CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VIỄN THÔNG
1.1. Dự án đầu tư và quản trị dự án đầu tư
1.1.2 Quản trị dự án đầu tư
1.1.2.1 Khái niệm
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị dự án đầu tư Quản trị dự án là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật và công cụ vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.
Quản trị dự án là tiến trình phối hợp tất cả mọi thứ cần được thực hiện (sử dụng một số kỹ thuật quản lý dự án đặc biệt) để thúc đẩy các hoạt động của dự án tiến triển xuyên suốt chu kỳ hoạt động của nó (từ hình thành đến chuyển giao) để nhằm đạt được mục tiêu để ra.
Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định hướng những nỗ lực và nguồn lực (thời gian, ngân sách, nhân tài vật lực) để hoàn thành một dự án đặc biệt theo một trình tự hiệu quả, đáp ứng những mục tiêu dự án và sự thỏa mãn của những người có liên quan đến dự án.
Tóm lại, quản trị dự án là quá trình thực hiện các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra của các chủ thể quản lý đến quá trình hình thành, triển khai thực hiện và kết thúc dự án nhằm đạt được các mục tiêu của dự án trong một môi trường hoạt động nhất định với không gian và thời gian xác định.
Như vậy quản trị dự án gồm bốn giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra.
-Lập kế hoạch
Nhiệm vụ của lập kế hoạch là nhằm xác định:
LVTS Quản trị kinh doanh
+ Các mục tiêu của dự án
+ Tất cả các công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành từng công việc và toàn bộ dự án.
+ Các nguồn lực cần thiết về con người, tài chính, vật chất để hoàn thành các công việc của dự án.
+ Các nguồn hình thành vốn đầu tư của dự án.
+ Lịch trình thực hiện công việc và cung ứng vốn cho các hoạt động của dự án,
-Tổ chức thực hiện
Giai đoạn tổ chức thực hiện gồm các công việc sau:
+ Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý thực hiện dự án: thiết lập sơ đồ tổ chức tùy theo từng dự án cụ thể mà lựa chọn một trong ba hình thức tổ chức quản lý dự án cơ bản là cơ cấu chức năng, cơ cấu theo dự án, cơ cấu ma trận.
+ Xác định trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn của những đơn vị và cá nhân tham gia quản lý dự án.
+ Lựa chọn, đào tạo và bố trí sử dụng cán bộ quản lý dự án.
+ Lựa chọn những đơn vị tham gia thực hiện dự án: thông qua các hình thức đấu thầu tuyển chọn nhà thầu tư vấn, thiết kế, thi công, cung cấp máy móc thiết bị.
-Điều hành dự án
Chức năng điều hành bao gồm các nội dung sau:
+ Phối hợp hoạt động của các bộ phận tham gia dự án
+ Khuyến khích, động viên những đơn vị và cá nhân tham gia dự án.
+ Thiết lập những mối quan hệ với môi trường bên ngoài tạo
LVTS Quản trị kinh doanh
điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện và vận hành dự án.
+ Thu thập thông tin, đề ra các quyết định để giải quyết kịp thời những vấn đề nảy sinh ngoài dự kiến ban đầu.
-Kiểm tra việc thực hiện dự án
Kiểm tra nhằm xác định, đánh giá mức độ sai sót để sửa chữa, ngăn ngừa những hậu quả có thể xảy ra khi thực hiện dự án.
Nội dung của kiểm tra trong quản trị dự án bao gồm:
+ Phát hiện các thiếu sót, sai lệch, xác định các vấn đề gây ách tắc trong quá trình soạn thảo, thực hiện và vận hành dự án.
+ Xử lý các sai lệch, sai sót, ách tắc đã được phát hiện.
Chức năng kiểm tra có vai trò đặc biệt quan trọng, kể cả trong giai đoạn phân tích, lâp dự án, giai đoạn thực hiện và vận hành dự án. Thực hiện tốt chức năng này là cơ sở để có được các thông tin cần thiết cho công tác điều hành dự án nhằm đảm bảo cho dự án đạt được các mục tiêu đề ra như đã hoạch định.
Chức năng kiểm tra bao gồm cả kiểm tra trước và sau hành động, kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ, kiểm tra toàn bộ và kiểm tra điểm,... Thẩm định dự án được xem là hình thức kiểm tra trước hành động, còn nghiệm thu công trình có thể xem như kiểm tra sau hành động.
Các giai đoạn của quá trình quản trị dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến tổ chức, điều hành và kiểm tra, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án theo sơ đồ sau:
Lập kế hoạch Tổ chức
Điều hành Kiểm tra
LVTS Quản trị kinh doanh
Hình 1.2 Chu trình quản trị dự án (Đỗ Trọng Hoài 2002, trang 18-19)
1.1.2.2 Mục tiêu của quản trị dự án đầu tư
Mục tiêu cơ bản của quản trị dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.
Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thành công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hay hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản trị dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu.
Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản trị dự án. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản trị dự án, vì kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau. Trong quá trình quản trị dự án, các nhà quản trị hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản trị dự án.
1.1.2.3 Tác dụng của quản trị dự án đầu tư
Quản trị dự án là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác, nhưng tác dụng của nó rất lớn.
Quản trị dự án được thực hiện bởi các quản trị gia dự án, những
LVTS Quản trị kinh doanh
người đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của dự án. Tác dụng của quản trị dự án là nhằm đảm bảo:
-Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án
-Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
-Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án.
-Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng.
-Rút ngắn thời gian, giảm chi phí thực hiện dự án.
-Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn, tăng khả năng thu lợi cho doanh nghiệp.