Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN CHO VAY TRONG HOẠT ĐỘNG
2.2 Thực trạng kế toán cho vay cá nhân trong nước tại chi nhánh NHNo & PTNT thị xã Hương Thủy
2.2.6 Kế toán cho vay khách hàng cá nhân trong nước tại chi nhánh
Hiện nay NHNo & PTNT chi nhánh Hương Thủy đang áp dụng 2 phương thức cho vay chủ yếu đó là: cho vay từng lần và cho vay theo hạn mức tín dụng
Phương thức cho vay từng lần áp dụng đối với khách hàng có nhu cầu vay vốn từng lần. Mỗi lần vay vốn khách hàng và ngân hàng lập thủ tục vay vốn theo quy định và ký HĐTD.Đối với phương thức này khách hàng chỉ được vay vốn lại trong trường hợp họ đã thanh toán xong các nợ gốc và lãi của khoản vay trước đó và tất toán HĐTD.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Phương thức cho vay theo HMTD áp dụng với khách hàng vay ngắn hạn có nhu cầu vay vốn thường xuyên, kinh doanh ổn định. NHNo & PTNT Hương Thủy tiến hành xác định HMTD như sau:
+ Trường hợp khách hàng SXKD một sản phẩm:
Hạn mức
tín dụng = Nhu cầu vốn lưu
động trong kỳ - Vốn tự có của khách
hàng tham gia trong kỳ - Vốn khác (nếu có)
Trong đó:
Nhu cầu vốn lưu
động trong kỳ = Tổng chi phí sản xuất trong kỳ Vòng quay vốn lưu động
+ Trường hợp khách hàng SXKD tổng hợp:
Hạn mức tín dụng =
Tổng nhu cầu vốn lưu động của hoạt động SXKD trong kỳ
-
Vốn tự có của khách hàng tham gia trong kỳ
- Vốn khác (nếu có)
Cũng giống như lý luận mặc dù áp dụng các phương thức cho vay khác nhau tuy nhiên cách thức hạch toán các phương thức này tại NHNo & PTNT là hoàn toàn tương tự nhau và quy trình nàyđược hạch toán hoàn toàn trên hệ thống phần mềm IPCAST.
Quy trình nàyđược trình bày cụthể như sau:
2.2.6.1 Kế toán giai đoạn cho vay
Bộ phận kế toán sau khi nhận được hồ sơ vay vốn, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ xem đãđúng quy định hay chưa,sau đó nếu thấy hợp lệ, kế toán căn cứ vào số tiền vay, thời hạn vay sẽ tiến hành hạch toán như sau:
Trước hết kế toán căn cứ vào thời hạn vay cũng như loại tiền vay để xác định tài khoản cho vay thích hợp. Tuy nhiên hiện nay NHNo & PTNT Hương Thủy chỉ áp dụng cho vay bằng đồng nội tệ nên kế toán chỉ cần căn cứ thời hạn vay để xác định tài khoản cho vay.
Tài khoản cho vay theo cụ thể ở đây là: TK 211 đối với cho vay ngắn hạn, TK 212 đối với cho vay trung hạn và TK 213 đối với cho vay dài hạn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Ví dụ: Ngày 13/01/2010 ông Nguyễn Văn Bằng tới Ngân hàng xin vay vốn 50 triệu đồng có tài sản đảm bảo, thời hạn vay là một năm, lãi suất 18%/năm, trả gốc một lần, hình thức vay từng lần. Hình thức nhận tiền vay: tiền mặt
Lúc này bộ hồ sơ vay vốn để kế toán phê duyệt phải gồm có: Giấy đề nghị vay vốn, hợp đồng tín dụng, biên bản giao nhận/đảm bảo tiềnvay,đơn yêu cầu đăng ký tài sản thế chấp, biên bản xác nhận giá trị tài sản đảm bảo, giấy xác nhận quyền sở hữu nhà (nếu thế chấp nhà), hợp đồng thế chấp tài sản, chứng thực của UBND xã,phường.
