CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN VỀ TIỀN LƯƠNG, HỆ THỐNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG
1.6 Phương pháp hoàn thiện thang lương, bảng lương
1.6.4 Các phương pháp hoàn thiện thang lương, bảng lương
Như ủó núi ở trờn, kết cấu của một thang lương bao gồm cỏc bậc lương và hệ số hoặc mức lương cụ thể của từng bậc áp dụng cho một nghề, nhóm nghề hay cụng việc. Bội số và số lượng bậc của cỏc thang này ủược quyết ủịnh bởi ủộ phức tạp của cụng việc, cũn ủiều kiện lao ủộng quy ủịnh ủộ lớn của mức lương trong thang lương. Do vậy, các phương pháp xây dựng thang lương khụng nằm ngoài mục tiờu xỏc ủịnh cỏc chỉ tiờu này.
ðể xỏc ủịnh cỏc chỉ tiờu ủó nờu ở trờn, thụng thường người ta ỏp dụng phương pháp tính toán trực tiếp các chỉ tiêu hoặc phương pháp gián tiếp thông qua việc xõy dựng thang ủiểm và cho ủiểm cỏc yếu tố ủể ủỏnh giỏ ủộ phức tạp lao ủộng và ủiều kiện lao ủộng.
1.6.4.1 Tớnh toỏn ủộ phức tạp lao ủộng và hệ số ủiều kiện lao ủộng
ðõy là phương phỏp ủó ủược ỏp dụng ủể tớnh toỏn cỏc thang lương, bảng lương trong lần cải cách tiền lương năm 2004. Theo phương pháp này, người ta cho rằng, ủộ phức tạp của một nghề hay cụng việc ủược thể hiện thụng qua các thông số về thời gian như thời gian học văn hóa tối thiểu cần thiết theo yờu cầu tuyển sinh ủể ủào tạo nghề, tổng thời gian ủào tạo nghề, bổ tỳc, bồi dưỡng nõng cao trỡnh ủộ ủạt bậc thấp nhất của nghề, tổng thời gian ủào tạo nghề, bổ tỳc, bồi dưỡng nõng cao trỡnh ủộ ủạt bậc cao nhất của nghề, tổng thời gian làm việc, tớch lũy kinh nghiệm từ khi vào nghề ủến khi làm ủược cụng việc cú ủộ phức tạp cao nhất.
31
Do vậy, ủộ phức tạp lao ủộng của nghề hoặc nhúm chức danh nghề ủược xỏc ủịnh theo cụng thức sau:
To
xT K xT
K xT P K
T xT K xT
P K max 1 1 2 2max 3 3
0
min 2 2 1 1
min ; + +
+ =
=
Trong ủú:
- Pmin - Hệ số phức tạp lao ủộng bậc thấp nhất của nghề.
- Pmax - Hệ số phức tạp lao ủộng bậc cao nhất của nghề.
- T1 - Thời gian học văn hóa phổ thông cần thiết theo yêu cầu tuyển sinh ủào tạo ủể vào học nghề.
- T2min - Thời gian ủào tạo nghề, bổ tỳc, bồi dưỡng nõng cao trỡnh ủộ ủạt bậc thấp nhất của nghề.
- T2max - Thời gian ủào tạo nghề, bổ tỳc, bồi dưỡng nõng cao trỡnh ủộ ủạt bậc cao nhất của nghề.
- T3 - Tổng thời gian làm việc, tớch lũy kinh nghiệm từ khi vào nghề ủến khi làm ủược cụng việc cú ủộ phức tạp cao nhất (trừ thời gian bổ tỳc, bồi dưỡng tay nghề tính trong thời gian T).
- T0 - Tổng thời gian học phổ thụng và học nghề ủể ủạt bậc 1 của nghề (T = 9,5).
- K1, K2, K3 - là cỏc hệ số quy ủổi giữa ba loại thời gian T1, T2 và T3 (K1
= 1, K2 = 1,74, K3 = 0,83).
Trờn cơ sở ủộ phức tạp lao ủộng của bậc thấp nhất và bậc cao nhất, doanh nghiệp xỏc ủịnh thang phức tạp lao ủộng với số bậc, hệ số phức tạp của từng bậc và khoảng cách giữa các bậc phù hợp với tính chất công việc của từng nghề hoặc nhóm nghề trong doanh nghiệp.
