CHƯƠNG III: ÁP DỤNG CÁC CÔNG CỤ CỦA SẢN XUẤT LEAN ĐỂ LOẠI BỎ LÃNG PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT – DỆT MAY
3.1 Áp dụng công cụ 5S và công cụ quản lý trực quan
5S là nền tảng cơ bản nhất trước khi áp dụng tư duy tinh gọn Lean cho bất kỳ một tổ chức nào. Một tổ chức công ty lại càng phải thực hành tốt hoạt động 5S để có thể thành công.
Hoạt động 5S và các công cụ trực quan phải được áp dụng triệt để và kiên quyết tại tất cả các đơn vị trong công ty.Có như vậy mới tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ,gọn gàng,ngăn nắp và văn hóa.
Dưới đây là 10 bước tiến hành triển khai hoạt động 5S vào công ty được tác giả đề xuất tham khảo.
Bước 1: Công tác đào tạo
Hoạt động 5S bao giờ cũng cần được bắt đầu với sự giáo dục. Tất cả nhân viên trong công ty phải được phổ biến về 5S và các khái niệm của nó để họ có thể làm quen và biết đến những thông tin chính xác tránh những ý hiểu lệch lạc. 5S không chỉ là một công cụ giúp “dọn dẹp” và “làm sạch” mà nó được sử dụng như là một cách tổ chức và quản lý dòng chảy không gian làm việc và nâng cao hiệu quả công việc thông qua loại bỏ lãng phí, giảm thiểu các quá trình bất hợp lý.
Những vấn đề chính cần được phổ biến cho nhân viên có thể gồm:
- 5S giúp cải thiện môi trường làm việc để thực hiện trơn tru hơn hoạt động cải tiến chất lượng.
- 5S không phủ nhận tất cả các nỗ lực cải tiến khác đã từng được thực hiện tại công ty mà nó như một công cụ hỗ trợ tiếp tục cải tiến;
- Thực hiện 5S không giống như một dự án nào đó mà nó là công việc được thực hiện và duy trì hàng ngày như một nét văn hóa riêng của công ty. Đào tạo định kỳ cho cán bộ quản lý và nhân viên công ty là cần thiết cho duy trì và phát triển bền vững.
Bước 2: Đào tạo cho cán bộ cấp quản lý
Một trong những yếu tố giúp thành công với 5S trong bất kỳ một tổ chức nào là “lãnh đạo và sự cam kết”. Vì vậy việc đào tạo cho cán bộ cấp quản lý của công ty là rất cần thiết. Trong bước này các khái niệm của 5S phải được hiểu một cách rõ ràng và các bước thực hiện nên được giảng dạy một cách hợp lý. Một số nội dung nên được tập trung như:
- Các khái niệm về 5S, Lean.
- Phương pháp luận phân tích thực trạng cho các cán bộ công ty.
- Làm thế nào để thiết lập nhóm cải tiến và vai trò, trách nhiệm của các thành viên.
- Phát triển một kế hoạch thực hiện.
- Giám sát và đánh giá các hoạt động 5S.
- Phương pháp đào tạo với các bài giảng và tài liệu liên quan cho đội ngũ nhân viên.
Bước 3: Xây dựng nhóm cải tiến 5S
Sau bước đào tạo cán bộ cấp quản lý thì việc thành lập một nhóm thực hiện 5S là điều kiện bắt buộc hay còn được gọi là nhóm cải tiến chất lượng.
Thành viên nhóm 5S nên được lấy từ chính công ty gồm những người quản lý cấp cao và cấp trung phối hợp với nhau để thực hiện. Mục đích này là giúp cải thiện tốc độ quá trình ra quyết định và gia tăng cam kết thực hiện và gia tăng chất lượng trong công ty.
Vai trò chính của nhóm 5S như sau:
- Đào tạo toàn bộ nhân viên công ty về 5S- KaiZen;
- Tiến hành phân tích thực trạng.
- Thực hiện cải tiến cho các vấn đề chung của công ty.
- Thực hiện giám sát định kỳ và cung cấp tư vấn các kỹ năng cho nhóm cải tiến cấp công việc.
- Đề nghị ghi lại tất cả các hoạt động cải tiến chất lượng trong công ty.
- Rà soát lại hiện trạng và đề ra kế hoạch thực hiện.
- Cung cấp đầu vào cần thiết cho các hoạt động 5S.
- Báo cáo tiến độ thực hiện định kỳ để kiểm soát và điều chỉnh kịp thời.
