CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VIỆT NAM
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Việt Nam
Xuất phát từ những tồn tại về kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ở Công ty với sự cấp thiết và những yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán, vấn đề đặt ra đối với Công ty là phải khắc phục được những tồn tại, từng bước hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với hệ thống kế toán quốc gia, đúng chuẩn mực kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán thực hiện nhiệm vụ hạ giá thành sản phẩm. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn trình bày một số kiến nghị về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty. Em hi vọng rằng, những đề xuất đó sẽ đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty.
Về tổ chức bộ máy kế toán
Để giảm bớt áp lực công việc cho phòng Tài chính kế toán, cũng như đáp ứng được nhu cầu mở rộng thị trường của Công ty, phòng Tài chính kế toán cần bổ sung thêm nhân viên kế toán.
Ngoài ra, Công ty cũng cần có kế hoạch để hướng dẫn những cán bộ làm nhiệm vụ ghi chép kế toán ở các công trình để họ có thể tiến hành phân loại chứng từ theo loại nghiệp vụ phát sinh trước khi chuyển chứng từ về Công ty.
Về tổ chức công tác kế toán
Tại phòng kế toán Công ty, chứng từ từ các công trình được tập hợp vào cuối tháng dẫn đến tình trạng công việc bị dồn ép vào những ngày cuối tháng trong khi những ngày đầu tháng lại nhàn rỗi. Hơn nữa, chứng từ không phải lúc nào cũng về đúng quy định nên có những chi phí phát sinh ở kỳ này, kỳ sau mới kế toán. Để khắc phục tình trạng trên, cũng như để đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị, Công ty cần có những quy định cụ thể về khoảng thời gian giao nhận chứng từ. Với những công trình thi công ở gần Công ty thì có thể quy định 7 đến 10 ngày phải tập hợp chứng từ về phòng Tài chính kế toán. Với những công trình ở xa thì khoảng thời gian giao nộp chứng từ dài hơn hoặc có thể sử dụng phương tiện công nghệ hiện đại như gửi Fax, email để Công ty theo dõi kịp thời rồi định kỳ khoảng hai tháng gửi chứng từ gốc về hoàn trả cho Công ty. Ngoài ra, Công ty cũng quy định hạn cuối cùng phải hoàn chứng từ về Công ty vào một ngày cố định và có chế tài tài chính nhất định đối với việc chậm trễ trong việc tập hợp chứng từ.
Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung nhưng lại không mở các sổ Nhật ký đặc biệt trong khi thực tế tại Công ty có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh có mức độ thường xuyên, có nội dung và tính chất tương tự. Để thuận lợi cho việc theo dõi, tổng hợp và phân tích số liệu, Công ty nên mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt: sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền.
Trình tự ghi sổ có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Nhật ký đặcbiệt
Chứng từ gốc
Nhập chứng từ vào máy tính
Xử lý qua phần mềm kế toán FAST
Nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 3.1: Qui trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: : ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng hoặc định kì : quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung. Bởi vậy cơ sở và phương pháp lập cũng tương tự như sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên để tránh trùng lắp, các nghiệp vụ đã ghi trên sổ Nhật ký chung thì không được ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt và ngược lại. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi nghiệp vụ
phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào tài khoản phù hợp trên sổ Cái. Dưới đây là mẫu sổ Nhật ký chi tiền mặt, các sổ Nhật ký đặc biệt còn lại cũng có kết cấu tương tự.
Biểu số 3.1: Mẫu sổ Nhật ký chi tiền mặt NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT
NTGS Chứng từ Diễn giải Ghi Có
TK 111
Ghi Nợ các TK
SH NT 152 153 331 334 …
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển trang sau
Hiện nay, sổ chi tiết của TK 623, TK 627 mà Công ty đang sử dụng không chia ra các khoản mục từng loại chi phí mà chỉ tổng hợp chung. Để tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát cũng như cung cấp chi tiết thông tin cho những đối tượng này, Công ty nên áp dụng mẫu Sổ chi tiết chi phí sản xuất mở cho TK 623, 627 do Bộ tài chính ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC. Cụ thể, mẫu Sổ chi tiết TK 623 như sau:
Biểu số 3.2: Mẫu Sổ chi tiết TK 623 SỔ CHI TIẾT CPSDMTC
TK 623: CP SDMTC Công trình:
Đơn vị:
Chứng từ Diễn giải
TKĐƯ Ghi Nợ TK 623, chia ra Cộng
SH NT 6231 6232 6233 6234 6237 6238
Mẫu Sổ chi tiết TK 627 tương tự.