Hệ số ủiều kiện lao ủộng ủược xỏc ủịnh chủ yếu theo phõn loại lao ủộng và theo mức tiờu hao lao ủộng bỡnh quõn của ngành, nghề (bỡnh quõn hao phớ
32
calo/ngày). Trong cải cỏch tiền lương năm 2004, cỏc hệ số này ủó ủược tớnh toỏn và ủược chia thành 6 mức cú hệ số từ 1,08 ủến 1,41.
Sau khi xỏc ủịnh ủược ủộ phức tạp và hệ số ủiều kiện lao ủộng, ta cú thể tớnh toỏn hệ số lương và mức lương ủược theo cụng thức sau:
Klương = Pphức tạp x Kủiều kiện ; Mlương = Klương x Lmin
Trong ủú:
- Klương : Hệ số lương
- Pphức tạp : ðộ phức tạp lao ủộng - Kủiều kiện : Hệ số ủiều kiện lao ủộng - Mlương : Mức lương
- Lmin : Tiền lương tối thiểu
1.6.4.2 Phương phỏp cho ủiểm cỏc yếu tố cụng việc
Phương phỏp cho ủiểm cỏc yếu tố cụng việc ủược giới thiệu vào Việt Nam từ năm 1997 thông qua Chương trình phát triển dự án Mê Kông (MPDF) do cụng ty Tài chớnh quốc tế (IFC) ủiều hành, ủược tài trợ bởi Ngõn hàng phỏt triển chõu Á (ADB), ễxtrõylia, Canaủa, Phần Lan, cụng ty Tài chớnh quốc tế (IFC), Nhật Bản, Nay Uy, Thụy ðiển, Thụy Sĩ và Vương quốc Anh.
Hiện nay, phương phỏp cho ủiểm ủó ủược Bộ Lao ủộng - Thương binh và Xó hội lựa chọn ủể ỏp dụng. Ngày 30 thỏng 5 năm 2003, Bộ Lao ủộng - Thương binh và Xó hội ủó ban hành thụng tư số 14/2003/TT - BLðTBXH về hướng dẫn xây dựng thang lương, bảng lương theo phương pháp này.
Phương phỏp xỏc ủịnh thang lương, bảng lương bằng phương phỏp cho ủiểm ủược tiến hành theo trỡnh tự gồm bốn bước riờng biệt sau:
- Phân tích công việc
- đánh giá giá trị công việc
33
- Phân ngạch công việc
- ðịnh giá công việc và thiết lập thang lương Bước 1 - Phân tích công việc
Mục ủớch của phõn tớch cụng việc là nhằm thu thập những thụng tin chi tiết về từng vị trí công việc cụ thể trong doanh nghiệp. Các thông tin cần thiết ủể tiến hành phõn tớch cụng việc bao gồm:
- Thụng tin cụ thể về cụng việc, sản phẩm, ủộ phức tạp và cỏc yờu cầu kỹ thuật
- Thụng tin về quy trỡnh cụng nghệ ủể thực hiện cụng việc
- Thụng tin về cỏc tiờu chuẩn ủỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc
- Thụng tin về ủiều kiện lao ủộng (tổ chức nơi làm việc, ủiều kiện an toàn vệ sinh lao ủộng, bảo hộ lao ủộng…)
- Thụng tin về yờu cầu ủối với người lao ủộng ủể ủảm bảo thực hiện ủược cụng việc ủược giao (gồm trỡnh ủộ tay nghề, học vấn, ngoại ngữ, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện cụng việc, cỏc ủặc ủiểm cỏ nhõn thực hiện cụng việc như tuổi tác, sức khỏe, hình thể, giới tính…)
Việc phõn tớch cụng việc ủược tiến hành theo cỏc bước sau:
+ Bước a: Xỏc ủịnh hỡnh thức và phương phỏp thu thập thụng tin.
Có 3 phương pháp thu thập thông tin chủ yếu là: quan sát trực tiếp các vị trớ làm việc cụ thể, phỏng vấn trực tiếp người lao ủộng ủể thu thập những thụng tin cần thiết và lập phiếu ủiều tra ủể cỏ nhõn tự khai.
+ Bước b: Tiến hành thu thập thông tin cơ bản trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, sơ ủồ tổ chức, cỏc quy trỡnh cụng nghệ…
+ Bước c: Kiểm tra, xỏc nhận tớnh chớnh xỏc ủầy ủủ của cỏc thụng tin thụng qua nhõn viờn thực hiện cụng việc, người giỏm sỏt hoặc ủối chiếu với các tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ.
34
+ Bước d: Lập bảng mụ tả cụng việc và bản yờu cầu chuyờn mụn ủối với từng vị trí công việc.
