Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.1. Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp huyện trên địa bàn thành phố Long Khánh
3.1.1. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN trên địa bàn thành phố
Căn cứ kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội trên địa bàn thành phố do phòng kế hoạch đầu tư lập, UBND thành phố phê duyệt theo kế hoạch (hàng năm, 5 năm, 10 năm) các mục tiêu phát triển trọng điểm trong từng thời kỳ.
Phân tích, đánh giá, so sánh số liệu tổng hợp từ các năm trước đó để chủ động bố trí nguồn thu, huy động đủ vốn cho NSNN nhằm đảm bảo mục tiêu phát triển kinh tế- xã hội của Thành phố. Từ đó KBNN Long Khánh bố trí nhân lực đảm bảo tốt công tác thanh toán, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN trên địa bàn theo đúng luật NSNN.
Tổ tổng hợp - hành chính có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện kiểm soát, cấp phát vốn XDCB, tham gia ý kiến về chế độ cấp phát vốn XDCB, công tác thống kê KBNN. Trực tiếp thực hiện công tác kiểm soát, cấp phát, quyết toán vốn XDCB.
Tổ kế toán thực hiện công tác kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN theo quy định. Thực hiện kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN qua KBNN Long Khánh theo quy định của luật Ngân sách. Kiểm tra, xác nhận số liệu thu, chi NSNN qua KBNN Long Khánh, thực hiện công tác thông tin, điện báo, cung cấp số liệu về thu chi NSNN qua KBNN Long Khánh phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành NSNN của UBND Thành phố. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và quyết toán số liệu trên địa bàn.
Đầu năm Ngân sách, các đơn vị sử dụng ngân sách có trách nhiệm mang đến KBNN bản dự toán chi của cả năm đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, cán bộ kiểm soát dự toán của KBNN sau khi kiểm tra, kiểm soát đảm bảo tính hợp lệ thì chấp nhận nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm để theo dõi dữ liệu cho cả năm.
Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát và đề nghị của các bộ phận nghiệp vụ kiểm soát chi, thủ trưởng KBNN Long Khánh xem xét quyết định việc cấp phát, thanh toán hoặc từ chối cấp phát, thanh toán. KBNN Long Khánh phải có ý kiến giải quyết ngay cho đơn vị (trừ trường hợp đặc biệt cần phải nghiên cứu, xem xét nhưng không được quá hai ngày làm việc kể từ khi đơn vị sử dụng Ngân sách gửi đầy đủ hồ sơ chứng từ cấp phát, thanh toán).
Trình tự cụ thể như sau:
+ Nếu các khoản chi đủ điều kiện chi trả, thanh toán tùy theo tính chất của từng khoản chi KBNN Long Khánh sẽ cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị.
+ Nếu các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chứng từ chưa đầy đủ, sai các yếu tố trên chứng từ,... KBNN Long Khánh sẽ trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định.
+ Nếu phát hiện các khoản chi không đúng quy định KBNN Long Khánh sẽ từ chối thanh toán, thông báo và trả lại hồ sơ, chứng từ cho đơn vị.
Căn cứ vào hồ sơ chứng từ cấp tạm ứng hoặc thanh toán được thủ trưởng KBNN Long Khánh phê duyệt bộ phận kế toán tiến hành cấp phát tạm ứng hoặc thanh toán cho đơn vị hạch toán kế toán theo quy định.
Cùng với chủ trương chung của tỉnh trong công cuộc cải cách hành chính, việc thực hiện kiểm soát chi của KBNN Long Khánh được thực hiện
theo cơ chế một cửa như sau (sơ đồ 2.1).
Sơ đồ 2.2. Quy trình luân chuyển kiểm soát chi NSNN qua KBNN Long Khánh
Nguồn: KBNN theo Quyết định số 4377/QĐ-KBNN ngày 15/9/2017 của Tổng Giám đốc KBNN Bước 1. Cán bộ KSC tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy và kiểm soát số dư tài khoản trên hệ thống TABMIS.
Bước 2. Kiểm soát chi: Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Cán bộ KSC thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo qui định, hoặc lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch đối với trường hợp khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
- Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
Sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán, cán bộ KSC lưu hồ sơ KSC theo qui định và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bước 7.
