CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.2. Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính
1.2.1. Mục tiêu của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên
1.2.4.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thực hiện kế hoạch kiểm toán là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích ứng với từng đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập các bằng chứng kiểm toán nhằm đưa ra ý kiến xác thực về tính trung thực và hợp lý của các thông tin về khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương trên Bảng cân đối kế toán. Để tiến hành thu thập các bằng chứng kiểm toán thích hợp và có giá trị các KTV phải tiến hành các thủ tục kiểm toán. Các thủ tục kiểm toán này rất đa dạng song chúng dựa trên các loại trắc nghiệm trong kiểm toán và tùy thuộc vào kết quả đánh giá độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ mà KTV sẽ quyết định các trắc nghiệm sẽ sử dụng. Đối với chu trình tiền lương và nhân viên các thủ tục kiểm toán thường được sử dụng bao gồm:
1.2.4.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu lực. Khi đó, thử nghiệm kiểm soát được tiến hành với mục đích là thu thập bằng chứng kiểm toán về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ ở mỗi đơn vị. Trong chu trình tiền lương và nhân viên, các chứng từ ban đầu là các chứng từ nội bộ doanh nghiệp. Hơn thế nữa, chính sách tiền lương ở mỗi đơn vị có đặc điểm khác nhau và cũng khác nhau ở từng loại hình tiền lương trong từng đơn vị. Do đó, việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ là hết sức quan trọng.
Quá trình thực hiện thủ tục kiểm soát được tóm tắt trongphụ lục 01.
1.2.4.2.2. Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là quá trình so sánh, đối chiếu, đánh giá các mối quan hệ để xác định tính hợp lý của các số dư trên tài khoản. Các mối quan hệ gồm:
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Quan hệ giữa các thông tin tài chính với nhau, quan hệ giữa thông tin tài chính và thông tin phi tài chính.
Việc sử dụng thủ tục phân tích trong chu trình tiền lương và nhân viên có vai trò rất quan trọng giúp cho KTV phát hiện ra những sai phạm hoặc những điểm nghi ngờ cần tiến hành kiểm tra chi tiết cũng như tăng cường hay thu hẹp đối tượng điều tra.
Một số thủ tục phân tích thành kiểm tra chi tiết cũng như tăng cường hay thu hẹp đối tượng điều tra. Một số thủ tục phân tích thường áp dụng khi kiểm toán tiền lương và nhân viên là:
So sánh số liệu của tài khoản chi phí liên quan đến tiền lương kỳ này với kỳ trước, kết hợp so sánh với sản lượng sản xuất hoặc tiêu thụ. Việc so sánh này nhằm mục đích phát hiện ra những biến đổi bất thường để tập trung kiểm tra chi tiết đối với các khoản bất thường. Trong quá trình so sánh, KTV phải tính đến sự thay đổi của mức lương, của khối lượng công việc hoàn thành và của quỹ lương cho phép giữa các kỳ kế toán.
So sánh tỷ lệ chi phí về tiền công nhân viên trực tiếp trong tổng số chi phí sản xuất kinh doanh hoặc doanh thu của kỳ này với kỳ trước. Việc so sánh này là rất cần thiết vì chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Nếu tỷ lệ chi phí này biến động lớn sẽ ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản xuất từ đó ảnh hưởng đến giá bán sản phẩm và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi so sánh đối chiếu tỷ lệ này KTV cũng phải tính đến điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
So sánh chi phí tiền lương giữa các tháng, kết hợp so sánh với sản lượng sản xuất hoặc tiêu thụ. Nếu có biến động lớn thì đó là điều không bình thường.
So sánh tỷ lệ thuế TNCN trong tổng số tiền lương giữa kỳ này với kỳ trước.
So sánh số dư các TK BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của kỳ này với kỳ trước nhằm phát hiện ra những sai phạm về các khoản trích theo tiền lương của doanh nghiệp.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
cơ quan chức năng bên ngoài. Do vậy việc ước tính này giúp cho KTV kiểm tra các ước tính về quỹ lương. Sau khi tính toán được các ước tính KTV tiến hành so sánh số liệu hạch toán của đơn vị và xác định các chênh lệch cần phải điều tra. Nếu chênh lệch giữa ước tính của KTV với số liệu thực tế lớn hơn nhiều so với mức chênh lệch theo kế hoạch thì KTV phải thực hiện thủ tục bổ sung hoặc các thủ tục điều chỉnh phù hợp để tìm ra tính chất và nguyên nhân của chênh lệch, sau đó tiến hành xem xét ảnh hưởng của nó tới hoạt động kinh doanh của đơn vị khách hàng.
1.2.4.2.3. Kiểm tra chi tiết
Thủ tục kiểm tra chi tiết được sử dụng tập trung vào khả năng sai phạm mà thủ tục phân tích đã chỉ ra trên cơ sở kết quả của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán.
Thông thường, nếu kết quả cuộc kiểm soát chỉ ra rằng các nghiệp vụ tiền lương đã được tính toán và ghi sổ đúng đắn, các sổ nhật ký tiền lương và bảng tính lương, sổ cái, các báo cáo khác có liên quan đều thống nhất và được lập chính xác thì việc kiểm tra chi tiết sổ sẽ tốn ít thời gian. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát vượt quá mức tối đa cho phép thì KTV sẽ mở rộng các thử nghiệm cơ bản. Trong trường hợp đơn vị khách hàng có sự thay đổi đáng kể về thủ tục kiểm soát hoặc áp dụng phương pháp hạch toán mới thì KTV phải bổ sung thêm các thử nghiệm tuân thủ để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc là đánh giá rủi ro kiểm soát quá cao và không cần xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ mà thực hiện ngay các thử nghiệm cơ bản cần thiết.
Mục tiêu của thử nghiệm cơ bản về tiền lương là nhằm kiểm tra, xem xét các khoản mục tính dồn về tiền lương và các khoản trích theo lương có được đánh giá đúng hay không, đồng thời cũng xác định xem các nghiệp vụ trong chu trình tiền lương và nhân viên có được thanh toán và ghi sổ đúng kỳ hạn không?
a. Kiểm tra tiền lương khống
Do vấn đề tiền lương khống có ảnh hưởng trực tiếp đến quỹ lương của đơn vị nên khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, KTV cần chú trọng vấn đề này. Nhằm mục tiêu hiện hữu, đảm bảo không bị khai khống tiền lương, KTV tiến hành các thử
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
nghiệm kiểm soát như: Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn, phê duyệt trên các quyết định tăng, giảm lương; tăng, giảm thời gian lao động, sự ký nhận trên các bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ về lao động tiền lương (hợp đồng giao khoán, biên bản bàn giao sản phẩm hoàn thành hay chữ ký của các bên có liên quan, so sánh tên và chữ ký trên các phiếu chi lương và bảng chấm công). Một biện pháp nữa có thể sử dụng là yêu cầu trả lương đột xuất, tuy nhiên biện pháp này ít được sử dụng do gây tốn kém và số lượng lao động không quản lý được, người quản lý cũng là người phát lương.
Để kiểm tra số giờ, khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, KTV có thể cân đối giữa sổ tự ghi chép với sổ sách hạch toán của đơn vị. Quan sát việc theo dõi chấm công, bấm giờ và xác nhận hoặc kê khai thời gian làm việc, khối lượng công việc hoàn thành ở từng bộ phận quản lý và sử dụng lao động. Tiếp cận nhân viên chịu trách nhiệm bấm giờ hoặc kê khối lượng công việc của nhân viên để theo dõi việc chấm công và phỏng vấn nhân viên về việc kiểm soát giờ giấc của quản đốc.
b. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư tiền lương và các khoản trích theo lương Để kiểm tra số dư tài khoản tiền lương, KTV cần tìm hiểu rõ các chính sách, chế độ thanh toán tiền lương của doanh nghiệp và đánh giá xem chúng có được tuân thủ một cách nhất quán hay không. Sau đó, xem xét tới thời hạn tính và độ tin cậy của số dư tài khoản tiền lương. KTV cần tiến hành kiểm tra tính đúng, tính đủ thời gian và lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành của NLĐ, kiểm tra xem NLĐ được trả lương và các khoản phải trả khác có tương xứng với thời gian và khối lượng công việc, sản phẩm mà họ hoàn thành không.
Đối với các khoản trích theo lương thì KTV có thể kiểm tra bằng cách so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết với số liệu trên bảng tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và đối chiếu với các khoản chi bằng tiền đã phát sinh... Ngoài ra, KTV cần kiểm tra thời hạn tính và trích các khoản đó và thời hạn thanh quyết toán với các bên liên quan.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