CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2 Các lý thuyết chính
2.2.1 Giải quyết vấn đề trong tổ chức (Problem solving in organization) (Aken, Barend & Derbiji, 2012)
Lý thuyết này là định hướng chính để thực hiện chương 3, từng phòng ban sẽ được tiếp cận qua 5 bước từ xác định vấn đề - phân tích – chọn giải pháp đề xuất – thực hiện – kiểm tra và đánh giá. Từ đó có tổng hợp hết các vấn đề cũng như giải pháp của tất cả các phòng ban trong công ty.
Giải quyết vấn đề trong tổ chức không đơn thuần chỉ là đưa ra quyết định, mà bao gồm việc tìm kiếm và xác định vấn đề, ra quyết định - thực hiện, sau đó đánh giá lại hiệu quả của việc thực hiện các quyết định đó
Giải quyết vấn đề phải xuất phát từ kinh nghiệm và nhận thức của nhà quản lý, có thể dựa trên hai thành tố tương trợ lẫn nhau:
- Đối tượng và sự hiểu biết: cần sự hiểu biết về đối tượng vấn đề cần giải quyết.
Thông hiểu cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ một cách cụ thể về marketing, vận hành hệ thống, cải tiến và tài chính.
Hiểu biết về ngành
Biết mục tiêu của khách hàng
Xác định các nguyên nhân của vấn đề
Báo cáo kết quả Tìm
dữ liệu thực tế
Phân tích, tổng hợp dữ liệu
Lựa chọn giải pháp
12
- Hiểu biết về quá trình: biết cách tiếp cận và các phương pháp phân tích - thiết kế các giải pháp kinh doanh, thay đổi chiến lược qua việc xác định được vấn đề và đưa ra giải pháp thực hiện.
Chu trình để giải quyết vấn đề trong tổ chức theo Van Stiren (1997) gồm 5 bước:
Bước 1: Xác định vấn đề. Giải quyết vấn đề trong tổ chức bắt đầu từ việc tìm vấn đề.
Đây là bước quan trọng nhất vì chúng ta không dễ nhìn nhận ra đúng vấn đề. Một người nhìn nhận vấn đề phụ thuộc vào sự hiểu biết của họ về tổ chức ở mức độ nào.
Những dấu hiệu có thể có cả mặt thấy được và mặt không nhìn thấy được. Khi tìm ra được vấn đề của tổ chức, tổng thể thì nó rõ ràng và xác đáng với những chứng cứ cụ thể, tuy nhiên các khía cạnh này không xuất hiện lúc đầu. Điều quan trọng là nên tránh lỗi phân tích trên vấn đề không đúng với đối tượng cần giải quyết.
Bước 2: Phân tích chẩn đoán. Đây là bước khó khăn vì nó luôn liên quan đến những giá trị bề nổi, xử lý thế nào để giúp thông hiểu những vấn đề đang xảy ra và cải thiện nó. Mục tiêu và giá trị cần được xem xét cụ thể khi chẩn đoán vấn đề.
Bước 3: Lựa chọn giải pháp. Giai đoạn này tương đối đơn giản khi hai bước trước đã thực hiện. Cần lựa chọn thay thế tốt nhất cho các trường hợp và hạn chế các vấn đề xung quanh.
Bước 4: Triển khai thực hiện giải pháp. Lập kế hoạch thực hiện và triển khai thực tế các giải pháp đã đưa ra. Luôn có vấn đề trong việc thực hiện các giải pháp. Điều quan trọng là phải hợp nhất giữa giải pháp và thực tại.
Bước 5: Kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện. Chủ động theo dõi những việc đang thực hiện. Giai đoạn này sẽ thấy được thực tế của việc thực hiện các giải pháp và đề xuất cải thiện một số hoặc tất cả 4 giai đoạn trước đó. Nó là giá trị để xác định xem các giải pháp trên có hiệu quả hay không.
13
2.2.2 Marketing 4Ps
Lý thuyết này được sử dụng để phân tích chiến lược phòng sales và marketing mà công ty đang thực hiện. 4Ps phổ biến trong B2C, nên trong B2B cần nhìn nhận ở khía cạnh khác. Về Product, đây là sản phẩm công nghệ, khách hàng cần nắm rõ tính năng của nó. Về Price, chiến lược giá cần xem xét các tác động từ nhiều khía cạnh: nhà cung cấp, khách hàng và chiến lược công ty cho sản phẩm này. Về Place, tiếp cận khách hàng là công ty, xí nghiệp không phải là người tiêu dùng cuối cùng nên việc phân phối hàng sẽ liên quan nhiều hơn đến kho bãi hay logistic. Về Promotion, quan trọng của việc tiếp cận người phụ trách quyết định mua cho sản phẩm này nên sẽ có những promotion đặc thù.
Trong quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh của công ty ở trung và dài hạn, thì chiến lược marketing 4P luôn là chiến lược gắn liền với một doanh nghiệp thương mại. Do đó, cần có sự đánh giá marketing 4P qua việc xem xét ở P nào đang gặp khó khăn (tài chính, nhân sự, thời gian,..) và tìm giải pháp cho P đó và/hoặc thay đổi chiến lược phù hợp với hoạt động bên trong công ty và thị trường bên ngoài.
2.2.3 Phân tích tỷ lệ (Analytical ratio)
Sử dụng các chỉ số này để phân tích tiềm lực tài chính của công ty trong phần đánh giá phòng tài chính kế toán. Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh, các nguy cơ tiềm ẩn công ty có thể gặp phải. Những chỉ số này là dữ liệu để so sánh với đối thủ cũng như trong ngành, giúp việc nhìn nhận vấn đề sát thực tế hơn.
