CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
2.3. Thực hiện kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC
2.3.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Trao đổi với những người chịu trách nhiệm quản lý
Do VINAFCO là khách hàng lâu năm của Công ty Việt Nam nên KTV thực hiện đánh giá KSNB của VINAFCO theo những thông tin của hồ sơ kiểm toán năm trước. Qua đó, KTV nhận thấy KSNB của VINAFCO vận hành khá hiệu quả, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, quản lý chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên môn, có cơ cấu kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm phát hiện sai sót tồn tại trong hệ thống, đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc, làm việc lâu năm. Tuy nhiên, năm nay, do các công nợ chưa được đối chiếu với từng khách hàng và để chắc chắn hơn về tính hiệu quả của KSNB, KTV thực hiện đánh giá KSNB đối với khoản mục nợ phải thu theo các câu hỏi được thiết kế sẵn như dưới đây:
Trích giấy tờ làm việc 1211 :
Tên Chức vụ Địa điểm
Ông Hiroshi Takayama (Tổng Giám đốc kiêm thành viên HĐQT) Hà Nội
Bà Nguyễn Thị Thu Hà Phó Tổng Giám đốc Hà Nội
Đánh giá của Ban giám đốc về các rủi ro trọng yếu trên BCTC do gian lận là như thế nào? Bản chất, mức độ và độ thường xuyên của những đánh giá này là như thế nào?
Phỏng vấn Ông Hiroshi Takayama – Tổng Giám đốc và Bà Nguyễn Thị Thu Hà- Phó Tổng Giám đốc:
Tổng Giám đốc là người chịu trách nhiệm xác định, phân tích và quản lý rủi ro của Công ty. Các giám đốc bộ phận sẽ cung cấp những thông tin thực tế phát sinh khác so với kế hoạch đã định. Hội đồng quản trị họp thường niên để thảo luận và phân tích tình hình tài chính, kết quả hoạt động, và rủi ro, chuẩn bị kế hoạch và ngân sách cho năm tiếp theo. Lượng tiền của Công ty được cập nhật hàng tháng. Như đã thảo luận, Tổng Giám đốc xác nhận rằng không có rủi ro trọng yếu nào đối với Công ty tại Việt Nam.
Tổng Giám đốc rất tin tưởng vào nhân viên của mình. Khi tuyển mộ nhân viên, Công ty đã đào tạo để nhân viên trung thành với Công ty.
Không có dấu hiệu của việc gian lận trong năm 2015 vì BCTC được Bà Nguyễn Thị Thu Hồng – kế toán trưởng lập và đã được Bà Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Tổng giám đốc, ông Hiroshi Takayama – Tổng Giám đốc kiểm tra.
Ban giám đốc có biết về các gian lận hoặc khả năng xảy ra gian lận trong công ty hay không?
Qua tìm kiếm trên http://www.google.com.vn/, không phát hiện thấy vấn đề ảnh hưởng đến tính hoạt động của Công ty.
Chúng tôi cũng thảo luận với Ông Hiroshi Takayama – Tổng Giám đốc và Bà Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Tổng Giám đốc rằng: ban lãnh đạo không thấy dấu hiệu rủi ro có gian lận. Ban lãnh đạo tin tưởng rằng KSNB của Công ty ở mức tốt và có thể ngăn ngừa các gian lận.
Quy trình phát hiện và giải quyết rủi ro liên quan đến gian lận của Công ty diễn ra như thế nào?
- Quá trình lập BCTC được kiểm tra bởi Bà Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Tổng Giám đốc, Ông Takayama – Tổng Giám đốc và Công ty cổ phần do đó không có rủi ro gian lận.
Công ty có đội ngũ quản lý tốt do những vị trí quan trọng đều được đảm nhận bởi những thành viên tham gia vào Công ty từ những ngày đầu thành lập. Do đó, họ có nhiều kinh nghiệm trong quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Kế toán trưởng là một người dày dạn kinh nghiệp và có kiến thức rất sâu về hoạt động của Công ty. Điều đó giúp bà xử lý tốt các nghiệp vụ kế toán hàng ngày.
Thông qua trao đổi với Tổng Giám đốc, chúng tôi nhận thấy rằng Ông rất quan tâm tới việc kiểm soát kinh doanh một cách hiệu quả và đặc biệt quan tâm tới cách xử lý kế toán cũng như liệu cách ghi nhận kế toán có được cơ quan thuế chấp nhận hay không.
Quá trình quản lý đối với những rủi ro gian lận cụ thể mà ban lãnh đạo đã phát hiện?
Tất cả quá trình lập BCTC đã được Bà Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Tổng Giám đốc,Ông Hiroshi Takayama – Tổng Giám đốc và Công ty cổ phần kiểm tra do đó không có rủi ro về gian lận đối với Công ty
Các số dư tài khoản chứa đựng nhiều rủi ro gian lận, quy trình kiểm soát để phát hiện và xử lý những rủi ro này?
