CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC
2.2. Tình hình hoạt động của hệ thống KSNB
2.2.3. Tình hình kiểm tra, kiểm soát với một số khoản mục trọng yếu ở Công ty Cổ phần Hồng Đức
2.2.3.2. Yêu cầu của hoạt động kiểm soát nội bộ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong công ty
Cũng giống như các công ty khác, hoạt động KSNB của Công ty Cổ phần Hồng Đức được thực hiện xuất phát từ chính những yêu cầu của hoạt động quản lí. Mối quan
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
tâm đặc biệt hàng đầu của kiểm soát quản lí là: Liệu tài sản của công ty được bảo vệ tốt không, các qui tắc, luật lệ của công ty có được tuân thủ không, sổ sách tài chính có được ghi chép đầy đủ, hợp lí không, và điều quan trọng hơn nữa là việc phát hiện ra các gian lận, sai sót trong quá trình thực hiện…
Xuất phát từ những yêu cầu trên và cũng để đảm bảo cho tính hiệu quả của chính hoạt động KSNB, các thủ tục kiểm soát đã được công ty thiết kế và áp dụng.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu này bao gồm:
• Lập, kiểm tra, so sánh và phê chuẩn các số liệu, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
• Kiểm tra tính chính xác của số liệu.
• Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
• Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết.
• Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán.
• Đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu bên ngoài.
• So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán.
• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp các tài sản và các tài liệu kế toán.
• Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát trong công ty được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Các nguyên tắc này đã được thể hiện rõ ràng trong vai trò và chức năng của Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng khác trong công ty.
2.2.3.3. Tình hình kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền
+ Đặc điểm đối với khoản mục vốn bằng tiền và tầm quan trọng
Vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Hồng Đức bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của công ty (tiền mặt) hoặc gửi tại ngân hàng (TGNH).
Ý thức được khả năng sai phạm trong quản lí vốn bằng tiền nên công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với vốn bằng tiền, đặc biệt là thủ quỹ và kế toán vốn bằng tiền, những người trực tiếp quản lí vốn bằng tiền.
Ở Công ty không có bộ phận kiểm soát các nghiệp vụ thu, chi vốn bằng tiền, Kế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ trong quá trình thu, chi thì việc kiểm soát đã được thực hiện thông qua việc kiểm tra các yếu tố hợp lí, hợp lệ của chứng từ, so sánh số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có với các chứng từ gốc nên việc kiểm soát đối với vốn bằng tiền vẫn diễn ra thường xuyên song song với các nghiệp vụ. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế toán của công ty có trình độ, có phẩm chất đạo đức và ý thức trách nhiệm trong công việc nên vốn bằng tiền của Công ty được bảo vệ.
+ Thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền
Một số biện pháp, thủ tục Công ty áp dụng để bảo vệ vốn bằng tiền.
Một là: Thủ tục thu tiền.
Công ty không xây dựng quy chế quản lí tiền mặt, các thủ tục thu, chi tiền được hướng dẫn và thực hiện như một thói quen.
Các nghiệp vụ thu tiền được kiểm soát bằng các động tác kiểm tra tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là kiểm tra của kế toán trưởng và thông qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quỹ và đối chiếu giữa kế toán với thủ quỹ.
Tính liên tục của chứng từ thu được kiểm tra kĩ lưỡng bởi kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên này không phải kế toán vốn bằng tiền.
Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra chứng từ gốc và lập phiếu thu dựa trên chứng từ gốc và kí vào chứng từ. Phiếu thu được đánh số liên tục, tránh trường hợp số phiếu thu được sử dụng 2 lần nhưng chỉ được sử dụng 1 lần. Phiếu thu sau khi được lập chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng kí duyệt.
Kế toán vốn bằng tiền vừa được thực hiện bằng máy, vừa được thực hiện bằng tay và cuối kì đối chiếu.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Quy trình kiểm soát hoạt động thu tiền tại Công ty
Người nộp tiền KT tiền mặt KT trưởng Thủ quỹ Giám đốc
Sơ đồ 2.5 - Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ thu.