Bước 4: Thực hiện phân tích hiện trạng
Cải tiến là một quá trình giải quyết vấn đề về chất lượng tổng thể trong công ty. Vì thế việc phân tích hiện trạng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề đó rồi sau đó đề xuất các giải pháp thực hiện. Thông thường thì các thành viên cấp lãnh đạo của công ty là những người hiểu rõ nhất và dễ dàng phát hiện ra những vấn đề một cách chính xác nhất. Khi nhóm 5S tiến hành hoạt động phân tích hiện trạng nên thực hiện ghi lại những hình ảnh tại nơi làm việc giúp phân tích và đánh giá kết quả sau khi thực hiện 5S.
Tất cả các khu vực đều cần được ghi lại để phân tích từ các khu vực phục vụ như: khu để xe, lối đi đến các xưởng, các phòng chức năng, phòng giám đốc…
Lưu ý là việc ghi lại những hình ảnh không chỉ thực hiện lần đầu và lần cuối mà được thực hiện định kỳ để đánh giá sự tiến bộ trong quá trình thực hiện 5S. Tất cả những hình ảnh này nên được chia sẻ với tất cả những
người có liên quan cũng như nhân viên phụ trách khu vực đó để có được những lời khuyên hữu ích.
Sau khi vấn đề được xác định thì lên một kế hoạch hành động cần được thực hiện và tiến hành ngay sau đó.
Bước 5: Lựa chọn các khu vực mục tiêu
Thực hiện 5S tại một vài khu vực mục tiêu trước với hai mục đích là thử nghiệm tính hiệu quả đồng thời giúp nhân viên công ty hiểu được 5S là gì và quy trình thực hiện ra sao. Một số tiêu chí thực hiện ưu tiên các khu vực là:
- Khu vực có người trong nhóm 5S công tác tại đó để hiểu rõ vấn đề.
- Khu vực cần thiết phải được cải thiện để chăm sóc công nhân tốt hơn.
- Khu vực có thể nhìn rõ được các vấn đề và dễ dàng thực hiện.
Bước 6: Đào tạo toàn bộ nhân viên trong công ty
Một trong những yếu tố quyết định thành công của 5S chình là “sự tham gia của toàn bộ tổ chức”. Vì vậy việc phổ biến đào tạo 5S cho toàn thể nhân viên là cần thiết, với những nội dung chính sau:
- Các khái niệm về 5S - Kaizen.
- Mức độ hiện tại trong các đơn vị (hiện trạng).
- Các công cụ của 5S.
- Thành lập nhóm 5S bộ phận.
- Phát triển kế hoạch hành động.
- Tự theo dõi và đánh giá quá trình.
Bước 7: Thành lập nhóm cải tiến công việc
Nhóm cải tiến bao gồm những thành viên đến từ các khoa phòng khác nhau và có chức năng hỗ trợ cho nhau và chia sẻ trách nhiệm. Mục tiêu là để
cung cấp cho đội ngũ nhân viên trong công ty cơ hội được hiểu và tham gia vào hoạt động 5S, giải quyết vấn đề và các thách thức. Nhóm cải tiến cơ bản cần thực hiện theo các bước như thiết lập mục tiêu, suy nghĩ để phân tích, thực hiện giải pháp và kết thúc. Các chỉ tiêu của nhóm cải tiến bao gồm:
- Mối quan hệ gắn kết chặt chẽ trong nhóm;
- Tuân thủ các quy tắc và giới hạn đã định trước;
- Tinh thần hợp tác;
- Cam kết làm việc thống nhất và xây dựng phản hồi.
Các cuộc họp trong nhóm nên được thực hiện thường xuyên theo lịch trình và các biên bản cuộc họp nên được lưu giữ đầy đủ và thẩm định thường xuyên.
Tất cả các thành viên trong nhóm cần làm việc trên tinh thần đồng đội, chia sẻ thông tin, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để phổ biến cho toàn bộ thành viên trong nhóm nhằm đạt được mục đích chung của nhóm là cải tiến chất lượng dịch vụ.
Bước 8: Thực hiện sắp xếp, sàng lọc và sạch sẽ (3S)
Bắt đầu “sàng lọc” bằng cách xác định những hạng mục không mong muốn tại nơi làm việc. Thực hiện sàng lọc có thể được xác định theo 3 mức là thực sự không cần thiết, có thể không cần thiết và cần thiết bằng cách phân biệt thông qua 3 loại màu khác nhau.
