CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.6. KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu
1.6.2. KSNB đối với khoản phải thu
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khoản mục phải thu là một khoản mục trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu của người mua hàng , phải thu nội bộ của các cá nhân, tổ chức trong doanh nghiệp và phải thu khác.
Khoản phải thu là những quan hệ kinh tế nằm giữa hàng bán hoặc dịch vụ đã cung cấp với tiền măt trong két.
- Phải thu của khách hàng: Tài khoản phản ánh là tài khoản 131, nội dung phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp.
- Phải thu khác: Tài khoản phản ánh là tài khoản 138, nội dung bao gồm các khoản phải thu phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp ngoài các khoản phải thu của người mua do tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm đã được phản ánh ở khoản phải thu khách hàng.
1.6.2.2. Nguyên tắc hạch toán đối với khoản phải thu
- Phải thu khách hàng được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay.
- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
1.6.2.3. Thủ tục kiểm soát đối với khoản phải thu
KSNB đối với khoản phải thu cũng là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. KSNB đối với khoản phải thu gắn liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của khách hàng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Thủ tục kiểm soát đối với các khoản phải thu bao gồm:
Một là: Thực thi các nguyên tắc quản lí.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Cách li trách nhiệm giữa người thu tiền, người ghi sổ thu tiền và người ghi sổ chi tiết các khoản phải thu tránh rủi ro là chuyển các khoản phải thu từ khách hàng này sang khách hàng khác.
Cách li trách nhiệm giữa người ghi sổ khoản phải thu và người phê chuẩn nghiệp vụ chiết khấu.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Các khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn.
Hai là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên. Những khách hàng ít giao dịch thì có thể theo dõi chung trong một quyển sổ. Cuối kì đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Ba là: Gửi thư hoặc thông báo bằng các cách khác nhau về khoản nợ của khách hàng khi sắp đến hạn trả nợ.
Bốn là:Đối chiếu công nợ cuối kì với công ty khách hàng.
Năm là: Cuối mỗi kì lập bảng phân tích công nợ với các chỉ tiêu quan trọng như số tiền nợ, thời gian nợ, khả năng thanh toán, số nợ quá hạn, căn cứ vào đó có kế hoạch đòi nợ và lập dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi.
Kiểm soát đối với khoản phải thu phải gắn với kiểm soát nghiệp vụ thu tiền.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Bảng 1.3 - Mục tiêu, các quá trình KSNB đối với khoản phải thu Mục tiêu KSNB Các quá trình KSNB chủ yếu Tính có thực
Các khoản phải thu là thực sự hiện hữu.
- Đối chiếu công nợ thường xuyên.
Phê chuẩn
Các khoản chiết khấu được phê chuẩn đúng đắn.
- Tồn tại một chính sách tín dụng.
- Có sự phê chuẩn đúng đắn theo chính sách.
Phân loại
Các khoản phải thu được phân loại đúng đắn.
- Sơ đồ tài khoản hướng dẫn việc phân loại.
- Kiểm tra nội bộ việc phân loại.
Đánh giá
Các khoản phải thu được ghi sổ theo đúng số hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp, theo đúng số phải thu đã thanh toán.
- Kiểm tra nội bộ đối với quá trình tính toán.
Đầy đủ
Mọi khoản phải thu đều được ghi sổ đầy đủ.
- Đối chiếu công nợ.
- Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ.
Thời kì
Các khoản phải thu được ghi sổ đúng kì.
- Kiểm tra nội bộ.
Chuyển sổ và tổng hợp
Các khoản phải thu được cộng sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.
- Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ.
- Kiểm tra nội bộ.