Những vấn đề này đã
được công bố và thảo luận với Tổng
giám đốc
và các cổ đông trước khi lập BCTC
Trao đổi với những người chịu trách nhiệm quản lý
Ban quản lý có những cuộc trao đổi với người chịu trách nhiệm liên quan đến việc quản lý trực tiếp nhằm phát hiện và đối phó với rủi ro có gian lận hay không?
Với những người có trách nhiệm về hoạt động của Công ty, thông qua phỏng vấn bà Nguyễn Thị Thu Hà – thành viên Hội đồng quản trị, không có vấn đề gì được phát hiện.
Trao đổi với nhân viên
Trao đổi của ban quản lý với nhân viên liên quan đến đạo đức kinh doanh?
Phỏng vấn Ông Hiroshi Takayama- Tổng Giám đốc và Bà Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Tổng giám đốc: Việc ban quản lý đảm bảo trao đổi rõ ràng với nhân viên về hoạt động kinh doanh và đạo đức ứng xử kinh doanh là vô cùng quan trọng.
Tất cả các nhân viên đều nhận được một sổ tay hướng dẫn quy định đối với nhân viên. Tất cả các nhân viên mới được yêu cầu ký xác nhận rằng họ đã biết và hiểu quy định về đạo đức của công ty.
Chữ ký được lưu trong hồ sơ cá nhân. Tất cả các nhân viên mới được yêu cầu tham gia đào tạo về
đạo đức kinh doanh trực tuyến.
Cách thức thực hiện công việc:
+ Kiểm tra quy chế tài chính của công ty, phỏng vấn thành viên BGĐ.
+ Kiểm tra hạch toán trên phần mềm kế toán xem có tổng hợp chi tiết công nợ theo từng khách hàng hay không?
+ Kiểm tra 100% hợp đồng bán hàng, xem thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng đối chiếu với việc hạch toán của kế toán VINAFCO.
+ Phỏng vấn kế toán, đối chiếu việc hạch toán nghiệp vụ với hợp đồng, biên bản giao nhận.
+ Yêu cầu kế toán cung cấp tài liệu xác định đối chiếu công nợ phải thu khách hàng.
+ Theo dõi việc hạch toán đối ứng TK 131 và 331.
Ngoài ra KTV còn thực hiện chọn mẫu ngẫu nhiên một số nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán được lấy từ sổ chi tiết nghiệp vụ phát sinh tài khoản 131, từ đó đối chiếu đến hóa đơn và các hợp đồng mua bán mà VINAFCO đã ký kết với phía bên khách hàng, xem xét việc phê chuẩn bán bán hàng hóa, việc giao nhận hàng hóa có đạt được các mục tiêu kiểm soát hay không về tính đầy đủ, tính có thật của nghiệp vụ, việc trình bày và khai báo có đúng không?
Từ những thủ tục được thực hiện ở trên, KTV đánh giá KSNB của Công ty TNHH TIẾP VẬN VINAFCO là khá tốt.
Đối với công ty TNHH PHI KHANG, do là khách hàng năm đầu tiên, KTV Công ty thực hiện thủ tục kiểm soát cẩn trọng và tỉ mỉ hơn tạo tiền đề cho việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát.
Điều tra
Nhóm KTV tiến hành quan sát thực địa tại nơi sản xuất của PHI KHANG để hiểu rõ hơn về việc KSNB của Công ty. Thường sẽ có 1-2 KTV được cử trực tiếp đến xưởng để chứng kiến và ghi chép cách quản lý tại thực địa.
Phỏng vấn
KTV đồng thời tiến hành xác minh các chữ ký trên chứng từ và báo cáo kế toán bằng các phương pháp nghiệp vụ.
Giấy tờ làm việc số 1563
Bảng 2.13. Thủ tục phỏng vấn thử nghiệm kiểm soát Kiểm soát/Quản lý các quá trình đã
thực hiện
Các thủ tục đã thực hiện để đánh giá việc thiết kế và thực hiện
Kết luận về việc thiết kế và thực hiện BCTC và việc áp dụng liên quan và hệ
thống thông tin là đáng tin cậy do Hoạt động đơn giản, Công ty chỉ cài đặt phần mềm kế toán và không có chương trình ứng dụng nào khác. Các tài liệu bổ trợ được thu thập nhanh nhất có thể khi phát sinh giao dịch và được chuyển tới phòng kế toán. Các quy định cụ thể liên quan tới các giao dịch bao gồm tài sản, mua bán thường xuyên, ứng trước, chi phí kinh doanh, … đuwọc nêu rõ tại Điều lệ của Công ty.
Mục tiêu của Hệ thống thông tin và truyền thông được lập ra là để đảm bảo thông tin liên quan tới việc lên BCTC là đáng tin cậy và việc duy trì KSNB và ghi nhận được xác định và truyền tải tới các cá nhân đúng thời điểm.
Phỏng vấn Ông Moon Seungeub (Tổng Giám đốc) và Bà Thảo (Kế toán trưởng), kiểm tra hệ thống kế toán và không phát hiện thấy rủi ro trọng yếu.
