CHƯƠNG 3. GIỚI THIỆU CÔNG TY VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TIẾP THỊ
3.4 Đặc điểm và năng lực chủ yếu của công ty
3.4.2 Mô tả sơ đồ tổ chức công ty
Ban giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật cho công ty, quản lý và điều hành mọi hoạt động cho công ty, định ra các chiến lược và sách lược kinh doanh cho toàn công ty.
Phòng Thị Trường: có chức năng:
Nghiên cứu đề xuất phương thức lưu thông tiêu thụ các loại sản phẩm của Vicem Hà Tiên
Xây dựng mục tiêu sản lượng qua các năm.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ bán hàng, quảng cáo, khuyến mãi, tài trợ….Các chương trình phát triển và bảo vệ thương hiệu Vicem Hà Tiên.
Nghiên cứu thị trường.
Phòng Kế toán – Tài Chính
Hạch toán tiêu thụ bao gồm hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất và tồn kho thành phẩm.
TỔNG GIÁM ĐỐC
VĂN PHÒNG
CHÍNH
NHÀ MÁY KIÊN LƯƠNG
NHÀ MÁY BÌNH PHƯỚC
TRẠM NGHIỀN THỦ ĐỨC
TRẠM NGHIỀN PHÚ HỮU
TRẠM NGHIỀN LONG AN
TRẠM NGHIỀN CAM RANH
XÍ NGHIỆP TIÊU THỤ &
DỊCH VỤ
Hạch toán các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt đông của Xí nghiệp.
Hạch toán các khoản phải thu phát sinh trong quá trình hoạt động của Xí nghiệp.
Lập các báo cáo tài chính theo quy định.Lập ngân sách hoạt đông của Xí nghiệp. Lập báo cáo tình hình thực hiện ngân sách của Xí nghiệp.
Phân tích đánh giá tình hình tài chính của Xí nghiệp và các đối tác bên ngoài.
Tham gia ký kết các hợp đồng mua, bán.
Theo dõi và báo cáo kịp thời các khoản phải thu, phải trả phát sinh.
Thực hiện công tác quyết toán.
Phòng Tổ chức hành chánh:
Căn cứ nhu cầu và tiêu chuẩn chức danh Cán bộ công nhân viên (CBCNV), đề xuất kiện toàn tổ chức bộ máy Xí nghiệp và triển khai thực hiện quyết định của Giám đốc Xí nghiệp về bố trí sắp xếp, điều động CBCNV.
Đề xuất chương trình đào tạo, tổ chức thực hiện, tổng hợp và theo dõi công tác đào tạo của Xí nghiệp theo phân cấp.
Thực hiện các quy định về đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của Người Lao động như: bảo hiểm, tiền lương, thưởng, bảo hộ lao động, thời gian làm việc, nghỉ ngơi… theo pháp luật.
Tổ chức triển khai thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động hàng ngày, lập bảng chấm công hàng tháng, đề xuất nâng lương nâng bậc, khen thưởng và kỷ luật.
Phòng Dịch vụ khách hàng
Tổ chức thực hiện các hoạt động trong giao dịch khách hàng, bán hàng, giao hàng phục vụ cho công tác tiêu thụ.
Tổ chức điều phối vận chuyển hàng hóa nhập, xuất kho và bán cho khách hàng.
Theo dõi số lượng hàng được đặt, tình hình thanh toán tiền, công nợ, phân bổ tiền hàng theo địa điểm đặt hàng của khách hàng.
Cấp mã số nhận hàng theo yêu cầu của khách hàng.
Quản lý, điều hành, giám sát việc vận hành cầu cân.
Lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho sản phẩm.
Phòng Dịch vụ kỹ thuật:
- Tiếp nhận xem xét và giải quyết các phản ánh của khách hàng về sản phẩm của Vicem Hà Tiên.
Tư vấn, hướng dẫn cho khách hàng về việc sử dụng các sản phẩm của Vicem Hà Tiên.
Phát hiện, tiếp nhận và xử lý những hành vi gian lận thương mại liên quan đến sản phẩm Vicem Hà Tiên.
Cung cấp cho khách hàng các tài liệu liên quan đến chất lượng các loại sản phẩm của Công ty khi có yêu cầu.
Kiến nghị cải tiến về mẫu mã chất lượng và tính đặc trưng khác biệt của sản phẩm của Vicem Hà Tiên.
Đề xuất tạo ra các sản phẩm mới.
Quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt động hệ thống mạng của Xí nghiệp và các máy nối mạng với Xí nghiệp của các Nhà Phân Phối.
Các Trung tâm tiêu thụ:
Có tổng cộng 7 Trung tâm, địa bàn trải dài từ Bình Định đến Cà Mau. Quản lý kênh phân phối các loại sản phẩm của Vicem Hà Tiên tại địa bàn được giao.
Tham gia trong quá trình xây dựng mục tiêu sản lượng tiêu thụ, chính sách bán hàng, các chương trình tiếp thị, hỗ trợ bán hàng, quảng cáo, khuyến mãi, tài trợ.
Phối hợp hỗ trợ NPP tổ chức các hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Vicem Hà Tiên
Triển khai thực hiện các chương trình tiếp thị, khuyến mãi, khảo sát thị trường trên địa bàn phụ trách.
Tổ chức thực hiện thăm viếng, chăm sóc khách hàng. Lập thẻ khách hàng các đầu mối lớn và các cửa hàng kinh doanh Vật liệu xây dựng trên địa bàn phụ trách.
Điểm mạnh: Công ty Vicem Hà Tiên có đội ngũ nhân sự ổn định và trình độ chuyên môn cao, nhanh nhẹn, nhiệt tình nên khả năng tiếp cận, xử lý tình huống, giao dịch với khách hàng rất chuyên nghiệp.