Sắp xếp tất cả những thứ sau khi đã sàng lọc và đưa chúng theo một trật tự một cách thuận tiện nhất tại chỗ làm việc. Mỗi loại đều nên được dán nhãn riêng biệt sao cho dễ nhận biết và được quy định tại các vị trí cụ thể.
Việc mã hóa bằng màu sắc dễ dàng hơn khi giúp nhân viên nhận biết được dễ dàng từ xa và cộng với sự hỗ trợ của việc sắp xếp theo hàng và cột.
“Shine” chính là bước làm sạch. Sạch sẽ ở đây có nghĩa là tất cả sàn nhà, cửa sổ, tường. Công cụ hợp lý và có nơi quy định cho chỗ để và xử lý rác thải. Thùng rác cũng nên được mã hóa theo màu sắc theo tiêu chuẩn ngành dệt may.
Bước 9: Thực hành đúng S1 đến S3, duy trì thường xuyên và tiến tới việc tiêu chuẩn hóa
Thực hiện thường xuyên và duy trì hoạt động sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ để đạt được mục đích giảm thiểu làng phí, giảm thời gian chu kỳ phục vụ, cải thiện tính an toàn.
Các hoạt động cần được thực hiện trong bước này là.
- Phát triển một quy trình chuẩn áp dụng cho nhân viên.
- Xây dựng các hướng dẫn thực hiện theo quy trình chuẩn đó.
- Hiển thị các dấu hiệu an toàn và mất an toàn
- Đánh dấu các loại rác thải (chất thải độc hại, không độc hại, tái chế) theo màu sắc.
- Thực hiện đánh mã hàng hóa.
- Phân vùng cho các thiết bị hàng hóa.
Trong bước này điều quan trọng nhất là làm thế nào để truyền đạt được đến tất cả mọi người thực hiện 5S thường xuyên và theo các tiêu chuẩn để biến nó trở thành văn hóa của công ty.
Bước 10: Thực hiện 5S như một nét văn hóa riêng
Hoạt động duy trì nên được thúc đẩy bằng các khóa đào tạo ngắn hạn thường xuyên cho toàn bộ nhân viên, đôi khi có thể sử dụng hình thức kỷ luật để đưa mọi người quen với duy trì 5S trong tổ chức.
Cần lưu ý lại phạm vi thực hiện phải là toàn bộ công ty chứ không phải là một vài bộ phận. Các kết quả cải tiến đạt được nên được thông báo
và chia sẻ đến những bộ phận khác trong công ty để tạo không khí thi đua đồng thời cũng là một hình thức trao đổi kinh nghiệm.
Thời gian đầu khi làm quen với hoạt động 5S có thể là khó khăn cho cả nhân viên và người quản lý, thậm chí có thể dẫn đến việc giảm năng suất tạm thời. Việc duy trì một ban kiểm tra giám sát 5S có thể là rất cần thiết để hướng mọi người theo một thói quen trong công ty là thói quen thực hiện 5S mọi lúc, mọi nơi.
Một số hoạt động nên được thực hiện trong bước này gồm:
- Định kỳ đào tạo nhân viên.
- Giám sát định kỳ hoạt động 5S bởi đội giám sát và quản lý bộ phận.
- Tổ chức các cuộc thi 5S và khen thưởng cho những người xuất sắc.
- Treo các khẩu hiệu thi đua thực hiện 5S tại các vị trí dễ nhìn.
- Thành lập góc 5S trong mỗi đơn vị.
- Thiết lập một biểu đồ hiển thị tiến độ thực hiện 5S tại mỗi đơn vị.
Bảng 3.2: Bảng tổng hợp một số gợi ý thực hiện 5S Bộ phận Gợi ý áp dụng 5S và công cụ trực quan
Kho vật tư
- Thống kê và loại bỏ tất cả vật tư đã hỏng hóc và hết hạn sử dụng.
- Bố trí xắp xếp lại các giá, kệ và mặt bằng kho.
- Kẻ đường, kẻ vạch sàn nhà quy định cho mỗi khu vực để vật tư.
- Quy định rõ ràng và cố định vị trí cho từng loại vật tư và phân biệt bằng các ký hiệu, màu sắc.
- Lau dọn sạch sẽ tất cả khu vực nhà kho hàng ngày.
Kho sợi
- Phân chia khu vực và treo biển với các thông số kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ của từng loại sợi.
- Bố trí sắp xếp gọn gàng tạo khoảng cách biệt giữa các lô sợi.
- Tạo hành lang đủ rộng cho các phương tiện đi lại trong kho.
Kho vải
- Mỗi loại vải được phân lô vị trí khác nhau .