Một bản mô tả công việc thông thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Tên bộ phận công tác - Tên công việc
- Tóm tắt nội dung công việc - Các nhiệm vụ chính
- Các nhiệm vụ phụ
- Các mối quan hệ trong công việc - Trách nhiệm giám sát, quản lý
ðối với bản yờu cầu chuyờn mụn cần phải phản ỏnh ủược cỏc nội dung chủ yếu sau ủõy:
- Tính chất công việc - Trỡnh ủộ học vấn - Ngành chuyên môn - Chức danh nghề nghiệp - Kinh nghiệm làm việc
- Cỏc yờu cầu về thể chất và ủiều kiện làm việc Bước 2 - đánh giá giá trị công việc
Cụng tỏc ủỏnh giỏ giỏ trị cụng việc là nhằm ủo lường giỏ trị và tầm quan trọng của mỗi công việc so với các công việc khác trong doanh nghiệp. Bước ủỏnh giỏ giỏ trị cụng việc khụng phải là ủỏnh giỏ người ủang thực hiện cụng việc mà là ủỏnh giỏ cỏc yờu cầu tối thiểu ủối với mỗi yếu tố cần thiết ủể hoàn thành tốt cụng việc tại vị trớ ủang xem xột. Sau ủú, cỏc thụng tin này ủược sử
35
dụng ủể quyết ủịnh mức chờnh lệch hệ số lương. ðõy là một cụng cụ quan trọng ủể ủỏnh giỏ giỏ trị của tất cả cỏc cụng việc trong doanh nghiệp nhằm thực hiện phân ngạch trong công việc.
Mục ủớch của việc ủỏnh giỏ giỏ trị cụng việc là nhằm mụ tả cụng việc một cỏch khỏi quỏt sao cho những cụng việc tương tự nhau cú thể ủược tập hợp vào thành một nhúm và qua ủú quy ủịnh một thang lương giống nhau cho các công việc tương tự nhau ựã ựược tập hợp trong mỗi nhóm. đánh giá giá trị công việc bao gồm bốn bước sau: Lập danh sách các yếu tố công việc; Lựa chọn cỏc vị trớ cụng việc ủể ủỏnh giỏ; Cho ủiểm cỏc yếu tố; Xỏc ủịnh thang ủiểm cú thể chấp nhận.
+ Bước a: Lập danh sách các yếu tố công việc
ðể lập danh sách các yếu tố công việc ta cần lựa chọn các thông tin có thể so sỏnh ủược gọi là cỏc yếu tố cụng việc và tiến hành ủiều tra thu thập về mức hay yờu cầu tối thiểu theo từng yếu tố mà một người lao ủộng cần cú ủể hoàn thành công việc. Thông thường có năm nhóm yếu tố sau:
- Kiến thức và kỹ năng;
- Trí lực;
- Thể lực và môi trường làm việc;
- Môi trường công tác;
- Trách nhiệm công việc.
Trong mỗi nhóm yếu tố công việc và tùy theo tính chất ngành nghề hoạt ủộng, thiết lập danh mục cỏc yếu tố chi tiết trong mỗi nhúm ủể làm cơ sở ủỏnh giỏ giỏ trị từng vị trớ cụng việc cho phự hợp.
+ Bước b: Lựa chọn cỏc vị trớ, doanh nghiệp ủể ủỏnh giỏ
đánh giá giá trị công việc cần ựược tiến hành cho từng vị trắ riêng biệt bằng cách sử dụng danh sách các yếu tố công việc. Trên cơ sở so sánh các yêu
36
cầu về chuyờn mụn, thể lực, mụi trường v.v… ta sẽ cú ủược cỏc thụng tin khách quan về từng công việc dựa trên các yếu tố chuẩn.
+ Bước c: Cho ủiểm cỏc yếu tố
Sau khi ủó lựa chọn ủược cỏc vị trớ ủể ủỏnh giỏ, ta xỏc ủịnh giỏ trị của mỗi yếu tố bằng cỏch gỏn cho mỗi yếu tố một giỏ trị. Cỏc giỏ trị này ban ủầu cú thể ủược lựa chọn tựy ý. Tuy nhiờn, sau khi ủó ủược kiểm chứng cỏc giỏ trị này sẽ ủược coi là giỏ trị chuẩn. Cỏch xỏc ủịnh thang ủiểm ủược tiến hành như sau:
- Xỏc ủịnh tổng số ủiểm của tất cả cỏc nhúm yếu tố. Thụng thường việc quy ủịnh tổng số ủiểm càng lớn thỡ ủộ chớnh xỏc càng cao.
