CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN DO CÔNG
3.3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
3.3.2.1.1. Hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Thiết lập bảng câu hỏi tổng hợp về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên.
Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng, nó giúp đánh giá được điểm mạnh điểm yếu của hệ thống, đánh giá được sơ bộ rủi ro kiểm soát để từ đó quyết định có thực hiện thử nghiệm kiểm soát hay không, cũng như thiết kế các thử nghiệm cơ bản hiệu quả hơn. Mỗi phần hành có rủi ro kiểm soát không giống với rủi ro kiểm soát toàn bộ hệ thống. Vì vậy đánh giá riêng từng phần hành sẽ có cái nhìn chính xác hơn, mang tính thận trọng nghề nghiệp. Đối với chu trình này FAC có thể xây dựng một bảng tổng hợp như sau:
Bảng 3.1: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên
STT Câu hỏi
Trả lời
Ghi chú Có Không Không
áp dụng
Đánh giá 1 Qui trình tuyển dụng có được giám đốc phê
duyệt không?
2 Giám đốc hay tổng giám đốc có tham gia vào
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
duyệt của trưởng phòng không?
4 Các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương và ghi chép lương có được thực hiện một cách độc lập không?
5 Công ty có quy định về quy chế trả lương, thưởng, thỏa ước lao động tập thể hay những văn bản khác quy định về tiền lương không?
6 Các chính sách tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm có được sự phê duyệt của các cấp các phòng ban và chuyển xuống cho phòng nhân sự không?
7 Đơn vị có thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công và kết quả của máy ghi giờ, hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với phiếu nhập kho không?
8 Công ty có cung cấp các khoản trợ cấp công tác, trợ cấp thất nghiệp hay các khoản trợ cấp nào khác cho nhân viên không?
9 Công ty có chính sách lương dành riêng cho từng bộ phận không?
10 Bảng thanh toán tiền lương có được lập cho từng bộ phận không?
11 Bộ phận tính lương chỉ ghi tên người lao động mới vào bảng lương trên cơ sở hồ sơ của bộ phận nhân sự chuyển qua hay không?
12 Đơn vị có sử dụng dịch vụ ngân hàng để chi trả lương cho người lao động không?
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của KH là:
Sử dụng kỹ thuật Walk - through
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Sau khi mô tả hệ thống KSNB, KTV sử dụng phép thử Walk-through để kiểm tra xem mô tả có đúng với hiện trạng hay không? Kiểm toán viên sẽ chọn một để theo dõi thực hiện từ đầu đến cuối theo một chu trình kế toán. Tại mỗi chu trình này, việc phỏng vấn và quan sát sẽ được thực hiện cùng với việc xem xét các tài liệu đã được hoàn tất của mỗi nghiệp vụ được lựa chọn. Đối với chu trình tiền lương và nhân viên, với mục tiêu là đảm bảo quy trình tuyển dụng và trả lương nhân viên được thực hiện đầy đủ, đảm bảo đầy đủ hồ sơ và chứng từ liên quan đến tuyển dụng và trả lương nhân viên. KTV sẽ chọn ra bộ hồ sơ của một số nhân viên bất kỳ và tiến hành kiểm tra từ đầu đến cuối của việc tuyển dụng và thanh toán lương cho nhân viên này. Cụ thể như sau:
- Các bước cơ bản trong việc tuyển dụng và trả lương nhân viên:
Việc tìm hiểu này được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.2: Các bước cơ bản trong việc tuyển dụng và trả lương nhân viên
STT Quy trình Người thực hiện Có/không
1 Việc thuê mướn và hình thành hợp đồng được phê chuẩn
2 Hệ số lương được xem xét và phê chuẩn 3 Bảng theo dõi thời gian làm việc được chuẩn
bị và phê chuẩn
4 Việc tính lương, sử dụng hệ số lương trong hồ sơ nhân viên
5 Bảng tính lương được phê chuẩn
6 Lập phiếu đề nghị thanh toán lương / chi lương được phê chuẩn và kiểm tra
7 7
Sổ chi tiết tiền lương, sổ cái tài khoản lương được xem xét vào thời điểm cuối tháng
- Kiểm tra việc phân chia nhiệm vụ
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
phê chuẩn hay không? Bảng theo dõi thời gian làm việc được chuẩn bị bởi ai và có sự kiểm tra hay không? Bảng tính lương do ai lập, có được phê chuẩn bởi giám đốc hay không? Việc thanh toán lương được thực hiện và ghi sổ bởi người nào?...
3.3.2.1.2. Hoàn thiện phương pháp chọn mẫu
Công ty nên đa dạng hóa các phương pháp chọn mẫu sao cho mẫu mang tính đại diện cao cho tổng thể, không nên chỉ chọn mẫu dựa trên kinh nghiệm của KTV.
