Tổ chức thu BHXH

2.2. Thực trạng quản lý thu BHXH tại BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc

2.2.2. Tổ chức thu BHXH

Quy trình thu, nộp tiền BHXH và đối chiếu số liệu thu BHXH tổng quát được thực hiện theo hình 2.3 sau:

Chú thích:

Quan hệ thu, nộp trực tiếp Đối chiếu hàng tháng Đối chiếu hàng quý Đối chiếu hàng năm

Trình tự, thủ tục tham gia, đóng BHXH bắt buộc cụ thể như sau:

Người lao động

Căn cứ hồ sơ gốc của mình (quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương hoặc hợp đồng lao động...) kê khai 03 bản “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc”

(Mẫu số TK1 -TS) nộp cho người SDLĐ Người sử dụng lao động

- Kiểm tra, đối chiếu Tờ khai tham gia BHXH với hồ sơ gốc của từng người lao động; ký xác nhận và phải chịu trách nhiệm về những nội dung trên Tờ khai của người lao động.

- Nếu đơn vị tham gia BHXH lần đầu, lập 02 bản “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc” (Mẫu số D02a-TS) và bản sao quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động; trường hợp người SDLĐ là cá nhân thì nộp bản hợp đồng lao động.

- Nếu đơn vị đang tham gia BHXH, trường hợp có phát sinh tăng, giảm lao động hoặc thay đổi căn cứ đóng BHXH trong tháng, người SDLĐ lập 02 bản "Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc" (Mẫu số D02a -TS) kèm theo hồ sơ như: Tờ khai, quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, nghỉ việc, thôi việc hoặc hợp đồng lao động, quyết định tăng, giảm lương, thẻ BHYT (nếu có), nộp cho cơ quan BHXH

Đơn vị SDLĐ

BHXH các huyện

BHXH tỉnh

BHXH Việt Nam

trước ngày 15 của tháng. Các trường hợp tăng, giảm từ ngày 16 của tháng trở đi thì lập danh sách và thực hiện vào đầu tháng kế tiếp.

- Trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, người SDLĐ phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định đã nêu ở trên và sổ BHXH của người lao động (nếu có) cho cơ quan BHXH.

Cơ quan BHXH

- Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, đối chiếu với hồ sơ của người lao động; ghi mã số quản lý đơn vị và từng người lao động trên danh sách và trên Tờ khai tham gia BHXH bắt buộc (mã đơn vị và người lao động ghi theo quy định của BHXH Việt Nam). Trường hợp hồ sơ chưa đủ, cơ quan BHXH phải hướng dẫn cụ thể để đơn vị hoàn thiện.

- Ký, đóng dấu vào "Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc"

(Mẫu số D02a-TS); trong thời gian không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, phải trả lại đơn vị 01 bản Danh sách để đơn vị thực hiện đóng BHXH, BHYT, cơ quan BHXH lưu 01 bản Danh sách; 01 bản Tờ khai (Mẫu số TK1-TS) của người lao động.

- Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và trả lại 02 Tờ khai (Mẫu số TK1-TS) cùng với sổ BHXH, thẻ BHYT cho đơn vị SDLĐ.

- Căn cứ báo biểu tăng giảm lao động, mức lương nộp BHXH, BHYT do đơn vị gửi đến, căn cứ số tiền nộp BHXH của đơn vị về tài khoản của cơ quan BHXH do cán bộ kế toán theo dõi, cập nhật chuyển sang, trước ngày 10 của tháng sau phòng Thu phải lập “Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT bắt buộc tháng... năm...” (Mẫu số C12-TS) gửi đến đơn vị SDLĐ, trong đó thể hiện cụ thể số phải thu trong tháng, số đơn vị đã nộp và số nộp thừa (hoặc thiếu) chuyển kỳ sau.

Các trường hợp chậm nộp BHXH theo thời gian quy định phải tính lãi, phòng Thu căn cứ văn bản giải trình kèm theo danh sách của đơn vị để xác định phần lãi nộp chậm theo quy định. Trường hợp truy đóng theo kết quả kiểm tra của cấp có thẩm quyền, không yêu cầu công văn giải trình của đơn vị.

Các trường hợp không thiết lập báo biểu theo kỳ hạn tương ứng, các số liệu về thu BHXH, BHYT, BHTN được tạm thời xác định theo kỳ trước.

Các đơn vị nộp chậm BHXH phải tính lãi chậm nộp trong những trường hợp sau đây:

- Các khoản phải nộp BHXH đã xác định nhưng chậm nộp quá thời gian quy định từ 30 ngày trở lên.

- Các khoản phải nộp BHXH chưa được xác định do đơn vị tự ngừng giao dịch và không thực hiện các báo biểu thu nộp BHXH, khi thực hiện đối chiếu bổ sung đã quá thời hạn phải nộp BHXH theo Luật BHXH.

- Các trường hợp phải truy đóng BHXH của người lao động do đơn vị không kê khai hoặc kê khai chậm từ 30 ngày trở lên, bao gồm cả trường hợp tuyển mới lao động hoặc tăng mức tiền lương trích nộp BHXH.

Hàng tháng, các đơn vị nộp BHXH phải tiến hành đối chiếu với cơ quan BHXH về số lao động, quỹ tiền lương tăng, giảm,… để xác định chính xác số BHXH phải nộp, số đã nộp, số nộp thừa, nộp thiếu và cả lãi chậm nộp (nếu có).

Khi người SDLĐ di chuyển từ địa bàn tỉnh này sang địa bàn tỉnh khác, phải xuất trình hồ sơ kèm theo "Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc" (Mẫu số D02a-TS); đóng đủ BHXH, BHYT cho người lao động đến thời điểm di chuyển; cơ quan BHXH tỉnh nơi đi xác nhận sổ BHXH cho người lao động; người SDLĐ đăng ký tham gia BHXH với cơ quan BHXH tỉnh nơi chuyển đến theo thủ tục tham gia BHXH lần đầu.

Người SDLĐ thay đổi pháp nhân, chuyển quyền sở hữu; sáp nhập hoặc giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH và đóng đủ BHXH cho người lao động đến thời điểm thay đổi. Cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH cho người lao động theo nguyên tắc đóng đến thời điểm nào thì xác nhận đến thời điểm đó.

Sau 6 tháng kể từ tháng đơn vị ngừng giao dịch không đôn đốc được, cơ quan quản lý thu theo phân cấp có thông báo tạm ngừng giao dịch với đơn vị, đưa tên đơn vị ra khỏi báo cáo thu và lập danh sách theo dõi trong sổ theo dõi các đơn vị ngừng giao dịch. Số tiền còn phải thu phải ghi rõ trong thông báo và sổ theo dõi. Căn cứ để xác định công nợ BHXH, BHYT: dựa theo biên bản kiểm tra của cơ quan quản lý lao động tại địa phương (nếu có) hoặc theo số công nợ BHXH, BHYT tính đến thời điểm đơn vị tự ngừng giao dịch.

Công tác tổ chức thu BHXH như sau:

Để đảm bảo thống nhất thực hiện nghiệp vụ thu BHXH bắt buộc trong toàn hệ thống theo đúng quy định của Luật BHXH số 58/2014/QH13, Quyết định số 959/QĐ- BHXH quy định về quản lý thu BHXH, BHYT bắt buộc.

Tại BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc, công tác quản lý thu BHXH được phân cấp cho phòng Thu và BHXH các huyện theo từng nội dung công việc cụ thể phù hợp với khả năng, chức năng, nhiệm vụ quản lý các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các đơn vị tham gia BHXH khác khi có yêu cầu, xác nhận thời gian đóng BHXH cho các đối tượng khi chuyển đi ngoại tỉnh, các đối tượng chấm dứt hợp đồng lao động; xử lý các vướng mắc phát sinh trong công tác thu BHXH trên địa bàn tỉnh theo đề nghị của BHXH các huyện hoặc đơn vị SDLĐ và người lao động; phê duyệt hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết đề xuất của BHXH các huyện; thực hiện các xác nhận, báo cáo khác khi có yêu cầu của cấp có thẩm quyền hoặc do yêu cầu hợp pháp của người tham gia BHXH.

BHXH các huyện có trách nhiệm quản lý hồ sơ thu của các đơn vị SDLĐ đóng trên địa bàn, theo dõi đôn đốc việc thu nộp BHXH của các đơn vị, định kỳ báo cáo số liệu về tiến độ thực hiện công tác thu BHXH trên địa bàn và chuyển tiền thu về BHXH tỉnh (khi số dư trên các tài khoản tiền gửi thu BHXH của các huyện từ 150 triệu đồng trở lên) theo quy định.

Trình tự thực hiện thu BHXH

Các chứng từ thu (Giấy báo Có) của các đơn vị tỉnh trực tiếp thu và BHXH các huyện chuyển tiền qua Ngân hàng và Kho bạc, phòng Kế hoạch – Tài chính nhập số liệu vào phần mềm kế toán VSA. Do đó, BHXH tỉnh không chỉ kiểm soát được số thu tại tỉnh mà còn kiểm soát được số thu tại BHXH các huyện.

Phòng Thu là nơi tiếp nhận hồ sơ thu BHXH, xác định số phải thu BHXH, và căn cứ vào số liệu thu nộp BHXH của các đơn vị SDLĐ trên phần mềm do phòng KHTC chuyển sang để xác định số tiền đơn vị SDLĐ đã nộp, từ đó xác định số tiền BHXH thừa, thiếu với từng đơn vị.

Trình tự, thủ tục tham gia, nộp tiền thu BHXH bắt buộc được thực hiện theo hình sau:

Sơ đồ Lưu đồ thực hiện quy trình tham gia và thu nộp BHXH bắt buộc

Bảng 2.4: Cơ cấu thu BHXH theo khối, loại hình

(Đơn vị: triệu đồng)

Khối thu BHXH 2015 2016 2017 2018 2019

Tỷ lệ tăng (%)

2019/2018 2018/2017 2017/2016 2016/2015 Doanh nghiệp nhà nước 84.791 108.650 127.282 145.608 160.437 10,18 14.39 17.14 28.13 DN có vốn đầu tư nước ngoài 293.373 427.586 560.156 725.111 911.731 25,74 29.45 31.00 45.74 DN ngoài quốc doanh 113.514 161.493 185.964 236.380 303.235 28,28 27.11 15.15 42.00

HS, đảng, đoàn 221.895 344.886 412.001 459.962 467.749 1,7 11.64 19.46 55.42

Khối ngoài công lập 2.111 4.056 659 916 1.149 25,43 38.99 -83,75 92.13

Hợp tác xã 3.847 5.990 6.602 7.484 8.711 16,39 13.35 10.21 55.70

Phường xã, thị trấn 30.084 26.917 32.101 40.350 42.615 5,6 25.69 19.25 -10.52

Hộ SXKD cá thể, tổ hợp tác 252 516 522 662 1.013 53,02 26.81 1.16 104.76

(Nguồn: báo cáo tổng hợp thu của BHXH tình Vĩnh Phúc các năm 2015-2019)

Bảng 2.4 cho thấy, phần trăm thu BHXH bắt buộc của từng khối tăng tương đối đều qua các năm. Tuy nhiên có sự biến động không đều ở khối ngoài công lập từ năm 2017 trở đi lại giảm hẳn so với năm 2016, năm 2015 và khối xã phường thị trấn năm 2016 giảm 10,52% so với năm 2015, nhưng sau đó sang năm 2017 lại trở lại tăng trưởng.

Số thu BHXH bắt buộc từ khối Đảng, Đoàn thể, Hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài vẫn là chiếm đa số qua các năm, đây là khu vực đóng góp vào quỹ BHXH cao nhất trong toàn tỉnh. Năm 2016, số thu BHXH bắt buộc ở khu vực khối Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 39,59% thu BHXH bắt buộc toàn tỉnh, năm 2019 tỉ lệ phần trăm số thu của thu vực này đã tăng thành là 48,07%

chiếm gần 50% tổng thu BHXH của toàn tỉnh. Số thu này cao như vậy là do tỉnh Vĩnh Phúc đã và đang mở rộng thu hút đầu tư vào các khu công nghiệp. Hai khu công nghiệp lớn của tỉnh là khu công nghiệp Khai Quang đóng tại thành phố Vĩnh Yên và khu công nghiệp Bá Thiện 1 tại huyện Bình Xuyên.

20 năm củng cố, ổn định và phát triển, hệ thống BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc triển khai công tác thu BHXH với phương châm thu đúng, thu đủ, thu kịp thời, đã có những kết quả đáng khích lệ: Số lao động tham gia BHXH ngày một tăng, phạm vi ngày càng được mở rộng. Theo báo cáo của Bảo hiểm xã hội Tỉnh Vĩnh Phúc tính đến hết 31/12/2019 toàn tỉnh có 2.550 đơn vị tham gia BHXH bắt buộc với 136.770 người trên tổng số dân trong độ tuổi lao động của tỉnh Vĩnh Phúc là 625.160 người chiếm gần 23% dân số trong độ tuổi lao động toàn tỉnh. Cụ thể số đơn vị và số lao động tham gia BHXH theo khối loại hình các năm như sau:

Bảng 2.5: Cơ cấu đơn vị và số lao động tham gia BHXH bắt buộc theo khối, loại hình

TT Khối tham gia BHXH

Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019

Đơn vị Số lao

động Đơn vị Số lao

động Đơn vị Số lao động

1 Doanh nghiệp nhà nước 83 2.075 83 11.683 83 11.507 82 11.619 83 11.824

2 DN có vốn đầu tư nước ngoài 93 39.941 92 41.932 100 49.283 120 54.690 157 64.650 3 Doanh nghiệp ngoài quốc doanh 710 19.644 782 19.480 801 20.126 868 21.585 972 25.186

4 HS, đảng, đoàn 843 27.799 906 29.272 961 30.431 995 30.310 1.012 30.701

5 Khối ngoài công lập 26 416 32 52 10 88 12 100 13 101

6 Hợp tác xã 111 904 108 830 109 759 107 718 106 722

7 Phường xã, thị trấn 213 3.638 169 3.098 169 3.281 169 3.439 169 3.370

8 Hộ SXKD cá thể, tổ hợp tác 22 62 24 85 24 67 28 79 36 109

9 Tổ chức khác và cá nhân 0 0 1 6 1 8 2 6 2 7

Tổng 2.101 104.479 2.197 106.910 2.258 115.550 2.383 122.549 2.550 136.770 (Nguồn: báo cáo tổng hợp thu của BHXH tình Vĩnh Phúc các năm 2015-2019)

Qua bảng số liệu ta có thể thấy: số lao động và số đơn vị tham gia BHXH qua các năm đều tăng đặc biệt là các doanh nghiệp nước ngoài, ngoài quốc doanh. Năm 2015 số lao động tham gia BHXH là 104.479 người, năm 2019 đã lên tới 136.770 người, tăng 32.291 người, tương ứng với tăng 1.31 lần so với năm 2015.

- Trong 5 năm số lao động thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nước và Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có chỉ số lao động tăng nhanh nhất.

