CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CHỦ YẾU GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC
3.3. Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống
Công ty cần xây dựng và thực hiện thêm các thủ tục kiểm soát, hoàn thiện nhân lực, thiết bị quản lý, phần mềm nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro và gian lận.
3.3.1. Đối với môi trường kiểm soát
- Không ngừng đào tạo, bồi dưỡng nhân viên về chuyên môn cũng như nghiệp vụ. Công tác tuyển dụng đầu vào cũng phải tổ chức kỹ lưỡng, cần quan tâm đến tính chính trực và trung thực của nhân viên giúp các thủ tục kiểm soát Công ty được vận hành có hiệu quả.
- Cần lập ra một bộ phận kiểm soát nội bộ tách biệt so với các bộ phận khác để quy trình kiểm soát nội bộ được chặt chẽ hơn.
- Hằng năm Công ty cần trích lập quỹ đầu tư và phát triển để cho nhân viên kế toán đi đào tạo các lớp chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề, đồng thời người làm công tác kế toán phải luôn cập nhật những thông tư, quyết định của BTC để đáp ứng thông tin kế toán phù hợp với nền kinh tế.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Công ty cần đầu tư thêm cơ sở vật chất cho phòng kế toán như thay những máy vi tính đã lỗi thời, tạo điều kiện cho phòng kế toán ngày càng hoàn thiện hơn.
- Tổ chức các cuộc thi có chính sách khen thưởng nhằm nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, tạo mối giao lưu giữa các nhân viên với nhau như: thi đua đạt thành tích lao động tốt. Thông qua đó các nhân viên được trao dồi kinh nghiệm, và giám đốc cũng sẽ hiểu thêm về nhân viên của mình, nâng cao được tinh thần đoàn kết của các nhân viên với nhau.
- Thường xuyên có chính sách khen thưởng hàng ngày, nhằm động viên các nhân viên nổ lực cũng như tìm tòi sáng tạo những điều mới lạ.
- Phải thường xuyên khuyến khích nhân viên đi khám sức khỏe định kỳ bởi vì sức khỏe ảnh hưởng rất lớn đến cách phục vụ của nhân viên.
- Phải thường xuyên kiểm tra quy trình phục vụ của nhân viên mọi lúc mọi nơi để tránh sai xót trong quá trình tiếp xúc với khách hàng.
3.3.2. Đối với hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin
Công ty cần thường xuyên bảo trì phần mềm , nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị quản lý để hệ thống phần mềm KTVN hoạt động được tốt, hạn chế các sai sót do lỗi của máy móc.
3.3.3. Đối với thủ tục kiểm soát
- Kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách và số tiền hiện có.
- Thường xuyên kiểm tra đột suất việc nhập vào phần mềm KTVN của các nhân viên kế toán.
3.3.4. Đối với kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền
Về cơ bản, các thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền được áp dụng tại Công ty Cổ phần Hồng Đức được thực hiện khá chặt chẽ, một phần là do thực hiện theo quy chế của Công ty, mặt khác là do ý thức, tinh thần của cán bộ CNV. Tuy nhiên việc thực hiện các thủ tục kiểm soát được xem như một cái luật bất thành văn, thực hiện theo quán tính. Một số chứng từ mặc dù không đủ chữ ký nhưng vẫn được luân chuyển bình thường, điều này tạo nên kẻ hở cho gian lận xảy ra.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Vì vậy, yêu cầu đối với công tác hoàn thiện các thủ tục kiểm soát là phải làm sao để xác định những khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực hiện cho tốt.
Công ty cũng nên đề ra những chính sách kiểm soát bắt buộc nhân viên thực hiện, đồng thời quy kết trách nhiệm cho người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ và có những biện pháp xử lý thích đáng.
+ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt
Hiện nay tại Công ty, các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện trên phần mềm máy tính KTVN. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động trên máy.
Do đó phải có kế hoạch tiếp cận hệ thống máy tính, theo dõi chặt chẽ ngay từ khâu lập chứng từ để đảm bảo việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đúng và chính xác.
Công việc đối chiếu giữa sổ sổ cái và sổ quỹ cũng nên được thực hiện trong ngày, đây là khâu kiểm soát quan trọng để đảm bảo cho việc lên bảng cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm) chính xác và khớp đúng số liệu.
