CHƯƠNG 4. ÁP DỤNG BỘ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC THEO KPI CHO PHÒNG KỸ THUẬT
4.4. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ CÔNG VIỆC THEO KPI
Thông qua quy trình đánh giá công việc mới, cũng nhƣ ph ng vấn giám đốc, trưởng phòng kỹ thuật và các nhân viên phòng kỹ thuật ta thấy hệ thống mới có những ƣu khuyết điểm sau:
Bảng 4.4 Ƣu, nhƣợc điểm của quy trình đánh giá công việc theo KPI Ý kiến của lãnh đạo Ý kiến của nhân viên
Ƣu điểm - Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện - Hệ thống đánh giá minh ạch - Thời gian đăng ký công việc mới tương đồng với hệ thống cũ nên thuận tiện cho việc thực hiện
- Quản lý nhân viên tốt hơn thông qua việc kiểm soát mức độ hoàn thành công việc
- Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện - Hệ thống tính lương, thưởng chính xác hơn, tương ứng với công sức b ra của m i nhân viên
- Kiểm soát công việc tốt hơn khi có mục tiêu của tổ chức cũng nhƣ cá nhân rõ ràng
Nhƣợc điểm - Mới chỉ trên lý thuyết, chƣa đƣa vào áp dụng thực tế
- Cần thời gian dài và sự kết hợp của toàn bộ nh n viên để hệ thống vận hành đƣợc hiệu quả
- Một số nhân viên không hài lòng do tốn công sức nhưng thưởng không đƣợc tăng thêm
Hệ thống đánh giá công việc với có những ƣu điểm nhƣng cũng tồn tại những nhƣợc điểm, và để khắc phục những nhƣợc điểm đó, giải pháp đƣợc đề xuất là :
- Tổ chức các lớp đào tạo về KPI cho toàn bộ nh n viên để mọi người hiểu rõ về lợi ích mà KPI mang lại cho cá nh n cũng nhƣ tổ chức của mình.
- Tiến hành th nghiệm thực tế.
- Lập 1 tổ kiểm soát KPI thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện của t ng nhân viên.
TỔNG KẾT CHƯƠNG 4
Chương 4 đã giải quyết được vấn đề đang tồn tại trong hệ thống là đánh giá công việc của nhân viên không chính xác thông qua áp dụng bộ chỉ số KPI cho phòng kỹ thuật.
Để áp dụng KPI cho phòng kỹ thuật, ta đã tiến hành xây dựng bản đồ chiến lược của công ty để có cái nhìn tổng quát về định hướng của công ty trong tương lai. Tiếp đó là áp dụng bộ chỉ số KPI cho phòng kỹ thuật thông qua tình hình sản xuất thực tế, các số liệu sản xuất năm cũ và tham khảo ý kiến của giám đốc, trưởng các phòng ban, nhân viên và các bộ phận sản xuất.
Áp dụng bộ chỉ số KPI cho phòng kỹ thuật giúp cho hệ thống vận hành hiệu quả hơn thông qua các chỉ tiêu c ụ thể. Cách đánh giá khách quan, minh bạch và tính thưởng dựa trên mức độ hoàn thành công việc sẽ tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn, góp phần n ng cao năng suất chung cho toàn nhà máy.
5. CHƯƠNG 5 . TỔNG KẾT
Đóng góp của khoá luận: Đề tài đã xác định đƣợc những tồn tại trong hệ thống đánh giá công việc cũ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nh n viên cũng nhƣ vấn đề quản lý nhân sự. Cụ thể là hệ thống đánh giá công việc cũ rất mơ hồ, không có thang đo cụ thể, tạo nên sự không hài lòng của một số nh n viên cũng nhƣ g y khó khăn trong việc quản lý nhân viên c ủa cấp lãnh đạo.
Tiếp theo, đề tài đã x y dựng đƣợc sơ đồ chiến lƣợc của công ty giai đoạn 2013-2017 ( đƣợc tổng hợp ở hình 4.1 trang 28). Thông qua các mục tiêu chiến lƣợc rõ ràng và các mối liên hệ ch t chẽ giữa các mục tiêu, bản đồ chiến lược góp phần cho nhân viên thấy cái nhìn rõ hơn về định hướng của công ty trong tương lai.
Bên cạnh đó đã áp dụng bộ chỉ số đánh giá công việc theo KPI cho phòng kỹ thuật. Bộ chỉ số KPI cho phòng kỹ thuật thể hiện ở bảng 4.2 trang 47, cho ta thấy các tiêu chí cụ thể theo bốn khía cạnh Tài chính, khách hàng, hiệu quả hoạt động và đào tạo – phát triển. Sau c ng là đã x y dựng đƣợc quy trình tính đánh giá công việc cũng như quy định tính thưởng mới. Hệ thống đánh giá công việc mới có nhiều ƣu điểm đánh kể( Bảng 4.4 trang 51). Áp dụng KP I cho phòng kỹ thuật góp phần giải quyết tồn tại trong hệ thống đánh giá công việc cũ, làm tăng hiệu quả công việc của nhân viên thông qua hệ thống đánh giá công việc khách quan, minh bạch.
BSC & KPI cho phòng kỹ thuật ra đời với sự thảo luận về tầm nhìn, chiến lƣợc, các mục tiêu chiến lƣợc của các cấp quản trị trung gian đã tác động tích cực đến ý thức quản trị của toàn hệ thống các phòng ban trong công ty.
Hạn chế của khoá luận:
- Cần có thời gian dài để th nghiệm để tối ưu phương pháp này.
- Chỉ mới tiến hành phân tích ở một phòng ban ( phòng kỹ thuật) , c ần mở rộng phạm vi ra tất cả các ph ng an cũng nhƣ toàn hệ thống công ty.
Tuy nhiên, đ y là cơ sở để công ty thực hiện đánh giá công việc theo KPI. Hy vọng trong thời gian tới công ty sẽ áp dụng th nghiệm để ta có thể tối ưu hiệu quả của phương pháp này.
Hướng mở rộng đề tài:
- Xây dựng BSC cho công ty, các xí nghiệp và các phòng ban.
- Phổ biến BSC & KPI cho tất cả các cấp quản lý cũng nhƣ nh n viên.
- Tiến hành th nghiệm đánh giá công việc theo KPI trên phạm vi toàn công ty. Qua đó xem x t những khó khăn g p phải, tiến hành khắc phục và tối ƣu phương pháp này.
TÀI LIỆU TH M KHẢO
Bùi Nguyên Hùng, Nguyễn Thuý Qu nh oan (2004). . Tp.HCM: NX ĐH Quốc gia TP.HC .
Cộng đồng doanh nhân. (2008). KPI về sản xuất chất lƣợng. Có tại:
http://www.businesspro.vn/index.php?option=com_content&view=articl e&id=89:kpi-v-sn-xut-cht-lng&catid=205:h-thng-qun-ly&Itemid=671 Công ty tƣ vấn quản lý OCD. (2013). M
doanh nghi p. Có tại: http://ocd.vn/tin-tuc/tri-thuc-quan-ly/1105-mot-so- van-de-khi-trien-khai-kpi- tai-doanh-nghiep.html
David, P. (2007). Key performance indicators: developing, implementing, and using winning KPIs. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc, Hoboken.
David, P. (2009). . Tp.HCM: NX Tổng hợp TP.HCM.
Doran, G. T. (1981). There's a S.M.A.R.T, way to write management's goals and objectives. Management Review, Volume 70, Issue 11(AMA FORUM), pp. 35-36).
John, F. (2011). Key Performance Indicators (KPI): How an organization defines and measures progress toward its goals. Retrieved from
http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/keyperfindic.htm Nguyễn Văn Điểm và Nguyễn Ngọc Qu n (2004). .
Hà Nội: NX ao động – Xã hội.
Nguyễn Thành Hội (2002). . Hà Nội: NX Thống kê.
Trần Kim ung (2001). . Hà Nội: NX Giáo dục.
Trung t m Năng Suất Việt nam. (2010).
vi c . Có tại:
http://www.vpc.org.vn/Desktop.aspx/KPI/Thong-tin-chung- KPI/Thong_tin_chung_ve_KPI/
PHỤ LỤC 1
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng KT-QA-KCS 1.1 Chức năng, nhiệm vụ
- Biên soạn tiêu chuẩn kiểm tra, phương pháp kiểm tra và thực hiện cũng như giám sát công tác kiểm tra phụ tùng, thiết bị, nguyên vật liệu nội ngoại nhập, bán thành phẩm, thành phẩm trên dây chuyền sản xuất và gia công ngoài.
- Biên soạn các quy trình, quy định và giám sát cũng nhƣ x lý các vấn đề liên quan đến việc thực hiện các quy trình công nghệ, quy trình vận hành, quy trình an toàn…
- Tham gia lập kế hoạch và huấn luyện an toàn lao động, quy trình công nghệ, quy trình vận hành định k ho c đột xuất cho Xí nghiệp và các đối tƣợng thực tập, th việc tại Xí nghiệp.
- Lập và theo dõi, tổng hợp báo cáo kế hoạch về s a chữa lớn, s a chữa thường xuyên, an toàn bảo hộ lao động và vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đầu tư thiết bị mới, công nghệ mới và mở rộng sản xuất cũng nhƣ tham gia học tập, lắp đ t, vận hành th , nghiệm thu và bàn giao các thiết bị mới, công nghệ mới cho sản xuất.
- H trợ xác minh trình lãnh đ ạo xét duyệt sáng kiến và công tác quản lý tải sản cố định.
- Xây dựng thực hiện và duy trì hệ thống đảm bảo chất lƣợng, hệ thống quản lý ISO.
- Báo cáo kịp thời các vấn đề liên quan đến chất lƣợng sản phẩm, máy móc thiết bị, an toàn lao động mà không đúng theo quy trình, quy định cho Ban giám đốc.
1.2 Quyền hạn
- Tổ chức phân công nhân sự trong phòng hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ.
- Chỉ đạo trực tiếp công tác của tổ cơ điện.
- Đề xuất t chối nhập các nguyên vật liệu không đạt chất lƣợng.
- Đề xuất ngƣng sản xuất các công đoạn không đảm bảo an toàn và chất lƣợng sản phẩm.
- T chối ký nhập các bán thành phẩm, vật tƣ không đạt chất lƣợng.
- X lý các vấn đề kỹ thuật, công nghệ, thiết bị liên quan đến chất lƣợng sản phẩm.
- Đề xuất x lý các trường hợp vi phạm về quy trình công nghệ, vận hành bảo dƣ ng thiết bị và an toàn lao động.
1.3 Mối liên hệ với các phòng ban 1.3.1 Phòng nghiệp vụ
- Tham gia thực hiện định mức lao động, đánh giá năng lực, tay nghề của công nhân.
- Huấn luyện công nhân, sinh viên thực tập về quy trình s ản xuất, về an toàn lao động.
- Ký xác nhận KCS trong bảng lương sản phẩm.
- Tham gia đào tạo thi n ng lương n ng ậc cho công nhân.
- Quyết toán công tác bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy.
- Kiểm soát quá trình thực hiện ISO.
- Cung cấp các định mức vật tƣ để dự trù mua hay nhập.
- Cung c ấp các tiêu chuẩn, bản vẽ kỹ thuật liên quan đến việc mua hay nhập hàng.
- Cung cấp các quy cách ho c vật tƣ mẫu cho các phụ tùng ho c thiết bị mua hay đ t nhập.
- Xem xét các chứng t nhƣ : chứng chỉ chất lƣợng và tổ chức kiểm tra kịp thời đảm bảo cho sản xuất.
- Kiểm tra vật tƣ định k để xác đinh tình trạng.
1.3.2 Phòng Tài chánh – Kế toán
- Quyết toán chi phí s a chữa lớn thiết bị và phương tiện vận chuyển.
- Theo dõi các chi phí sản xuất gia tăng đột biến để tìm nguyên nhân khắc phục.
- Kê khai đánh giá tài sản cố định, thanh lý tài sản không cần dùng.
- Cung cấp kịp thời các định mức, quy tồn quyết toán vật tƣ để tính giá thành.
- Cung cấp năng lực và tình trạng các thiết bị để lập kế hoạch s a chữa lớn, s a chữa thường xuyên.
- Thực hiện áo cáo theo quy định của Bộ tài chính.
1.3.3 Ph n xưởng
- Tham gia thực hiện các đánh giá xác định tay nghề của công nhân.
- Bảo dư ng các thiết bị theo định k để không ảnh hưởng đến sản xuất.
- Khắc phục s a chữa các hƣ h ng đột xuất.
- Kiểm tra và giám sát các công đoạn sản xuất, để ổng định chất lƣợng sản phẩm.
- Thông báo kịp thời về các nguồn năng lƣợng cung cấp cho sản xuất.
- Phổ biến các quy định của nhà nước về kỹ thuật, chất lượng, an toàn lao động.
- Các biện pháp đảm bảo an toàn của công nhân.
- Bố trí KCS theo sản xuất.
- Ký xác nhận KCS trong quá trình tạo sản phẩm.
- Kiểm soát quá trình thực hiện ISO.
PHỤ LỤC 2
Biểu mẫu đánh giá công việc theo KPI của Công ty Cổ phần Phát triển Năng lực Tổ chức (OC )
PHỤ LỤC 3
1. Tiêu chuẩn bình bầu ABC
1.1 Bình bầu A,B,C và mức thưởng hàng tháng
- Chủ yếu dựa vào hiệu quả và năng suất lao động trong thời điểm xét, ngày công chỉ để tham khảo và xét cho những công việc không đánh giá đƣợc bằng năng suất và hiệu quả cụ thể. Tuy nhiên, để đƣợc tham gia bình bầu thì thời gian làm việc ít nhất phải đ ạt 50% ( số ngày công thực tế + công phép trong tháng).
- Ngày công không tham gia s ản xuất như: nghỉ phép, việc riêng có lương, nghỉ chế độ lao động nữ thì được hưởng lương cơ ản đầy đủ theo chế độ Nhà Nước quy định và được tính là ngày công để bình bầu ABC, không được tính lương sản phẩm và năng suất.
- Ngày công làm việc thực tế gồm những ngày: Trực tiếp làm việc, hội họp, học tập ngắn ngày (dưới 30 ngày), công tác, đi du lịch trong nước và nước ngoài (do công ty phân bổ chỉ tiêu cho các đơn vị ho c đề c trực tiếp cán bộ - công nh n lao động có lãnh đạo công ty duyệt) thì đƣợc tính là ngày công trực tiếp để tính lương sản phẩm và năng suất.
- Với người làm việc có định mức : o Loại A: Đạt định mức 100%
o Loại : Đạt định mức t 90% đến < 100%
o Loại C: Đạt định mức t 50% đến < 90%
o Không x t: Định mức < 50%
- Với người làm việc không có định mức:
o Loại A: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hiệu quả cao – số ngày công thực tế + phép 90%/công chuẩn tháng.
o Loại B: Hoàn thành nhiệm vụ nhƣng hiệu quả chƣa cao – số ngày công thực tế + phép < 90%/công chuẩn tháng và không nghỉ quá 1
công việc riêng không lương (Ro)/ho c 2 công ố m, nghỉ thai sản đúng chế độ.
o Loại C: ƣới hai tiêu chuẩn trên, có số ngày nghỉ ốm 50%
công/tháng và không bị kỷ luật.
- Riêng đối với người lao động th việc chưa có ph p nếu có nhu cầu nghỉ thì được nghỉ 01 ngày Ro không bị ảnh hưởng ABC tháng.
- Không bình bầu A C tháng đối với trườn hợp sau:
o Số ngày nghỉ ốm > 50% công/ tháng và có giấy xác nhận của bệnh viện.
o Việc riêng dài hạn có giấy duyệt của lãnh đạo đơn vị và công ty.
o Bị kỷ luật văn ản t hình thức khiển trách trở lên.
1.2 Bình bầu BC năm
- Đƣợc tính theo kết quả bình bầu ABC hàng tháng của đơn vị trong năm.
- Đối với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ tai nạn bình bầu A C năm được tính theo số tháng thực tế làm việc trong năm.
- Loại C c ả năm đối với những người sinh con thứ 3 trở lên (nếu 2 vợ chồng cùng làm công ty chỉ hạ 1 người – vợ).
- Những trường hợp không x t A C năm:
o Có số ngày nghỉ việc riêng không lương cộng dồn trên 60 ngày/năm.
o Bị kỷ luật bằng văn ản t hình thức khiển trách trở lên.
1.3 Hệ số - Loại A: Hệ số 1 - Loại B: Hệ số 0,8 - Loại C: Hệ số 0,4
1.4 Mức thưởng
- ABC tháng: Tu tình hình sản xuất kinh doanh mà quyết định mức thưởng ABC tháng 20% quỹ lương thực chi của đơn vị (được ph n chia theo lương công việc).
- A C năm: ình qu n công nh n lao động thưởng cuối năm t 01 đến 02 tháng lương thu nhập tu theo kết quả sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng được phân phối trên 1 đồng tiền lương ình qu n trong năm của người lao động, cụ thể theo quy chế trả lương thưởng của công ty ban hành.
PHỤ LỤC 4
Báo cáo chất lƣợng 2013 của Xí nghiệp ắc quy Sài Gòn Tổng số giờ d ng máy ở các
công đoạn (Đúc sườn, trát cao, cắt thẻ, lắp ráp)
Tổng phế phẩm các công đoạn (Đúc sườn, trát cao, cắt thẻ, lắp ráp) 2012
(giờ)
2013 (giờ)
% giảm Phế phẩm 2012 (%)
Phế phẩm 2013 (%)
%giảm
Tháng 1 118.83 110.5 7.01 0.790 0.751 4.94
Tháng 2 118.83 98.67 16.97 0.790 0.753 4.68
Tháng 3 118.83 108.96 8.31 0.790 0.716 9.37
Tháng 4 118.83 104.14 12.36 0.790 0.824 -4.30
Tháng 5 118.83 102.42 13.81 0.790 0.813 -2.91
Tháng 6 118.83 111.54 6.13 0.790 0.742 6.08
Tháng 7 118.83 113.62 4.38 0.790 0.667 15.57
Tháng 8 118.83 103.42 12.97 0.790 0.743 5.95
Tháng 9 118.83 115.75 2.59 0.790 0.748 5.32
Tháng 10 118.83 127.68 -7.45 0.790 0.843 -6.71
Tháng 11 118.83 100.00 15.85 0.790 0.721 8.73
Tháng 12 118.83 91.27 23.19 0.790 0.727 7.97
Trung bình 118.83 107.33 9.68 0.790 0.754 4.56
Số lƣợng sáng kiến 2013
Số lƣợng than phiền khách hàng 2013
Phần trăm bình ắc quy gắn máy l i (%)
Phần trăm bình ắc quy dân dụng l i (%)
Phần trăm bình ắc quy ô tô l i
(%)
Tháng 1 1 1 2.0 0.60 0.83
Tháng 2 0 0 1.8 0.52 0.77
Tháng 3 2 1 2.3 0.71 0.85
Tháng 4 3 0 2.1 0.55 0.81
Tháng 5 0 0 1.9 0.60 0.62
Tháng 6 0 0 1.7 0.88 0.75
Tháng 7 1 0 2.0 0.76 0.96
Tháng 8 0 0 2.4 0.92 0.83
Tháng 9 0 1 2.5 0.81 0.72
Tháng 10 0 0 2.2 0.79 0.89
Tháng 11 1 0 1.9 0.83 0.81
Tháng 12 4 0 1.6 0.76 0.78
Tổng cộng 12 3
Trung bình 2.03 0.73 0.80
PHỤ LỤC 5
Quy trình thực hiện giao và đánh giá kết quả công việc tháng Sau khi có đƣợc Balanced scorecard & KPI cho phòng kỹ thuật thì ta tiến hành xây dựng quy trình thực hiện giao và đánh giá công việc tháng theo KPI.
M i nhân viên phải thực hiện theo quy trình đánh giá này, và sau m i tháng sẽ có đƣợc phần trăm hoàn thành công việc cụ thể. Phần trăm hoàn thành công việc này sẽ thay thế cho hệ số ABC hiện tại.
Mẫu biểu đánh giá công việc đƣợc tham khảo t tài liệu tƣ vấn xây dựng KPI của Công ty cổ phần phát triển năng lực tổ chức OCD.
Thời gian thực hiện đánh giá công việc vẫn tuân theo thời gian làm việc cũ của Xí nghiệp.
1. Đăng ký và đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác tháng (sử dụng phần A của biểu mẫu ĐGKQCVT-01)
- Nhân viên: m i nhân viên thực hiện đăng ký kế hoạch công tác tháng sau cho cấp quản lý trước ngày 25 ( biểu mẫu có thể thực hiện theo quy định của nội bộ phòng/ban, có thể dùng email).
- Phụ trách phòng/ban: phân công công việc và lập biểu mẫu ĐGKQCVT-01, liệt kê công việc, yêu c ầu công việc và trọng số của tất cả nhân viên trong phòng/ban ( cột 3,4,5) g i về bộ phận nhân sự. Thời hạn : sau ngày họp giao ban 4 ngày làm việc.
- Bộ phận nhân sự rà soát biểu mẫu ĐGKQCVT-01 c ủa các ph ng/ an để phát hiện các bất hợp lý, bất cập… và tham mưu cho các phụ trách phòng/ban điều chỉnh trước khi trình cho lãnh đạo đơn vị.
- Bộ phận nhân sự tập hợp và trình biểu mẫu này cho lãnh đ ạo để nắm đƣợc công việc của t ng phòng/ban và hiệu chỉnh( nếu cần). Thời hạn: 2 ngày làm việc sau ngày các phòng gởi về.