CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN FAC THỰC HIỆN
2.3. Thực tế quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty Cổ phẩn
2.3.1. Giai đoạn lập kế hoạch
2.3.1.6. Phân tích sơ bộ BCTC
Các thông tin về khách hàng, thông tin tài chính và thông tin phi tài chính thu thập được chính là dữ liệu giúp cho trưởng đoàn thực hiện thủ tục phân tích, kết quả của việc phân tích này sẽ được trình lên Ban soát xét lần cuối trước bước vào giai đoạn thực hiện kiểm toán cho công ty Cổ phần XYZ.
Trên thực tế, các KTV ở FAC thường sử dụng kết hợp giữa phương pháp phân tích ngang, phân tích dọc và phân tích hệ số, so sánh số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước để phân tích sơ bộ BCTC, nhờ đó, KTV có thể thấy được những biến động bất thường và xác định được các lĩnh vực cần quan tâm.
Phân tích bảng cân đối kế toán
Với Công ty XYZ, KTV thực hiện so sánh số liệu năm 2015 với số liệu năm 2014 sau kiểm toán
- Bảng thủ tục phân tích tài sản được trích từphụ lục 11 – mẫu A510, 1/4 - thủ tục phân tích tài sản:
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.2: Thủ tục phân tích tài sản
Chỉ tiêu Số cuối năm
(trước kiểm toán)
Số đầu năm
(sau kiểm toán) Chênh lệch % A – Tài sản ngắn hạn 1,845,636,294 2,562,838,595 -717,202,301 -27.98 I.Tiền và các khoản tương đương tiền 1,553,196,230 2,137,289,034 -584,092,804 -27.33
1. Tiền 83,196,230 117,289,034 -34,092,804 -29.07
2. Các khoản tương đương tiền 1,470,000,000 2,020,000,000 -550,000,000 -27.23 III.Các khoản phải thu ngắn hạn 142,774,360 228,699,395 -85,925,035 -37.57 1. Phải thu khách hàng 85,914,000 165,020,000 -79,106,000 -47.94 2. Trả trước người bán 36,000,000 25,000,000 11,000,000 44.00 6. Các khoản phải thu khác 20,860,360 38,679,395 -17,819,035 -46.07 IV. Hàng tồn kho 127,552,914 187,796,692 -60,243,778 -32.08
1. Hàng tồn kho 127,552,914 187,796,692 -60,243,778 -32.08
V. Tài sản ngắn hạn khác 22,112,790 9,053,474 13,059,316 144.25 1. Chi phí trả trước ngắn hạn 5,684,265 7,885,925 -2,201,660 -27.92 2. Thuế GTGT được khấu trừ 16,428,525 1,167,549 15,260,976 1,307.10 B – Tài sản dài hạn 10,312,349,962 9,511,253,882 801,096,080 8.42 II. Tài sản cố định 9,790,134,460 8,713,200,963 1,076,933,497 12.36 1. Tài sản cố định hữu hình 9,790,134,460 8,713,200,963 1,076,933,497 12.36 - Nguyên giá 19,649,595,978 17,609,198,037 2,040,397,941 11.59 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) -9,859,461,518 -8,895,997,074 -963,464,444 10.83 VI. Tài sản dài hạn khác 522,215,502 688,052,919 -165,837,417 -24.10 1. Chi phí trả trước dài hạn 522,215,502 688,052,919 -165,837,417 -24.10
2. Tài sản thuộc thu nhập hoãn lại 0
3. Tài sản dài hạn khác 110,000,000 -110,000,000 -100.00
Tổng cộng tài sản 12,157,986,256 12,184,092,477 -26,106,221 -0.21
Nhận xét: tổng tài sản của năm nay trước kiểm toán giảm nhẹ so với năm trước sau kiểm toán một giá trị là 26,106,221 đồng tương ứng với tốc độ giảm là 0.21% là do
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
- Bảng thủ tục phân tích nguồn vốn được trích từ phụ lục 12 – Mẫu A510,2/4 - thủ tục phân tích nguồn vốn:
Bảng 2.3: Thủ tục phân tích nguồn vốn
Chỉ tiêu Số cuối năm
(trước kiểm toán)
Số đầu năm