Tất cả những giấy tờ trên được trình bày cụ thể ở phần phụ lục, từ phụ lục số 01 đến phụ lục số 09
Sau khi phê duyệt xongkế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 211: 50. 000.000đ
Có TK 1011, 4211,…: 50. 000.000đ
+Trường hợp khách hàng vay từ 10 triệu đồng trở lên, phải có tài sản cầm cố, thế chấp, kế toán tiến hành định giá tài sản đó sao cho phù hợp với món vay và định khoản như sau:
Nhập TK 994 “Tài sản cầm cố thế chấp của khách hàng” : Giá trị của tài sản +Trường hợp khách hàng vay dưới 10 triệu đồng, cho vay theo dạng tín chấp, không cần tài sản cầm cố, ngân hàng cũng tiến hàng giữ một tài sản có giá trị của khách hàng chủ yếu là giấy chứng nhận quyền sở hữu đất. Tuy nhiên trong trường hợp này người kế toán chỉ định giá tài sản đó với giá trị là 1VNĐ vì mục đích của việc giữ tài sản này không phải là để đảm bảo khách hàng có trả tiền hay không mà là để tránh việc khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ của ngân hàng khác, gây rủi ro cho ngân hàng. Kế toán sẽ định khoản như sau:
Nhập TK 992 “Tài sản giữ hộ khách hàng”: 1 VNĐ
Trường hợp này ông Bằng vay có tài sản đảm bảokếtoán hạch toán:
Nhập TK 994: 160. 000. 000đ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Đồng thời kế toán cho vay phải theo dõi,ghi chép đầy đủ các yếu tố trên HĐTD như ngày, tháng,năm, số tiền vay, ngày trả nợ, trả lãi,…sau đó ký và lấy chữ ký nhận tiền vay của khách hàng. Giao một liên HĐTDkiêm khế ước vay tiền cho khách hàng, một liên kèm các chứng từ khác trong bộ hồ sơ cho vay lưu lại bộ phận kế toán cho vay để tiến hành thu nợ.
Sau khi tiến hành định khoản trên máy vi tính kế toán phải in “Chứng từ giao dịch” để lưu kèm bộ hồ sơ cho vay và tiến hành giải ngân cho khách hàng bằng cách điền thông tin cần thiết vào “Giấy lĩnh tiền vay” và đưa sang phòng thủ quỹ để khách hàng nhận tiền. Giấy lĩnh tiền vay được trình bày theo mẫu ở phụ lục số 29; Chứng từ giao dịch giai đoạn nàyđược trình bày cụ thể ở phụ lục số 24; Phụ lục hợp đồng được trình bày cụ thể ở phụ lục số 03
2.2.6.2 Kế toán giai đoạn thu nợ
Khi đến thời hạn thanh toán nợ vay thì khách hàng có trách nhiệm phải trả nợ cho ngân hàng, có thể trả bằng tiền mặt hay trích từ tài khoản tiền gửi của mình để trả nợ, kế toán căn cứ vào chứng từ để hạch toán:
Giả sử đến thời hạn trả nợ vào ngày 13/01/2011 ông Bằng tiến hành trả toàn bộ số nợ gốc, sau khi nhận được phiếu thu/Giấy nộp tiền (Trình bày cụ thể ở phụ lục số 12), kế toán căn cứ vào đó để hạch toán:
Nợ TK 1011: 50. 000. 000
Có TK 2111 (Nguyễn Văn Bằng): 50. 000. 000
Đồng thời kế toán ghi vào phụ lục hợp đồng số tiền đã thu, ngày, tháng, năm và rút số dư trên tài khoản cho vay.Sau đókế toán tiến hành tất toán khế ước và lưu cùng nhật ký chứng từ được bảo quản lâu dài theo quy định của Nhà nước nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị. Kế toán hạch toán:
Xuất TK 994: 160. 000. 000 và hoàn trả lại tài sản đảm bảo cho khách hàng Sau đó, kế toán cũng tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống sổ Cái và in“Chứng từ giao dịch” như giai đoạn cho vay. Chứng từ giao dịch giai đoạn này cũng được trình bày rõ ràng tại phụ lục số 25; Phụ lục hợp đồng được trình bày cụ thể ở phụ lục số 03
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
2.2.6.3 Kế toán giai đoạn gia hạn nợ
Trường hợp nợ đến hạn nhưng khách hàng chưa trả được nợ do nguyên nhân khách quan như: thiên tai, dịch bệnh, giá cả biến động không có lợi cho tiêu thụ sản phẩm và các nguyên nhân bất khả kháng khác, khách hàng phải có giấy đề nghị gia hạn nợ gửi đến Ngânhàng Nông nghiệp nơi cho vay trước ngày đến hạn để Ngân hàng Nông nghiệp nơi cho vay xem xét quyết định.
"Thời hạn gia hạn nợ đối với nợ vay ngắn hạn tối đa bằng thời hạn cho vay đã thoả thuận hoặc bằng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh nhưng không qua 12 tháng. Thời hạn nợ vay trung, dài hạn tối đa bằng 1/2 thời hạn cho vay đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng" (Trích dẫn: Sổ tay tín dụng NHNo &PTNT 2004)
Kế toán cho vay sau khi nhận được “Thông báo gia hạn nợ” đã được giám đốc Ngân hàng phê duyệt sẽ tiếnhành xử lý như sau:
- Đóng dấu hoặc ghi chú vào phần trên cùng mặt trước hợp đồng tín dụng để thuận tiện cho việc theo dõi những hợp đồng tín dụng đã gia hạn nợ.
