CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.6. KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu
1.6.1. KSNB đối với vốn bằng tiền
1.6.1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
- Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quỹ.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp.
- Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng.
Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán và là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lưu động. Vốn bằng tiền còn là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trong khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị. Tiền là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao nhất. Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn.
1.6.1.2. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Do đặc điểm của tiền, để quản lí tốt đối với tiền trên nhiều khía cạnh khác nhau kế toán đối với tiền có những đặc điểm khác biệt. Trước hết điều này thể hiện ở các nguyên tắc hạch toán được áp dụng đối với tiền đó là:
- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép theo một đồng tiền thống nhất được qui định là tiền Việt Nam đồng(VND). Điều này có nghĩa là các nghiệp vụ có liên quan tới các ngoại tệ khác nhau khi hạch toán phải qui đổi theo tiền Việt Nam đồng theo tỉ giá thực tế liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Nguyên tắc cập nhật thường xuyên: Các nghiệp vụ liên quan tới tiền đều phải cập nhật, ghi chép thường xuyên. Nguyên tắc này cũng bao hàm cả việc ghi chép hạch toán nghiệp vụ tiền phải đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
1.6.1.3. Yêu cầu cơ bản đối với kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền
Với khả năng sai phạm tiềm tàng đối với khoản mục tiền cao, cùng với nguyên tắc trong quản lí và hạch toán tiền thì kiểm soát nội bộ đối với tiền chỉ hiệu quả trong trường hợp kiểm soát nội bộ phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Thu đủ: Mọi khoản tiền đều được thu đủ, nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và được ghi chép đúng đắn.
- Chu trình nghiệp vụ, xét duyệt, luân chuyển chứng từ được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý.
- Các dữ liệu cần thiết được thu thập, chuyển giao và xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định có chất lượng cao.
- Tiền mặt được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thoát và có dự phòng rủi ro hợp lý.
- Tài liệu, hồ sơ, các tài sản có liên quan đến nghiệp vụ được đảm vảo an toàn.
1.6.1.4. Thủ tục kiểm soát đối với vốn bằng tiền
Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau được áp dụng trong kiểm soát vốn bằng tiền:
Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiệm của từng người, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng như đưa ra các qui định bảo vệ vốn bằng tiền.
Hai là: Thực thi các nguyên tắc quản lí:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên ngoài, ai phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc…phải được qui định rõ ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền.
Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải được xét duyệt và chỉ được kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu cầu chi.
Ủy quyền: Ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể ủy quyền cho một hoặc hai người để duyệt chi. Việc ủy quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đi vắng, cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhưng cũng không được ủy quyền quá
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
rộng rãi, có thể ủy quyền cho Phó GĐ tài chính hoặc kế toán trưởng hoặc cả hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:Đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là vô cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm:
o Cách li giữa thủ quĩ và kế toán;
o Cách li giữa người duyệt chi với người thực hiện các khoản chi, giữa người được kí phát hành séc với người chi tiêu;
o Cách li giữa người ghi sổ với người kiểm soát thu, chi.
Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: Trang bị các két sắt an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu…, trang bị các máy tính tiền cũng là một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt.
Bốn là: Đối với kế toán:
- Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quỹ phải ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau.
- Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quỹ;
- Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép;
- Phải đối chiếu thường xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh;
- Lập danh sách hóa đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền.
Năm là: Công tác quản lí:
- Hạn chế lượng tiền tại két;
- Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt;
- Hạn chế lưu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn cho tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu;
- Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán;
- Đối chiếu thường xuyên và định kì với ngân hàng.
Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với sổ sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời.
Bảy là:Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với Vốn bằng tiền.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn đến.
Nhà quản lí phải thường xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực của các biện pháp, chính sách kiểm soát.
Ngoài ra khi thu, chi cần chú ý viết biên lai cho người nộp tiền hay yêu cầu người nhận tiền phải xuất trình chứng minh thư và giầy ủy quyền nhận tiền nếu được ủy quyền.
Bảng 1.1 - Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu
Tính có thực
Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ là số tiền đơn vị thực tế nhận được.
- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ.
- Kiểm soát độc lập với các nghiệp vụ thu.
Phê chuẩn
Các khoản chiết khấu tiền mặt đã được phê chuẩn
- Một chính sách chiết khấu tiền mặt phải được tồn tại.
- Sự phê chuẩn các khoản chiết khấu tiền mặt.
Tính đầy đủ
Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt nhận được đều được ghi sổ.
- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với sổ sách.
- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng kê trước tiền mặt.
Sự đánh giá
Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ theo số tiền nhận được.
- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với sổ sách.
- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các bảng kê trước tiền mặt
Phân loại
Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn.
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản.
- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.
Đúng hạn
Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ theo căn cứ thời gian.
- Quy đinh thể thức ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền mặt hàng ngày.
- Kiểm tra nội bộ.
Chuyển sổ và tổng hợp chính xác Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.
- Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật kí thu tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu.
- Đối chiếu công nợ.
ểm tra nội bộ.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Bảng 1.2 - Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu
Tính có thực
Các khoản chi tiền mặt ghi sổ là số tiền thực tế chi ra.
- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ tiền mặt.
- Cách li trách nhiệm giữa người duyêt chi và người thực hiện chi.
- Kiểm soát độc lập nghiệp vụ chi.
Sự phê chuẩn
Các khoản chi tiền đã được phê chuẩn.
- Một chính sách quy định cấp phê chuẩn.
- Sự phê chuẩn các khoản theo quy định.
Tính đầy đủ
Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ đầy đủ.
- Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền - Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ.
Sự đánh giá
Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ theo đúng số tiền thực tế chi ra trong các nghiệp vụ.
- Cách li trách nhiệm ghi sổ với quản lí tiền.
- Cách li giữa người duyệt chi và người thực hiện chi.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
Sự phân loại
Các khoản chi tiền mặt được phân loại đúng đắn.
- Sử dụng 1 sơ đồ tài khoản.
- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.
Đúng hạn.
Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ theo căn cứ thời gian.
- Quy định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền mặt hằng ngày.
- Kiểm tra nội bộ.
Chuyển sổ và tổng hợp chính xác Các khoản chi tiền mặt được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.
- Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật kí chi tiền và sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết các khoản phải trả người bán.
- Đối chiếu công nợ.
- Kiểm tra nội bộ.