PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THUẾ GTGT
2.3. Thực trạng công tác kế toán thuế GTGT tại Công ty
2.3.2. Thực trạng công tác kế toán thuế GTGT đầu vào
2.3.2.3. Sổ sách sử dụng và quy trình hạch toán thuế đầu vào
Các loại sổ sách:
Để hạch toán và tổ chức lưu trữ kế toán Công ty sử dụng các loại sổ sách để hạch toán là sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 133, sổ chi tiết tài khoản 133.
Phục vụ cho việc kê khai thuế GTGT sử dụng bảng kê HĐCT HHDV mua vào mẫu số 01-2/GTGT.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quy trình hạch toán.
Sơ đồ 2.6 : Quy trình hạch toán thuế GTGT đầu vào bằng phần mềm kế toán Thuế GTGT đầu vào được thể hiện trên hóa đơn GTGT do của nhà cung cấp hoặc phiếu chi tiền mặt của Công ty, hóa đơn trả lại hàng cho người bán...
Căn cứ trên hóa đơn GTGT kế toán mua hàng nhập liệu về nghiệp vụ mua hàng, các thông tin liên quan đến thuế GTGT đầu vào. Theo quy trình hực hiện kế toán bằng phần mềm tại Công ty thì kế toán mua hàng là người duy nhất được phân quyền nhập liệu đối với nghiệp vụ mua hàng bao gồm nhập liệu về giá trị hàng mua, thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán của lô hàng. Cũng vì thế mà trong phần mềm kế toán các phân hệ kế toán có mối liên hệ mật thiết với nhau. Đầu ra của phân hệ mua hàng là số liệu đầu vào của phân hệ thuế GTGT. Các nghiệp vụ phát sinh không phải nhập đi nhập lại nhiều lần mà số liệu sẽ được chuyển từ phần nhập liệu của kế toán mua hàng sang cho kế toán thuế.
Nhà cung cấp HĐ GTGT
Nhập dữ liệu HĐ
Tập tin NPT, HTK Thông báo
lỗi
Ghi nhận HĐ
Tập tin Tập tin ĐĐH
nhận hàng
Tập tin
HĐ HĐ GTGT
A
Chứng từ TTNH
Kiểm tra, đối chiếu
Chứng từ TTNH
Kế toán NH
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sau đây là quy trình nhập liệu chi tiết của kế toán mua hàng.
Mẫu phiếu nhập mua hàng (hóa đơn GTGT đầu vào).
Các thông tin nhập vào phiếu nhập mua hàng:
_Nhập thông tin cơ bản về HĐCT: Ngày hóa đơn, ngày ghi sổ, kí hiệu hóa đơn.
Các thông tin này có thể được hiển thị tự động trên mẫu phiếu nhập nhưng kế toán có thể thay đổi cho phù hợp.
_Các thông tin cơ bản về nhà cung cấp:
+ Nếu nhà cung cấp là nhà cung cấp thường xuyên của Công ty kế toán nhập mã nhà cung cấp phần mềm sẽ tự động cập nhật các thông tin chi tiết về khách hàng:
Tên Công ty, địa chỉ Công ty, mã số thuế, danh mục hàng hóa mà Công ty cung cấp, ...
(Thông tin được thiết lập sẵn trong danh mục nhà cung cấp).
+ Nếu là nhà cung cấp không thường xuyên thì kế toán nhập liệu các thông tin cơ bản về người bán. Sau đó nhập các thông tin về mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, giá mua, thành tiền.
_Thông tin về hàng hóa và thuế suất:
+ Nếu là những hàng hóa thông dụng thì phần mềm sẽ có sẵn danh mục mã thuế suất đi kèm với từng loại hàng hóa. Nhân viên kế toán không phải nhập liệu về thuế mà phần mềm sẽ tự động hạch toán thuế GTGT đầu vào theo mã thuế suất với loại hàng hóa đó (Thông tin được thiết lập sẵn trong danh mục hàng hóa đầu vào).. Để xem thông tin về hạch toán thuế GTGT kế toán chỉ cần nhấp vào mục thuế để xem và kiểm tra tính chính xác.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Kế toán tiền mặt Phiếu Chi
Định khoản trùng Định khoản trùng
Đầu ra Đầu vào
Kế toán HTK Kế toán bán
hàng và NPT Kế toán
ngân hàng
UNC, ... HĐ GTGT PNK
Kế toán Tổng hợp
Kế toán thuế GTGT đầu vào
Bảng kê mua vào
+ Nếu hàng hóa chưa được kê khai mã thuế suất thì nhân viên kế toán sẽ nhập mã thuế suất thì thông tin về thuế GTGT đầu vào sẽ được hạch toán.
Sau khi nhập liệu thông tin liên quan đến hóa đơn xong thì phần mềm tự động hạch toán và lưu chuyển thông tin vào các sổ sách, bảng kê liên quan. Để xem và in các mẫu sổ, các báo cáo cần thiết thì định kì hoặc bất cứ khi nào cần kế toán tiến hành xem các mẫu sổ bằng cách vào phần hệ thống báo cáo chọn xem báo cáo hay sổ sách liên quan, chọn kì kê khai để phần mềm hiển thị các mẫu sổ và báo cáo và bảng thống kê liên quan. Tiến hành in, lấy chữ kí xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc rồi đóng dấu và in ra để lưu lại.
Lưu ý: Để tránh cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng trả tiền liền: Khi mua hàng trả tiền liền sẽ có hai loại chứng từ phát sinh có cùng nội dung hạch toán. Đó là hóa đơn GTGT của nhà cung cấp do kế toán mua hàng nhập liệu vào phân hệ mua hàng và phiếu chi tiền do kế toán tiền mặt hạch toán vào phân hệ kế toán tiền mặt. Cả hai phân hệ đều định khoản nợ, có giống nhau.
Sơ đồ 2.7 : Mối quan hệ các phân hệ với kế toán thuế GTGT đầu vào Để tránh trường hợp ghi trùng có thể thực hiện một trong các cách sau:
Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến mua hàng không hạch toán: Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện Nợ,
Trường Đại học Kinh tế Huế
Có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy từ chứng từ thu chi.
Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ. Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu chi và vật tư đều được cập nhật.
Phương án 2 đơn giản hơn nhưng có nhược điểm khi nhìn vào hạch toán sẽ không biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay.
Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến mua hàng còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền.
Tùy vào từng trường hợp mà kế toán công ty chọn một trong ba phương án trên.
Có thể diễn giải quy trình hạch toán thuế GTGT tại Công ty qua một số ví dụ như sau:
Ví dụ 1: Ngày 03/01/2013 theo hóa đơn GTGT số 005578, Công ty mua đá đen của Công ty cổ phần - Tổng Công ty Miền Trung, giá trị chưa thuế là 30.000.000 đồng, thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Ví dụ 2: Ngày 05/01/2013 theo hóa đơn GTGT số 005489, Công ty mua dầu diezen của Công ty TNHH TM Quy Hương, giá trị mua chưa thuế là 2.340.000 đồng, thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Ví dụ 3: Ngày 15/01/2013, phòng kế toán nhận được hóa đơn GTGT số 000997ngày hóa đơn 12/01/2013, tài xế xe chở công nhân viên của Công ty mua xăng của cửa hàng xăng dầu Tiến Hóa- Công ty xăng dầu Quảng Bình, giá trị chưa thuế GTGT là 3.892.649 đồng, thuế GTGT 10%. Vài ngày sau Công ty đã chuyển tiền thanh toán.
Căn cứ hóa đơn, kế toán nhập liệu hóa đơn. Các định khoản được tiến hành trên máy là:
VD1: Nợ TK 152 30.000.000 Nợ TK 1331 3.000.000
Có TK 112 33.000.000 VD2: Nợ TK 152 2.340.000
Nợ TK 1331 234.000
Có TK 112 2.574.000 VD3: Nợ TK 627 3.892.649
Nợ TK 1331 389.265
Có TK 112 4.281.914
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sau khi các thông tin liên quan đến HĐCT được nhập vào phần mềm thì những thông tin được tự động ghi vào các sổ sách liên quan. Để xem được các loại sổ sách liên quan kế toán vào mục sổ sách, báo cáo chọn loại sổ sách cần xem, xác định thời gian của cần xem thì phần mềm sẽ hiển thị ra các sổ sách theo yêu cầu.
Sau đây là trích dẫn mẫu sổ sách liên quan đến hạch toán thuế GTGT đầu vào.
Bảng 2.4: Trích sổ nhật kí chung.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG THÁNG 01/2013
ĐVT: VNĐ Ngày Chứng từ
Diễn giải
Hạch toán
Số tiền ghi
sổ Số CT Ngày
CT Nợ Có
... ... ... .. ... ... ...
03/01 005578 03/01 Thanh toán tiền mua đá đen 152 1121 30.000.000
VAT 1331 1121 3.000.000
05/01 005489 05/01 Thanh toán tiền mua dầu diezen 152 1121 2.340.000
VAT 1331 1121 234.000
15/01 000997 12/01 Thanh toán tiền điện sản xuất 627 1121 3.892.649
VAT 1331 1121 389.265
... ... ... ... ... ... ...
Bảng 2.5: Trích sổ cái tài khoản 1331 SỔ CÁI TK 1331
THÁNG 01/2013
ĐVT: VNĐ Ngày
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số
TKĐƯ
Số tiền Số CT Ngày
CT Nợ Có
Số đầu kỳ X 0
... ... ... ... ... ... ...
03/01005578 03/01 VAT mua đá đen 1121 3.000.000 05/01005489 05/01 VAT mua dầu diezen 1121 234.000 15/01000997 12/01 VAT tiền điện sản xuất 1121 389.265
... ... ... ... ... ... ...
31/01 00095 31/01
Khấu trừ thuế GTGT
đầu vào 33311 8.138.098.387
Tổng số phát sinh X 8.138.098.387 8.138.098.387
Trường Đại học Kinh tế Huế
BẢNG KÊ HĐCT HHDV MUA VÀO Tháng 01/2013
ST T
HĐCT, biên lai nộp thuế
Tên người bán NST người
bán Mặt hàng
Giá trị HHDV mua vào chưa
có thuế
Thuế suất (%)
Thuế GTGT Ký hiệu
HĐ Số HĐ
Ngày, tháng, năm.
((1
) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
1. HHDV dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế:
... ... ... .... ... ... ... ... ... ...
1 MT/11P 005578 03/01/2013
Công ty cổ phần - Tổng Công ty Miền
Trung
0400100947 Đá đen 30.000.000 10 3.000.000 2 QH/11P 005489 05/01/2013 Công ty TNHH TM
Quy Hương 3100314703 Dầu
diezen 2.340.000 10 234.000
3 AA/12P 00097 12/01/2013 CHXD Tiến Hóa -
Cty XD QB 3100105749 Xăng 3.892.649 10 389.265
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng 81.380.983.870 8.138.098.387
Tổng giá trị HHDV mua vào: 81.380.983.870 Tổng thuế GTGT của HHDV mua vào: 8.138.098.387
Trường Đại học Kinh tế Huế