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ: Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ
Thời hạn xử lý hồ sơ: Thời hạn giải quyết hồ sơ tính từ thời điểm Kho bạc Nhà nước nhận đủ hồ sơ, chứng từ của khách hàng đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, được quy định cụ thể như sau:
- Đối với các khoản tạm ứng và thanh toán trực tiếp: thời hạn xử lý tối đa 02 ngày làm việc.
- Đối với các khoản thanh toán tạm ứng: thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc".
Từ khi thực hiện chuyển đổi mô hình KSC thường xuyên (tháng 10/2017 đến nay) từ tổ Kế toán Nhà nước sang tổ KSC kiểm soát, có nhiều hạn chế bất cập, như trách nhiệm giữa 02 phòng không rõ ràng, quy trình lòng vòng, thủ tục hành chính tăng thêm, kế toán viên không chủ động. Các đơn vị, khách hàng chỉ gửi hồ sơ đề nghị thanh toán đến một công chức làm nhiệm vụ KSC của Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản (bao gồm cả hồ sơ chi đầu tư và chi thường xuyên) theo đúng quy định “một cửa, một giao dịch viên”;
đồng thời, được Kho bạc Nhà nước hướng dẫn một lần đầy đủ, kịp thời về hồ sơ thủ tục, thời gian xử lý hồ sơ và nhận lại kết quả từ chính công chức KSC khi nộp hồ sơ. Chính vì vậy, Đề án triển khai tại Long Khánh đã nhận được sự đồng tình, ủng hộ của đông đảo khách hàng giao dịch. Tuy thực hiện Đề án khá thuận lợi và thành công nhưng trong quá trình thực hiện vẫn còn một số khăn vướng mắc về quy trình, cụ thể:
- Các phần công việc trên quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối bị phân khúc, không tách bạch dẫn đến trách nhiệm không rõ ràng, đối với chi thường xuyên, quy trình KSC có 04 công chức tham gia quy trình gồm: Cán bộ KSC, Kế toán viên, Kế toán trưởng và Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước huyện). Nhiệm vụ của Kế toán viên là hạch toán kế toán nhưng lại không lưu chứng từ gốc, mà chỉ lưu liệt kê chứng từ nên khó khăn trong việc kiểm tra chứng từ gốc khi cần thiết. Bên cạnh đó, do số người tham gia hệ thống TABMIS của Cán bộ KSC và kế toán viên cùng vào một thời điểm nên vào một số thời điểm, nhất là cuối năm hệ thống TABMIS bị quá tải, ảnh hưởng đến thời gian thực hiện và chất lượng công việc.
- Việc luân chuyển chứng từ, bàn giao chứng từ đi, đến trong nội bộ giữa cán bộ KSC và Kế toán viên mất rất nhiều thời gian (quy trình phải thực hiện qua các bước: chuyên viên KSC, kế toán viên, Kế toán trưởng, Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước thành phố; do đó tăng thêm khối lượng công việc do số lượng chứng từ chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn (chiếm khoảng 95%) so với số lượng chứng từ chi ngân sách (trước khi thực hiện đề án thống nhất đầu mối KSC chỉ thực hiện luân chuyển chứng từ, bàn giao chứng từ giữa 2 bộ phận đối với chứng từ chi đầu tư chiếm khoảng 5%). Đặc biệt vào những tháng cao điểm (tháng 12 và tháng 01 năm sau), lượng chứng từ tăng nhiều nên việc bàn giao chứng từ càng mất nhiều thời gian, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc chứng từ và có thể gây rủi ro trong quy trình nghiệp vụ khi khối lượng công việc tăng nhiều, cán bộ KSC không có đủ thời gian để kiểm soát các khoản chi được chặt chẽ theo quy định. Kế toán viên không chủ động được công việc, việc xử lý công việc của Kế toán viên phụ thuộc vào thời gian chuyên viên kiểm soát chi giao chứng từ cho nên cũng ảnh hưởng đến thời gian thực hiện và chất lượng công tác kế toán thanh toán.