Thiết kế và thực hiện hợp lý
Những thông tin phù hợp và cần thiết được thu thập từ ban quản lý và được cung cấp cho ban quản lý Thông tin bên ngoài: Nhân viên phòng hành chính chịu trách nhiệm về việc thu thập, xử lý và ghi nhận những dữ liệu cần thiết và chuyển tới người có thẩm quyền.
Thông tin nội bộ: trưởng ban có trách nhiệm thu thập và báo cáo thông tin cho ban giám đốc.
Mục tiêu của Hệ thống thông tin và truyền thông được lập ra là để đảm bảo thông tin liên quan tới việc lên BCTC là đáng tin cậy và việc duy trì KSNB và ghi nhận được xác định và truyền tải tới các cá nhân đúng thời điểm.
Phỏng vấn Ông Moon Seungeub (Tổng Giám đốc) và Bà Thảo (Kế toán trưởng), kiểm tra hệ thống kế toán và không phát hiện thấy rủi
Thiết kế và thực hiện hợp lý
Phòng kế toán phải chuẩn bị BCTC hàng tháng vào trình lên ban giám đốc.
ro trọng yếu..
Có một quy trình cho việc phát hiện và xử lý đới với việc thay đổi thông tin và giao tiếp hàng tháng.
Bà Thảo – Kế toán trưởng chịu trách nhiện lập BCTC cho các giao dịch hàng năm và Ông Seungeub sẽ kiểm tra
Mục tiêu của Hệ thống thông tin và truyền thông được lập ra là để đảm bảo thông tin liên quan tới việc lên BCTC là đáng tin cậy và việc duy trì KSNB và ghi nhận được xác định và truyền tải tới các cá nhân đúng thời điểm. Phỏng vấn Ông Moon Seungeub (Tổng Giám đốc) và Bà Thảo (Kế toán trưởng), kiểm tra hệ thống kế toán và không phát hiện thấy rủi ro trọng yếu.
Thiết kế và thực hiện hợp lý
Công ty trao đổi với nhân viên về trách nhiệm liên quan đến KSNB một cách hiệu quả Ông Moon Seungeub – Tổng Giám đốc sẽ kiểm tra chứng từ bổ trợ, các thông tin cần thiết và kiểm tra việc thực hiện các công việc đã giao.
Công ty thiết lập các chính sách trao thưởng cho các cá nhân xuất sắc bằng huy chương cũng như vật chât, tiền thưởng và phạt những người vi phạm quy định của Công ty. Các phần thưởng và hình phạt đều được thông báo rộng rãi toàn công ty.
Mục tiêu của Hệ thống thông tin và truyền thông được lập ra là để đảm bảo thông tin liên quan tới việc lên BCTC là đáng tin cậy và việc duy trì KSNB và ghi nhận được xác định và truyền tải tới các cá nhân đúng thời điểm.
Phỏng vấn Ông Moon Seungeub (Tổng Giám đốc) và Bà Thảo (Kế toán trưởng), kiểm tra hệ thống kế toán và không phát hiện thấy rủi ro trọng yếu.
Thiết kế và thực hiện hợp lý
Một đánh giá riêng biệt xác nhận rằng bộ phận kiểm soát được thành lập Công ty thực hiện đánh giá nhân viên.
Mục tiêu của Giám sát là để phát hiện và đối phó với rủi ro về kiểm soát thông qua KSNB đối với BCTC.
Thiết kế và thực hiện hợp lý
Phỏng vấn ông Moon Seungeub (Tổng Giám đốc) và Bà Thảo (Kế toán trưởng), kiểm tra các mẫu đánh giá và không phát hiện thấy rủi ro trong yếu.
Công ty ghi nhận những kiến nghị đề xuất từ bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp Ban quản lý sẵn sàng thực hiện những đề xuất từ KTV độc lập.
Mục tiêu của Giám sát là để phát hiện và đối phó với rủi ro về kiểm soát thông qua KSNB đối với BCTC.
Phỏng vấn ông Moon Seungeub (Tổng Giám đốc) và Bà Thảo (Kế toán trưởng), không phát hiện thấy rủi ro.
Thiết kế và thực hiện hợp lý
Nhằm đảm bảo KSNB với việc lập BCTC hiệu quả, Công ty phải giải quyết những vấn đề liên quan tới các bên liên quan Ban hành chính có trách nhiệm (1) theo sát những trao đổi qua lại giữa công ty và các bên liên quan, (2) nhận chứng từ, thông tin từ khách hàng và chuyển tới các phòng ban tương ứng,(3) hợp tác với các phòng ban khác thông qua các cuộc hợp và biên bản.
Mục tiêu của Giám sát là để phát hiện và đối phó với rủi ro về kiểm soát thông qua KSNB đối với BCTC.
Phỏng vấn ông Moon Seungeub (Tổng Giám đốc) và Bà Thảo (Kế toán trưởng), không phát hiện thấy rủi ro.
Thiết kế và thực hiện hợp lý
2.2.2.