CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VIỄN THÔNG
2.2 Công tác quản trị dự án đầu tư tại Tổng Công ty Viễn thông Mobifone
2.2.2 Thực trạng công tác quản trị dự án đầu tư
2.2.2.3 Quản trị chi phí
LVTS Quản trị kinh doanh
Quản lý chi phí nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành công việc trong khoản kinh phí cho phép. Ngoài việc xem xét chi phí cho nguồn lực thực hiện các công việc của dự án, quản trị chi phí còn xem xét tính hiệu quả của các quyết định trong việc sử dụng kinh phí, hoạch định kế hoạch thực hiện và đưa ra các dự báo về kết quả. Tóm lại, quản trị chi phí là công việc đảm bảo hiệu quả của dự án về mặt tài chính và tiết kiệm vốn cho chủ đầu tư.
Tổng Công ty Viễn thông Mobifone thực hiện quản lý chi phí thông qua việc lập tổng mức đầu tư, lập dự toán, thực hiện gói thầu, thanh toán và quyết toán với mục đích đảm bảo sử dụng hiệu quả chi phí đầu tư dự án, tránh lãnh phí thất thoát.
Nguyên tắc tạm ứng và thanh toán vốn đầu tư:
Tạm ứng vốn đầu tư được căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng ký kết giữa Tổng Công ty và nhà thầu, việc tạm ứng chỉ thực hiện ngay sau khi hợp đồng có hiệu lực, nhà thầu thực hiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bão lãnh tiền tạm ứng (nếu có) tương ứng với số tiền tạm ứng.
- Việc tạm ứng vốn đầu tư phải được quy định trong hợp đồng và phù hợp vớitình hình triển khai của hợp đồng.
- Số tiền tạm ứng cho xây dựng, mua sắm thiết bị, hợp đồng tư vấn... nhiều nhấtkhông vượt kế hoạch vốn trong năm đã bố trí đồng thời không vượt quá số tiềnbảo lãnh tạm ứng.
- Chủ đầu tư có trách nhiệm đưa ra mức tạm ứng hợp lý, đúng quy định , quảnlý việc sử dụng vốn tạm ứng đúng mục đích, đúng đối tượng, có hiệu quả. Nghiêm cấm việc tạm ứng mà không sử dụng hoặc sử dụng vốn ứng khôngđúng mục đích. Trường hợp vốn tạm ứng chưa thu hồi nhưng không sử dụnghoặc sử dụng vào việc khác, chủ đầu tư có trách nhiệm thu hồi.
LVTS Quản trị kinh doanh
Hồ sơ tạm ứng bao gồm các văn bản sau:
o Giấy đề nghị tạm ứng của đơn vị chủ trì dự án o Giấy đề nghị chuyển tiền của đơn vị chủ trì dự án
o Tờ trình có phê duyệt của Thủ trưởng trực tiếp quản lý, thực hiện dự án tại thời điểm tạm ứng.
o Văn bản đề nghị tạm ứng của nhà thầu o Quyết định phê duyệt dự án đầu tư
o Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu o Biên bản thương thảo hợp đồng
o Hợp đồng kinh tế + phụ lục hợp đồng o Bảo đảm thực hiện hợp đồng
o Bảo đảm tạm ứng (nếu có) o Các văn bản liên quan khác.
Hồ sơ thanh toán bao gồm các văn bản sau:
o Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị chủ trì dự án o Giấy đề nghị chuyển tiền của đơn vị chủ trì dự án
o Tờ trình có phê duyệt của Thủ trưởng trực tiếp quản lý, thực hiện dự án tại thời điểm thanh toán.
o Công văn đề nghị thanh toán của nhà thầu
o Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng (thiết bị mua trong nước)
o Biên bản nghiệm thu bàn giao thiết bị
o Biên bản khảo sát hệ thống phần mềm (đối với dự án nâng cấp phần mềm)
LVTS Quản trị kinh doanh
o Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát (nếu có) o Phân tích thiết kế hệ thống (nếu có)
o Biên bản phân tích yêu cầu người sử dụng (nếu có) o Biên bản nghiệm thu bàn giao phần mềm (nếu có)
o Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm do nhà thầu xác nhận (trường hợp mua lại của đối tác nước ngoài thì có license của nhà sản xuất (nếu có).
o Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có) o Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) (nếu có)
o Nếu CO/CQ không chứng minh được các thông tin trên thì phải cung cấp chứng từ packing list, invoice hoặc các chứng từ hợp lệ, đủ cơ sở pháp lý khác để chứng minh.
o Trường hợp CQ không có thông tin năm sản xuất thì xác định từ serial No của thiết bị và hướng dẫn của hãng sản xuất (bản in và có xác nhận của tổ nghiệm thu).
o Biên bản nghiệm thu kỹ thuật, chạy thử (nếu có), Tách riêng biên bản nghiệm thu phần cứng và biên bản nghiệm thu phần mềm trong trường hợp nghiệm thu nhiều đợt khác nhau (nếu có).