(sau kiểm toán) Chênh lệch %
C- Nợ phải trả 6,127,196,137 5,949,088,127 178,108,010 2.99 I. Nợ ngắn hạn 1,577,196,137 1,399,088,127 178,108,010 12.73 2. Phải trả người bán ngắn hạn 539,879,392 171,472,700 368,406,692 214.85 3. Người mua trả tiền trước 160,817,000 186,852,000 -26,035,000 -13.93 4. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 64,909,247 235,211,030 -170,301,783 -72.40 5. Phải trả người lao động 332,409,687 379,550,270 -47,140,583 -12.42 10. Phải trả ngắn hạn khác 157,247,875 71,733,963 85,513,912 119.21 12. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 321,932,936 354,268,164 -32,335,228 -9.13 7. Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn 4,550,000,000 4,550,000,000 0 0.00 D – Vốn chủ sở hữu 6,030,790,119 6,125,004,350 -94,214,231 -1.54 I. Vốn chủ sở hữu 6,030,790,119 6,125,004,350 -94,214,231 -1.54
1. Vốn góp chủ sở hữu 2,837,860,958 2,837,860,958 0 0.00
- Cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết 2,837,860,958 2,837,860,958 0 0.00
4. Vốn khác của chủ sở hữa 171,236,432 171,236,432 0 0.00
8. Quỹ đầu tư phát triển 2,423,676,501 2,226,995,883 196,680,618 8.83 11. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 598,016,228 888,911,077 -290,894,849 -32.72 - LNSTchưa phân phối kỳ này 598,016,228 888,911,077 -290,894,849 -32.72 Tổng cộng nguồn vốn 12,157,986,256 12,074,092,477 83,893,779 0.69
Nhận xét: Tổng nguồn vốn năm nay trước kiểm toán tăng nhẹ so với năm trước sau kiểm toán một lượng là 83,893,779 đồng tương ứng với tốc độ tăng là 0.69% là do vốn chủ sở hữu giảm 94,214,231 đồng tương ứng với tốc độ giảm là 1.54% trong khi nợ phải trả tăng 178,108,010 đồng tương ứng với tốc độ tăng là 2.99%. Phải trả người lao động giảm 12.42% tuy nhiên khoản mục này chiếm tỷ trọng khá nhỏ trong tổng nợ phải trả nên không ảnh hưởng nghiêm trọng.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh
Việc phân tích sơ bộ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được thực hiện theo Mẫu A510,3/4 (phụ lục 13):
Bảng 2.4: Thủ tục phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu Số cuối năm
(trước kiểm toán)
Số đầu năm
(sau kiểm toán) Chênh lệch % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 14,601,327,674 18,132,388,182 -3,531,060,508 -19.47 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 14,601,327,674 18,132,388,182 -3,531,060,508 -19.47 4. Giá vốn bán hàng và cung cấp dịch vụ 12,580,444,748 15,073,054,454 -2,492,609,706 -16.54 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2,020,882,926 3,059,333,728 -1,038,450,802 -33.94
7. Chi phí tài chính 229,102,573 346,500,000 -117,397,427 -33.88
8. Chi phí bán hàng 147,835,348 129,624,812 18,210,536 14.05
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,428,543,146 1,745,915,491 -317,372,345 -18.18 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 357,847,561 1,029,408,949 -671,561,388 -65.24
11. Thu nhập khác 389,672,724 244,243,636 145,429,088 59.54
12. Chi phí khác 130,010,991 -130,010,991 -100.00
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 747,520,285 1,143,641,594 -396,121,309 -34.64 16. Chi phí thuế thu nhập hoãn lại
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 19. Lãi suy giảm trên cổ phiếu (*)
