Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN CHO VAY TRONG HOẠT ĐỘNG
1.3 Các phương thức cho vay và quy trình hạch toán các phương thức cho vay chủ yếu tại NHTM
1.3.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng trong kế toán cho vay
1.3.2.1 Chứng từ trong kế toán cho vay
Chứng từ dùng trong kế toán cho vay là những loại giấy tờ có giá trị về mặt pháp lý để xác định số tiền ngân hàng cho vay và người vay nhận nợ với ngân hàng. Chính vì vậy việc lập cũng như kiểm soát, tổ chức bảo quản chứng từ phải đúng chế độ. Mọi sự tranh chấp về các khoản vay hay thu nợ đều được giải quyết trên cơ sở các chứng từ kế toán cho vay.
Chứng từ trong nghiệp vụ cho vay của NHTM được chia thành 2 loại: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
a) Chứng từ gốc: Là chứng từ làm căn cứ pháp lý chứng minh nghiệp vụ cho vay phát sinh và hoàn thành. Chứng từ gốc được lập ngay khi nghiệp vụ cho vay phát sinh và hoàn thành. Gồm có:
Đơn xin vay: Là chứng từ do khách hàng lập để xin vay vốn Ngân hàng trong đó trình bày rõ mục đích vay, số tiền vay. Đây là căn cứ ban đầu để Ngân hàng xem xét cho vay. Loại chứng từ này không thể hiện tính pháp lý đầy đủ của quan hệ tín dụng mà trong phương thức cho vay nào đó của Ngân hàng nó chỉ là chứng từ để theo dõi kế hoạch phát tiền vay của Ngân hàng và người xin vay, kế hoạch phát tiền vay hoàn thành thìđơn xin vay cũng hết hiệu lực và không cần phải lưu riêng để theo dõi.
Hợp đồng tín dụng: nêu rõ: điều kiện cho vay, mục đích sử dụng vốn vay, phương thức cho vay, số vốn vay, lãi suất, thời hạn cho vay, hình thức đảm bảo, giá trị tài sản đảm bảo,phương thức trả nợ và những cam kết khác được các bên thỏa thuận.
Hợp đồng tín dụng là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp (nếu có) xảy ra giữa kháchhàng và Ngân hàng.
Khế ước vay kiêm kỳ hạn nợ: Là chứng từ chứng nhận số tiền Ngân hàng phát ra cho khách hàng vay theo lịch trình cụ thể. Đây cũng là một loại chứng từ gốc mang
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
tính chất pháp lý trong quan hệ tín dụng.Nó là căn cứ để khách hàng trả nợ cho Ngân hàng theo đúng định kì.
b) Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào sổ sách kế toán. Chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ gồm 2 loại:
Chứng từ cho vay
+ Nếu vay bằng chuyển khoản thường là các chứng từ thanh toán qua Ngân hàng như séc,ủy nhiệm chi,thư tín dụng…
+Nếu vay bằng tiền mặt thường là séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền mặt, phiếu chi tiền mặt…
Chứng từ thu nợ
+Nếu thu bằng chuyển khoản là ủy nhiệm thu, séc, phiếu thu, phiếu chuyển khoản,…
+Nếu thu bằng tiền mặt thường là giấy nộp tiền mặt, séc, giấy lĩnh tiền mặt,… 1.3.2.2 Tài khoản sử dụngtrong kế toán cho vay
Tài khoản sử dụng trong kế toán cho vay là những tài khoản phản ánh toàn bộ số tài sản của ngân hàng cho các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân vay. Số tài sản này chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản có của ngân hàng nên bộ phận tài khoản này có vị trí quan trọng trong bảng cân đối kế toán ngân hàng.
Cụ thể với tài khoản nội bảng gồm những tài khoản sau đây:
- Tài khoản 20: “Cho vay các tổ chức tín dụng khác”
- Tài khoản 21: “Cho vay các tổ chức kinh tế,cá nhân trong nước”
- Tài khoản 22: “Chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá đối với các tổ chức kinh tế,cá nhân trong nước”
- Tài khoản 25: “Cho vay bằng vốn tài trợ,ủy thác đầu tư”
- Tài khoản 27: “Tín dụng khác đối với tổ chức,cá nhân trong nước”
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận chỉ tập trung tìm hiểu nghiệp vụ cho vay các cá nhân trong nước nên chỉ đi sâu tìm hiểu quy trình hạch toán kế toán tài khoản 21 và chi tiết cấp 2, 3 của tài khoản này
Ngoài ra kế toán cho vay còn sử dụng những tài khoản khác có liên quan khác trong hệ thống tài khoản kế toán các TCTD như tài khoản phản ánh lãi, tài khoản nợ quá hạn, tài khoản dự phòng phải thu khó đòi và các tài khoản ngoại bảng
- Tài khoản 394: “Lãi phải thu từ hoạt động tín dụng”
- Tài khoản 702: “Thu lãicho vay”
Tài khoản ngoại bảng gồm:
- Tài khoản 921: “Cam kết bảo lãnh cho khách hàng”
- Tài khoản 94: “Lãi cho vay và phí phải thu chưa thu được”
- Tài khoản 97: “Nợ khó đòiđã xử lý”
- Tài khoản 99: “Tài sản và chứng từ khác”
Nội dung kết cấu của tài khoản + Tài khoản nợ trong hạn:
Bên Nợ: Phản ánh số tiền ngân hàng cấp cho khách hàng Bên Có: Phản ánh số tiền ngân hàng thu nợ khách hàng Dư Nợ: Phản ánh số tiền khách hàng còn nợ ngân hàng + Tài khoản nợ quá hạn
Bên Nợ: Phản ánh số tiền mà ngân hàng cấp tín dụng bịchuyển sang quá hạn Bên Có: Phản ánh số tiền mà ngân hàng thu nợ được
Dư Nợ: Phản ánh số nợ quá hạn chưa thu hồi được + Tài khoản lãi phải thu
Bên Có: Tiền thu lãi vay
Bên Nợ:- Điều chỉnh hạch toán sai sót trong năm (nếu có)
- Chuyển số dư có vào TK lợi nhuận khi quyết toán cuối năm Số dư Có: Phản ánh số tiền thu lãi hiện có tại ngân hàng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