+ Số lao động tham gia BHXH thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nước năm 2014 là 2.075 người đến năm 2019 đã lên tới 11.824 người, tăng 9.749 người tương ứng với tăng 5,7 lần sau 5 năm. Nhưng số đơn vị thao gia BHXH của khối lại vẫn giữ vững ở con số 83 đơn vị, tỷ trọng cơ cấu thu chỉ chiếm 8,46% tổng số thu toàn tỉnh năm 2018.

+ Số lao động tham gia BHXH thuộc loại hình doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài năm 2015 là 39.941 người đến năm 2019 đã tăng 1,62 lần đạt 64.650 người sau 5 năm. Số đơn vị tăng từ 93 năm 2015 doanh nghiệp lên 157 doanh nghiệp năm 2016, tăng 64 doanh nghiệp.

- Một số khối loại hình lại có xu hướng giảm tỷ trọng lao động như khối ngoài công lập, hợp tác xã. Khối ngoài công lập năm 2014 số đối tượng là 416 người đến năm 2019 chỉ còn 101 người giảm 315 người, từ 26 đơn vị năm 2015 giảm 50% xuống còn 13 đơn vị năm 2019. Khối hợp tác xã cũng có xu hướng giảm nhưng chậm hơn.

- Khối phường xã, thị trấn sau khi giảm từ 213 đơn vị năm 2015 xuống còn 169 đơn vị năm 2019 thì từ 2016 đến nay vẫn duy trì ở mức 169 đơn vị với 3.370 người chiếm 2,25% trong tổng thu toàn tỉnh năm 2019.

Số lao động tham gia BHXH ngày một tăng qua từng năm, cho thấy công tác tuyên truyền mở rộng đối tượng tham gia BHXH đã được BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc chú trọng và thực hiện tốt. Đặc biệt là số lao động ở khối Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp khối ngoài quốc doanh tăng lên đáng kể, chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu các khối. Người sử dụng lao động và người lao động ngày càng nhận thức đầy đủ hơn về tầm quan trong, tính thiết thực khi tham gia BHXH, đó là chính sách đảm bảo tốt hơn cho cuộc sống lâu dài của họ.

Để đạt được kết quả đó là do chính sách BHXH ngày càng phù hợp với cuộc sống của người lao động giúp họ yên tâm sản xuất trong điều kiện tiền lương và thu nhập thấp, do vậy đối tượng tham gia ngày càng đông và ngày càng được mở rộng đến các thành phần kinh tế trên toàn địa bàn tỉnh.

Bảng 2.6: Tình hình biến động đối tượng tham gia BHXH tỉnh Vĩnh Phúc

((Đơn vị: triệu đồng)

Năm Số đơn vị (đơn vị)

Lượng tăng giảm

tuyệt đối liên hoàn (đơn vị)

Tốc độ tăng liên hòan (%)

Số người tham gia BHXH (người)

Lượng tăng giảm

tuyệt đối liên hoan (người)

Tốc độ tăng liên hoàn (%)

2015 2.101 104.479

2016 2.197 96 4,57 106.910 2.431 2,33

2017 2.258 61 2,78 115.550 8.640 8,08

2018 2.383 125 5,54 122.549 6.999 6,06

2019 2.550 167 7,00 136.770 14.221 11,60

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp thu của BHXH tình Vĩnh Phúc năm 2015-2019)

Đánh giá tổng quát nhất thì đối tượng tham gia BHXH tại tỉnh Vĩnh Phúc tăng ổn định qua các năm. Có được điều này là do việc thực hiện và triển khai chính sách BHXH ở tỉnh Vĩnh Phúc ngày càng được mở rộng đến người lao động và các thành phần kinh tế khác nhau, các chính sách Bảo hiểm xã hội đi vào trong thực tế cuộc sống đang dần được phát huy tác dụng, công tác tuyên truyền và các hình thức quản lý thu bảo hiểm xã hội ngày càng đạt kết quả tốt.

Quản lý lập kế hoạch thu BHXH