- Điều chỉnh thời hạn, số tiền được gia hạn nợ, ngày tháng năm cho gia hạn nợ trên phụ lục hợp đồng tín dụng và dữ liệu lưu giữ trong máy tính theo đúng thông báo gia hạn nợ đãđược phê duyệt. Thông báo gia hạn nợ được trình bày cụ thể ở phụ lục số 10 và phụ lục hợp đồng trình bàyở phụ lục số 03
2.2.6.4 Kế toán chuyển nợ quá hạn
Trong trường hợp khi đến hạn thanh toán mà khách hàng không tiến hành trả nợ và cũng không được ngân hàng gia hạn nợ thì đến ngày làm việc tiếp theo hệ thống phần mềm IPCAST sẽ tự động chuyển số nợ đó sang nợ quá hạn, người kế toán có nhiệm vụ kiểm tra lại tính chính xác của nghiệp vụ này đồng thời lập thông báo chuyển nợ quá hạn gửi cho cán bộ tín dụng phụ trách khoản nợ này để thông báo cho khách hàng.
Việc chuyển sang tài khoản nợ quá hạn nào là hoàn toàn tương tự như phần cơ sở lý luận đã trình bày.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Đồng thời kế toán phải ghi rõ trạng thái nợ quá hạn vào phần theo dõi nợ quá hạn trong phụ lục hợp đồng và lưu HĐTD vào tập hồ sơ nợ quá hạn.
Trong trường hợp này khi đến ngày 13/01/2011 ông Nguyễn Văn Bằng vẫn chưa tiến hành trả nợ số tiền gốc cho Ngân hàng, thì hệ thống IPCAST sẽ tự động chuyển số nợ đó sang tài khoản nợ quá hạn (nợ nhóm 2), kế toán sẽ in “Thông báo nợ quá hạn”
từ trên máy tính và đưa cho cán bộ tín dụng để đôn đốc thu nợ. Lúc này hạch toán như sau:
Nợ TK 2112: 50. 000. 000đ Có TK 2111: 50. 000. 000đ
Thông báo chuyển nợ quá hạn và phần phụ lục hợp đồng được trình bày cụ thể ở phụ lục số 11và phụ lục số 03
2.2.6.5 Kế toán khi thu lãi cho vay
Căn cứ vào thỏa thuận về việc trả lãi vào một ngày nhất định trong tháng, thông thường tại NHNo &PTNT Hương Thủytiến hành thu lãi vào ngày cho vay của tháng tiếp theo đồng thời ngân hàng cũng áp dụng tính lãi theo phương pháp thực thu. Thông thường kế toán sẽ theo dõi các khoản lãi này và khi gần đến hạn kế toán sẽ gửi “Thông báo nộp lãi” cho cán bộ tín dụng để đôn đốc khách hàng nộp lãi. Thông báo nộp lãi được trình bày cụ thể ở phụ lục số 13
Khi khách hàng đến trả lãi kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản lãi cho vay phải thu Lãi phải thu= (Nợ gốc x Lãi suất tháng x số ngày vay) /30
Dựa vào số lãi tính được và số lãi thực tế khách hàng trả kế toán lập phiếu thu tiền (nộp bằng tiền mặt) hoặc lập phiếu chuyển khoản (nếu bằng chuyển khoản)
“Phiếu thu”lãi hay“phiếu chuyển khoản thu lãi” được lập 2 liên: 1 liên phiếu tính lãi làm chứng từ hạch toán, 1 liên làm làm giấy biên nhận chuyển trả cho người vay khi thu lãi xong.Đồng thời kế toán ghi vào phụ lục hợp đồng tín dụng số tiền thu lãi. Nếu đến thời hạn quy định mà khách hàng không trả lãi thì ngân hàng tiến hành theo dõi ngoại bảng và báo cho cán bộ tín dụng để đôn đốcthu lãi.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Trường hợp này số lãi hàng tháng mà ông Bằng phải trả:
(50. 000. 000 x 1. 5 x 30)/30=750. 000đ
Nếu đến ngày 13/01/2011 ông Bằng đến trả lãi kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK 1011: 750. 000đ Có TK 702: 750. 000đ
Nếu đến ngày 13/01/2011 ông Bằng không đến trả lãiđúng hạn kế toán tiến hành theo
dõi ngoại bảngsố lãi nói trên: Nhập TK 94: 750. 000đ
Và sau khi ông Bằng đến trả kế toán hạch toán: Xuất TK 94: 750. 000 Đồng thời: Nợ TK 1011: 750. 000
Có TK 702: 750. 000
Căn cứ nghiệp vụ phát sinh kế toán cũng tiến hành nhập liệu xuất quỹ tiền mặt vào hệ thông sổ Cái và in chứng từ giao dịch hàng ngày.
