CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.8. CÁC CƠ SỞ XÂY DỰNG KPI
KPI là những chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động trong doanh nghiệp. Quá trình xây dựng KPI gắn liền với việc thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Muốn các KPI đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần có những cơ sở cho việc hình thành nhƣ sau:
- Thực hiện quản trị theo mục tiêu, phân bổ mục tiêu kinh doanh t cấp cao nhất tới các phòng ban chức năng và nh n viên th a hành.
- Thực hiện phân tích công việc nhằm xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
- Xác định những chỉ tiêu đánh giá chính: là những công việc chính yếu mà m i bộ phận, m i nhân viên phải thực hiện. M i chỉ tiêu đƣợc xác định một trọng số nhất định.
- Xác định năng lực cần thiết để hoàn thành công việc và xây dựng t điển năng lực hướng dẫn đánh giá mức độ các mức năng lực cần thiết.
- Xác định tiêu chuẩn đánh giá.
- Xây dựng biểu mẫu và quy trình.
Ngoài ra đề tài xây dựng KPI dựa trên bộ KPI chuẩn đƣợc tham khảo t các website về nhân sự (http://www.businesspro.vn ) nhƣ sau:
- KPI về l i sản phẩm ( tỷ lệ hàng hƣ) : Tỷ lệ hàng hƣ là toàn ộ các sản phẩm bị hƣ do ộ phận ho c cá nh n đó làm ra
o Tỷ lệ hàng hƣ cá nh n
Tỷ lệ hàng hƣ của cá nhân có thể tính theo công đoạn hay sản phẩm.
Bạn nên có một chính sách thưởng/phạt để khuyến khích giảm và phạt tăng đối với tỷ lệ này.
o Tỷ lệ hàng hƣ ộ phận
Bằng tổng số lƣợng hƣ/tổng số lƣợng sản phẩm/ đơn hàng.
Bạn có thể tạo ra chính sách thưởng phạt.
- KPI về quản lý nguyên vật liệu o Tỷ lệ kiểm tra nguyên vật liệu
Tỷ lệ kiểm tra nguyên vật liệu trên các đơn hàng m i tháng.
Tỷ lệ này thường là 100%. Tỷ lệ càng cao chứng t doanh nghiệp đã kiểm soát tốt nguyên vật liệu trước khi sản xuất.
- KPI về bảo trì( Chỉ số hiệu quả hoạt động bảo trì)
o Bản chất các bộ phận sản xuất là khách hàng c ủa bộ phận bảo trì, do vậy để đánh giá hiệu quả của bộ phận bảo trì thì một trong các tiêu chí là đánh giá sự thoả mãn của khách hàng.
o Các chỉ tiêu đánh giá ao gồm: phản ứng nhanh chóng hay không?
s a tốt hay không? s a nhanh chóng hay không? Với m i trường hợp, bạn cần đưa ra trọng số xem trường hợp s a chữa đó thuộc trường hợp nào? ình thường, khó hay rất khó.
o Có hai cách đánh giá là đánh giá định k và đánh giá ngay sau khi thực hiện, việc đánh giá ngay sẽ có hiệu quả hơn, tất nhiên là tiêu tốn thời gian và tiền bạc hơn.
- KPI về đào tạo( tỷ lệ nh n viên đƣợc đào tạo)
o Tỷ lệ này đƣợc tính cho số nh n viên đƣợc đào tạo/ tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.
o Bạn có thể dùng các tỷ lệ nh n viên đƣợc đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.
- KPI về đánh giá công việc( tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc) o Tỷ lệ này cho bạn biết số nh n viên đảm bảo công việc là bao nhiêu.
o Bạn nên so sánh tỷ lệ này giữa các bộ phận với nhau, và giữa các tháng với nhau.
- KPI về lòng trung thành( tỷ lệ nhân viên muốn ra đi)
o Công thức= tỷ lệ nhân viên muốn ra đi/ tổng số nhân viên.
o Tỷ lệ này phản ánh số nhân viên sẵn sàng ra đi khi có điều kiện, tuy vậy sẽ vẫn còn một bộ phận nh n viên c n lƣ ng lự ra đi không nằm trong tỷ lệ này.
- KPI về hoạt động cải tiến( Tổng số ý kiến)
o Bạn nên theo dõi số ý kiến theo t ng tháng và theo t ng bộ phận.
o Đối với các bộ phận có ít ý kiến thì bạn cần có biện pháp thúc đẩy sự sáng tạo của các bộ phận đó. ƣu ý là ý kiến chỉ đƣợc xét khi nó thực sự có giá trị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
BSC & KPI là một hệ thống quản trị hữu hiệu trong việc triển khai thực hiện chiến lƣợc. Bằng cách liên kết tầm nhìn, chiến lƣợc với các yếu tố quyết định thành công của bốn khía cạnh: Tài chính, khách hàng, hiệu quả hoạt động và đào tạo – phát triển của tổ chức trong mối quan hệ nhân quả. Cùng với việc xây dựng hệ thống thước đo có thể lượng hoá và đo lường được bằng các tiêu chí cụ thể đã giúp cho tổ chức, doanh nghiệp xác định rõ con đường đi đến thành công.
BSC là hệ thống đo lường v a là hệ thống quản lý chiến lược và là công cụ trao đổi thông tin. Với những ƣu điểm vƣợt trội, SC đang đƣợc nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới áp dụng và trở nên hùng mạnh. Những năm gần đ y, các tổ chức của Việt Nam cũng đã ắt đầu nghiên cứu, ứng dụng lý thuyết này. Trong m i khía c ạnh, SC đều diễn giải chiến lƣợc hình thành các mục tiêu giúp tổ chức lựa chọn phương thức vận hành trong t ng giai đoạn.
Đồng thời, SC cũng trình ày các thước đo để đo lường việc thực hiện các mục tiêu, đồng thời đề xuất các sáng kiến và kế hoạch hành động nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra.