CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG
4.4. Xác định các chỉ số đo lường cốt lõi (KPIs) cho Công ty
Sau khi đã thiết lập xong bản đồ mục tiêu chiến lƣợc cho công ty DOMESCO, bước tiếp theo là xây dựng các tiêu chí đo lường cốt lõi cho từng mục tiêu chiến lược. Các tiêu chí đo lường được xây dựng dựa trên các mục tiêu chiến lƣợc kết hợp với việc nghiên cứu tình hình thực trạng tại công ty.
Trên cơ sở các mục tiêu chiến lƣợc và mục tiêu đƣợc cụ thể hóa ở từng phương diện ở Hình 4.1, tác giả tiến hành phỏng vấn Ban Điều hành và kết hợp với các dữ liệu đo lường có trong tài liệu nội bộ công ty, bộ thước đo đề xuất trình bày trong Phụ lục 3, để tìm ra các chỉ số đo lường cốt lõi (KPIs) cho các mục tiêu chiến lƣợc. Quá trình và kết quả thảo luận đƣợc trình bày ở Phụ lục 7.
Kết quả thảo luận với Ban lãnh đạo công ty xác định các KPIs phù hợp nhƣ sau:
Thước đo cho phương diện tài chính:
Gia tăng giá trị cổ đông đƣợc đánh giá qua ROI- tỷ số tài chính để đo khả năng sinh lời trên mỗi đồng vốn, giá trị ROI càng cao thể hiện vốn đầu tƣ sử dụng càng hiệu quả.
Tăng trưởng doanh thu được đánh giá qua 2 thước đo – ngoài tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng năm, Ban lãnh đạo thống nhất thêm thước đo Tỷ lệ doanh thu hàng sản xuất/tổng doanh thu theo mục tiêu tập trung phát triển hàng công ty sản xuất.
Giảm chi phí hoạt động: đánh giá qua % giảm chi phí hàng năm. Tỷ lệ chi phí giảm phản ánh chiến lƣợc giảm phí toàn diện mà công ty đang thực hiện.
Thước đo cho phương diện khách hàng:
Sản phẩm chất lƣợng cao: đƣợc đánh giá qua tỷ lệ khách hàng trả lời hài lòng trên bảng khảo sát, sản phẩm thuốc đƣợc khách hàng đánh giá qua các tiêu chí nhƣ: chất lƣợng điều trị bệnh, sự phản hồi tích cực của bệnh nhân, chất lƣợng trong bảo quản, cảm quan bên ngoài so với các nhà sản xuất khác,…dữ liệu cho thước đo này được lấy từ kết quả khảo sát khách hàng của công ty DOMESCO hàng năm.
Xây dựng lòng trung thành của khách hàng: đƣợc đánh giá qua tỷ lệ khách hàng đặt lại. Thước đo này phù hợp để đánh giá mục tiêu này, đặc biệt phản ánh sự trung thành các khách hàng lẻ thuộc đối tƣợng nhà thuốc, đại lý phân phối.
Thời gian cung ứng ngắn hơn đối thủ: đƣợc đánh giá qua Thời gian hoàn thành một đơn hàng từ lúc đặt hàng và Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn. Hai thước đo này phản ánh đúng bản chất mục tiêu, việc đáp ứng đúng thời gian giao hàng đặc biệt quan trọng cho các đơn hàng trúng thầu bệnh viện, bởi đặc thù ngành y tế nhu cầu thuốc hàng ngày và hàng giờ. Việc thiếu thuốc cung ứng gây ảnh hưởng không tốt uy tín doanh nghiệp và trách nhiệm xã hội.
Tăng cường phát triển khách hàng mới: được đánh giá qua Tỷ lệ doanh thu từ khách hàng mới trên tổng doanh thu của công ty
Giá bán thấp hơn đối thủ trực tiếp: theo thông tƣ 01/2013/BYT quy định về công tác đấu thầu trong bệnh viện, ƣu tiên các sản phẩm có giá thấp. Vì vậy, thước đo chênh lệch giá so với đối thủ trực tiếp được chọn để đáp ứng công tác thầu của công ty.
Thước đo cho phương diện Quy trình nội bộ:
Tuân thủ quy định liên quan đến hoạt động của công ty: Ngành Dƣợc đòi hỏi quy trình sản xuất cực kỳ nghiêm ngặt, việc sai sót nhỏ có thể gậy hậu quả lớn cho hoạt động sản xuất của công ty. Ví dụ: công nhân không tuân thể đúng quy trình vệ sinh trước khi vào nhà xưởng có thể gây nhiễm vi sinh sản phẩm thuốc, buộc hủy bỏ lô sản xuất và sản xuất lại, tổn thất cực lớn. Thước đo Tổn thất do sai quy trình hoạt động/ tổng doanh thu đƣợc lựa chọn.
Tăng sự phối hợp giữa các hoạt động điều hành: thước đo phù hợp được chọn là Tỷ lệ công việc nội bộ đƣợc hoàn thành đúng hẹn
Cải tiến chất lượng dịch vụ và tối đa hóa năng suất: đánh giá qua thước đo Tỷ lệ cải tiến quy trình thành công và Tỷ lệ giảm thời gian chu kỳ sản xuất. Do hiện tại nhà máy DOMESCO đang trong tình trạng gần hết công suất, do đó, việc cải tiến quy trình tiết kiệm thời gian và áp dụng thành công sẽ giúp công ty tối đa hóa năng suất.
Nâng cao hoạt động R&D: được đánh giá qua thước đoSố lượng bằng sáng chế và Tỷ lệ phát triển sản phẩm mới thành công. Số lƣợng bằng sang chế phản ánh quy mô hoạt động R&D, tuy nhiên cần kết hợp tỷ lệ phát triển sản phẩm mới thành công vì quá trình thực hiện tại quy mô phòng thí nghiệm và quy mô thực tế là hoàn toàn khác.
Tìm kiếm, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có chi phí đầu vào thấp: Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng 30-50% giá thành sản xuất, để giảm
chi phí, việc chọn nhà cung cấp có giá thâp rất quan trọng. Thước đo Chi phí giá vốn mua hàng giữa các nhà cung cấp giúp so sánh và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng mục tiêu này.
Phương diện: Học hỏi và phát triển
Bố trí người giỏi vào vị trí nòng cốt: Nhân viên nòng cốt làm sườn cho cấu trúc doanh nghiệp, thước đo Tỷ lệ giải quyết vấn đề nhằm đánh giá mức độ giải quyết vấn đề phát sinh tại các vị trí đƣợc bổ nhiệm.
Nâng cao, phát triển kỹ năng chuyên môn nhân viên: đƣợc đánh giá qua thước đo Tỷ lệ hoàn thành phát triển năng lực. Qua thước đo này công ty đánh giá hiệu quả quá trình đào tạo, chương trình đào tạo nhằm điều chỉnh, đáp ứng tối đa hóa kỹ năng cho nhân viên
Cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên: đánh giá qua thước đoMức độ hài lòng của nhân viên qua phiếu khảo sát. Nội dung khảo sát gồm các tiêu chí:
mức độ hài lòng về lương, phúc lợi, cơ hội thăng tiến, hoạt động hỗ trợ từ lãnh đạo,…được công ty thực hiện hàng năm. Dữ liệu cho thước đo được lấy từ báo cáo nội bộ công ty DOMESCO
Khai thác hiệu quả công nghệ thông tin hiện đại: việc đầu tƣ công nghệ thông tin hiệu quả được đánh giá qua thước đo Tỷ lệ nhân viên có thể khai thác hệ thống thông tin. Khai thác tốt công nghệ thông tin tương ứng độ linh hoạt, tự động hóa cao, đồng thời nâng cao tri thức của con người. Phù hợp với triết lý kinh doanh nâng cao hàm lƣợng tri thức công ty đặt ra.
Phát huy bản sắc văn hóa công ty: các chuyên gia lựa chọn 2 thước đo Các phong trào thi đua đƣợc thực hiện và Tỷ lệ nhân viên thực hiện tốt quy chế công ty để đánh giá mục tiêu này.
Sau khi ghi nhận ý kiến chuyên gia, tác giả tổng hợp được 25 chỉ số đo lường cốt lõi phù hợp cho công ty DOMESCO, đƣợc thể hiện ở Bảng 4.6:
Bảng 4.6: Các chỉ số đo lường cốt lõi cho Công ty DOMESCO.
Mục tiêu Thước đo Công thức tính
Phương diện: Tài chính F1. Gia tăng giá trị cổ đông.
