CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG
2.1. Gi ới thiệu chung về công ty
2.1.2.2 Chức năng của từng phòng ban
Phòng kinh doanh của công ty thực hiện các công việc sau:
- Tìm kiếm khách hàng mới, kí kết các hợp đồng thương mại, tiếp nhận các đơ đặn t hàng.
- Quản lý các công việc kinh doanh của công ty, phối hợp với các phòng ban chức năng khác để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng và để thực hiện mục tiêu chung của công ty.
- Đề xuất các ý tưởng kinh doanh lên ban lãnh đạo của công ty, giám sát, kiểm tra tiế độ bàn giao, lắ đặt sản phẩm cho đối tác. n p
Phòng kế toán:
Là bộ phận không thể thiếu được trong b t kỳ ộấ m t doanh nghiệp nào. Phòng kế toán thực hi n nh ng công vi c: ệ ữ ệ
- Hạch toán chi phí, doanh thu hàng tháng, hàng quý, hàng năm cũng như sự biến động của doanh thu, chi phí.
- Theo dõi sự biến động của tài sản, nguồn v n cố ủa doanh nghiệp. Lập báo cáo kết quả ả s n xuất kinh doanh hàng tháng.
- Hạch toán ti n lương, các lo i b o hi m. ề ạ ả ể
- Giải quyết các vấn đề về thu giá tr gia t ng, thu thu nh p doanh ế ị ă ế ậ nghiệp, các hóa đơn chứng từ…
Phòng hành chính nhân sự:
- Bố trí sắp xếp lao động trong công ty về ố s lượng, trình độ nghiệp vụ tay nghề.
- Lập kế hoạch tiền lương, lập công tác chế độ ào t o, thi ua khen thưởng, đ ạ đ kỷ luậ ủt c a công ty.
- Làm công tác văn th l u tr , ch m lo đời s ng cán b công nhân viên. ư ư ữ ă ố ộ Phòng xuất nhập khẩu:
- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kế hoạch khác có liên quan của công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc trong quan hệ đối ngo i, chính sách xuất - ạ nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này.
- Giúp Giám đốc chuẩn bị các th t c h p đồng, thanh toán quố ếủ ụ ợ c t và các hoạt động ngoại thương khác.
- Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xu t nhập khẩu và khi ấ được uỷ quyền được phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này.
- Giúp Giám đốc các cuộc ti p khách, àm phán, giao dịch, ký kết hợp ế đ đồng với khách hàng nước ngoài.
2.1.2.3 Qui trình sản xuất kinh doanh của công ty
a. Qui trình nhập kh u b ng cho nhà máy s n xu t, cho kinh doanh bán hàng ẩ ă ả ấ thương mại:
- Trước ngày 20 của tháng 3, 6, 9 NVKD xây dựng kế hoạch bán hàng trong quí sắp tới với từng chủng loại hàng (Ống công nghiệp hàn, ống công nghiệ đp úc, tấm cuộn… độ dầy) để trưởng phòng tổng h p và chuy n s lượng từợ ể ố ng lo i hàng, ạ độ dầy cho phòng XNK tri n khai k ho ch nh p kh u s n ph m v cho công ty để ể ế ạ ậ ẩ ả ẩ ề báo cho phòng TCKT triển khai.
- Phòng XNK lên phương án nhập khẩu sản phẩm và gửi cho phòng TCKT thẩm định.
- Phòng TCKT: căn cứ vào nhu cầu của phòng XNK, căn cứ vào năng lực huy động vốn c a công ty (v n t có, v n vay...) a ra kế hoạủ ố ự ố để đư ch nh p khẩậ u s n phẩm ả cho công ty để báo cáo cho Giám c công ty phê duyệt rồi chuyển cho phòng XNK đố thực hiện.
- Phòng XNK thông báo kế hoạch nhập sản phẩm trong thời gian tới cho phòng KD biết để xây dựng kế hoạch triển khai các công việc c a tủ ừng bộ phận.
b. Qui trình xây dựng kế ho ch cho đến tri n khai giao hàng cho khách hàng: ạ ể - Trước ngày 25 hàng tháng, NVKD của phòng KD1, KD2, chi nhánh Sài gòn xây dựng kế hoạch bán hàng tháng tới cho từng khách hàng, từng chủng loại sản phẩm để trưởng phòng KD hoặc giám đốc chi nhánh tổng h p chuy n v kho công ợ ể ề ty.