Mỗi phương pháp chọn mẫu có ưu điểm và khuyết điểm riêng. Đối với kích cỡ mẫu nhỏ hoặc KTV phát hiện thấy có dấu hiệu không bình thường thì có thể chọn theo kinh nghiệm của KTV.
Đối với tiền lương nói riêng và các khoản mục khác nói chung KTV có thể chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên bởi đối tượng thường được đánh số thứ tự trước, hoặc có thể chọn mẫu qua máy tính bằng chương trình cụ thể. Cách chọn mẫu này đảm bảo tính khoa học cao, mẫu mang tính đại diện và các phần tử đều có thể được lựa chọn nhằm tiết kiệm thời gian và có thể giảm rủi ro do chọn mẫu.
3.3.2.1.3. Hoàn thiện việc xác lập mức trọng yếu
Tại công ty FAC, việc xác định mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính thường được xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhất định so với mức trọng yếu tổng thể, do đó mức sai sót có thể chấp nhận được của từng khoản mục là giống nhau, không có sự phân biệt giữa các khoản mục.
Công ty nên phân bổ mức trọng yếu khoản mục dựa trên bản chất và mức độ rủi ro của từng khoản mục theo nguyên tắc mức rủi ro của các khoản mục càng thấp thì mức trọng yếu phân bổ cho các khoản mục càng cao và ngược lại.
Cụ thể đối với chu trình tiền lương và nhân viên, chu trình này về bản chất thì có rủi ro tiềm tàng không cao vì nó liên quan đến lợi ích từng cá nhân trong công ty, tuy nhiên rủi ro kiểm soát thì tương đối cao, rủi ro phát hiện thấp do đó rủi ro kiểm toán ở mức trung bình. Như vậy, tùy theo quy mô của công ty và kết quả kiểm toán của năm trước mà KTV phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục phải trả người lao động và các khoản trích theo lương...
3.3.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán 3.3.2.2.1. Hoàn thiện thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là thủ tục không thể thiếu được trong mọi cuộc kiểm toán và
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
trong mọi giai đoạn của một cuộc kiểm toán, nó giúp cho KTV khoanh vùng được những khoản mục, nghiệp vụ bất thường từ đó xác định được phương hướng để thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết khác.
Trong khi thực hiện thủ tục phân tích, ngoài việc thực hiện phân tích ngang, so sánh số liệu chi phí tiền lương và số lượng nhân viên qua các kỳ, KTV có thể sử dụng nhiều phương pháp khác như phân tích dọc, so sánh các chỉ tiêu tài chính liên quan đến chi phí tiền lương và số lượng nhân viên: so sánh chi phí nhân công trực tiếp (gián tiếp) trên giá vốn hàng bán; so sánh chi phí tiền lương giữa các tháng có thể kết hợp sản lượng tiêu thụ; so sánh tiền lương bình quân với niên độ trước và với kế hoạch...
Bên cạnh đó, KTV có thể sử dụng các thông tin, chỉ số tiêu chuẩn ngành làm cơ sở so sánh với những chỉ tiêu mà KTV tính toán được. KTV có thể sử dụng số liệu của các công ty khác trong ngành và so sánh với những thông tin của khách hàng để có cái nhìn chung nhất về tình hình tiền lương và nhân viên tại khách hàng được kiểm toán.
KTV cũng cần xem xét xu hướng chung của ngành hiện nay hoặc sử dụng các thông tin phi tài chính như các chính sách của Nhà nước về việc tăng lương cơ bản hay điều kiện kinh tế xã hội... nhằm đưa ra lời giải thích cho những khoản chênh lệch hay những biến động bất thường.
3.3.2.3. Sử dụng phần mềm kiểm toán
Bên cạnh việc hoàn thiện những vấn đề trên, để nâng cao hiệu quả cuộc kiểm toán thì công ty FAC có thể sử dụng phần mềm kiểm toán, hay còn được gọi là “hồ sơ kiểm toán điện tử”. Phần mềm kiểm toán này giúp “chuẩn hóa” các quy trình kiểm toán, hỗ trợ việc thực hiện các quy trình này một cách nhất quán trong khoảng thời gian hợp lý. Các phần mềm kiểm toán này cũng không phải là bất biến mà luôn được nghiên cứu, cập nhật và thay đổi sau một số năm sử dụng để có thể giúp các kiểm toán viên đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao của các Chuẩn mực cũng như các cơ quan quản lý.
Việc sử dụng phần mềm kiểm toán sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kiểm toán so với số phương pháp truyền thống là thực hiện thủ công ghi chép lại trên giấy. Với một
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
tính cho phép so sánh nhiều tập dữ liệu thông tin cùng một lúc. Với các tập thông tin được tổ chức ở dạng bảng, việc đặt các cột dữ liệu ở cạnh nhau giúp cho việc phát hiện sự khác nhau (định mức, tỉ lệ thuế qui định với định mức, tỉ lệ thuế được áp dụng), hoặc trùng nhau (các hoá đơn, chứng từ nhập nhiều lần), hoặc bỏ sót (danh mục phải thu khách hàng, số hoá đơn...) sẽ được tiến hành nhanh chóng. Những phương pháp biểu diễn số liệu như biểu đồ, đồ thị, hàm số... một cách nhanh chóng trên máy tính sẽ giúp kiểm toán viên nhìn rõ một cách trực quan những xu thế của dữ liệu thông tin, những biến động của quá trình hoạt động tài chính của doanh nghiệp từ đó định hướng kiểm toán một cách chính xác và có được những kết luận hợp lý nhất.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng còn khá mới mẻ ở nước ta, khuôn khổ và môi trường pháp lý cho hoạt động kiểm toán đã được tạo dựng song chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện, các kỹ năng và hướng dẫn cần thiết về kiểm toán chưa được hệ thống hóa và phổ biến vì vậy khi triển khai công việc còn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, cùng với sự hội nhập và phát triển của nền kinh tế đất nước, hoạt động kiểm toán đặc biệt là kiểm toán BCTC ngày càng được khẳng định là công cụ đắc lực trong quản lý nói chung và trong quản lý tài chính nói riêng.
Trong kiểm toán BCTC, kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên có một vị trí quan trọng, bởi vì chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí của doanh nghiệp, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của đơn vị. Do đó, khi nghiên cứu chương trình kiểm toán tiền lương và nhân viên đòi hỏi phải nắm vững kiến thức chuyên môn và nghiên cứu nghiêm túc các đặc điểm về loại hình đơn vị, các bước tiến hành kiểm toán chu trình nói riêng và kiểm toán tổng thể BCTC nói chung. Trong khuôn khổ bài khóa luận, tôi đã tập trung nghiên cứu những vấn đề cơ bản như sau:
Tóm lược một số cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên để từ đó làm cơ sở cho việc phân tích, vận dụng, làm rõ vấn đề nghiên cứu.
Đi sâu nghiên cứu thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại đơn vị khách hàng của công ty FAC.
Đánh giá và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty FAC thực hiện.
Đối với công tác kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của công ty FAC thực hiện đang tồn tại một số nhược điểm như:
Nhận xét đánh giá còn mang tính chủ quan: Do đặc thù của công việc kiểm
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
mang tính chủ quan. Điều này phần nào ảnh hưởng đến kết quả đánh giá cuối cùng về chất lượng hệ thống KSNB tại đơn vị KH;
Một nguyên tắc của kiểm toán đó là bí mật số liệu KH, cho nên đề tài đã dùng những kí hiệu viết tắt để thay thế một số thông tin mang tính chất riêng tư. Thiết nghĩ, đây cũng là một hạn chế do nó làm giảm đi tính thuyết phục của đề tài đối với người đọc và người nghiên cứu.
2. Kiến nghị
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH kiểm toán FAC, tôi nhận thấy một số hạn chế và đề xuất kiến nghị như sau:
Thời gian thực hiện các cuộc kiểm toán tại các khách hàng của công ty FAC vẫn còn hạn hẹp vì vậy các KTV và trợ lý kiểm toán sẽ bị áp lực cao trong quá trình tiến hành kiểm toán điều này khiến các thành viên nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán không hiệu quả như đôi khi bỏ qua một số thủ tục mà chương trình kiểm toán đã xây dựng do đó sẽ ảnh hưởng đến đánh giá và đưa ra các kết luận. Chính vì vậy, cần phải phân bố thời gian thực hiện kiểm toán phù hợp hơn hoặc cũng có thể tăng số lượng thành viên nhóm kiểm toán nhằm giảm áp lực cho các thành viên, từ đó nâng cao được chất lượng cuộc kiểm toán.
Trên đây chỉ là ý kiến riêng cá nhân tôi nên những giải pháp đề ra không khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các bạn để tôi hoàn thiện đề tài của mình hơn.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ môn Kiểm toán (2014), Kiểm toán, NXB Kinh tế TPHCM, thành phố Hồ Chí Minh.
2. Thông tư 200,Bộ tài chính (ban hành ngày 22/12/2014).
3. Bộ Luật lao động năm 2012.
4. Nghị định 05/2015/NĐ-CP.
5. Thông tư 23/TT- BLĐTBXH.
6. Nghị định số 103/2014/NĐ-CP.
7. Nghị định 49/2013/NĐ-CP.
8. Nghị định 51/2013/NĐ-CP.
9. Luật BHXH 2006.
10. Luật BHYT số 25/2008/QH12.
11. Luật BHYT số 46/2014/QH13.
12. Luật việc làm năm 2013.
13. Nghị định 191/2013/NĐ-CP.
14. Hoàn thiện quy tình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC thực hiện, Khoa Kiểm toán, Đại học kinh tế Đà Nẵng. Trần Thị Minh Hà (2005).
15. Nguyên lý kế toán, Võ Văn Nhị (2005), NXB Tài chính, Hà Nội.
16. Giáo trình kiểm toán,Vương Đình Huệ (2004), NXB Tài chính, Hà Nội.
17. Chuẩn mực kiểm toán 200. (2012, 12 6). Bộ tài chính. Retrieved 3 1, 2016, from Văn bản quy phạm pháp luật: http://vbpq.mof.gov.vn/
18. Chuẩn mực kiểm toán 210. (2012, 12 6). Bộ tài chính. Retrieved 3 5, 2016, from Văn bản quy phạm pháp luật: http://vbpq.mof.gov.vn/
19. Chuẩn mực kiểm toán 315. (2012, 12 6). Bộ tài chính. Retrieved 3 5, 2016,
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
20. Chuẩn mực kiểm toán 320. (2012, 12 6). Bộ tài chính. Retrieved 3 4, 2016, from Văn bản quy phạm pháp luật: http://vbpq.mof.gov.vn/
21. Chuẩn mực kiểm toán số 700. (2012, 12 6). Bộ tài chính. Retrieved 3 10, 2016, from Văn bản quy phạm pháp luật: http://vbpq.mof.gov.vn/
22. Chuẩn mực kiểm toán số 705. (2012, 12 6). Bộ tài chính. Retrieved 3 10, 2016, from Văn bản quy phạm pháp luật: http://vbpq.mof.gov.vn/
23. Chuẩn mực số 24. (2002, 12 31). Bộ Tài chính. Retrieved 2 22, 2016, from Văn bản quy phạm pháp luật: http://vbpq.mof.gov.vn/
24. http://webketoan.com 25. http://danketoan.com
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
PHỤ LỤC
Phụ lục 01 : Các mục tiêu, khả năng sai phạm và thủ tục kiểm soát.
Mục tiêu Khả năng
sai phạm
Các thủ tục kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát tương ứng 1.Nghiệp vụ phê
chuẩn
Các nhân viên cần được tuyển dụng dựa trên các tiêu chuẩn đã phê duyệt bởi ban quản lý.
Có thể tuyển dụng những nhân viên kém năng lực, không phù hợp với tiêu chuẩn của công ty đưa ra.
Thành lập chính sách và thủ tục tuyển dụng và thuê mướn một cách rõ ràng.
Cập nhật sổ nhân sựvà hồ sơ nhân viên liên tục đối với mọi nhân viên.
KTV thực hiện tìm hiểu các thủ tục tiếp nhận lao động, hợp đồng lao động, việc phê chuẩn mức lương và tính độc lập giữa các bộ phận quản lý nhân sự và bộ phận tuyển dụng nhân sự.
Các khoản tiền lương, thưởng, những khoản trích theo tiền lương, cũng như các khoản khấu trừ cần phải được thực hiện tuân theo sự phê chuẩn của Ban quản lý.
Các nhân viên có thể móc nối để biển thủ những khoản tiền thưởng chưa được ký duyệt.
Các khoản cộng dồn với tiền hưu trí, nghỉ phép, hoặc phúc lợi có thể bị tính không đúng do sử dụng sai thông tin.
Xác minh về các nhân viên được tuyển dụng.
Duy trì một danh sách đã được cập nhật và phê duyệt về các mức lương, bậc lương và các khoản khấu trừ.
KTV thu thập các tài liệu thông tin về tuyển dụng, các văn bản, các quyết định phê chuẩn mức lương, các quyết định khen thưởng của công ty.
Các điều chỉnh đối với việc ghi chép sổ sách hay báo cáo về tiền lương và nhân viên nhất thiết phải được thực hiện tuân theo sự phê duyệt của Ban quản lý.
Những điều chỉnh chưa được phê duyệt về việc tăng mức lương của một nhân viên nào đó có thể dẫn tới khoản chi vô lý và tăng mức chi phí nhân công không đúng
Thiết lập các chính sách và thủ tục điều chỉnh rõ ràng.
Đối chiếu kiểm tra các khoản điều chỉnh về lương và các khoản trích theo lương với quyết định điều chỉnh đã được phê duyệt của ban lãnh đạo công ty.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