o Biên bản ATP giữa đơn vị triển khai với nhà thầu (nếu có) o Biên bản đào tạo có xác nhận của học viên (nếu có) o Biên bản nghiệm thu đào tạo (nếu có)
o Các biên bản làm việc gia hạn thời gian triển khai hợp đồng được người có thẩm quyền phê duyệt chấp thuận (nếu có)
o Biên bản phạt, biên bản giải trình chậm tiến độ hợp đồng (nếu có)
LVTS Quản trị kinh doanh
o Biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng (PAC), DAC/FAC (nếu có)
o Phiếu bảo hành hoặc cam kết bảo hành (phiếu bảo hành và cam kết bảo hành tách riêng cho phần cứng và phần mềm) (nếu có)
o Bảo lãnh bảo hành của ngân hàng (nếu có)
o Trường hợp gia hạn bảo lãnh hợp đồng cung cấp Thư gia hạn (nếu có)Thanh lý hợp đồng (nếu có)
Trong các hợp đồng mua sắm thiết bị công nghệ hiện đang áp dụng tại Tổng Công ty Viễn thông Mobifone, khối lượng tạm ứng và thanh toán theo từng giai đoạn được quy định như sau:
- Đợt 1: tạm ứng 10% (mười phần trăm) giá trị hợp đồng ngay sau khi hợp đồng được hai bên ký kết và bên bán xuất trình đầy đủ các chứng từ quy định trong hồ sơ tạm ứng.
- Đợt 2: tạm ứng tiếp 30% (ba mươi phần trăm) giá trị hợp đồng ngay sau khi thiết bị về Việt Nam, hoàn thành thông quan, đủ số lượng theo hợp đồng.
- Đợt 3: thanh toán thêm 30% (ba mươi phần trăm) giá trị hợp đồng ngay sau hoàn thành lắp đặt, nghiệm thu kỹ thuật, có biên bản nghiệm thu sơ bộ (PAC) được ký kết bởi các bên tham gia giám sát, triển khai dự án và bên trực tiếp vận hành khai thác thiết bị.
- Đợt 4: thanh toán đến 100% (một trăm phần trăm) giá trị hợp đồng sau khi toàn bộ thiết bị của dự án hoàn thành thời gian chạy thử quy định trong hợp đồng và biên bản nghiệm thu cuối cùng được ký kết giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
Quá trình tạm ứng và thanh toán được thực hiện theo các bước được quy định trong quy trình quản lý đầu tư tại Tổng Công
LVTS Quản trị kinh doanh
ty Mobifone, cụ thể như sau:
Bước 1: Trên cơ sở kế hoạch được giao, khi có nhu cầu thực hiện tạm ứng/ thanh toán vốn phục vụ công tác đầu tư người đề nghị tạm ứng tại các đơn vị tập hợp chứng từ tạm ứng thành một
“bộ hồ sơ xin tạm ứng/thanh toán vốn”; Lập tờ trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt tạm ứng/thanh toán; lập giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán trình phụ trách bộ phận duyệt.
Bước 2: Bộ hồ sơ tạm ứng/thanh toán sẽ được chuyển đến đơn vị Kế toán.
Bước 3: Kế toán viên kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Trường hợp chứng từ có sai sót hoặc chưa đầy đủ sẽ yêu cầu người đề nghị tạm ứng/thanh toán điều chỉnh, bổ sung để hoàn thiện (trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện phải bổ sung thì ngày nhận chứng từ là ngày bổ sung đủ chứng từ theo yêu cầu).
Bước 4: Sau khi kiểm tra hồ sơ đã hoàn thiện, kế toán viên trình kế toán trưởng duyệt bộ hồ sơ tạm ứng/ thanh toán.
Bước 5: Sau khi được phê duyệt của kế toán trưởng, kế toán viên trình thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền duyệt hồ sơ tạm ứng/thanh toán.
Bước 6: Hồ sơ tạm ứng/thanh toán được thủ trưởng đơn vị phụ trách duyệt chi sẽ được chuyển về lại ban/phòng kế toán.
Bước 7: Kế toán viên tiến hành lập ủy nhiệm chi trình ký kế toán trưởng.
Bước 8: Kế toán viên trình ủy nhiệm chi(có đính kèm hồ sơ thanh toán gốc sau khi đã được kế toán trưởng phê duyệt) lên thủ trưởng đơn vị duyệt.
Bước 9: Thực hiện chi tiền (tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng) theo quy định
LVTS Quản trị kinh doanh
Bước 10: Kế toán viên sẽ thông báo cho người đề nghị thanh toán để kết thúc quá trình.
Trong quá trình triển khai tại các Trung tâm mạng lưới miền, một nội dung quản lý cần được quan tâm để đảm bảo sử dụng hiệu quả chi phí của Tổng công ty là quản lý vật tư, thiết bị thừa trong quá trình tháo dỡ, lắp đặt lại thiết bị từ trạm này qua trạm khác.
Các vật tư, phụ kiện không sử dụng cần được quản lý chặt chẽ và yêu cầu nhà thầu thực hiện bàn giao lại cho Mobifone ngày khi kết thúc quá trình triển khai, trước khi ký biên bản PAC.