CHƯƠNG 5: PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP CẢI TIẾN
5.2. Nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất vấn đề cần cải tiến tại công ty
5.2.1. Phương diện Học hỏi và phát triển
Trong phương diện Học hỏi và phát triển, có 05 mục tiêu cần theo đuổi. Kết quả khảo sát mức độ đáp ứng chỉ tiêu 62.87% cho thấy mức độ đáp ứng trung bình cao.
Trong đó, có 04 mục tiêu đáp ứng chỉ tiêu trên 60% bao gồm: mục tiêu Bố trí người giỏi vào vị trí nòng cốt, mục tiêu Nâng cao, phát triển kỹ năng chuyên môn nhân viên, mục tiêu Cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên, mục tiêu Khai thác hiệu quả công nghệ thông tin hiện đại. Tuy nhiên, mục tiêu Phát huy bản sắc văn hóa công ty chỉ đáp ứng 38.75% chỉ tiêu.
Mức độ đáp ứng chỉ tiêu ở phương diện Học hỏi và phát triển phản ánh đúng thực trạng tại công ty DOMESCO. Trong năm 2014, sự thay đổi Tổng giám đốc kéo theo sự thay đổi về chính sách hoạt động. Tổ chức được cơ cấu lại theo hướng tinh gọn bộ máy hoạt động, đề cao vai trò nhân viên giỏi, có năng lực và chú trọng phát triển kỹ năng chuyên môn nhân viên. Chính sách giảm số lƣợng, tăng chất lƣợng nhân viên giúp cho mức độ đáp ứng chỉ tiêu đạt đƣợc số liệu nhƣ trên. Cùng với đó là việc thay đổi văn hóa công ty DOMESCO theo hướng hiện đại hơn, năng động hơn. Chính vì vậy, việc đáp ứng sự thay đổi không thể diễn ra trong thời gian ngắn đƣợc, dẫn đến mục tiêu Phát huy bản sắc văn hóa công ty chỉ đáp ứng chỉ tiêu ở mức độ thấp.
Nhìn chung, các mục tiêu trong phương diện này cần phải được nâng cao tỷ lệ đáp ứng hơn nữa. Sau đây, tác giả sẽ phân tích sâu các thước đo và chỉ tiêu của mục tiêu chƣa đƣợc đáp ứng tốt để xác định các vấn đề cần cải tiến.
Đầu tiên, với mục tiêu Phát huy bản sắc văn hóa công ty, 2 thước đo “Các phong trào thi đua đƣợc thực hiện” và “Tỷ lệ nhân viên thực hiện tốt Quy chế công ty”
là thước đo mới được tác giả đề xuất theo lý thuyết Thẻ điểm cân bằng, trước đây chưa được đo lường và giám sát tại công ty. Theo khảo sát ý kiến quản lý cấp cao trong công ty, công ty DOMESCO đã triển khai văn hóa doanh nghiệp trong nhiều năm qua, việc phát huy bản sắc văn hóa công ty tạo nền tảng về mặt tư tưởng cho mỗi nhân viên, phấn đấu vì lợi ích chung. Từ đó thúc đẩy ý thức mỗi cá nhân trong việc nâng cao tinh thần lao động, đóng góp thành công cho tổ chức.
Đối với mục tiêu Khai thác hiệu quả công nghệ thông tin hiện đại và Nâng cao, phát triển kỹ năng chuyên môn nhân viên cần đƣợc nâng cao mức độ đáp ứng, do chiến lƣợc phát triển nâng tầm tiêu chuẩn nhà máy sản xuất dƣợc lên từ WHO-GMP lên mức
cao hơn là PICs-GMP, đòi hỏi nguồn lực mạnh mẽ nhân viên với nền tảng tri thức về chuyên môn và công nghệ thông tin.
Các chương trình cần thực hiện để nâng cao mức độ đáp ứng các mục tiêu của phương diện này được trình bày trong bảng 5.1.
Bảng 5.1: KPA cho các mục tiêu trong phương diện Học hỏi và phát triển Mục tiêu Thước đo Chương trình hành động
(KPA) L1. Bố trí người giỏi
vào vị trí nòng cốt
Tỷ lệ giải quyết vấn đề
Phát triển các chương trình đào tạo kỹ năng cho các nhà lãnh đạo L2. Nâng cao, phát
triển kỹ năng chuyên môn nhân viên
Tỷ lệ hoàn thành phát triển năng lực
Khuyến khích nhân viên tự học hỏi nâng cao trình độ, tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.
