CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN FAC THỰC HIỆN
2.3. Thực tế quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty Cổ phẩn
2.3.2. Thực hiện kế hoạch chu trình tiền lương và nhân viên
2.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
Công ty FAC tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình tiền lương và nhân viên sau khi đã đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty XYZ là hữu hiệu. Kiểm toán viên tiến hành các thử nghiệm kiểm soát như sau:
Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn các nhân viên liên quan đến việc quản lý tiền lương, cách thức tuyển dụng lao động, cách ghi chép vào sổ sách được thực hiện như thế nào.
Tiến hành kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc tính lương và trả lương.
KTV tìm hiểu chính sách trả lương, các quy định về lương của công ty.
Kết quả thu được cho thấy các chứng từ đều được đánh giá liên tục, được phê duyệt đầy đủ và lưu trữ cẩn thận.
2.3.2.2. Kiểm tra cơ bản 2.3.2.2.1.Thủ tục chung
Thủ tục chung được Kiểm toán viên công ty FAC thực hiện như sau:
a. Tìm hiểu chính sách kế toán và trình bày BCTC:
Mục tiêu:
Chính sách kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với khuôn khổ về lập và trình bày BCTC được áp dụng.
Công việc thực hiện:
KTV thu thập tờ đăng ký chế độ kế toán và đối chiếu với chế độ công ty đang áp dụng đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương.
KTV thực hiện tìm hiểu chính sách kế toán cũng như việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương năm nay so với năm trước, xem xét việc phân bổ chi phí tiền lương cho các bộ phận (trực tiếp sản xuất, quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý) để xác định liệu công ty có áp dụng chính sách kế toán cũng như trình bày BCTC nhất quán với năm trước hay không.
Kết quả của việc tìm hiểu này được thể hiện ở trong E430. Nhìn vào E430, ta thấy việc hạch toán các khoản phải trả người lao động của công ty XYZ là phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Chính sách kế toán năm nay được áp dụng nhất quán so với năm trước.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Sau đây là bảng trích dẫn thủ tục tìm hiểu chính sách kế toán và trình bày BCTC trong mục E430 (phụ lục 20):
Bảng 2.9: Tìm hiểu chính sách kế toán và trình bày BCTC.
Niên độ kế toán công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào này 31/12 hàng năm. Báo cáo tài chính và các nghiệp vụ kế toán được lập và ghi sổ bằng đồng Việt Nam. Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, ban hành theo Thông tư 200/2014/ TT-BTC ngày 22/12/2014, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan do Bộ Tài chính ban hành.
Chính sách kế toán
Áp dụng
Ảnh hưởng do thay đổi chính sách kế toán
Năm trước Năm nay TK lương và trích theo lương để phản ánh các
khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Chi phí lương phát sinh tại các bộ phận (trực tiếp sản xuất, quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý) được phản ánh chính xác vào các khoản mục phí tương ứng
b. Bảng tổng hợp số liệu – phải trả người lao động
Mục tiêu:
Đảm bảo khoản mục phải trả người lao động và các khoản trích theo lương là có thực, được phản ánh đầy đủ và chính xác.
Công việc thực hiện:
KTV lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm trước. Đối chiếu các số dư trên bảng số liệu tổng hợp với bảng CĐPS và giấy tờ làm việc của kiểm toán năm trước. Đối với cột số cuối năm sau kiểm toán thì đến cuối cuộc kiểm toán nếu có sự thay đổi sẽ điều chỉnh lại. Đối với công ty XYZ, sau khi kiểm toán không có nội dung cần điều chỉnh nên số cuối năm sau kiểm toán sẽ bằng số cuối năm trước kiểm toán. Quá trình ghi chép được thực hiện thống nhất giữa sổ chi tiết các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và BCTC. Số dư các khoản mục được phản ánh đầy
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
KTV tiến hành lập bảng tổng hợp số liệu – phải trả người lao động theo mẫu E420 (phụ lục 21).
Sau đây là một phần kết quả của việc tìm hiểu này được trích từ mẫu E420:
Bảng 2.10: Bảng tổng hợp số liệu – phải trả người lao động.
MS Khoản mục Số cuối năm
(Trước KiT) Điều chỉnh Số cuối năm
(Sau KiT) Tham chiếu Số đầu năm (Đã KiT)
Biến động sau điều chỉnh Tăng/Giảm Tỷ lệ
Phải trả công nhân viên 332,409,687 332,409,687 E440 379,550,270 (47,140,583) -12.42%
Phải trả người LĐ khác - - E440 - - 0.00%
334 Phải trả người lao động 332,409,687 - 332,409,687 379,550,270 (47,140,583) -12.42%
B/S ^ oV
Kinh phí công đoàn - - E440 - - 0%
Bảo hiểm xã hội - - E440 - - 0%
Bảo hiểm y tế - - E440 - - 0%
Bảo hiểm thất nghiệp - - E440 - - 0%
338 Các khoản trích theo lương - - - - - 0%
B/S ^ oV
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
2.3.2.2.2. Thủ tục phân tích
Sau khi có những thông tin ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên của khách hàng, Kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích nhằm phát hiện những biến động bất thường đối với tiền lương và các khoản trích theo lương. Đối với công ty FAC, Kiểm toán viên tiến hành so sánh chi phí tiền lương bình quân năm nay so với năm trước.
Mục tiêu:
Phân tích đánh giá
Công việc thực hiện:
KTV tiến hành so sánh số dư lương phải trả, tỷ trọng của lương phải trả trong tổng nợ phải trả ngắn hạn của số dư năm nay với số dư năm trước đã kiểm toán, đánh giá những biến động lớn, bất thường.
KTV dựa vào sổ kế toán kết hợp với báo cáo năm trước để phân tích biến động tiền lương bình quân so với năm trước, biến động theo tháng, kết hợp với biến động về nhân sự và chính sách thay đổi lương, các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận... để đánh giá tính hợp lý và phát hiện các vấn đề bất thường.
Sau đây là một phần kết quả được trích dẫn từ mục E440 (phụ lục 22):
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.11: Thủ tục phân tích.
TK Diễn giải Số cuối năm
(Trước KiT)
Số đầu năm (Đã KiT)
Biến động
Giá trị Tỷ lệ
3341 Phải trả công nhân viên 332,409,687 379,550,270 (47,140,583) -12.42%
3348 Phải trả người LĐ khác - - - 0.00%
Cộng 332,409,687 379,550,270 (47,140,583) -12.42%
Tổng Nợ Phải trả ngắn hạn 1,577,196,137 1,399,088,127 178,108,010 12.73%
Tỷ trọng PTNLĐ / Tổng Nợ Phải trả ngắn hạn 21.08% 27.13% -6.05%
TK Diễn giải Số cuối năm
(Trước KiT)
Số đầu năm (Đã KiT)
Biến động
Giá trị Tỷ lệ
3341 Phải trả công nhân viên 332,409,687 379,550,270 (47,140,583) -12.42%
3348 Phải trả người LĐ khác - - - 0.00%
Trình bày Dư Nợ 332,409,687 379,550,270 (47,140,583) -12.42%
Phân tích biến động tiền lương bình quân so với năm trước:
Tháng Năm nay Năm trước Biến động
SL NV Lương BQ Tổng lương SL NV Lương BQ Tổng lương SL NV Lương BQ Tổng lương
1 52 3,340,337 350,971,675 50 5,948,400 297,420,000 2 (2,608,063) (123,722,500)
2 50 7,019,434 215,123,569 50 9,458,608 472,930,400 - (2,439,175) (121,958,725)
3 50 5,010,200 250,510,000 50 9,567,240 478,362,000 - (4,557,040) (227,852,000)
4 50 4,635,660 239,360,000 51 8,593,980 438,293,000 (1) (3,958,320) (206,510,000)
5 45 5,319,111 231,783,000 51 7,114,655 362,847,400 (6) (1,795,544) (123,487,400)
6 45 4,124,832 185,617,435 53 6,202,574 328,736,440 (8) (2,077,742) (143,119,005)
7 45 4,454,278 200,442,500 53 5,356,642 283,902,000 (8) (902,364) (83,459,500)
8 45 3,340,600 150,327,000 53 6,846,019 362,839,030 (8) (3,505,419) (147,715,461)
9 45 4,007,733 180,348,000 53 6,845,989 362,837,400 (8) (2,838,255) (182,489,400)
10 45 3,455,412 155,493,543 52 7,446,154 387,200,000 (7) (3,990,742) (231,706,457)
11 43 4,039,477 173,697,500 52 5,353,058 278,359,000 (9) (1,313,581) (128,032,000)
12 43 3,688,070 158,587,000 52 7,425,622 386,132,369 (9) (3,737,553) (227,545,369)
BQ 47 4,466,418 2,492,261,222 52 7,161,063 4,439,859,039 (5) (3,737,553) (1,947,597,817)
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Nhìn vào E440, ta thấy khoản mục phải trả người lao động qua hai năm đều chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng nợ phải trả ngắn hạn. Tỷ trọng phải trả người lao động/tổng nợ phải trả ngắn hạn năm nay giảm so với năm trước chủ yếu là do tổng lương giảm đáng kể. Số lượng nhân viên trong năm không biến động nhiều tuy nhiên lại giảm bình quân 5 nhân viên so với năm ngoái
Nguyên nhân được đưa ra là do công ty XYZ chủ yếu cung cấp dịch vụ khách sạn, nhà hàng sử dụng nhiều lao động thời vụ. Số lượng lao động này thay đổi tùy theo từng thời điểm cũng như thay đổi theo từng năm.
2.3.2.2.3.Kiểm tra chi tiết
a. Đối chiếu số liệu báo cáo với các tài liệu liên quan
Để khảo sát việc phân bổ chi phí tại công ty XYZ, KTV tiến hành tổng hợp số liệu trên bảng cân đối phát sinh của tài khoản, sau đó xem xét các tài khoản đối ứng từ sổ chi tiết tài khoản xem có nghiệp vụ nào bất thường hay không. Nếu có nghiệp vụ bất thường thì KTV hỏi trực tiếp kế toán của công ty đồng thời xem xét các chứng từ liên quan tới nghiệp vụ đó. Thủ tục này giúp Kiểm toán viên có thể phát hiện ra sai sót hoặc gian lận do kế toán định khoản không chính xác.
Mục tiêu:
Đảm bảo số dư phải trả CNV được cộng dồn, chuyển sổ đúng và trình bày phù hợp.
Công việc thực hiện:
Đối chiếu số liệu báo cáo với các tài liệu liên quan (sổ cái, sổ chi tiết, BCĐPS, BCTC...). Đọc lướt sổ cái để xác định các nghiệp vụ bất thường (về nội dung, giá trị, tài khoản đối ứng...).
Đối với công ty Cổ phần XYZ, thủ tục này được KTV trình bày trên giấy tờ làm việc mục E441 (phụ lục 23). Nhìn vào mục E441, ta thấy công ty XYZ không có nghiệp vụ bất thường nào về khoản mục phải trả người lao động và các khoản phải trích theo lương. Số dư các tài khoản này được cộng dồn chính xác, chuyển sổ đúng và
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
b. Kiểm tra chi tiết bảng lương
Mục tiêu:
Đảm bảo các khoản lương và trích theo lương được ghi nhận đầy đủ.
Công việc thực hiện:
Căn cứ vào bảng lương công nhân viên, KTV chọn ngẫu nhiên một số nhân viên để kiểm tra hợp đồng lao động cũng như việc chi trả lương.
Chọn bảng trích lương tháng 12 và kiểm tra tính chính xác đối với bảng lương đó, nhất là phải chú ý đến việc trích lương của công ty có phù hợp với quy định hiện hành hay không, đồng thời kiểm tra việc phân bổ tiền lương của công ty có hợp lý không.
Thủ tục này được KTV thực hiện theo mẫu E442: Kiểm tra chi tiết bảng lương (phụ lục 24). Nhìn vào E442, ta thấy quá trình ghi nhận các khoản lương và trích theo lương được thực hiện một cách đầy đủ.
c. Kiểm tra các khoản thu nhập của các thành viên quản lý chủ chốt
Mục tiêu:
Các khoản thu nhập của các thành viên quản lý chủ chốt được trình bày một cách hợp lý, chính xác.
Công việc thực hiện:
Thu thập và kiểm tra bảng thống kê thu nhập của từng thành viên quản lý chủ chốt. Xem xét lương và các khoản thù lao trả cho các thành viên quản lý chủ chốt được ghi nhận, tính toán chính xác và đóng thuế đầy đủ không. Xem xét các bằng chứng về lương, thù lao trả cho các thành viên quản lý chủ chốt thông qua các hợp đồng lao động, biên bản họp hội đồng cổ đông, BGĐ và các chứng từ khác có liên quan để đảm bảo các khoản thù lao trả cho các thành viên quản lý chủ chốt được công bố đầy đủ và chính xác. Kiểm tra việc công bố tiền lương, thu nhập của các bên liên quan trên BCTC.
Kết quả của việc tìm hiểu này được trích dẫn từ mục E444 (phụ lục 25):
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.12: Kiểm tra các khoản thu nhập của các thành viên quản lý chủ chốt.
STT Họ và tên
Lương theo nghị định 51/2013/NĐ-CP
Nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100%
lương
Tổng cộng Tiền lương
xây dựng kế hoạch
80% hàng tháng
Đơn giá theo ngày
công/
tháng
Số
công Số tiền Số
công Số tiền
1 Nguyễn Chí Tuệ 14,300,000 11,440,000 440,000 26 11,440,000 11,440,000
2
Huyền Tôn Nữ
Minh Thu 11,700,000 9,360,000 360,000 26 9,360,000 9,360,000
3
Trần Thị Thúy
Hồng 10,400,000 8,320,000 320,000 26 8,320,000 8,320,000
Tổng cộng 36,400,000 29,120,000 78 29,120,000 29,120,000
Nhìn vào E444, ta thấy khoản thu nhập của các thành viên ban quản lý chủ chốt được trình bày hợp lý trên sổ chi tiết, phù hợp với quyết định về lương.
d. Kiểm tra các khoản trả BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu E445)
Mục tiêu:
Đảm bảo số dư các khoản BHXH, BHYT, BHTN được ghi nhận đầy đủ và có thực.
Công việc thực hiện:
Căn cứ vào mức lương cơ bản KTV tính toán ra 18% BHXH, 3% BHYT, 2%
KPCĐ, 1% BHTN tính vào chi phí và 8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN thu từ người lao động xem có khớp đúng với sổ chi tiết TK3382, TK3383, TK3384, và TK3386 hay không. Thực hiện đối chiếu số dư với các biên bản quyết toán BHXH, kiểm tra các chứng từ nộp tiền và xác định tính hợp lý của số dư cuối năm. Khi có chênh lệch KTV hỏi trực tiếp kế toán làm rõ nguyên nhân và đề nghị kế toán đơn vị điều chỉnh cho khớp với số liệu của bảo hiểm.
Trích dẫn kết quả của thủ tục kiểm tra các khoản trả BHXH, BHYT, BHTN theo mục E445 (phụ lục 26).
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.13: Kiểm tra các khoản trả BHXH, BHYT, BHTN
Thán g
Quỹ lương cơ bản
BHXH BHYT BHTN
C.ty (18%) NLĐ (8%) C.ty (3%) NLĐ (1,5%) C.ty (1%) NLĐ (1%) 1 170,710,000 30,727,800 13,656,800 5,121,300 2,560,650 1,707,100 1,707,100 2 119,853,000 21,573,540 9,588,240 3,595,590 1,797,795 1,198,530 1,198,530 3 149,948,500 26,990,730 11,995,880 4,498,455 2,249,228 1,499,485 1,499,485 4 149,948,500 26,990,730 11,995,880 4,498,455 2,249,228 1,499,485 1,499,485 5 148,350,000 26,703,000 11,868,000 4,450,500 2,225,250 1,483,500 1,483,500
6 99,716,500 17,948,970 7,977,320 2,991,495 1,495,748 997,165 997,165
7 148,143,000 26,665,740 11,851,440 4,444,290 2,222,145 1,481,430 1,481,430
8 90,436,000 16,278,480 7,234,880 2,713,080 1,356,540 904,360 904,360
9 91,103,000 16,398,540 7,288,240 2,733,090 1,366,545 911,030 911,030
10 85,226,500 15,340,770 6,818,120 2,556,795 1,278,398 852,265 852,265
11 83,927,000 15,106,860 6,714,160 2,517,810 1,258,905 839,270 839,270
12 80,224,000 14,440,320 6,417,920 2,406,720 1,203,360 802,240 802,240
Cộng 1,417,586,000 255,165,480 113,406,880 42,527,580 21,263,790 14,175,860 14,175,860
TK Sổ kế toán Quyết toán Cơ quan Bảo hiểm Chênh lệch Ghi chú
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
3383 368,572,360 368,572,360 368,572,360 368,572,360 - -
3384 63,791,370 63,791,370 63,791,370 63,791,370 - -
3386 28,351,720 28,351,720 28,351,720 28,351,720 - -
Cộng
: 460,715,450 460,715,450 460,715,450 460,715,450 - -
e. Kiểm tra các khoản phải trả cuối năm
Mục tiêu:
Đảm bảo các khoản phải trả cuối năm được ghi nhận đầy đủ và có thực.
Công việc thực hiện:
Đối chiếu số dư phải trả người lao động cuối năm với bảng lương đã được phê duyệt hoặc chứng từ chi trả lương phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán, đánh giá các chênh lệch (nếu có). Kiểm tra chính sách nhân sự của DN, hợp đồng lao động… để đảm bảo các khoản phải trả cho người lao động được ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ (các khoản tiền thưởng, hoa hồng, phụ cấp,…). Kiểm tra việc thanh toán tiền lương sau ngày kết thúc niên độ. Đảm bảo chi phí tiền lương trong năm đã được tính đúng và đủ.