Nhận xét: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm nay so với năm trước có xu hướng giảm với lượng giảm là 3,531,060,508 đồng tương ứng với tốc độ giảm là 19.47%. Giá vốn bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng có xu hướng giảm với lượng giảm là 2,492,609,706 đồng tương ứng với tốc độ giảm là 16.54%. Từ đó cũng kéo theo lợi nhuận gộp năm nay cũng giảm so với năm ngoái. Ngoài ra cần phải chú ý đến tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm nay so với năm trước giảm với tốc độ khá cao (34.64%).ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Phân tích tổng chi phí lương so với doanh thu
Bảng 2.5: Phân tích tổng chi phí lương
Chỉ tiêu Năm nay Năm trước Biến động %
Chi phí lương phải trả CNV 2,496,461,222 4,439,859,039 -1,943,397,817 -43.77
BHXH 368,572,360 549,678,897 -181,106,537 -32.94
BHYT 63,791,370 101,116,227 -37,324,857 -36.91
KPCĐ 28,414,000 36,987,060 -8,573,060 -23.18
BHTN 28,414,000 36,987,060 -8,573,060 -23.18
Thuế TNCN 6,314,782 8,458,678 -2,143,896 -25.35
Nhận xét: Chi phí lương phải trả CNV năm nay giảm so với năm trước một lượng bằng 1,943,397,817 đồng tương ứng với tốc độ giảm là 43.77%, tốc độ này được đánh giá là tương đối cao, KTV cần chú ý xem xét nguyên nhân. Chi phí lương giảm kéo theo các khoản trích theo lương và thuế TNCN cũng giảm theo.
Bảng 2.6: Phân tích tổng chi phí lương so với doanh thu
Năm Năm 2015 Năm 2014
Tổng chi phí lương 2,496,461,222 4,439,859,039
Doanh thu thuần 14,601,327,674 18,132,388,182
Tổng chi phí lương/ doanh thu 0.17 0.24
Nhận xét: Qua bảng phân tích trên KTV nhận thấy cả doanh thu thuần và tổng chi phí lương của doanh nghiệp đều có xu hướng giảm , tỷ lệ tổng chi phí lương / doanh thu năm 2015 nhỏ hơn năm 2014. Số lượng nhân viên của năm nay cũng ít hơn so với năm trước do đó Kiểm toán viên đánh giá sự giảm xuống của chi phí tiền lương là hợp lý.
Tìm hiểu chu trình tiền lương và nhân viên
Sau khi tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động kinh doanh, KTV tiến hành tìm hiểu chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty XYZ.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Kiểm toán viên thực hiện theo mẫu A440 – tìm hiểu chu trình tiền lương và nhân viên (phụ lục 14).
Sau khi thực hiện các bước trong giấy làm việc của KTV về tìm hiểu chu trình tiền lương và nhân viên, KTV không phát hiện ra các sai phạm trọng yếu đối với chu trình này. KSNB đối với chu trình tiền lương và nhân viên nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã được thực hiện.
2.3.1.7. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
KTV tiến hành tìm hiểu các thủ tục và các chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên (chức năng theo dõi nhân sự, chức năng theo dõi lao động, chức năng tính lương và ghi chép lương, chức năng phát lương). KTV sử dụng các xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá hệ thống KSNB ở cấp độ doanh nghiệp bằng cách phỏng vấn, quan sát hoặc kiểm tra tài liệu. Việc đánh giá dựa trên các thành phần cấu thành của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát; quy trình đánh giá rủi ro; truyền thông và thông tin; các thủ tục kiểm soát; và giám sát.