Đào tạo, huấn luyện nhân viên mới
L3. Cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên
Đo mức độ hài lòng của nhân viên qua phiếu khảo sát.
Trang bị đầy đủ các thiết bị hịên đại phục vụ công tác chuyên môn cho nhân viên.
Sữa chữa cải tạo văn phòng làm việc
Đánh giá thành quả lao động của nhân viên và phân phối thu nhập theo năng lực của từng người lao động nhất là khoản thu nhập tăng thêm để khắc phục tình trạng cào bằng hiện tại.
L4. Khai thác hiệu quả công nghệ thông tin hiện đại
Tỷ lệ nhân viên có thể khai thác hệ thống thông tin
Nâng cấp hệ thống Công nghệ thông tin
L5. Phát huy bản sắc văn hóa công ty
Các phong trào thi đua đƣợc thực hiện
Đánh giá nhân viên tiêu biểu hàng quý/hàng tháng
Truyền thông mục tiêu
Phát động phong trào thi đua trong nội bộ công ty.
Tỷ lệ nhân viên thực hiện tốt Quy chế công ty
5.2.2. Phương diện Quy trình nội bộ
Phương diện Quy trình nội bộ có hiệu suất 51.82%, kém nhất trong các phương diện; trong đó, mục tiêu Tuân thủ quy định liên quan đến hoạt động của công ty đáp ứng 42.5% chỉ tiêu, mục tiêu Tăng sự phối hợp giữa các hoạt động điều hành đáp ứng 70% chỉ tiêu, mục tiêu Cải tiến chất lƣợng dịch vụ và tối đa hóa năng suất đáp ứng 67.5% chỉ tiêu, mục tiêu Nâng cao hoạt động R&D đáp ứng 51.25% chỉ tiêu và mục tiêu Tìm kiếm, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có chi phí đầu vào thấp.đáp ứng 32.5% chỉ tiêu.
Phương diện Quy trình nội bộ đáp ứng mục tiêu đề ra thấp nhất trong các phương diện là 51.82%. Hai mục tiêu có độ đáp ứng thấp nhất là Tuân thủ quy định
liên quan đến hoạt động của công ty đáp ứng 42.5% chỉ tiêu và mục tiêu Tìm kiếm, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có chi phí đầu vào thấp đáp ứng 32.5% chỉ tiêu.
Mục tiêu Tuân thủ quy định liên quan đến hoạt động của công ty đƣợc do bằng tổn thất do sai quy trình hoạt động trên tổng doanh thu, chủ yếu xảy ra ở lĩnh vực sản xuất do lỗi của người vận hành. Nguyên nhân là do nhân viên mới chưa nắm rõ quy trình hoạt động, cùng công tác kiểm tra có phần buông lỏng. Đây là vấn đề rất nghiêm trọng vì trong hệ thống sản xuất dƣợc phẩm, chỉ cần sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn. Ví dụ: sự phối trộn sai 1 nguyên liệu thành phần có thể ảnh hưởng nguyên lô sản xuất, buộc ngừng hoạt động hệ thống, tiêu hủy lô hàng hỏng và vệ sinh lại máy móc, chi phí cho tổn thất cực kỳ lớn.
Mục tiêu Tìm kiếm, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có chi phí đầu vào thấp phản ánh đúng thực trạng hiện tại. Do ngành Dƣợc đặc thù nguồn nguyên liệu đƣợc cố định xuyên suốt. Quá trình thử nghiệm nguyên liệu mới của nhà cung cấp mới cần 06 tháng – 1 năm mới đánh giá đƣợc độ ổn định nguyên liệu đƣa vào sản xuất chính thức. Vì vậy, việc phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp khác bị hạn chế, do ƣu tiên sử dụng nguyên liệu của các nhà cung cấp đã đƣợc đƣa vào sản xuất ổn định.
Việc nâng cao mục tiêu này sẽ đáp ứng chi phí sản xuất thấp, do thành phần nguyên liệu chiếm 30-40% giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, cần tích cực phát triển nhà cung cấp bao bì, vì tỷ trọng bao bì chiếm 20-30% giá thành sản phẩm.
Bên cạnh đó, hoạt động R&D đáp ứng 51.25% so với mục tiêu đề ra. Chƣa đáp ứng đƣợc kỳ vọng trong việc tung ra sản phẩm mới trong chiến lƣợc mở rộng thị phần và phát triển khách hàng mới. Cần đặc biệt nâng cao công tác này trong thời gian tới để thúc đẩy mục tiêu Tăng cường phát triển khách hàng mới của phương diện Khách hàng.
