Cơ sở dữ liệu thửa đất (còn được biết như là địa chính), là cơ sở dữ liệu mô tả các quyền, lợi ích và giá trị tài sản. Ranh giới pháp lý của thửa đất được xác định trong văn bằng về tài sản. Khi tài sản đó được phân chia hay có sự tranh chấp về ranh giới thì đều phải có số liệu đo đạc để khẳng định về tài sản. Sự sở hữu thửa đất là phần quan trọng của các hệ thống tài chính, pháp lý và bất động sản của xã hội.
Những thửa đất thuộc thuế bất động sản thường là sự thể hiện đồ họa về sự sở hữu đất đai nhằm hỗ trợ các hoạt động về thuế tài sản. Các bản đồ thường dùng như là bản đồ thửa đất phục vụ pháp lý. Tập hợp tổng thể các thửa đất thể hiện sự phân bố tài sản thực của cộng đồng và sự sở hữu, định hình cơ bản cho mọi quyết định sử dụng đất và phân vùng, tái hiện vị trí đất đai định cư, kinh doanh và các dịch vụ công cộng. Nói cách khác, hầu hết mọi khía cạnh của chính quyền và công việc có thể liên kết với thửa đất.
Chuẩn nội dung của FGDC (Federal Geographic Data Committee) đối với dữ liệu địa chính sử dụng định nghĩa tương tự nhưng thừa nhận rằng thửa đất không phải liên tục.
Trong hệ thống thông tin ở chính quyền địa phương, thửa đất là đơn vị nguyên thủy phục vụ việc quản lý thông tin về quyền và quyền lợi đất đai. Dữ liệu thửa đất liên quan chặt chẽ với khái niệm địa chính, đó là "sự ghi nhận những quyền lợi xung quanh đất đai cả về bản chất và phạm vi của các quyền lợi đó". Thông tin về sở hữu pháp lý có thể được duy trì theo hồ sơ văn bằng của người có quyền lợi về
địa chính pháp lý. Mặt khác, nhà định giá thuế không quan tâm đến sự tranh chấp về sự sở hữu đất đai mà chỉ duy trì địa chính thuế khóa.
2.2.1. Hiện trạng dữ liệu thửa đất
Dữ liệu địa chính tồn tại sự phân chia rõ rệt về dữ liệu thửa đất giữa các cấp và các đơn vị hành chính khác nhau. Số thửa đã chuyển sang định dạng GIS: Chỉ có 3/4 (34 bang) bang có khả năng cung cấp ước định số lượng thửa đã chuyển về dạng số trong định dạng có thể sử dụng ở GIS (báo cáo đánh giá dữ liệu thửa đất ở nước Mỹ tháng 3/2003). Nhiều nơi của Mỹ, dữ liệu thửa đất chỉ là các đường trên bản đồ giấy được lưu ở trụ sở tòa án địa phương. Trong khi khoảng 70% thửa đất công ở Mỹ hiện ở dạng số, 30% còn lại nằm rải rác ở các đơn vị hành chính nông thôn.
Mặc dù những đơn vị hành chính đó có rất ít thửa đất, họ không đủ nguồn kinh phí để chuyển đổi dữ liệu của mình sang dạng số.
Ở Mỹ các hồ sơ mô tả sự chuyển đổi quyền lợi nói chung được duy trì ở mức địa phương, ngoại trừ Connecticut, Rhode Island và Vermont, nơi mà chính quyền thành phố và thị trấn thực hiện chức năng này (NRC 1980). Hầu hết các hệ thống ghi nhận đất đai về cơ bản vẫn tồn tại không biến động từ khi nó được lập ra. Chúng được thiết kế đơn giản để ghi nhận các chứng thư và tài liệu liên quan đến quyền lợi về đất đai.
Hồ sơ công có thể ít nhiều không đầy đủ suốt thời gian, phụ thuộc vào luật, tình trạng và hiện tượng lịch sử, và thực tiễn trong mọi ngành nghề khác nhau có liên quan. Sự ghi nhận các tài liệu về quyền là tự nguyện, trong khi việc ghi nhận được thiết kế nhằm cung cấp bảo vệ thông qua sự thông cáo công, việc chuyển đổi không được chú trọng, và các quyền có thể được tạo lập cùng hoặc không có hồ sơ.
Thí dụ, quyền đi qua thường được công nhận mang tính cá nhân và hình thức. Thậm chí do chính quyền địa phương nắm giữ, cũng như hệ thống ống dẫn và sử dụng quyền đi qua có thể không được ghi nhận. Có ghi nhận hay không, đó là hiệu lực của các quyền lợi đất đai. Hơn nữa, các hồ sơ có thể chứa thông tin không chính xác
và mâu thuẫn lẫn nhau, tồn tại những điều không giải quyết được đến khi vấn đề đó được phát hiện thông qua sự tìm kiếm hồ sơ đó.
