CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ XÂY DỰNG QUẢNG NINH
2.2. Thực trạng công tác quản lý tài chính của công ty cổ phần xi măng và xây dựng Quảng Ninh
2.2.2. Công tác quản lý tài chính của Công ty
2.2.2.1. Bộ máy quản lý tài chính của Công ty xi măng và xây dựng Quảng Ninh
Hiện tại, toàn bộ công tác kế toán tài chính tại Công ty xi măng và xây dựng Quảng Ninh đều do Phòng Tài chính kế toán đảm nhiệm. Phòng Tài
51
chính kế toán có nhiệm vụ theo dõi ghi chép, quản lý các công việc tài chính hàng ngày của Công ty. Phòng Tài chính kế toán cũng là bộ phận lập các báo cáo tài chính, các kế hoạch tài chính để trình Ban giám đốc, Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông xem xét. Việc đưa ra các quyết định về quản lý tài chính thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc.
Phòng Tài chính kế toán của Công ty hiện nay gồm 9 người, trong đó có một Kế toán trưởng làm trưởng phòng, phụ trách việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán ở công ty, quản lý và kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của công ty và các xí nghiệp, đội trực thuộc. Phó phòng phụ trách kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Các thành viên khác trong phòng phụ trách các công tác : Thủ quỹ ; kế toán tiền mặt ; kế toán ngân hàng ; kế toán tiền lương;
kế toán thuế; kế toán công nợ ; kế toán TSCĐ, CCDC; kế toán theo dõi các đơn vị. Các đơn vị cấp dưới không tổ chức bộ máy kế toán độc lập mà chỉ có các kế toán viên thực hiện công tác hạch toán kế toán theo pham vi công việc đã được phân công.
52
Hình 2.2. Sơ đồ bộ máy quản lý tài chính trong Công ty
Hệ thống thông tin quản lý tài chính:
Theo quy chế quản lý tài chính của công ty, phòng TCKT sẽ trực tiếp theo dõi, xử lý và tổng hợp các thông tin kế toán hàng ngày. Các đơn vị trực thuộc sẽ phải nộp báo cáo tình hình tài chính của đơn vị mình theo dõi định kỳ lên phòng TCKT. Các kế toán viên tại phòng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu trong phạm vị lĩnh vực mình phụ trách. Kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sẽ là người tập hợp các thông tin cần thiết để xây dựng các chỉ số tài chính, lập các báo cáo tài chính. Kế toán trưởng là người sử dụng các thông tin đó để lập các báo cáo trình lên Ban giám đốc. Đây là những thông tin tài chính quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định của người quản lý.
BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY
TRƯỞNG PHÒNG (KẾ TOÁN TRƯỞNG)
PHÓ PHÒNG (KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI
PHÍ)
Kế toán viên
Kế toán viên
Kế toán
viên
Kế toán
viên Kế
toán viên Kế
toán viên
CÁC KẾ TOÁN ĐƠN VỊ Kế
toán viên
53
Hoạt động của phòng TCKT được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như máy móc, hệ thống sổ sách, được hỗ trợ bởi các phần mềm phù hợp. Công việc mang tính chất chuyên môn hóa là một yếu tố giúp cho hoạt động tài chính kế toán hàng ngày đạt được hiệu suất và chất lượng cần thiết.
2.2.2.2. Công tác phân tích – hoạch định tài chính
Phòng Tài chính kế toán là nơi chịu trách nhiệm về việc phân tích tình hình tài chính và lập các kế hoạch tài chính cho Công ty. Dựa vào các thông tin kế toán được tổng hợp và xử lý, các chỉ sô tài chính sẽ được tính toán, tổng hợp thành báo cáo định kỳ theo quy định.
Các chỉ tiêu kế hoạch được đặt ra hàng năm trong các kế hoạch tài chính năm. Phòng TCKT xây dựng chỉ tiêu kế hoạch này dựa trên các kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đã được thông qua. Sau khi kế hoạch đã được thông qua, phòng TCKT sẽ phối hợp với các phòng ban khác thể chế hóa kế hoạch, giao khoán chỉ tiêu cho các bên liên quan.