Các chương trình cần thực hiện để nâng cao mức độ đáp ứng các mục tiêu của phương diện này được trình bày trong bảng 5.2.
Bảng 5.2: KPA cho các mục tiêu trong phương diện Quy trình nội bộ Mục tiêu Thước đo Chương trình hành động
(KPA) I1. Tuân thủ quy định liên
quan đến hoạt động của công ty
Tổn thất do sai quy trình hoạt động/
tổng doanh thu
Xem xét lại quy trình quy trình hoạt động.
Đào tạo lại nhân viên nắm rõ quy trình.
Kiểm tra, kiểm soát nội bộ một cách nghiêm túc, thường xuyên
I2. Tăng sự phối hợp giữa các hoạt động điều hành
Tỷ lệ công việc nội bộ đƣợc hoàn thành đúng hẹn
Khuyến khích nhân viên tự học hỏi nâng cao trình độ, tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.
Đào tạo, huấn luyện nhân viên mới
I3. Cải tiến chất lƣợng dịch vụ và tối đa hóa năng suất
Tỷ lệ cải tiến quy trình thành công
Áp dụng hệ thống kết nối tất cả các bộ phận trong công ty.
Khuyến khích ứng dụng các phát minh mới để hệ thống quản lý, hoạt động ngày càng tốt hơn.
Nâng cao tỷ lệ ứng dụng công đoạn sử dụng công nghệ thông tin vào công việc.
Tỷ lệ giảm thời gian chu kỳ sản xuất
I4. Nâng cao hoạt động R&D
Số lƣợng bằng
sáng chế Tăng ngân sách đầu tƣ cho hoạt động R&D.
Tỷ lệ phát triển sản phẩm mới thành công
I5. Tìm kiếm, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có chi phí đầu vào thấp.
Tỷ lệ giá nguyên liệu/ Giá thành sản phẩm
Luôn tìm kiếm các nhà cung cấp để đa dạng hóa đầu vào.
5.2.3. Phương diện Khách hàng
Phương diện Khách hàng đáp ứng chỉ tiêu ở mức 66.73%, trong đó, mục tiêu Sản phẩm chất lƣợng cao đáp ứng 75% chỉ tiêu, mục tiêu Xây dựng lòng trung thành của khách hàng đáp ứng 82.5% chỉ tiêu, mục tiêu Thời gian cung ứng ngắn hơn đối thủ chỉ đáp ứng 62.5% chỉ tiêu, mục tiêu Giá bán thấp hơn đối thủ trực tiếp đáp ứng đƣợc 92.5% chỉ tiêu.
Các mục tiêu ở phương diện này đều được đáp ứng rất cao với điểm số từ 70%
trở lên. Riêng mục tiêu Thời gian cung ứng ngắn hơn đối thủ chỉ đáp ứng 62.5% chỉ tiêu, do đó cần chú trọng nâng cao mục tiêu này.
Mục tiêu Tăng cường phát triển khách hàng mới chỉ đáp ứng 55% chỉ tiêu đặt ra, điều này phản ánh chính xác mối quan hệ nhân quả với mục tiêu hoạt động R&D ở phương diện Quy trình nội bộ. Tỷ lệ phát triển sản phẩm mới thành công thấp nên kéo theo sự phát triển khách hàng mới thấp. Do đó cần chú c trọng nâng cao mục tiêu này thì mới có thể phản ánh đúng chiến lƣợc đa dạng hóa sản phẩm của công ty.
Các chương trình cần thực hiện để nâng cao mức độ đáp ứng các mục tiêu của phương diện này được trình bày trong bảng 5.3.
Bảng 5.3: KPA cho các mục tiêu trong phương diện Khách hàng
Mục tiêu Thước đo Chương trình hành động
(KPA) C1. Sản phẩm
chất lƣợng cao
Tỷ lệ khách hàng trả lời hài lòng trên bảng khảo sát
Chương trình khảo sát sự thỏa mãn của khách hàng, khắc phục những nội dung khách hàng chƣa hài lòng một cách nhanh nhất
C2. Xây dựng lòng trung thành của khách hàng
Tỷ lệ khách hàng đặt lại
Chương trình chăm sóc khách hàng thường xuyên
Hoàn thiện hệ thống thông tin khách hàng Hội nghị khách hàng
C3. Thời gian cung ứng ngắn hơn đối thủ
Tỷ lệ giảm thời gian hoàn thành đơn hàng/
Thời gian quy định Xem xét lại quy trình cung cấp sản phẩm dịch vụ
Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn
C4. Tăng cường phát triển khách hàng mới
Tỷ lệ % doanh thu từ khách hàng mới trên tổng doanh thu của công ty
Chương trình thu hút khách hàng mới Chương trình quảng cáo thường xuyên Giới thiệu sản phẩm và tiện ích mới C5. Giá bán thấp
hơn đối thủ trực tiếp
Tỷ giá chênh lệch giá so với đối thủ trực tiếp
Cải tiến quy trình, tối đa hóa hiệu suất hoạt động.