Ở Mỹ các hồ sơ quyền lợi đất đai được duy trì chủ yếu ở mức tỉnh (thành phố) và nằm ở các ban ngành khác nhau. Các hệ thống có những hồ sơ về nhà ở ít thay đổi kể từ khi bắt đầu. Hầu hết các hồ sơ không hoàn chỉnh và thường có sự sai lệch và thông tin mâu thuẫn. Ở mức địa phương chúng thường rườm rà và khó sử dụng, đặc biệt đối với việc quy hoạch và quản lý đất đai.
Sự thiếu hụt dữ liệu thửa đất tích hợp mang tính quốc gia dẫn đến sự trùng lặp rất nhiều trong kết quả giữa các cấp chính quyền khác nhau và giữa thành phần công và cá nhân.
Hệ thống địa chính đất công và đất cá nhân vẫn tồn tại song hành có chứa những mâu thuẫn khó có thể giải quyết.
2.2.2. FGDC và các cơ quan tham gia xây dựng chuẩn nội dung dữ liệu địa chính tại Mỹ
Ủy ban dữ liệu địa lý liên bang được thành lập theo thông tư A-16 về Cơ quan quản lý và ngân sách để đảm bảo điều phối phát triển, sử dụng, chia sẻ và phổ biến dữ liệu địa chính.
Ủy ban dữ liệu địa lý liên bang được phối hợp với các đại diện từ cơ quan nông nghiệp, thương mại, quốc phòng, năng lượng, phát triển nhà và đô thị, nội vụ, và giao thông; cơ quan bảo vệ môi trường; cơ quan quản lý tình trạng khẩn cấp liên bang; thư viện quốc hội; cơ quan hàng không vũ trụ; hành chính lưu trữ quốc gia;
nhà chức trách Tennessee Valley. Các cơ quan liên bang tham gia bổ sung trong các tiểu ban và nhóm công tác FGDC. Cơ quan nội vụ là chủ trì ủy ban.
Các tiểu ban của FGDC làm việc những vấn đề liên quan đến tiêu chí dữ liệu được phân công theo thông tư này. Những tiểu ban thành lập và thực thi các chuẩn về nội dung, chất lượng và chuyển giao dữ liệu; khuyến khích trao đổi thông tin và chuyển giao dữ liệu; và tổ chức thu thập dữ liệu địa lý nhằm cố gắng giảm sự trùng
lặp. Nhóm công tác được thành lập phân theo các vấn đề để đưa ra các tiêu chí dữ liệu tốt hơn.
Sự phát triển chuẩn nội dung dữ liệu địa chính gồm những đại diện từ mọi cơ quan đất đai liên bang (những cơ quan đó theo thẩm quyền và trách nhiệm cho việc duy trì đất đai liên bang), cơ quan bang, bộ lạc, cơ quan địa phương (thành phố, vùng hay xã) và công nghiệp.
Phiên bản chuẩn thứ nhất đã được FGDC thông qua và xác nhận trong năm 1995 như là FGDC-STD-003.
Sự sửa đổi được thực hiện vào tháng 4/1999 (phiên bản 1.1). tháng 10/2002 (phiên bản 1.2), tháng 5/2003 (phiên bản 1.3) và (phiên bản 1.4). Những sửa đổi này dựa trên những ý kiến phát sinh trong thực thi và xem xét những yêu cầu duy trì.
Phần lớn những sửa đổi được cập nhật về miền, sự rõ ràng và sự chính xác ngữ pháp.
2.2.3. Thành lập bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính được xác định dựa trên đo đạc của PLSS, các thửa đất được đánh giá và lập bản đồ ở những nơi không nhất quán về mốc của PLSS. Tọa độ được thiết lập dựa vào mốc của PLSS có độ chính xác tương đương với các chuẩn hạng 3, lớp II của NGS như đã quy định theo mã hành chính của chương trình thông tin đất đai Wisconsin. Ranh thửa được thu thập từ những ghi nhận pháp lý và dữ liệu nền địa lý. Từng ranh được tham chiếu đến tài liệu nguồn của nó. Độ chính xác vị trí của từng góc thửa được lập báo cáo.
2.2.4. Các chuyên đề không gian địa chính
- Dữ liệu điểm (đỉnh): góc, vị trí mốc, những vị trí khác, tháp
- Dữ liệu tuyến (đường): ranh giới, lưới (hệ thống phân chia), quyền đi qua, các đặc tính tự nhiên tái hiện ranh giới như sông, dòng chảy
- Dữ liệu đa giác (vùng): thửa đất, lô, khối, đường mòn, khu vực hành chính, số hiệu phân chia mảnh, quyền đi qua, chuyển nhượng, quyền khai mỏ, phân vùng, đất cấp, đất giao, thị trấn, tỉnh, bang, quyền có đường.
