CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ XÂY DỰNG QUẢNG NINH
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần xi măng và xây dựng Quảng Ninh
2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty cổ phần Xi măng và Xây dựng Quảng ninh gồm 2.627 CBCNV trong đó gồm 452 người là CB và nhân viên quản lý và 2.175 người là công nhân trực tiếp sản xuất. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu hỗn hợp trực tuyến – chức năng gồm 1 tổng giám đốc , 2 phó tổng giám đốc, 10 phòng ban nghiệp vụ , 13 đơn vị thành viên và 3 đội sản xuất trực thuộc .
35
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
GIÁM ĐỐC
P. GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC
KHÁCH SẠN
HẠ LONG
CÁC ĐỘI XÂY DỰNG UÔNG
BÍ
CÁC BAN CHỦ NHIỆM
CÔNG TRÌNH NHÀ
MÁY GẠCH
LÁT UÔNG BÍ CHI
NHÁNH THÀNH PHỐ MÓNG
CÁI PHÒNG
KỸ THUẬT
THI CÔNG
PHÒNG KINH TẾ THỊ TRƯỜNG
PHÒNG THIẾT
BỊ VẬT TƯ
PHÒNG ĐẦU
TƯ
PHÒNG TÀI CHÍNH
KẾ TOÁN
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
36
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Xi Măng & Xây Dựng Quảng Ninh:
Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền. Đại hội đồng cổ đông quyết định các vấn đề liên quan tới phương hướng hoạt động, vốn điều lệ, nhân sự Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và những vấn đề khác được quy định trong điều lệ.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là tổ chức quản lý cao nhất của công ty giữa hai kỳ Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị và bổ nhiệm Giám đốc, người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty như kiểm tra sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính của công ty; kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính của công ty, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và các nhiệm vụ khác thuộc thẩm quyền được quy định trong điều lệ. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền và nghĩa vụ của Ban.
Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm Giám đốc điều hành, các Phó giám đốc và Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
Giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật. Giám đốc có đầy đủ các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật; của điều lệ và theo quyết định của Hội đồng quản trị. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản
37
trị và trước pháp luật về việc điều hành hoạt động của đơn vị mình đồng thời đại diện cho quyền lợi của cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Các Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và phụ trách các lĩnh vực, công việc do Giám đốc phân công. Các Phó giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc. Công ty cổ phần xây dựng số 1 – Vinaconex có 3 phó giám đốc : Phó giám đốc kinh tế, Phó giám đốc kỹ thuật, Phó giám đốc phụ trách các chi nhánh. Phó giám đốc có chức năng quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo phân công trong ban giám đốc.
Kế toán trưởng là người tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác quản lý tài chính – kế toán. Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của giám đốc.
Các phòng chức năng: Bộ máy tổ chức công ty còn bao gồm 6 phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng.
- Phòng Tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tổ chức việc hoạt động hàng ngày của bộ máy công ty; thực hiện việc giao tiếp về hành chính với bên ngoài; theo dõi, cập nhật và phổ biến các văn bản pháp quy, đồng thời quản lý điều hành công tác văn thư; theo dõi và quản lý các vấn đề về nhân sự, thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ cuả người lao động ; thanh tra giải quyết các khiếu nại tố cáo xuất hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh; theo dõi và thực hiện các công việc khác có liên quan tới tổ chức; tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty các biện pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và các nhiệm vụ bất thường khác do ban giám đốc giao.
- Phòng Đầu tư: Phòng Đầu tư có chức năng tham mưu và giúp việc cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc Công ty tìm kiếm các cơ hội đầu tư;
trực tiếp lập các kế hoach, thực hiện và quản lý các dự án đầu tư của công ty.
38
Phòng đầu tư cũng thực hiện công tác tổng hợp báo cáo phân tích kinh tế, hiệu quả đầu tư đối với các cơ quan của Nhà nước có liên quan, báo cáo Tổng Công ty, Công ty… theo quy định.
- Phòng Kinh tế thị trường: Phòng Kinh tế thị trường có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ như công tác tiếp thị, công tác đấu thầu, công tác quản lý hợp động xây lắp, công tác quản lý kinh tế và công tác theo dõi, quản lý việc mua thiết bị cung ứng cho công trình.
- Phòng Thiết bị vật tư: Phòng Thiết bị vật tư có nhiệm vụ quản lý, khai thác sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị, phương tiện thi công, công cụ thuộc tài sản công ty; và điều động theo quyết định của ban giám đốc; cung cấp thông tin về giá cả tham mưu với Ban giám đốc lên kế hoạch nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ cho các đội xây dựng phục vụ thi công công trình một cách kịp thời và hiệu quả; thực hiện việc mua sắm trang thiết bị, vật tư thi công theo sự phân công của giám đốc công ty.
- Phòng Kỹ thuật thi công: Phòng Kỹ thuật thi công có nhiệm vụ tham mưu giúp việc Ban giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chiến lược phát triển công ty; trực tiếp quản lý thi công các công trình và dự án;
theo dõi và báo cáo ban giám đốc về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng kỳ; quản lý dự án, quản lý xây dựng các công trình, quản lý chất lượng, tiến độ các công trình xây dựng; quản lý công tác an toàn vệ sinh lao động, công tác thống kê - kế hoạch.
- Phòng Tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng giúp việc cho Hội đồng Quản trị và giám đốc công ty trong việc tổ chức, chỉ đạo công tác Tài chính – kế toán trong toàn công ty theo đúng quy chế tài chính và điều lệ công ty. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý kinh tế tài chính chặt chẽ, phục vụ nhu cầu chi tiêu kịp thời và đầy đủ; cập
39
nhật, xử lý và tổng hợp các thông tin tài chính từ đó ghi chép báo cáo kịp thời chính xác lên cấp trên; lập và gửi báo cáo thống kê, báo cáo tài chính hàng quý và cuối niên độ kế toán để gửi lên Hội đồng quản trị và Ban giám đốc công ty.