Phiếu thu tiền lãi hay giấy nộp tiền lãi được trình bày tương tự như phụ lục số 12, phụ lục hợp đồng trình bày ở phụ lục số 0. Chứng từ giao dịch được trình bày ở phụ lục số 26
2.2.6.6 Kế toán trích lập dự phòng rủi ro tín dụng.
Việc trích lập dự phòng rủi ro tín dụng phải được thực hiện theo quy định của cơ chế tài chính, theo tỷ lệ đã quyđịnh.
Bảng 7: Tỷ lệtrích lập dự phòng tại chi nhánh NHNo & PTNT Hương Thủy
Nhóm Tỷ lệ trích
Nhóm I (Nợ trong hạn) 0%
Nhóm II (Nợ quá hạn dưới 180 ngày) 20%
Nhóm III (Nợ quá hạn từ 180 đến 360 ngày 50%
Nhóm IV (Nợ quá hạn trên 360 ngày) 100%
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Trong thời hạn 15 ngày làm việc đầu tháng, mỗi quý kế toán căn cứ số dư tại thời điểm ngày cuối cùng của tháng thứ 2 quý đó thực hiện phân loại và trích lập dự phòng.
Nếu số trích còn thiếu so với quy định thì ngân hàng phải trích lập tiếp cho đủ, nếu trích thừa thì phải thoái thu.
Nếu số tiền trích lập dự phòng lớn hơn số tiền dự phòng hiện có kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 8822 “Chi dự phòng nợ phải thu khó đòi”
Có TK 2191“Dự phòng cụ thể”
Có TK 2192 “Dự phòng chung”
Nếu số tiền trích lập dự phòng nhỏ hơn số tiền dự phòng hiện có kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 219 “Dự phòng cụ thể”
Nợ TK 2192 “Dự phòng chung”
Có TK 8822 “Chi dự phòng nợ phải thu khó đòi”
Số tiền dự phòngđược tính như sau:
R= Max { 0, (A-C)}*r Trong đó:
R: Dự phòng cụ thể A: Giá trị của khoản nợ
C: Giá trị tài sản đảm bảo r: Tỷ lệ trích dự phòng cụ thể
Số dự phòng chung được trích theo tỷ lệ % tổng giá trị các khoản nợ từ nhóm I đến nhóm IV. Tỷ lệ trích thay đổi theo từng năm
Ví dụ:Tình hình nợ nhóm và tài sản đảm bảo năm 2011 như sau:
Nợ nhóm I: 245. 088 triệu Tài sản đảm bảo:112. 520 triệu R=0
Nợ nhóm II: 4. 321 triệu Tài sản đảm bảo: 2. 450 triệu R=374 triệu Nợ nhóm III: 1. 384 triệu Tài sản đảm bảo: 520triệu R= 432 triệu
Nợ nhóm IV: 207 triệu Tài sản đảm bảo: 132 triệu R= 75 triệu
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Tổng chi dự phòng năm 2011 là: 1. 997 triệu Tổng chi dự phòng cụ thể là: 881 triệu
Tổngchi dự phòng chung năm 2011: 251. 000 triệu x 0. 445%= 1. 116 triệu
Khoản chi hiện thời của năm 2010 là 2. 135 triệu, trong đó dự phòng cụ thể 1. 580 triệu và dự phòng chung là 555 triệu
Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 8822: 561 triệu Nợ TK 2191: 699 triệu
Có TK 2192: 561 triệu Có TK 8822: 699 triệu
Sau khi kết thúc ngày giao dịch kế toán cũng như giao dịch viên phải tiến hành khóa sổ Cái. Lúc này số dư của các TK thanh toán bù trừ phải bằng 0, số dư TK tiền mặt trên sổ Cái phải bằng số dư tiền mặt thực tế của tất cả giao dịch viên nắm giữ cộng lại. Sau khi kiểm tra tính chính xác giao dịch viên tiến hành in “Bảng tổng kê giao dịch” và “Liệt kê giao dịch” để đưa cho trưởng phòng ký duyệt. Bảng liệt kê giao dịch và bảng tổng kê giao dịch của giao dịch viên được trình bày theo mẫu lần lượt ở phụ lục số 27 và phụ lục số 28