- Trờn cơ sở tổng số ủiểm của tất cả cỏc nhúm, xỏc ủịnh cơ cấu mức ủiểm cao nhất cho từng nhúm yếu tố. Tựy theo tớnh chất, ủặc ủiểm, yờu cầu cụng việc mà cú thể quy ủịnh mức ủiểm giữa cỏc nhúm yếu tố cho phự hợp theo nguyờn tắc nhúm nào cú vị trớ quan trọng, tỏc ủộng nhiều ủến tớnh chất vị trớ cụng việc thỡ nhúm ủú cú mức ủiểm lớn.
- Trờn cơ sở cơ cấu mức ủiểm của từng nhúm yếu tố, xỏc ủịnh ủiểm số cho từng yếu tố trong nhúm theo nguyờn tắc cho ủiểm từ thấp ủến cao theo tính chất quan trọng của từng yếu tố.
+ Bước d: Xỏc ủịnh thang ủiểm cú thể chấp nhận ủược
ðõy là bước cuối cựng của khõu ủỏnh giỏ giỏ trị cụng việc. Mục ủớch của việc xỏc ủịnh thang ủiểm cú thể chấp nhận ủược này là ghi lại yờu cầu tối thiểu ủối với từng yếu tố cụng việc của một vị trớ cụ thể và sự chờnh lệch ủiểm giữa cỏc vị trớ cụng việc cho thấy sự khỏc nhau về trỡnh ủộ kiến thức, trí lực, thể lực, môi trường và các khả năng cần thiết khác của từng vị trí công việc.
Sau khi ủỏnh giỏ giỏ trị từng vị trớ cụng việc, tiến hành tổng hợp lại toàn bộ việc ủỏnh giỏ cho ủiểm của từng vị trớ cụng việc vào một bảng tổng hợp ủỏnh giỏ giỏ trị cụng việc chung.
37
Trờn cơ sở bảng tổng hợp này, tiến hành rà soỏt, cõn ủối lại việc ủỏnh giỏ giỏ trị cụng việc của từng vị trớ ủể ủảm bảo phự hợp với thực tế và ủảm bảo tương quan giữa các vị trí.
Bước 3 - Phân ngạch công việc
Phân ngạch công việc là quá trình nhóm các vị trí công việc có chức năng và yờu cầu kiến thức, kỹ năng tương tự nhau thành nhúm. Sau ủú, mỗi nhúm cụng việc ủược quy ủịnh thành một ngạch cụng việc tựy theo tầm quan trọng của nhúm cụng việc ủú. Phõn ngạch cụng việc dược tiến hành theo ba bước: Phân nhóm công việc; Thiết lập các tiêu chí của ngạch công việc; Quy ủịnh ngạch cụng việc cho mỗi nhúm cụng việc.
+ Bước a: Phân nhóm công việc
Phân nhóm công việc là tập hợp các công việc riêng lẻ thành các nhóm cụng việc. Mục ủớch của phõn nhúm cụng việc nhằm sắp xếp một cỏch cú hệ thống những công việc có yêu cầu kiến thức; kỹ năng gần giống nhau thì sẽ ủược ủỏnh giỏ một cỏch thống nhất. Bởi vậy, nhiệm vụ của việc tập hợp thành nhóm công việc là:
- Căn cứ vào bảng tổng hợp ủỏnh giỏ ủiểm, bảng mụ tả cụng việc và bản yêu cầu chuyên môn của từng vị trí công việc, xem xét tính chính xác và tính thống nhất cỳa cỏc kết quả ủỏnh giỏ.
- Xỏc ủịnh và nhúm cỏc vị trớ cụng việc cú tổng số ủiểm gần như nhau trong bảng ủỏnh giỏ giỏ trị cụng việc thành một nhúm.
+ Bước b: Thiết lập mức ngạch công việc và tiêu chuẩn phân ngạch Mục tiêu của phân ngạch công việc là tổ chức các nhóm công việc thành cỏc ngạch cụng việc ủể thiết lập thang, bảng lương theo từng ngạch.
Trờn cơ sở tớnh chất ủặc thự, quy mụ hoạt ủộng, tiến hành xỏc ủịnh cơ cấu phân ngạch công việc phù hợp và mô tả tiêu chí của mỗi ngạch công việc.
Cỏc tiờu chớ này phải cú tớnh chất khỏi quỏt và mụ tả ủược cỏc trỏch nhiệm chung của mỗi người trong mỗi ngạch công việc.
38
+ Bước c: Quy ủịnh một ngạch cụng việc cho mỗi nhúm cụng việc
Sau khi tập hợp ủược tất cả cỏc vị trớ thành cỏc nhúm cụng việc và thiết lập ủược một cơ cấu phõn ngạch cụng việc, tiến hành gắn cỏc nhúm cụng việc theo từng ngạch công việc.
Bước 4 - ðịnh giá công việc - thiết lập thang lương cho từng ngạch
ðịnh giỏ cụng việc là một quỏ trỡnh xỏc ủịnh hệ thống thang lương.
Bước này phản ỏnh những yờu cầu của mỗi cụng việc và trỡnh ủộ chuyờn mụn của người thực hiện cụng việc ủú. ðể thiết lập thang lương cần thực hiện cỏc bước sau: xỏc ủịnh cỏc yếu tố ảnh hưởng tới thang lương; thu nhập và phõn tớch thụng tin về cỏc mức thang lương hiện tại; thiết lập thang lương; ủiều chỉnh thang lương.
+ Bước a: Xỏc ủịnh cỏc yếu tố ảnh hưởng tới thang lương
Khi thiết lập một thang lương cần phải xem xét các yếu tố ảnh hưởng như tỡnh hỡnh cạnh tranh tiền lương trờn thị trường lao ủộng; cỏc quy ủịnh của phỏp luật về tiền lương tối thiểu; biến ủộng giỏ cả sinh hoạt; năng suất lao ủộng trong ngành, cỏc hỡnh thức khuyến khớch hoàn thành cụng việc; kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm v.v… và chính sách phát triển doanh nghiệp.
Cỏc yếu tố ảnh hưởng ủến việc thiết lập thang lương ủược phõn chia thành các yếu tố bên ngoài và yếu tố bên trong như sau:
- Các yếu tố bên ngoài gồm: khả năng cạnh tranh về tiền lương, các quy ủịnh của phỏp luật, biến ủộng về giỏ cả sinh hoạt, năng suất lao ủộng ngành.
- Các yếu tố bên trong gồm: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của người lao ủộng.
- Các yếu tố ảnh hưởng khác như các khoản phụ cấp, và các hình thức khuyến khích hoàn thành công việc, các khoản tiền thưởng.
39
+ Bước b: Thu thập số liệu về mức lương hiện hành ủể phõn tớch, ủỏnh giá, so sánh
Mục ủớch của việc thu thập và phõn tớch mức lương hiện hành nhằm xỏc ủịnh sự phự hợp của cỏc mức lương chung, tổng chi phớ tiền lương hiện hành;
những công việc nào chiếm tỷ lệ lương bình quân lớn nhất trong tổng số tiền lương và cú cụng việc nào ủược trả lương quỏ cao hoặc quỏ thấp hay khụng.
+ Bước c: Thiết kế thang hoặc bảng lương
Thang lương thường ủược tổ chức thành bảng, bao gồm cỏc nhúm nghề hay công việc (ngạch lương) và bậc lương. Mỗi thang lương cần chỉ rõ mức khởi ủiểm của một vị trớ cụng việc thuộc ngạch lương và mức tối ủa một người ủược hưởng trong phạm vi ngạch lương ủú. Cỏc bước ủể thiết lập một thang lương gồm: Xỏc ủịnh số bậc trong mỗi ngạch; Quyết ủịnh hệ số lương của mỗi ngạch bậc.
- Số bậc lương trong mỗi ngạch: Số bậc lương thông thường phụ thuộc vào phõn loại cấp bậc kỹ thuật của lao ủộng. Thớ dụ: hiện nay cụng nhõn khai thác lộ thiên theo Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật gồm 7 bậc, công nhân khai thác hầm lò 6 bậc, v.v…
- Hệ số lương của mỗi ngạch, bậc: ðể quyết ủịnh mức lương khởi ủiểm cho mỗi ngạch lương, cần sử dụng bảng so sánh tiền lương hiện tại, mức lương khởi ủiểm của cỏc ủối thủ cạnh tranh. Trờn cơ sở mức lương khởi ủiểm xỏc ủịnh mức thay ủổi tiền lương của từng bậc lương. Thụng thường hệ số thấp nhất ủược ỏp dụng cho người lao ủộng cú trỡnh ủộ thấp nhất, làm cụng việc ủơn giản và trong ủiều kiện bỡnh thường. Hệ số cao nhất ủược xỏc ủịnh cho chức danh lao ủộng cú ủộ phức tạp lao ủộng cao nhất. Hệ số lương trung bỡnh là hệ số lương ứng với mức ủộ phức tạp lao ủộng phổ biến nhất và chức danh cú tần số người lao ủộng ủược hưởng nhiều nhất.