CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC
2.2. Tình hình hoạt động của hệ thống KSNB
2.2.2. Hệ thống kế toán
Để đảm bảo sự thống nhất toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh giúp cho BGĐ điều hành chỉ đạo quá trình kinh doanh của công ty. Công ty Cổ phần Hồng Đức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu kế toán tập trung.
Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
- Kế toán trưởng: Thực hiện việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê của đơn vị, đồng thời còn thực hiện cả chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về các công tác thuộc phạm vi và quyền hạn của kế toán trưởng.
Kế toán ngân hàng
Kế toán công
nợ
Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Trưởng
Kế toán chi phí Kế toán
doanh thu
Thủ quỹ
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp từ kế toán thu chi, kế toán công nợ...Lập báo cáo tổng hợp để trình lên kế toán trưởng. Ngoài ra kế toán tổng hợp phụ trách việc kiểm tra, xem xét số liệu của kế toán đồng bộ và tổng hợp tất cả số liệu đó rồi trình lên kế toán trưởng ký.
- Kế toán doanh thu: Nhận biết tất cả mẫu giấy tờ liên quan đến việc thanh toán của khách hàng, thường xuyên nắm bắt chính xác doanh thu từ phía các bộ phận.
Kiểm toán doanh thu đối chiếu, điều chỉnh kịp thời, mở chứng từ ghi sổ và lập báo cáo doanh thu hàng ngày.
- Kế toán chi phí: Kiểm soát giá trước khi vật tư mua hàng cho các bộ phận và chịu trách nhiệm về kho kiểm kê và bảo đảm an toàn cho tất cả hàng hoá dự trữ. Phải đảm bảo công việc kiểm tra tất cả các hàng hoá theo bản kiểm kê vào cuối tháng hoạt động. Phải xác nhận tất cả các hàng hoá được tiếp nhận đúng quy trình và việc xuất hàng đã được đồng ý.
- Kế toán thanh toán ngân hàng: Là người chịu trách nhiệm xem xét các trường hợp cụ thể đúng sai để kịp thời và báo cáo với kế toán trưởng về sự chênh lệch giữa tiền tại quỹ công ty với tiền ở ngân hàng. Theo dõi vốn bằng tiền gởi, tiền vay ngân hàng, làm thủ tục vay hay thanh toán công nợ qua ngân hàng.
- Kế toán công nợ: Theo dõi, ghi chép chi tiết tình hình công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán của toàn Công ty từ lúc phát sinh cho đến khi thanh toán xong. Theo dõi sự biến động của các khoản nợ phải thu, phải trả. Lập báo cáo tình hình công nợ khách hàng hàng tháng, hàng quý để có kế hoạch trả nợ và thu hồi nợ.
- Thủ quỹ: Quản lý các loại tiền hiện có, chịu trách nhiệm phát lương cho nhân viên toàn công ty, kiểm tra tiền tại quỹ hàng ngày và theo dõi danh sách khách hàng nợ để nhắc nhở.
2.2.2.3. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng
Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty là quyết định số 48/2006/QĐ-BTC được ban hành ngày 14/09/2006. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong các báo cáo là đồng Việt Nam. Đối với các doanh nghiệp phát sinh bằng ngoại tệ thì được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hiện hành, tức là giá do ngân hàng ngoại thương công bố.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp bình quân cuối kì.
- Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ.
Tài sản cố định được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng, kịp thời mọi chứng từ phát sinh tâp trung về phòng kế toán thì công ty áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ”, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chú thích: Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.3 - Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Công ty áp dụng hình thức ghi sổ hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh phản ánh ở những chứng từ gửi về, được kế toán tổng hợp ghi sổ vào chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc nhằm hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân loại đối với tài khoản. Sau đó chứng từ được ghi sổ đăng ký chứng từ theo trình tự thời gian nhất định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu tránh tình trạng mất chứng từ ghi sổ, đồng thời chứng từ ghi sổ làm căn cứ để
ổ cái.
Sổ quỹ Chứng từ gốc
( Bảng tổng )
Sổ đăng ký
CTGS
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
Chi tiết
Báo cáo tài chính
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Hình thức này phù hợp với đơn vị, làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ. Tuy nhiên cũng có phần hạn chế là do chứng từ ghi sổ sách tập trung tại phòng kế toán quá nhiều, nên việc tổng hợp số liệu thường dồn về cuối kỳ nên viết báo cáo chậm.
Để đẩy nhanh hơn tốc độ xử lí thông tin kế toán, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính- Phần mềm KTVN sử dụng bộ chứng từ của hình thức Chứng từ ghi sổ.
Vì Công ty sử dụng phần mềm nên trình tự ghi sổ cũng được thiết lập sẵn trên máy vi tính, nhân viên phụ trách từng mảng kế toán chỉ cần nhập liệu thông tin chứng từ vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động đưa chứng từ vào sổ kế toán phù hợp.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ kế toán máy như sau:
Chú thích: Nhập số liệu hằng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm.
Đối chiếu, kiểm tra.
Sơ đồ 2.4- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Theo hình thức kế toán này, hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bảng phân bổ đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo qui định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng hoặc bất kì vào thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện thao tác PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị MÁY TÍNH
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG PHÂN BỔ
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
khóa sổ (Cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.