Việc quản lý chi phí và giá thành có ý nghĩa rất quan trọng với mỗi công ty.
Quản lý tốt được chi phí sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng vốn được hiệu quả, giảm giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm. Dự toán chi phí sản xuất có ý nghĩa to lớn trong việc kiểm soát chi phí. Để đáp ứng được yêu cầu về quản lý chi phí cũng như giá thành, Công ty nên lập các báo cáo quản trị như Bảng phân tích dự toán chi phí, Bảng phân tích giá thành…Bảng phân tích giá thành có thể được lập theo mẫu sau:
Biểu số 3.3: Bảng phân tích giá thành BẢNG PHÂN TÍCH GIÁ THÀNH
Công trình:
Khoản mục Giá thành dự toán Giá thành thực tế Chênh lệch
Tiền % Tiền % Tiền %
1. CPNVLTT 2. CPNCTT 3. CPSDMTC 4. CPSXC
Cộng
Bảng phân tích trên giúp Công ty tìm ra nguyên nhân cũng như biện pháp để phát huy những mặt tích cực, hạn chế mặt tiêu cực nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đồng thời có kế hoạch điều chỉnh dự toán cho kỳ sau cho phù hợp.
Về kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Bởi vậy việc quản lý và sử dụng hiệu quả NVL góp phần rất lớn trong công tác giảm chi phí, giảm giá thành và tăng hiệu quả sử dụng vốn của Công ty.
Việc xây dựng kho bãi dự trữ nguyên vật liệu ở các địa điểm thi công rất tốn kém. Bởi vậy, Công ty nên căn cứ vào định mức, dự toán của từng giai đoạn thi công, từng hạng mục công trình để mua vật liệu và xuất sử dụng thẳng không qua kho. Như vậy sẽ giúp Công ty giảm được chi phí lưu kho, bảo quản vật liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để NVL được cung ứng kịp thời và đảm bảo chất lượng cho thi công công trình, Công ty cũng cần xây dựng cho mình một mạng lưới các nhà cung cấp có uy tín. Bên cạnh đó, vật liệu xây dựng thường xuyên được cải tiến,
xuất hiện những loại vật liệu mới đáp ứng ngày càng cao nhu cầu trong xây dựng, nên Công ty cần tìm kiếm những vật liệu thay thế với giá cả hợp lý hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng giúp Công ty nâng cao chất lượng công trình và giảm sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp.
Tại Công ty, kế toán theo dõi vật tư thông qua hợp đồng, hóa đơn mua bán vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Do đó, vật tư khi mua về sẽ không được kiểm soát chặt chẽ về mặt số lượng, bởi vậy việc lập thêm Biên bản giao nhận vật tư giữa người cung cấp và người mua là cần thiết. Biên bản giao nhận vật tư có thể lập theo mẫu sau:
Biểu số 3.4: Mẫu Biên bản giao nhận vật tư BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ
Bên giao: ……….
Địa chỉ:………..
Người đại diện:……….
Bên nhận:……….
Địa chỉ:……….
Người đại diện:………..
Nội dung giao nhận:………..
STT Tên, quy cách, chủng loại vật tư
Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
Ngày…tháng…năm…
Đại diện bên giao Đại diện bên nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Vật tư mua về, dù được dùng ngay hay nhập kho, kế toán đều lập Phiếu nhập kho. Thủ tục này phức tạp về hình thức và mất nhiều thời gian mà vẫn không quản lý chặt chẽ được việc sử dụng NVL. Công ty chỉ cần lập Bảng kê xuất vật tư đối với những loại vật tư này như Biểu số 2.6: Bảng kê xuất vật tư của NVL qua kho.