Tỷ suất lợi nhuận trên vốn
đầu tƣ (ROI) Lợi nhuận ròng/Vốn đầu tƣ F2. Tăng trưởng doanh thu
Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng năm
(DTn-DTn-1)/DTn Trong đó:
DTn là doanh thu năm n Tỷ lệ doanh thu hàng sản
xuất/tổng doanh thu
Doanh thu hàng sản xuất/Tổng doanh thu
F3. Giảm chi phí hoạt
động % giảm chi phí hàng năm % giảm chi phí hàng năm Phương diện: Khách hàng
C1. Sản phẩm chất lƣợng cao
Tỷ lệ khách hàng trả lời hài lòng trên bảng khảo sát
Số khách hàng trả lời hài lòng/Tổng số khách hàng C2. Xây dựng lòng trung
thành của khách hàng Tỷ lệ khách hàng đặt lại
Số khách hàng đặt hàng lại/ Tổng số khách hàng đã đặt hàng tại công ty
C3. Thời gian cung ứng ngắn hơn đối thủ
Thời gian hoàn thành một đơn hàng từ lúc đặt hàng
Thời gian hoàn thành một đơn hàng
Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn Số lƣợt giao hàng đúng hẹn/ Tổng số lƣợt đặt hàng
C4. Tăng cường phát triển khách hàng mới
Tỷ lệ % doanh thu từ khách hàng mới trên tổng doanh thu của công ty
Tỷ lệ % doanh thu từ khách hàng mới trên tổng doanh thu của công ty
C5. Giá bán thấp hơn đối thủ trực tiếp
Chênh lệch giá so với đối thủ trực tiếp
Chênh lệch = Giá đối thủ - Giá công ty
Phương diện: Quy trình nội bộ I1. Tuân thủ quy định liên quan đến hoạt động của công ty
Tổn thất do sai quy trình hoạt động/ tổng doanh thu
Tổn thất do sai quy trình hoạt động/ tổng doanh thu
I2. Tăng sự phối hợp giữa các hoạt động điều hành
Tỷ lệ công việc nội bộ đƣợc hoàn thành đúng hẹn
Số công việc đƣợc bộ phận khác hoàn thành đúng hẹn/ Số công việc yêu cầu bộ phận khác thực hiện
I3. Cải tiến chất lƣợng dịch vụ và tối đa hóa năng suất
Tỷ lệ cải tiến quy trình thành công
Số quy trình đƣợc cải tiến thành công/Tổng số quy trình
Tỷ lệ giảm thời gian chu kỳ sản xuất
(Tn-Tn-1)/Tn
Trong đó: Tn là thời gian chu kỳ trung bình của các sp trong tháng n.
I4. Nâng cao hoạt động R&D
Số lƣợng bằng sáng chế Đếm số patent Tỷ lệ phát triển sản phẩm
mới thành công
Sô sản phẩm mới đƣợc chấp nhận/
Tổng số sản phẩm mới I5. Tìm kiếm, phát triển
mối quan hệ với nhà cung cấp để có chi phí đầu vào thấp.
Chi phí giá vốn mua hàng giữa các nhà cung cấp
Chi phí giá vốn mua hàng giữa các nhà cung cấp
Phương diện: Học hỏi và phát triển L1. Bố trí người giỏi vào
vị trí nòng cốt Tỷ lệ giải quyết vấn đề Số vấn đề đƣợc giải quyết/ Tổng số vấn đề phát hiện
L2. Nâng cao, phát triển kỹ năng chuyên môn nhân viên
Tỷ lệ hoàn thành phát triển năng lực
Số nhân viên đủ kỹ năng thực hiện các công việc/tổng nhân viên L3. Cải thiện môi trường
làm việc cho nhân viên
Đo mức độ hài lòng của nhân viên qua phiếu khảo sát.
Thang điểm 1-5
L4. Khai thác hiệu quả công nghệ thông tin hiện đại
Tỷ lệ nhân viên có thể khai thác hệ thống thông tin
Số nhân viên có thể khai thác hệ thống thông tin/ Tổng số nhân viên
L5. Phát huy bản sắc văn hóa công ty
Các phong trào thi đua
đƣợc thực hiện Số phong trào thi đua/năm Tỷ lệ nhân viên thực hiện
tốt Quy chế công ty
Tỷ lệ nhân viên thực hiện tốt Quy chế công ty