- Phó GĐ phụ trách KD căn cứ theo hàng tồn kho, kế hoạch nhập hàng của phòng XNK, nhu cầu khách hàng, phân bổ lạ ếi k ho ch bán hàng cho mi n B c và ạ ề ắ miền Nam chuyển cho trưởng phòng phụ trách KD xem xét, sau đó kế hoạch được chuyển cho phòng KD c a mi n B c và miền Nam. ủ ề ắ
- Phòng KD của miền Bắc và miền Nam tổ ch c hứ ọ đ ềp i u chỉnh kế hoạch bán hàng của từng NVKD, từng khách hàng, từng chủng loại sản phẩm và chuyển k ế hoạch bán hàng cuối cùng lên Phòng KD Công ty. Khi đó phòng KD tổng hợp kế hoạch bán hàng của miền B c và mi n Nam để xây d ng k ho ch nh p hàng trong ắ ề ự ế ạ ậ tháng.
- Khi NVKD nhận được đơ đặn t hàng c a khách hàng (bao gồm số lượng sản ủ phẩm và thời gian xuất hàng) thì ph i xem kếả ho ch đặt hàng cho khách hàng ó ạ đ trong tháng cho Công ty. Nếu đơn đặt hàng ít h n hoặc bằng k hoơ ế ạch thì trưởng phòng KD làm phiếu xuất hàng cho khách hàng ó (nh ng th i gian ph i theo hàng đ ư ờ ả tồn kho và sản lượng dự kiến nhập khẩu của Công ty). Nếu n đơ đặt hàng cao hơn kế hoạch thì trưởng phòng KD họp cả phòng để xem có khách hàng nào lấy ít hơn kế hoạch để chuyển hàng sang cho khách hàng đó. Sau đó trưởng phòng KD chuyển phiếu xuất hàng cho nhân viên kế hoạch của công ty (hiện PGĐ phụ trách KD đang kiêm nhiệm).
- Trước 10h sáng ngày hôm trước thì nhân viên kế hoạch căn cứ vào kế hoạch xuất hàng của phòng KD miền Bắc, miền Nam, căn cứ vào hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch xuất hàng chuyển cho kế toán thương mại của Công ty.
- Kế toán thương mại xuất hàng theo kế hoạch của nhân viên k ho ch. Mọi ế ạ s iự đ ều chỉnh phải bám sát kế hoạch xuất hàng c a NVKD mi n B c, mi n Nam và ủ ề ắ ề lượng hàng tồn tại kho.
Trách nhiệm thực hi n: ệ Phòng kinh doanh:
- Triển khai thực hiện theo đúng qui trình, và kế hoạch xuất hàng của công ty.
- Bám sát thị trường, khi có sự thay đổi kế hoạch phòng KD cần phải tổ chức họp và đưa ra những giải pháp đ ều chỉnh phù hợp mà không làm thay đổi, xáo trộn i đến hệ ố th ng qu n lý t chức chung của công ty. ả ổ
Phòng xuất nhập khẩu:
- Tổ chức triển khai thực hiện theo k ho ch. Khi có những biến động về nhân ế ạ sự, nguồn cung, chất lượng hay số lượng hàng nhập, v n t i, kho v n... thì cầậ ả ậ n ph i ả có sự đ ề i u ch nh c n thi t nh t ng gi làm, i u chuy n nhân s b sung, tìm ngu n ỉ ầ ế ư ă ờ đ ề ể ự ổ ồ hàng bổ sung hoặc thay thế ... để đảm b o úng tiếả đ n độ giao hàng và ch t lượng hàng ấ giao cho khách.
- Trước 8h sáng thứ 2, chuyển kế hoạch nhập khẩu trong tuần của từng văn phòng đại diện miền Bắc, miền Nam, và dự kiến sản lượng sản phẩm (chủng loại, độ dầy, độ dài, độ bóng, số lượng, khối lượng...) cho nhân viên kế hoạch công ty.
- Trước 17h hàng ngày chuyển báo cáo dự kiến s n lả ượng sản xuất của từng chủng loại sản phẩm trong ngày.
Nhân viên kế hoạch:
- Phối k t hế ợp các bộ ph n xây d ng k ho ch s n xu t, bán hàng phù h p v i ậ ự ế ạ ả ấ ợ ớ tình hình thực tế.
- Phối kết hợp với các bộ phận đ ềi u chỉnh, cải tiến qui trình ngày càng hoàn thiện với từng i u kiện cụ ể ủđ ề th c a công ty.
Bộ phận kế toán thương mại:
- Chủ động kiểm kê kho, bố trí sắp xếp hàng hợp lí, thuận tiện cho việc lấy hàng.
- Xuất hàng theo k hoạch của công ty (kể ảế c khách lẻ).