Việc sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất kho như hiện nay đã tỏ ra không hợp lý và hiệu quả. Công ty nên thay đổi phương pháp
tính giá NVL xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Hiện nay, trong điều kiện Công ty sử dụng phần mềm kế toán và việc cập nhập chứng từ được tiến hành thường xuyên thì giá vật tư xuất được tính ngay khi nhập chứng từ, chứ không dồn vào cuối kỳ như phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Nhờ vậy, giảm bớt khối lượng công việc kế toán vào cuối kỳ. Hơn nữa, phương pháp này còn phản ánh tương đối chính xác sự biến động của giá cả thị trường, góp phần phản ánh chính xác giá thành xây lắp.
Đối với vật tư sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi do phá dỡ công trình cũ, đội lập biên bản kiểm kê và đánh giá giá trị thu hồi với sự có mặt của chỉ huy trưởng công trường, thủ kho và trưởng cán bộ vật tư.
Biểu số 3.5: Biên bản kiểm kê và đánh giá giá trị phế liệu thu hồi BIÊN BẢN KIỂM KÊ VÀ ĐÁNH GIÁ GIÁ TRỊ PHẾ LIỆU THU HỒI
Công trình:
Ngày…tháng…năm…
STT Tên vật tư, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá trị ước tính
Cộng
Chỉ huy trưởng công trường Trưởng cán bộ vật tư Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyên vật liệu dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi, nếu nhập kho, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Có TK 621 – CPNVLTT ( Nếu kế toán chưa tổng hợp các khoản mục CP) Có TK 154-CPSXKD dở dang (Nếu kế toán đã tổng hợp các khoản mục CP) Nếu NVL không dùng hết hoặc phế liệu thu hồi không nhập kho, mà được bán ngay, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 621– CPNVLTT ( Nếu kế toán chưa tổng hợp các khoản mục CP) Có TK 154-CPSXKD dở dang (Nếu kế toán đã tổng hợp các khoản mục CP)
Có TK 333 – Thuế GTGT phải nộp (Nếu có) Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Việc Công ty để các đội trưởng tự chia lương như hiện nay có thể làm cho người lao động không được hưởng lương đúng với công sức bỏ ra. Bởi vậy, Công ty nên lập danh sách theo dõi và chấm công và tính công nhân thuê ngoài như công nhân trong danh sách của Công ty. Mặc dù việc làm này làm tăng khối lượng công việc cho Công ty, tuy nhiên có thể đảm bảo cho người lao động được trả lương một cách công bằng, thúc đẩy họ làm việc có trách nhiệm, giúp cho công trình hoàn thành đúng tiến độ thi công
Về kế toán chi phí sử dụng máy thi công
Hiện nay, Công ty hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân lái máy không đúng với chế độ hiện hành. Để hạch toán chính xác CPSDMTC, Công ty nên trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công nhân điều khiển MTC và kết chuyển vào TK 627.
Máy thi công là những tài sản có giá trị lớn. Bởi vậy, việc sửa chữa, bảo dưỡng những máy móc này là rất cần thiết. Công ty cần duy trì, bảo dưỡng máy thi công thường xuyên để tránh tình trạng xe máy hỏng, không sửa chữa kịp thời dẫn đến ngừng hoạt động, ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình, cũng như gây phát sinh nhiều chi phí do phải thuê máy ngoài. Hiện nay, Công ty lại không trích trước chi phí sửa chữa lớn MTC, gây ra sự biến động mạnh về chi phí sản xuất trong kỳ khi MTC cần phải sửa chữa. Để ổn định chi phí giữa các kỳ kế toán, Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa lớn MTC. Việc hạch toán chi phí sửa chữa lớn được tiến hành như sau:
Dựa vào dự toán sửa chữa lớn, kế toán lập quỹ sửa chữa lớn:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng MTC
Có TK 335 – Chi phí phải trả: Số trích trước hàng kỳ Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn, kế toán hạch toán:
Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ: Số thực tế phát sinh Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331…
Cuối kỳ, căn cứ vào tình hình sửa chữa thực tế của MTC, kế toán so sánh chi phí thực tế phát sinh và chi phí trích trước để xử lý số chênh lệch:
Nợ TK 335– Chi phí phải trả
Có TK 2413– Sửa chữa lớn TSCĐ: Chi phí thực tế phát sinh
+ Nếu CPSCL thực tế phát sinh lớn hơn số trích trước theo kế hoạch thì kế toán tiến hành trích bổ sung:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng MTC: Chi phí trích thêm Có TK 335 – Chi phí phải trả
+ Nếu CPSCL thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước theo kế hoạch thì kế toán tiến hành điểu chỉnh giảm quỹ:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả: Phần chênh lệch Có TK 623 – Chi phí sử dụng MTC
Ngoài việc trích trước chi phí sửa chữa lớn, để tránh gây ra sự biến động lớn về chi phí giữa các kì, kế toán Công ty nên tiến hành phân bổ chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh. Kế toán chi phí này như sau:
+ Khi chi phí sửa chữa phát sinh, kế toán định khoản:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn: Chi phí thực tế phát sinh Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112…
Hàng kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng MTC: Chi phí phân bổ hàng kỳ Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Đối với những MTC liên quan đến nhiều công trình thì việc tính và phân bổ khấu hao cho MTC cho từng công trình theo giá trị hợp đồng của công trình là chưa hợp lý. Công ty nên phân bổ chi phí khấu hao của những MTC này cho các công trình theo số ca chạy máy dựa trên phiếu theo dõi ca máy thi công. Mẫu Bảng theo dõi hoạt động máy thi công như sau:
Biểu số 3.6: Bảng theo dõi hoạt động máy thi công
Chi phí KH máy X phân bổ
cho CT A = x tháng của Mức KH
MTC X BẢNG THEO DÕI HOẠT ĐỘNG MÁY THI CÔNG
Tháng…. Năm…
Tên máy:
Ngày Sáng Chiều Tối Tổng số giờ
chạy máy
Nhiên liệu đã nhận
Xác nhận của quản
lý
Từ Đến Từ Đến Từ Đến
Cộng
Ngày…. tháng….năm … Người quản lý Người vận hành
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng theo dõi hoạt động máy thi công và mức khấu hao của MTC, kế toán tính ra chi phí khấu hao MTC phân bổ cho từng công trình theo công thức:
Dựa vào đó, kế toán lập Bảng phân bổ chi phí khấu hao MTC cho các công trình. Mẫu Bảng phân bổ chi phí khấu hao MTC như sau:
Số giờ máy MTC X phục vụ CT A Tổng số giờ máy MTC X hoạt động
trong tháng
Biểu số 3.7: Bảng phân bổ chi phí khấu hao MTC BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ KHẤU HAO MÁY THI CÔNG
Tháng ….năm….
ST T
Tên MTC
Số giờ MTC
Mức KH phân bổ cho 1 giờ
Công trình A Công trình B …
Số giờ máy
Chi phí KH
Số giờ máy
Chi phí KH
Cộng
Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí phức tạp, bao gồm nhiều loại chi phí. Công ty cần có những quy định cụ thể về việc xác định và hạch toán những khoản mục được coi là hợp lý, hợp lệ để tách những khoản bất hợp lý ra khỏi giá thành, qua đó giúp quản lý chi phí tốt hơn, cũng như xác định giá thành một cách chính xác.
Như đã phân tích, hiện nay khoản mục chi phí nhân viên phân xưởng của chi phí sản xuất chung chưa được phản ánh đúng do các khoản trích theo lương của nhân viên lái máy không được hạch toán vào tài khoản này. Bởi vậy, Công ty cần hạch toán các khoản trích theo lương của nhân viên lái máy vào khoản mục chi phí sản xuất chung.
Để quản lý chi phí một cách hiệu quả, Công ty cũng cần trích trước chi phí sửa chữa lớn của máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất chung như với MTC.
Ngày nay, môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, để dành được hợp đồng kinh tế đòi hỏi Công ty phải có chất lượng công trình tốt, tạo được uy tín với khách hàng. Sản phẩm xây lắp có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài, bởi vậy việc bảo hành các công trình giúp doanh nghiệp tạo được uy tín với khách hàng, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Vì thế, Công ty nên đưa thêm chi phí bảo hành sản phẩm xây lắp nhằm tạo sự yên tâm cho khách hàng. Kế toán chi phí này được hạch toán vào TK 627, và được hạch toán như sau: