CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN DO CÔNG
3.2. Nhật xét về công tác kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty
3.2.1. Ưu điểm
Ngay từ những ngày đầu được thành lập, công ty đã ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng riêng cho mình một quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính, được xây dựng dựa theo quy trình kiểm toán chung do VACPA ban hành, kết hợp cùng với việc nghiên cứu hệ thống nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam và kinh nghiệm của các Kiểm toán viên trong công ty. Và chu trình tiền lương và nhân viên đã được Kiểm toán viên áp dụng một cách nhuần nhuyễn theo quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính mà công ty đã xây dựng.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn hết sức quan trọng trước khi tiến hành kiểm toán bất cứ một chu trình nào nên công việc lập kế hoạch là do trưởng nhóm kiểm toán hoặc những người có kinh nghiệm lập ra nhằm lên kế hoạch cho tất cả các bước công việc từ phân công công việc đến việc lên chương trình kiểm toán một cách chi tiết.
Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, thông thường trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toán với khách hàng, công ty sẽ cử ra một người liên lạc trước với khách hàng về ngày bắt đầu đến kiểm toán và đưa cho khách hàng một bản danh sách các tài liệu mà khách hàng cần cung cấp cho kiểm toán.
Khi tiến hành tìm hiểu về đơn vị khách hàng FAC sẽ tiến hành xem xét những điểm lưu ý của năm trước. Những lưu ý này có thể tìm trên hồ sơ làm việc của niên độ trước đối với khách hàng cũ hay trên biên bản trao đổi, thư quản lý giữa đơn vị khách hàng với đơn vị kiểm toán trước đây, và trong mỗi đoàn kiểm toán nếu là kiểm toán tại đơn vị khách hàng cũ, sẽ có ít nhất là một thành viên trong đoàn đã từng tham gia kiểm toán năm trước đó, nhằm giúp nắm rõ thông tin về khách hàng đó.
Nếu là khách hàng mới thì trước khi tiến hành kiểm toán FAC tiến hành thu thập tài liệu về khách hàng để tổng kết thành hồ sơ thường trực. Đây là hồ sơ về các
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
thông tin cơ bản về doanh nghiệp, các chính sách riêng của khách hàng hay hệ thống sổ sách kế toán áp dụng. Như vậy, các cuộc kiểm toán sau cho đơn vị thì tài liệu này sẽ góp phần định hướng để công tác kiểm toán diễn ra một cách thuận lợi.
Thông thường tùy theo qui mô của công ty hay dự án mà nhóm kiểm toán được cử đi sẽ gồm có bao nhiều người, trong đó có một trưởng nhóm kiểm toán, người này có trách nhiệm giám sát cuộc kiểm toán từ đầu đến cuối và sẽ có một người phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên.
Sau khi lập kế hoạch kiểm toán luôn có bước kiểm tra lại kế hoạch xác định lại những vấn đề cần và không cần thực hiện, những vấn đề đã làm và chưa làm để phục vụ cho công tác kiểm toán, nhằm làm cho kế hoạch kiểm toán phù hợp hơn.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Khi thực hiện kiểm toán, bước đầu tiên mà Kiểm toán viên thực hiện luôn là kiểm tra tổng hợp đối ứng nhằm đảm bảo ghi chép chính xác số liệu, sau đó mới tiến hành kiểm tra tiếp.
Thực hiện kế hoạch kiểm toán luôn được tiến hành sát với chương trình kiểm toán đã được đề ra trong phần lập kế hoạch. Thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết luôn được tiến hành một cách kỹ lưỡng và được kết hợp một cách nhuần nhuyễn tạo ra sự thuận lợi trong việc kiểm tra đối chiếu và soát xét tính hợp lý giữa kết quả phân tích và kết quả kiểm tra chi tiết.
Bên cạnh đó, trong kiểm tra chi tiết, việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu bảng lương, bảng theo dõi thời gian làm việc, sao kê của ngân hàng là việc rất được KTV coi trọng, số lượng mẫu chọn thường lớn thậm chí là toàn bộ các nghiệp vụ bởi các nghiệp vụ về tiền lương thường không nhiều do đó mọi dấu hiệu nghi ngờ đều được phát hiện, các chênh lệch được so sánh với mức trọng yếu đã được xác định từ trước để đưa ra bút toán điều chỉnh phù hợp.
Trong giai đoạn hoàn thành kiểm toán
Giai đoạn kết thúc kiểm toán cũng được công ty FAC thực hiện đầy đủ từ việc soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán xem có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo kiểm toán và nếu ảnh hưởng thì KTV sẽ có những chỉnh sửa phù hợp nhất. Luôn có sự trao đổi giữa đoàn kiểm toán với khách hàng về những bút
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
toán sai cần điều chỉnh, những vấn đề đơn vị được kiểm toán cần lưu ý và sửa chữa lại trên báo cáo tài chính tạo ra sự thống nhất cao về quan điểm giữa đoàn kiểm toán với đơn vị.
Báo cáo kiểm toán trước khi phát hành được xét duyệt từ cấp trên do đó rủi ro cho sai sót của việc đưa ra ý kiến cho một báo cáo kiểm toán có thể hạn chế thấp nhất có thể.
Việc thu thập các bằng chứng kiểm toán liên quan đến khoản mục quan trọng luôn được KTV quan tâm, KTV thường photo lại các bằng chứng này để thuận tiện cho việc kiểm tra cũng như làm tài liệu cho cuộc kiểm toán niên độ sau nếu khách hàng có nhu cầu.
3.2.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên vẫn còn một số hạn chế như sau:
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị khách hàng là một bước quan trọng để các Kiểm toán viên có cái nhìn tổng quát về công ty, xác định mức rủi ro kiểm soát để có thể thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản một cách phù hợp nhất. Việc này nếu được tiến hành bài bản sẽ giúp cho cuộc kiểm toán đạt hiệu quả tối ưu khi mà có thể rút ngắn những thủ tục không cần thiết mà vẫn đưa ra những kết luận chính xác. Tuy nhiên, trên thực tế, công ty chỉ tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối kỹ đối với những khách hàng mới, kiểm toán năm đầu tiên, còn đối với khách hàng quen thuộc thì công việc này khá sơ sài. Vì vậy, thường là trưởng nhóm kiểm toán, những kiểm toán viên chính mới có thể tiến hành quá trình đánh giá công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị khách hàng, còn những trợ lý kiểm toán sẽ không có kinh nghiệm trong những vấn đề này.
Việc xác định mức trọng yếu, KTV chỉ xác định chung cho tất cả các khoản mục một mức trọng yếu như nhau, điều này sẽ làm cho các rủi ro vẫn còn tồn tại khi
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
phương pháp chọn mẫu phi thống kê, chủ yếu dựa vào tính chủ quan và kinh nghiệm của KTV chứ không hề áp dụng các biện pháp tính toán một cách khách quan và khoa học như phương pháp chọn mẫu thống kê. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà KTV nên kết hợp hay lựa chọn hai phương pháp sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thủ tục phân tích là phương tiện để kiểm toán viên có thể nhìn sơ qua các số liệu vẫn có thể nhận diện được các sai sót và gian lận mà khách hàng mắc phải. việc áp dụng thủ tục phân tích còn thực hiện khá hạn chế ở công ty FAC, mới chỉ dừng lại ở việc so sánh số liệu của năm nay với năm trước, kết hợp với phân tích một số tỷ suất tài chính. Qua thực tế kiểm toán và tham khảo hồ sơ làm việc của các khách hàng cho thấy thủ tục phân tích chủ yếu được thực hiện trong giai đoạn đầu của cuộc kiểm toán nhằm phát hiện những biến động bất thường từ đó hướng các thủ tục kiểm tra chi tiết vào những khoản mục đó. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán thủ tục phân tích được áp dụng chưa nhiều. Điều này được lý giải là do thời gian, kinh nghiệm và độ phức tạp của các thủ tục.
Việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết chỉ được thực hiện một cách chọn lọc chứ không thực hiện hết các thử nghiệm theo chương trình mẫu. Các thủ tục phỏng vấn hay tham quan trực tiếp nơi làm việc còn rất hạn chế.