CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
2.3. Giới thiệu về quy trình chuẩn
2.3.1. Khái niệm về quy trình chuẩn (Standard Operating Procedure - SOP) Quy trình chuẩn là một tài liệu hướng dẫn bằng văn bản ghi lại chi tiết các hoạt động thường xuyên và lặp đi, lặp lại của một tổ chức mà một hoặc một nhóm người phải thực hiện theo nhằm đảm bảo các công việc của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả và thống nhất từ trên xuống dưới.
Quy trình chuẩn xác định được ai làm gì, ờ đâu và thực hiện công việc đó như thế nào. Theo các tác giả Edelson và Bennett vào năm 1998, các quy trình chuẩn được định nghĩa bao gồm mục tiêu của các hoạt động, cách thực hiện, vận hành, xử lý vấn đề trong một tổ chức, SOP đảm bảo cho các hoạt động trong tổ chức được thực hiện một cách nhất quán với các biểu đồ, các quy trình và tài liệu hướng dẫn chi tiết [34].
2.3.2. Ưu điểm của quy trình chuẩn
Việc sử dụng quy trình chuẩn mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Đảm bảo tính nhất quán trong việc thực hiện các hoạt động trong một tổ chức.
Một tài liệu SOP cung cấp thông tin đầy đủ cho các cá nhân tham gia vào quy trình sản xuất sản phẩm.
33 HV: Đinh Văn Tấn MS: 1670633
Hỗ trợ cho việc chuyển giao kiến thức từ những người làm lâu năm đến những người tập sự, điều này giúp tăng tốc độ hoà nhập vào công ty của nhân viên mới.
Tăng chất lượng thực hiện công việc, thúc đẩy tinh thần đồng đội.
Giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện công việc
Thể hiện rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân khi tham gia vào hoạt động của tổ chức.
Cung cấp các tài liệu hướng dẫn liên quan đến một hoạt động cụ thể mà không cần mất nhiều thời gian để tìm hiểu.
2.3.3. Các thành phần trong một quy trình chuẩn
Một quy trình chuẩn là một tài liệu bằng văn bản hỗ trợ cho các hoạt động trong tồ chức bao gồm các thành phần sau [35]:
Purpose: mục tiêu của quy trình có nhiệm vụ cung cấp những nội dung mà quy ttình hướng đến để giải quyết công việc.
Scope: phạm vi áp dụng thể hiện khả năng áp dụng của quy trình lên từng đối tượng cụ thể.
References: tài liệu viện dẫn chỉ ra những vãn bản, những quy định của Nhà Trường và một số vấn đề liên quan của Nhà nước như thông tư hướng dẫn, nghị định...
Definition: cung cấp các kiến thức về quy trình và làm rõ nội dung quy trình cho người sử dụng.
Content: bao gồm toàn bộ nội dung trong quy trình, có nhiệm vụ hướng dẫn các kỹ sư, quản lý thực hiện một cách thống nhất quy trình đã đặt ra. Nội dung bao gồm lưu đồ kết hợp lược đồ và mô hình ký hiệu (BPMN) để đàm bảo các công việc được thực hiện từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc. Ngoài ra, trong nội dung còn có phần mô tả nhằm diễn giải các bước trong lược đồ nhằm giúp các kỹ sư tham gia dự án hiểu rõ hơn về quy trình.
Responsibilities and authorities: thể hiện người chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện quy trình.
34 HV: Đinh Văn Tấn MS: 1670633
2.3.4. Tổng quan về Tiêu chuẩn ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Business Process Modelling & Notation - BPMN
Ban đầu, BPMN được phát triển bởi Tổ chức Sáng kiến quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Initiative – BPMI), một tổ chức gồm các công ty về phần mềm. Ở giai đoạn khởi đầu, mục tiêu là cung cấp một tập các ký hiệu đồ họa mô tả quy trình được thể hiện trong Ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Modeling Language – BPML)
Để quản lý các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức nói chung, cần thiết phải mô tả và tài liệu hóa chúng. Có rất nhiều cách thức để thực hiện, tuy nhiên, cách dễ dàng và đơn giản nhất là sử dụng mô tả dạng văn bản (textual) hay dạng bảng (tabular). Các biểu đồ luồng thường được tạo ra bằng cách sử dụng các phần mềm về trình diễn và đồ họa. Các biểu đồ này hầu hết đều chứa các hình hộp (box) và các mũi tên (arrow), không tuân theo một phương thức cụ thể nào. Do đó, dẫn đến không đáp ứng được các yêu cầu về việc biểu diễn các quy trình theo các khía cạnh như quy tắc, sự kiện (event), các đơn vị tổ chức, luồng dữ liệu,...
Tiêu chuẩn Ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Model and Notation - BPMN) với mục đích chính là làm cầu nối khoảng cách về thông tin giữa các bên liên quan thường xuyên xảy ra trong việc thiết kế và triển khai quy trình nghiệp vụ, đã và đang được sử dụng rộng rãi để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ trong nhiều tổ chức. BPMN hỗ trợ cho cả người dùng kỹ thuật và người dùng nghiệp vụ trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ bằng cách đưa ra một tập các ký hiệu chung, có tính trực quan và dễ hiểu cho người dùng nghiệp vụ
Xác định các phần tử mô hình hóa cơ bản và ký hiệu của BPMN được thể hiện qua Hình 2.7.
35 HV: Đinh Văn Tấn MS: 1670633 Hình 2.7 Danh sách các phần tử mô hình hóa cơ bản và ký hiệu