Đối với công ty XYZ, KTV thực hiện đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị qua việc phỏng vấn kế toán trưởng và xem xét điều lệ, các quy chế quản lý, quy định... của đơn vị và kết luận như sau: Hệ thống kế toán được tổ chức tương đối tốt và chặt chẽ, hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và hoạt động có hiệu quả. Vì vậy KTV có định hướng là có thể giảm bớt những thử nghiệm cơ bản trong cuộc kiểm toán này. Sau đây là bảng tóm tắt nội dung soát xét hệ thống KSNB tại công ty XYZ:
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.7: Soát xét hệ thống KSNB tại công ty XYZ Các
nghiệp vụ
Sai phạm có thể
xảy ra Mô tả hệ thống kiểm soát Tình hình thực hiện Thời gian
làm việc của người lao động
- Thời gian lao động có thể ghi chép không đúng.
- Trưởng các bộ phận phòng ban có xem xét phê duyệt bảng chấm công hàng tuần cho các nhân viên của mình hay không.
Thời gian lao động lao động được cập nhật hàng ngày trên hệ thống do nhân viên tự làm.
Bảng thời gian lao động được in ra và kiểm tra, phê duyệt bởi trưởng phòng để đảm bảo rằng thời gian làm việc thực sự của nhân viên.
Thời gian lao động được ghi chép đầy đủ, được phê duyệt đúng thời gian.
Tính lương cho người lao động
- Lương có thể tính toán không chính xác.
- Bảng lương hàng tháng có được xem xét phê duyệt của kế toán trưởng và tổng giám đốc không?
Vào cuối tháng, các bảng thời gian lao động của nhân viên đã được phê duyệt của trưởng các phòng ban sẽ được chuyển đến phòng nhân sự để kế toán tiền lương tính lương.
Bảng lương tổng hợp của được trưởng phòng kế toán xem xét và chuyển cho tổng giám đốc ký phê duyệt.
Lương của nhân viên được tính toán đúng theo qui định trong hợp đồng lao động
Ghi chép và phân bổ chi phí tiền lương
Chứng từ hàng ngày cũng như các khoản thu chi liên quan đến tiền lương có được xem xét phê duyệt không và do ai?
Để đảm bảo chi phí lương được phân bổ đúng tài khoản, kế toán trưởng xem xét chứng từ và phê duyệt vào cuối tháng.
Bảng lương
hàng tháng đều được kế toán trưởng xem xét, ký phê duyệt.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Dựa trên việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên, KTV xác định rủi ro kiểm soát xảy ra các sai phạm trọng yếu ở mức độ thấp vì việc xem xét phê chuẩn đối với các nghiệp vụ tiền lương và nhân viên đều được thực hiện đầy đủ theo đúng qui trình cụ thể của công ty XYZ.
Bản chất kinh doanh của khách hàng là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chi phí lương được tính theo đơn giá ngày công lao động nên việc tính và trả lương tương đối rõ ràng. Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV thấy các chi phí lương phát sinh được phê chuẩn đầy đủ, các nghiệp vụ đã ghi chép và phân bổ được xem xét, kí duyệt một cách đầy đủ của kế toán trưởng và giám đốc. Hơn nữa, đây là khách hàng thường niên của công ty, dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước và xem xét các nghiệp vụ bất thường phát sinh trong năm nay (không có nghiệp vụ bất thường), KTV kết luận rủi ro tiềm tàng trong chu trình tiền lương là thấp.
KTV cần phải tập trung thu thập bằng chứng đầy đủ, hợp lý và sát thực nhằm giảm tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra.
Việc thực hiện đánh giá hệ thống KSNB chung của đơn vị được KTV thể hiện trên giấy tờ làm việc mẫu A610 – Phụ lục 15. Sau khi thực hiện đánh giá chung về HTKSNB, KTV đưa ra kết luận là HTKSNB của công ty XYZ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức trung bình.
2.3.1.8. Xác định mức trọng yếu trong kế hoạch
Có ba mức trọng yếu cần xác định đó là mức trọng yếu tổng thể, mức trọng yếu thực hiện và mức sai sót có thể bỏ qua. Đối với công ty XYZ, các mức trọng yếu được xác định như sau:
Tiêu chí được lựa chọn là lợi nhuận trước thuế = 747,520,285 đồng.
Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu = 5%.
Mức trọng yếu tổng thể (PM) = 747,520,285 * 5% = 37,376,014 đồng.
Mức trọng yếu thực hiện (MP) = PM * 75% = 37,376,014 * 75% = 28,032,010 đồng.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
2.3.1.9. Xác định phương pháp chọn mẫu, cỡ mẫu
Đối với công ty XYZ, KTV thực hiện chọn mẫu theo phương pháp phi thống kê.
Sau khi đánh giá thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ là hữu hiệu và hiệu quả, KTV xác định hệ số rủi ro (R) ở mức trung bình, đối với các khoản mục trên bảng cân đối kế toán thì R = 1.5, đối với các khoản mục trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì R = 0.5.
Khoảng cách mẫu (J) = mức trọng yếu thực hiện / nhân tố R.
Số mẫu có thể được chọn (Ss) = (Giá trị tổng thể * R) / mức trọng yếu thực hiện.
Khoảng cách mẫu đối với các khoản mục trên bảng cân đối kế toán J = 18,688,007 đồng. Khoảng cách mẫu đối với các khoản mục trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh J = 56,064,020 đồng.
Đối với khoản mục phải trả người lao động, các nghiệp vụ chi lương trong tháng xảy ra ít, chủ yếu vào cuối tháng, do đó KTV thực hiện kiểm tra 100% các giao dịch và số dư. Kết quả của việc tìm hiểu này được thể hiện trên mẫu A810 – xác định phương pháp chọn mẫu – cỡ mẫu (phụ lục 17).
2.3.1.10.Tổng hợp kế hoạch kiểm toán
Sau khi tìm hiểu những thông tin về khách hàng, xác định mức trọng yếu và rủi ro đối với tiền lương, KTV tiến hành kiểm tra lại một lần nữa kế hoạch kiểm toán để xem xét còn vấn đề vướng mắc hay không. Kế hoạch kiểm toán tổng quát được trình bày cụ thể tại mẫu A910 –Phụ lục 18.
2.3.1.11.Thiết kế chương trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên
KTV xây dựng một chương trình kiểm toán tiền lương chung cho các đơn vị khách hàng, từ chương trình kiểm toán đó, tùy thuộc vào mục tiêu kiểm toán đối với đơn vị khách hàng mà Kiểm toán viên sử dụng những công việc cụ thể. Sau đây là chương trình kiểm toán tiền lương được trích từ mẫu E410: chương trình kiểm toán phải trả người lao động, các khoản trích theo lương (phụ lục 19):
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.8: Chương trình kiểm toán tiền lương.
STT Thủ tục
Cơ sở dẫn liệu Tham
chiếu Ghi chú
A C E O P R V
I. Thủ tục chung
1 Kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng nhất quán với năm
trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
x E430
1 Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm
trước. E420
II. Kiểm tra phân tích
1 So sánh số dư lương phải trả, các khoản trích theo lương phải
trả, qui mô của các khoản phải trả với năm trước. E440
2 So sánh phân tích biến động chi phí lương năm nay với năm
trước E440
III. Kiểm tra chi tiết
1 Đối chiếu số liệu báo cáo với các tài liệu liên quan (Sổ Cái, sổ
chi tiết, BCĐPS, BCTC...). x E441
2 Kiểm tra tiền lương năm trước chi đến 31/03 năm sau và chi
lương dự phòng x x x x E446
3 Kiểm tra các khoản phát sinh trong năm x x x x E442
4 Kiểm tra các khoản phải trả cuối năm x x x x E443
5 Thu thập và kiểm tra các khoản thu nhập của các thành viên
quản lý chủ chốt (Thành viên HĐQT-HĐTV-BGĐ): x E444
6 Kiểm tra các khoản trả BHXH, BHYT, BHTN x x x E445
IV. Thủ tục kiểm toán khác
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