Kết quả của việc tìm hiểu này được thể hiện trong E443:
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.14: Kiểm tra các khoản phải trả cuối năm.
Tham
chiếu E443
Tên Ngày
Khách hàng: Công ty Cổ phần XYZ Người thực hiện L.C.V 25/01/2016 Kỳ kế toán kết thúc ngày: 31/12/2015 Người soát xét 1
Nội dung: Kiểm tra các khoản phải trả cuối năm Người soát xét 2
1. Mục tiêu:
Đảm bảo các khoản phải trả cuối năm được ghi nhận đầy đủ và có thực.
2. Nguồn gốc số liệu Sổ chi tiết, sổ cái kế toán 3. Công việc:
Đối chiếu số dư Phải trả người lao động cuối năm với bảng lương đã được phê duyệt hoặc chứng từ chi trả lương phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán, đánh giá các chênh lệch (nếu có).
Kiểm tra chính sách nhân sự của DN, thỏa ước lao động tập thể,… để đảm bảo các khoản phải trả cho người lao động được ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ (các khoản tiền thưởng, hoa hồng, phụ cấp,…)
Kiểm tra việc thanh toán tiền lương sau ngày kết thúc niên độ. Đảm bảo chi phí tiền lương trong năm đã được tính đúng và đủ.
Ngày CT Nội dung TKĐU Số tiền
29/12/2015 CM000077
Chi thanh toán lương ban giám đốc
tháng 12/2015 11111 19,760,000 V,CT-SKT
30/12/2015 CM000097
Chi thanh toán lương 20% còn lại năm 2015 cho ban
giám đốc 11111 74,100,000 V,CT-SKT
30/12/2015 CM000108
Chi thanh toán lương CBCNV
tháng 12/2015 11111 54,045,918 V,CT-SKT
31/12/2015 CM000140
Chi thanh toán lương CBCNV theo
doanh thu còn lại 11111 177,515,543 V,CT-SKT
Tổng cộng 325,421,461 ^
Nhìn vào E443, ta thấy các khoản chi thanh toán lương được thực hiện đúng và đầy đủ theo bảng lương và sổ chi tiết.
f. Kiểm tra tiền lương năm trước chi đến 31/3 năm sau và chi lương dự phòng
Mục tiêu:
Tiền lương năm trước được chi trước khi nộp quyết toán thuế nhằm phù hợp
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Dựa vào sổ chi tiết TK334 và các chứng từ chi trả lương của công ty, KTV tiến hành kiểm tra các khoản chi lương năm trước đến 31/3 năm nay, kiểm tra việc lập dự phòng tiền lương.
Kết quả của việc tìm hiểu này được thể hiện trong E446:
Bảng 2.15: Kiểm tra tiền lương năm trước chi đến 31/3 năm sau và chi lương dự phòng
Tham
chiếu E446
Tên Ngày
Khách hàng: Công ty Cổ phần XYZ Người thực hiện L.C.V 25/01/2016
Kỳ kế toán kết thúc ngày: 31/12/2015 Người soát xét 1
Nội dung: Kiểm tra tiền lương năm trước chi đến 31/03 năm sau và chi lương dự phòng
Người soát xét 2
Mục tiêu: Tiền lương năm trước được chi trước khi nộp quyết toán thuế nhằm phù hợp với Luật thuế TNDN hiện hành.
Nguồn gốc số liệu Sổ chi tiết TK 334
Các chứng từ chi trả lương của Công ty Công việc thực hiện
1. Kiểm tra các khoản chi lương năm trước đến 31/3 năm nay
Ngày CT Nội dung
TKĐ
U ST
Ghi chú 16/02/201
5
CM00004 3
Chi thanh toán thưởng 10% từ quỹ tiền lương
CBCNV 11111 252,982,835
CT- SKT
Tổng 252 982 835
Số dư năm
trước 379,250,270
Chênh lệch này là do đến ngày 31/3 khoản lương dự phòng chưa được sử dụng 2. Kiểm tra việc lập dự phòng tiền lương từ năm trước đến 31/12 năm nay ( từ năm 2014 đến 30/06/2015)
Ngày CT Nội dung TKĐU ST
Ghi chú 31/05/2015 JV000011 Kết chuyển
quỹ dự phòng sang quỹ tiền
lương tháng 5 11111
49,000,000
CT-SKT 30/06/2015 JV000007 Kết chuyển
quỹ dự phòng sang quỹ tiền
lương 11111
77,567,435
CT-SKT Tổng
126 567 435
CT-SKT Đối chiếu phù hợp giữa chứng từ và sổ kế toán
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