Như vậy các bước kiểm soát trước (thanh toán viên thực hiện) và kiểm soát sau (kiểm soát trước quỹ thực hiện) phải được thực hiện chặt chẽ và đối chiếu ngay từ đầu sẽ đảm bảo các thủ tục kiểm soát được vận hành có hiệu quả.
Bên cạnh đó, để khắc phục những nhược điểm của thủ tục kiểm soát đang được áp dụng thì cần có những quy định bắt buộc về việc:
- Thực hiện đối chiếu, kiểm tra thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh trong ngày giữa các nhân viên. Các kế toán tùy theo khoảng thời gian phù hợp tiến hành đối chiếu sổ sách với nhau có thể trong hoặc ngoài giờ hành chính, có sự chứng kiến của Trưởng phòng kế toán và một nhân viên độc lập khác để đảm bảo tính khách quan.
Nếu có sự chênh lệch nào phải tiền hành kiểm tra lại chứng từ gốc để điều chỉnh. Giữa các kế toán viên làm việc độc lập, chịu trách nhiệm về số liệu do mình cung cấp.
- Quy định trách nhiệm trong khâu kiểm soát chứng từ, sai phạm từ khâu nào thì khâu đó phải chịu trách nhiệm hoàn toàn. Đồng thời có những biện pháp nghiêm khắc hơn để các kế toán viên có trách nhiệm hơn trong việc kiểm tra chứng từ.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Một nhân viên độc lập khác có thể là người theo dõi, kiểm tra việc ghi sổ của kế toán và chứng kiến nhập quỹ tiền mặt để đảm bảo sự khách quan…
+ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền mặt
Việc thực hiện các khoản chi ngoài bắt buộc phải có đầy đủ hồ sơ, sự đồng ý và kí duyệt của Giám đốc.
Riêng đối với các khoản chi tiêu nội bộ gồm: chi tạm ứng, chi lương, chi cho hoạt động tuyên truyền, tiếp thị… là những nghiệp vụ rất dễ phát sinh tiêu cực, do đó cần phải hướng đến một sự kiểm soát chặt chẽ nhưng đảm bảo cho công việc hiệu quả hơn.
- Các khoản chi cho cán bộ CNV
Phòng kế toán phải có danh sách các nhân viên với đầy đủ thông tin và được cập nhật kịp thời những thay đổi về điều chỉnh mức lương, bậc lương, ngày kết thúc hợp đồng… và những thay đổi này được thực hiện thông qua bởi ban lãnh đạo Công ty, yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp đầy đủ bảng chấm công. Ngoài ra, để kiểm soát tốt còn phải hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương.
Hàng tháng phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, hệ số lương… so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt đề cần được phát hiện kịp thời và điều chỉnh phù hợp.
- Các khoản chi tạm ứng
Sau khi có sự xét duyệt qua của Giám đốc hoặc người có thẩm quyền, kế toán cũng cần xem xét việc nhân viên tạm ứng đã hoàn thành tạm ứng đợt trước chưa, nếu chưa nhưng số tiền nhỏ thì có thể cho tạm ứng tiếp, còn nếu số tiền lớn thì không nên cho nhân viên này tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên nợ quá nhiều làm cho quỹ chi tiêu bị thâm hụt. Đối với những khoản chi tiền lớn thì cũng cần phải giám định lại chữ ký vì nhân viên có thể giả mạo chữ ký. Sau đó mới viết phiếu chi, có như vậy mới đảm bảo các khoản chi đúng mục đích.
Trong trường hợp Giám đốc đi công tác đột xuất, chưa kịp ủy quyền lại cho người khác nhưng nhân viên cần tạm ứng ngay thì bắt buộc phải viết giấy cam đoan
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền mà mình xin tạm ứng, trong đó phải có sự xác nhận của một nhân viên độc lập khác và Trưởng phòng kế toán.
Song song với việc kiểm tra mục đích của các khoản chi nhằm đảm bảo chi đúng thì hàng ngày cũng cần thực hiện kiểm tra việc ghi sổ của các nhân viên có kịp thời hay không, tiến hành đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt (tốt nhất là do một người thứ ba độc lập thực hiện).
3.3.5. Đối với kiểm soát nội bộ các khoản phải thu
Công ty nên kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian để dễ dàng theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt đối với các khoản nợ ngắn hạn.
Công ty nên trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
PH ẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