- Dữ liệu khống chế: Các điểm khống chế gắn liền với mặt đất bổ sung thông tin đo đạc. Dữ liệu khống chế gồm: Hệ quy chiếu, độ chính xác và chuẩn, mật độ điểm không chế, mốc, sự sử dụng GPS, đo đạc ảnh, ảnh trực giao, COGO (hình học có tọa độ), đo đạc thực địa theo đo đạc truyền thống hoặc GPS, nguồn thứ cấp, phần nhận biết thửa đất và các thuộc tính.
Hệ thống dữ liệu thửa đất quốc gia hoạt động như hệ thống ảo thực sự của dữ liệu thửa đất nhận biết đồng nhất và có chứng thực. Ranh giới thửa đất sẽ được phân bố như là những đối tượng địa lý đơn giản trong chuẩn mở. Tọa độ địa lý (như kinh vĩ độ) phải có khả năng là các đa giác được hiển thị trong mối quan hệ với những đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu quốc gia. Phiên bản phát hành của dữ liệu thửa đất phải được cập nhật ít nhất là hàng năm.
2.2.5. Thuộc tính dữ liệu địa chính
Quyền chủ sở hữu, quyền chủ sở hữu trong quá khứ, loại quyền chủ sở hữu, người dùng, các hoạt động hiện tại, sự thừa nhận, giấy phép, các quyền và hạn định, giao dịch, đánh giá đất đai, giá mua, thuế, mô tả pháp lý, mô tả mốc, tên chủ sở hữu, cơ quan quản lý.
Những mô tả của từng yếu tố dựa trên sự phát triển dữ liệu địa chính của tiểu ban FGDC. Dựa trên cơ sở nghiên cứu do tiểu ủy ban thực hiện, hầu hết các thuộc tính cho những nhu cầu rộng lớn của công việc với việc bổ sung địa chỉ thửa đất trong bảng dưới đây (tiểu ban FGDC về dữ liệu địa chính, 2006a). Điểm lưu ý quan trọng là các thuộc tính cơ bản không bao gồm thông tin cá nhân về sở hữu tài sản, sử dụng, giá trị hay cải thiện. Dữ liệu thửa đất mức cơ bản phải hỗ trợ hiển thị bản đồ trong mối quan hệ với các đối tượng khác như ảnh, ranh giới hành chính hay đối tượng giao thông. Theo tham chiếu với số hiệu nhận biết duy nhất của thửa đất và tọa độ địa lý nó phải có khả năng sử dụng các công cụ CSDL để tìm kiếm các thửa
đất theo thông tin cần biết. Thông tin bổ sung có thể thu thập và chia sẻ theo chương trình hạ tầng then chốt của DHS.
2.2.6. Mô tả thuộc tính của dữ liệu thửa đất quốc gia tại Mỹ
Metadata - sẽ chứa thông tin mô tả về dữ liệu như là người quản lý dữ liệu, hợp đồng thửa đất, và các thông tin khác mà có thể hỗ trợ người dùng và ứng dụng thông tin (như phép chiếu, hệ tọa độ).
Đường bao thửa đất (đa giác - Polygon) - Phạm vi địa lý của thửa đất, các ranh thửa hình thành đa giác khép kín.
Trọng tâm thửa (điểm) - Điểm nằm trong thửa mà có thể dùng để gắn kết thông tin có liên quan. Điểm này có thể là trọng tâm hay điểm nhìn thấy ngay trong thửa đó.
Mã của thửa - Phần nhận biết duy nhất cho các thửa được người quản lý hay nhà sản xuất dữ liệu định nghĩa. Để nhận biết thửa đất cần phải cung cấp sự liên kết với thông tin bổ sung và cần phải quản lý phạm vi địa lý theo một ranh giới duy nhất. (Lưu ý: Để có được ID thửa duy nhất toàn quốc, mã theo chuẩn xử lý thông tin liên bang (FIPS) của nhà quản lý có thể được bổ sung phần trước ID của thửa đất khi dữ liệu nguồn được yết thị ở miền công bố. Điều này có thể thực hiện rõ ràng sao cho nhà sản xuất dữ liệu không phải lo lắng về việc thay đổi số hiệu thửa đất của mình. Trong trường hợp các thửa thuộc sở hữu liên bang, dữ liệu liên quan đến mã cơ quan liên bang và mã FIPS của bang có thể liên quan chặt chẽ rõ ràng.
Loại chủ sở hữu - Phân loại chủ sở hữu. Ở một vài chính quyền địa phương, loại chủ sở hữu phải đóng hoặc miễn thuế có thể bổ sung: quốc tế, bộ lạc, liên bang , bang, tỉnh, địa phương hay khu tự trị, cá nhân, phi lợi nhuận, khác hoặc không biết.
Địa chỉ đường phố của thửa đất - Ghi địa chỉ thửa đất.
Phạm vi thửa đất - Diện tích thửa đất.
Tên thửa đất công - Đối với các thửa đất thuộc sở hữu công, nói chung được thừa nhận theo tên của thửa đất đó.