Phân tích các chỉ số ROA hay ROE, doanh thu/tài sản,…để đánh giá hiệu quả quy trình bán hàng, tỷ suất sinh lợi của công ty, so sánh tỷ lệ này với các đối thủ hoặc trung bình ngành, từ đó tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2.2.4 So sánh với đối thủ (Interfirm comparison)
14
So sánh với đối thủ được áp dụng cho việc phân tích các yếu tố thể hiện bằng con số của các phòng ban như sales, tài chính – kế toán,… Chúng ta có thể so sánh với đối thủ cạnh tranh hay mức bình quân ngành theo từng dữ liệu (nếu có). Những thông tin định lượng này sẽ giúp nhận định dễ dàng hơn về tình hình kinh doanh của công ty.
Từ các dữ liệu doanh thu, lợi nhuận sau thuế, tài sản, khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, mức độ hài lòng của nhân viên,… so sánh với đối thủ cạnh tranh hoặc trung bình ngành để xem xét từng khía cạnh. Từ đó đưa ra giải pháp hoặc chiến lược phù hợp để nâng cao sức cạnh tranh của công ty.
2.3 Quy trình và phương pháp thực hiện Bước Phòng Ban
/ Hệ thống Vấn đề tiếp cận Dữ liệu / Phương pháp Kết quả 1 Hệ thống
quản lý chiến lược
+ Lịch sử hình thành và cấu trúc tổ chức công ty.
+ Mục tiêu và chiến lược phát triển.
+ Phong cách quản lý và văn hóa hợp tác
+ Phỏng vấn Giám đốc, sơ đồ tổ chức
+ Dữ liệu và phỏng vấn các manager về nhiệm vụ, chiến lược thực hiện, cách đo lường hiệu quả
+ Sơ đồ trách nhiệm và quyền hạn, phỏng vấn nhân viên hiểu vị trí của mình trong tổ chức
Xem xét hiểu biết của các thành viên trong tổ chức về sứ mệnh, mục tiêu, vị trí mình trong tổ chức như thế nào, mối liên kết giữa mục tiêu tổ chức-cá nhân và chức năng.
15
2 Sale và
marketing
+ Sơ đồ tổ chức phòng sale &
marketing
+ Chức năng, nhiệm vụ
+ KPI nhân viên sale
+ Chiến lược phát triển sản phẩm + Doanh thu và lợi nhuận
+ Dự án và khách hàng
+ Các báo cáo sales + Chất lượng DV + Tổ chức và quản lý doanh số
+ Dữ liệu công ty
+ Dữ liệu công ty
+ Dữ liệu công ty
+ Dữ liệu công ty, nguyên lý kim tự tháp + Dữ liệu công ty, phân tích tỷ số.
+ Dữ liệu công ty
+ Dữ liệu công ty + Báo cáo complaint + Dữ liệu công ty, phỏng vấn cấp quản lý
Đánh giá quy trình hoạt động, chiến lược kinh doanh và các kết quả so với mục tiêu tổ chức. So sánh với các công ty đối thủ (interfirm
comparision)
3 Quản lý
nhân sự
+ Chức năng và nhiệm vụ phòng nhân sự
+ Chính sách nhân sự
+ Dữ liệu công ty
+ Dữ liệu công ty
Đánh giá vai trò phòng nhân sự trong tổ chức phù hợp như thế nào với mục tiêu chiến lược công
16
+ Cấu trúc lương, lợi ích và phúc lợi + Đánh giá thăng tiến
+ Đào tạo phát triển nghề nghiệp
+ Dữ liệu công ty
+ KPI report, feedback
+ Kế hoạch đào tạo phát triển
ty, sự hài lòng của nhân viên và sự gắn bó với tổ chức cho sự phát triển bền vững
4 Logistic + Tồn kho sản phẩm
+ Giao nhận hàng hóa
+ Dữ liệu tồn kho và kế hoạch nhập kho
+ Các phương thức giao hàng
Đánh giá tối ưu hóa tồn kho và các vấn đề trong vận chuyển đến khách hàng 5 Tài chính -
kế toán
+ Quy trình kế toán + Thông tin kế toán
+ Cấu trúc nguồn vốn
+ Chính sách tài chính
+ Nguồn tài chính
+ Dữ liệu công ty
+ Phỏng vấn kế toán trưởng, các nhân viên trong tổ chức
+ Phỏng vấn Ban Giám Đốc
+ Phỏng vấn Ban Giám Đốc
+ Dữ liệu công ty
Qua các quy trình và chính sách tài chính kế toán của công ty, đánh giá tình hình tiềm lực so với mục tiêu nhiệm vụ của công ty. Các rủi ro có thể có gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu
17
kinh doanh 6 Các giải
pháp tổng thể từ các kết quả phân tích bước 1 đến bước 5
+ Phân tích tỷ lệ + Benchmarking
+ So sánh công ty cạnh tranh
+ MECE +…
Đưa ra các giải pháp khắc phục hay hạn chế các vấn đề ảnh hưởng xấu đến công ty
7 Lựa chọn giải pháp tối ưu và phù hợp với công ty
Dựa trên tính khả thi về kinh tế, hoạt động tổ chức và giới hạn về thời gian
Đánh giá lựa chọn giải pháp nào, thứ tự ưu tiên ra sao để phù hợp với công ty cho các mục tiêu đã đề ra.
Qua chương 2 đã trình bày từng bước tiếp cận các phòng ban của công ty để tìm ra từng vấn đề cụ thể, quy trình theo phương pháp chẩn đoán vấn đề trong tổ chức. Việc phân tích từng phòng ban để tìm ra vấn đề được trình bày trong chương tiếp theo
18