- Trên từng cây vải phải khi rõ tên vải, nguyên liệu sử dụng, số lượng, tên công ty, ngày SX và tên công nhân kiểm vải.
- Vải được sắp xếp sao cho loại SX trước xuất trước, vải SX sau xuất sau.
- Tạo hành lang đủ rộng để các phương tiện đi lại và đủ điều kiện về công tác vệ sinh an toàn phòng chống cháy nổ.
Các xưởng Dệt
- Máy móc thiết bị phải được bố trí lắp đặt phù hợp với qui trình công nghệ sao cho thuận tiện nhất cho thao tác và đường đi tua của thợ dệt và đảm bảo mĩ quan buồng máy.
- Mỗi loại thiết bị phải được đặt tên, đánh số và biểu ghi tên mặt hàng đang SX cũng như các thông số kỹ thuật.
- Trong xưởng máy phải có bảng qui trình vận hành thiết bị và bảng nội qui an toàn.
- Khu vực để sợi dọc và sợi ngang phải được phân biệt vị trí của từng loại bằng phương pháp kẻ, vạch trên nền nhà.
- Có bảng theo dõi lượng sợi dự trữ và cập nhật thường xuyên sau mỗi ca SX.
Một số hình ảnh ví dụ có thể tham khảo áp dụng 5S - Sắp xếp lại đồ dùng, dụng cụ theo đúng vị trí và thứ tự
Các hoạt động như sắp xếp lại các file tài liệu, thiết bị, vật liệu và bất kỳ cái gì để nâng cao được trật tự và gọn gàng. Một số hình ảnh dưới đây có thể tham khảo về việc “sắp xếp” trong công ty.
Sắp xếp các vật dụng theo đúng vị trí được quy định và khi lấy ra sử dụng xong phải được mang trả lại đúng vị trí như cũ và tạo thành thói quen cho tất cả mọi người.
- Đánh mã hồ sơ tài liệu và danh mục vật tư.
Việc đánh mã thành các nhóm để dễ phân biệt giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm những thứ cần thiết và thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Có thể nói việc đánh mã cho các loại tài liệu dễ dàng cho nguyên tắc
“Dễ tìm - dễ sử dụng - dễ mang trả - dễ lấy lại lần sau”. Việc này cũng đòi hỏi phải có một điều phối viên trung tâm để thực hiện và duy trì hệ thống.
Mã hóa bằng màu là công cụ hỗ trợ cho việc tiêu chuẩn hóa các hoạt động. Nó giúp cho nhân viên có thể hiểu được và nhận biết một cách trực quan về ý nghĩa sử dụng các màu sắc khác nhau cho các công việc khác nhau theo đúng nguyên tắc và quy định. Phân định màu sắc có thể được áp dụng cho các khu vực rác thải (gồm rác thải độc hại, rác thải thường, rác thải có thể tái chế…).
Một số nguyên tắc mã hóa bằng màu sắc có thể tham khảo theo các quy định của nhà nước hoặc quy định của ngành cho phù hợp.
- Áp dụng các quy định về đảm bảo an toàn.
Các quy định an toàn là cần thiết được thực hiện trong công ty cho các khu vực có nguy cơ để cảnh báo công nhân và nhân viên trong công ty để tránh các sự cố có thể xảy ra.
- Đánh nhãn mác cho các vật tư, tài liệu.
Hồ sơ trong từng file được liệt kê rõ ràng và đánh sốtrong danh mục.
Nhãn mác cũng là tín hiệu giúp người sử dụng dễ dàng nhận biết và dễ dàng kết hợp với các quy định về màu sắc, an toàn và mã hóa. Một số gợi ý về dán nhãn mác có thể áp dụng tại phòng vật tư, phòng hành chính tổng hợp, kế toán hoặc thậm chí là ở tất cả các đầu trong công ty kể cả các phòng có thể áp dụng cho việc lưu trữ hồ sơ của công ty.
- Kẻ vạch quy định cho các khu vực.
Việc kẻ vạch giúp quy định các khu vực riêng biệt và khu vực đó không được để đồ khác vào đó. Kẻ vạch quy định hướng đi lối lại cũng có thể được áp dụng tại các bộ phận của công ty.
Để tạo đà cho sự đổi thay toàn diện trên mọi lĩnh vực thì việc triển khai 5S trong công ty là yêu cầu cấp thiết và quan trọng đòi hỏi phải tiến
hành đầu tiên với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ,và tổ chức nơi làm việc khoa học gọn gàng và chuyên nghiệp.