Tất cả hồ sơ, chứng từ chi đầu tư và chi thường xuyên sau khi cán bộ KSC thực hiện kiểm tra, kiểm soát đều tập trung trình Kế toán trưởng kiểm soát theo quy định. Điều này gây áp lực rất lớn cho Kế toán trưởng khi KSC thường xuyên nhất là vào thời điểm cao điểm, số lượng hồ sơ chứng từ nhiều làm cho khối lượng công việc của Kế toán trưởng KSC tăng lên, nhiều khi quá tải, dễ gây ra rủi ro trong quá trình kiểm soát thanh toán.
Quy trình chi trả, thanh toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước được thực hiện theo quy trình đơn giản hóa nhưng chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch thực hiện thanh toán và KBNN quản lý ngân sách hiệu quả. Quy trình chi trả, thanh toán chi thường xuyên gồm 7 bước chính. Tất cả các khoản chi NSNN đều phải được
kiểm tra, kiểm soát trước, trong và sau quá trình cấp phát, thanh toán. Các khoản chi NSNN phải có trong dự toán đã được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng kinh phí NSNN chuẩn chỉ.
- Tất cả các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN đều phải mở tài khoản tại KBNN Long Khánh, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan tài chính, KBNN Long Khánh trong quá trình lập dự toán, phân bổ hạn mức, cấp phát, thanh toán, hạch toán kế toán và quyết toán NSNN.
- Cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm định dự toán và thông báo hạn mức kinh phí quý cho các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN, kiểm tra việc sử dụng kinh phí, xét duyệt quyết toán chi của đơn vị và tổng hợp quyết toán chi NSNN.
- KBNN Long Khánh có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và thực hiện cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định. Tham gia với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng NSNN và xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN của các đơn vị. Trong quá trình quản lý cấp phát, nều phát hiện các khoản chi không đúng mục đích, đối tượng, không đúng chế độ, định mức chi tiêu của Nhà nước quy định, không đủ các điều kiện chi thì KBNN Long Khánh có quyền từ chối thanh toán, chi trả và thông báo cho đơn vị sử dụng kinh phí NSNN biết và đồng thời gửi cơ quan tài chính Thành phố giải quyết. Đối với các khoản chi sai, KBNN Long Khánh thực hiện thu hồi giảm chi theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm cụ của mình, khách hàng giao dịch với KBNN Long Khánh tương đối đa dạng, tập trung chủ yếu là các đơn vị thụ hưởng NSNN bao gồm: cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng; khối an ninh,
quốc phòng; khối giáo dục, khối y tế, đoàn thể và thị trấn, xã… Phần còn lại là các Ban quản lý dự án công trình; Trung tâm phát triển quỹ đất, khách hàng vãng lai nộp tiền phạt hành chính, nộp các loại phí, lệ phí trước bạ, tạm thu, tạm giữ, thanh toán gốc, lãi công trái, trái phiếu…
Biểu đồ 3.1. Khách hàng giao dịch chi thường xuyên NSNN năm 2022 Nguồn: KBNN thành phố Long khánh Số lượng đơn vị giao dịch với Kho bạc Long Khánh khá đa dạng: khối cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng có 31 đơn vị chiếm tỷ lệ 28,97%; khối giáo dục có 28 đơn vị chiếm tỷ lệ 26,16%; các đơn vị sự nghiệp có 27 đơn vị chiếm tỷ lệ 25,23%; các xã phường có 15 đơn vị chiếm tỷ lệ 14,01%, các đơn vị còn lại chiếm tỷ lệ 5,60%. Có 99% khách hàng thường xuyên đến giao dịch với Kho bạc là các đơn vị có quan hệ với NSNN, nội dung giao dịch chủ yếu liên quan đến chi thường xuyên NSNN. Phần còn lại là các ban quản lý dự án công trình của thị trấn, xã giao dịch liên quan đến chi đầu tư XDCB. Với số lượng CBCC như hiện nay với khối lượng công việc tương đối nhiều, doanh số hoạt động lớn. KBNN Long Khánh luôn nỗ lực thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao góp phần rất lớn vào sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.
0 20 40 60 80 100 120
Cơ quan Nhà nước,
cơ quan Đảng
Khối giáo dục Đơn vị sự
nghiệp Phường, xã Khác Tổng
31 28 27
15
6
107
Đơn vị Lập dự toán
chi của đơn vị mình
Cơ quan chủ quản Xem xét, tổng hợp dự
toán của ĐV trực thuộc