. Về trình độ chuyên môn, hầu hết nhân viên trong các doanh nghiệp có trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên ngành Lưu trữ là chủ yếu;
trình độ đại học chiếm số lượng không nhiều; trình độ sau đại học chuyên ngành Lưu trữ, mặc dù có trong danh sách hồ sơ năng lực của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ, nhưng thực tế đội ngũ này rất ít khi và thậm chí chưa từng tham gia dịch vụ chỉnh lý. Về kinh nghiệm công tác, phần lớn nhân viên tham gia chỉnh lý trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ là sinh viên mới ra trường (chiếm hơn 80%);
số còn lại là các công chức, viên chức quản lý hoặc trực tiếp làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức (khoảng hơn 10%) và một số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ đã nghỉ hưu (khoảng 5%). Chính vì đa số đội ngũ nhân lực tham gia các hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm trong chỉnh lý (một nghiệp vụ khó và phức tạp) nên đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng chỉnh lý.
2.3.1.4. Vai trò, trách nhiệm của cơ quan Bộ trong việc kiểm tra, giám sát thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công việc chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ thường được thực hiện thông qua hợp đồng với các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý. Ví dụ: Từ năm 2014 đến 2018, Bộ Nội vụ tiến hành 5 đợt chỉnh lý tài liệu thông qua hợp đồng
với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Văn phòng Chính phủ trong năm 2010 và từ 2015 đến 2019 ký hợp đồng với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III để thực hiện 6 đợt chỉnh lý tài liệu; Bộ Tài chính và một số Bộ khác thường xuyên ký hợp đồng với một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý để giải quyết tài liệu bó gói, tồn đọng trong kho…Để đảm bảo chất lượng chỉnh lý tài liệu, lãnh đạo và công chức lưu trữ trong cơ quan Bộ phải trực tiếp tham gia kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chỉnh lý TLLT của cơ quan, nhưng do không có chế tài và quy định bắt buộc nên việc kiểm tra, giám sát chỉnh lý chưa thực hiện nghiêm túc và mang tính hình thức. Rất ít cơ quan thành lập Hội đồng nghiệm thu kết quả hợp đồng chỉnh lý và xây dựng quy trình kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm hợp đồng dịch vụ chỉnh lý.
Hiện nay Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ đã có sự phối hợp và kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với đơn vị thực hiện hợp đồng chỉnh lý trong từng khâu nghiệp vụ để đảm bảo quy trình chỉnh lý tài liệu đúng quy định và đảm bảo chất lượng tài liệu chỉnh lý, cụ thể như: Trước và trong khi chỉnh lý, LTCQ Bộ có sự trao đổi, thống nhất với đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý về nghiệp vụ. Tùy vào khối lượng tài liệu và chất lượng chỉnh lý, LTCQ Bộ kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra điểm việc LHS, biên mục tài liệu... Sau khi kết thúc chỉnh lý, Văn phòng Bộ tổ chức họp Hội đồng nghiệm thu hợp đồng chỉnh lý, với sự tham gia của Lãnh đạo Văn phòng Bộ là Chủ tịch Hội đồng và các ủy viên gồm Trưởng phòng Lưu trữ, chuyên viên phụ trách lưu trữ, đại diện Phòng Kế toán…