Cơ cấu vốn của Công ty xi măng và xây dựng Quảng Ninh cho thấy Công ty chủ yếu huy động nguồn nợ. Trong điều kiện hoạt động bình thường của một doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng và xây dựng thì đây là điều bình thường. Nhưng trong điều kiện hiện nay khi lãi suất cho vay tại các ngân hàng lên cao, việc chấp nhận vay với mức lãi suất này đã rất khó khăn, lại thêm tình hình giá nguyên vật liệu xây dựng liên tục leo thang thì việc chứng minh khả năng tài chính lẫn hiệu quả của dự án đầu tư để thuyết phục ngân hàng cho vay là rất khó khăn. Điều này dẫn đến doanh nghiệp phải tìm đến những nguồn vay vốn khác (thường là các nguồn ngắn hạn) và điều này càng làm ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của Công ty. Hơn nữa, với nguồn vốn như thế sẽ khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tiếp cận các dự án lớn.
54 2.2.2.3. Công tác quản lý hoạt động đầu tư
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dựng và vật liệu xây dụng, có thể nói hoạt động đầu tư gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hầu như đều gắn liền với hoạt động đầu tư. Tại công ty xi măng và xây dựng Quảng ninh, tỷ trọng đầu tư vào TSLĐ là rất lớn và liên tục tăng, trong khi đó tỷ trọng đầu tư vào TSCĐ thì khá ít và giảm dần. Một phần nguyên nhân do đặc điểm ngành kinh doanh của Công ty với địa bàn hoạt động trải rộng nên các TSCĐ lớn phục vụ cho việc thi công công trình hầu như là đi thuê. Công ty chỉ đầu tư vào những TSCĐ thiết yếu và phục vụ cho địa bàn gần. Những năm vừa qua không có sự thay đổi đột biến nào trong TSCĐ. Còn hoạt động đầu tư tài chính thì lại phụ thuộc vào thị trường mà thị trường hiện nay không được thuận lợi vì vậy công ty phải đẩy mạnh các hoạt động đầu tư khác, không nên tập trung quá nhiều vào đầu tư tài chính.
2.2.2.4. Công tác kiểm tra tài chính
Công tác kiểm tra tài chính của Công ty được tiến hành định kỳ đều đặn. Do tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh trong ngành xây lắp, các hợp đồng xây dựng được tiến hành trên khắp mọi miền đất nước, lại có nhiều đơn vị trực thuộc và bản thân Công ty cũng là một thành viên của Tổng công ty xi măng và xây dựng Quảng Ninh, do đó công tác kiểm tra tài chính cần được tiến hành một cách định kỳ thường xuyên.
Hình thức kiểm tra chủ yếu được áp dụng là kiểm tra gián tiếp thông qua chứng từ sổ sách kế toán. Theo quy định, đối với các đơn vị là chi nhánh, xí nghiệp, nhà máy hoạt động sản xuất kinh doanh hoạch toán kế toán sổ kép rõ ràng theo chuẩn mực kế toán thì hàng quý sẽ phải nộp các báo cáo tài chính cho phòng TCKT và cục thuế địa phương. Phòng TCKT sẽ căn cứ vào báo
55
cáo của đơn vị cộng chung vào kết quả của Công ty. Toàn bộ chứng từ gốc sau khi được cơ quan thuế duyệt xong sẽ được nộp lại cho phòng TCKT để kiểm tra đối chiếu. Đối với các đơn vị như các đội thì hàng tháng phải nộp báo cáo tài chính và các chứng từ gốc cho phòng TCKT.
Cùng với đó, hoạt động kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cũng được tổ chức hàng năm nhằm rà soát, phát hiện những chỗ sai sót, yếu kém để có thể kịp thời sửa chữa hoặc xử lý, góp phần làm lành mạnh tài chính của doanh nghiệp.