Nâng cao vai trò cung ứng nguyên liệu đầu vào
5.2.4. Phương diện Tài chính
Phương diện Tài chính là 63%. Trong đó, mục tiêu gia tăng giá trị cổ đông đáp ứng 66.67%, mục tiêu tăng doanh thu đáp ứng 83.3% so với chỉ tiêu đề ra và mục tiêu giảm chi phí đáp ứng 41.7% so với chỉ tiêu đề ra.
Các mục tiêu đáp ứng khá tốt chỉ tiêu đề ra. Điểm đặc biệt ở Công ty DOMESCO là quan tâm tỷ trọng doanh thu hàng sản xuất và phấn đấu đạt 80% trên toàn bộ doanh thu công ty, tuy nhiên thước đo thể hiện mục tiêu này chỉ đáp ứng 78%
với chỉ tiêu đề ra. Doanh thu hàng sản xuất tăng thì phần trăm lợi nhuận công ty sẽ tăng cao hơn so với lợi nhuận có đƣợc từ sản phẩm dịch vụ khác. Từ đó giá trị cổ đông sẽ tăng cao hơn. Vì vậy, phát triển mạnh hàng DOMESCO sản xuất là mục tiêu hàng đầu trong việc tăng trưởng doanh thu.
Các chương trình cần thực hiện để nâng cao mức độ đáp ứng các mục tiêu của phương diện này được trình bày trong bảng 5.4.
Bảng 5.4: KPA cho các mục tiêu trong phương diện Tài chính Mục tiêu Thước đo Chương trình hành động
(KPA) F1. Gia tăng
giá trị cổ đông
Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tƣ (ROI)
Mở rộng cơ hội tăng doanh thu bằng cách luôn nắm được nhu cầu của thị trường để mở thêm những dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội ở từng thời kỳ.
F2. Tăng trưởng doanh thu
Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng năm
Tăng trưởng doanh thu từ việc phát triển khách hàng mới, thâm nhập vào phân khúc thị trường mới
Tỷ lệ doanh thu hàng sản xuất/tổng doanh thu
F3. Giảm chi phí hoạt động
% giảm chi phí hàng năm
Tiếp tục thực hiện việc tiết kiệm chi phí, cắt giảm các khoản chi tiếp khách, chi họp hội nghị, các khoản không thực sự cần thiết
5.2.5. Thứ tự ƣu tiên cần cải tiên
Theo phân tích ở trên, công ty DOMESCO cần ƣu tiên cải tiến Quy trình nội bộ trước, chú trọng các mục tiêu có độ đáp ứng thấp nhất là Tuân thủ quy định liên quan đến hoạt động của công ty và mục tiêu Tìm kiếm, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có chi phí đầu vào thấp. Đặc biệt ƣu tiên phát triển công tác R&D.
Công tác R&D tốt sẽ thúc đẩy sự phát triển sản phẩm mới. Mục tiêu Tăng cường phát triển khách hàng mới của phương diện Khách hàng cần được cải tiến tiếp theo. Công tác R&D đáp ứng yếu tố đầu vào là sản phẩm mới, kết hợp các hoạt động Marketing, phát triển thị trường là yếu tố đầu ra.
Tiếp theo cần nâng cao mục tiêu thời gian đáp ứng đơn hàng, đặc biệt là hàng thầu dành cho bệnh viện vì các quy định ràng buộc nghiêm ngặt, tránh tình trạng bị hủy thầu vì thời gian đáp ứng.
Các mục tiêu đã đƣợc tác giả phân tích thứ tự ƣu tiên cần cải tiến cho công ty.
Bên cạnh các KPA đã đề xuất, Ban điều hành cần quan tâm và dựa vào dữ liệu quá khứ để điều chỉnh chỉ tiêu lại cho phù hợp tình hình hoạt động của công ty trong mỗi giai đoạn khác nhau của thị trường.