Đề nghị
nộp tiền Lập Phiếu
thu
Phiếu thu Kí duyệt
Phiếu thu được kí
Thủ quỹ
Phiếu thu
Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Có thể tham khảo mẫu phiếu thu sau:
Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu tiền
CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC Mẫu số 01 – TT
09 Trần Cao Vân, TP Huế (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày …... . tháng ... năm 20...
Quyển số: ...
Số: ...
Nợ: ...
Có: ...
Họ và tên người nộp tiền: ...
Địa chỉ: ...
Lý do nộp: ...
Số tiền:...(Viết bằng chữ): ...
Kèm theo: ...Chứng từ gốc:...
Ngày ... tháng ... năm 20...
Giám đốc (Ký, họ tên,
đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người nộp tiền (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):...
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ...
+ Số tiền quy đổi: ...
Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch.
Trường hợp thu tiền không tại quỹ thì khi mang tiền về quỹ phải có giấy nộp tiền.
Có thể tham khảo mẫu giấy nộp tiền sau:
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu mẫu 2.2 - Giấy nộp tiền GIẤY NỘP TIỀN Họ tên:
Đơn vị:
Số tiền:
Nội dung:
Ngày tháng năm
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp
Hai là: Thủ tục chi tiền.
Kiểm soát cũng được thực hiện cùng với quá trình chi tiền, không có bộ phận kiểm soát độc lập.
Tại Công ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trong các trường hợp sau:
o Chi tiền mua hàng hóa, tài sản.
o Chi tạm ứng.
o Chi trả lương.
o Chi tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi.
o Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay.
o Chi trả tiền điện, nước, dịch vụ mua ngoài khác.
o Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí…
Đối với các khoản chi ngoài: Chi mua hàng hóa, tài sản; chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay…thì:
- Phải có sự đồng ý của Giám đốc.
- Phải có chứng từ hợp lý và hợp lệ, đúng mục đích sử dụng.
- Kế toán trưởng thực hiện việc khảo giá trước khi có quyết định chi cho việc mua sắm các thiết bị, hàng hóa, tài sản…
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Quá trình kiểm soát hoạt động thu tiền tại công ty:
Người có nhu cầu KT trưởng KT tiền mặt Thủ quỹ
Giám đốc
không
Không
duyệt
Duyệt
Sơ đồ 2.6 - Thủ tục chi quĩ và luân chuyển chứng từ chi Đối với các khoản chi nội bộ:
- Các khoản chi cho cán bộ nhân viên
Bao gồm các khoản chi lương, chi ăn ca, lương làm thêm giờ; tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ…
Lương và các khoản trích theo lương cùng các chế độ được hưởng khác của cán bộ nhân viên sau khi được tính và lên bảng kê đầy đủ, thủ quỹ sẽ tiến hành chi lương
Đề nghị t/toán
Giấy đề nghị t/toán
Duyệt
Lệnh chi Lập Phiếu chi
Phiếu chi Xuất quỹ
Ghi sổ quỹ Ghi sổ
kế toán
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
cho nhân viên. Mỗi cán bộ trước khi nhận tiền đều phải ký nhận số tiền lương tháng mình đã nhận. Ngoài ra còn bù trừ các khoản tạm ứng vào lương nếu có thì thông báo để người đó kiểm tra lại đầy đủ và xác nhận.
- Chi tạm ứng cho cán bộ CNV
Để ứng tiền, các nhân viên phải viết giấy đề nghị tạm ứng, trên đó phải có đầy đủ sự xác nhận của Giám đốc về mục đích xin tạm ứng và số tiền được tạm ứng. Đầy đủ sự xác nhận này nhân viên mới được ứng tiền. Qua sự xác nhận của từng cấp quản lý nhằm đảm bảo cho sự phê duyệt của nghiệp vụ. Mỗi người ký là đã kiểm soát sự đúng đắn của nghiệp vụ ứng với từng sự quản lý của mình.
Căn cứ vào giấy tạm ứng đã có đầy đủ sự phê duyệt, kế toán tiền mặt tiến hành viết phiếu chi cho nhân viên, trên phiếu chi người nhận tiền phải viết rõ số tiền mình nhận bằng chữ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi và giấy tạm ứng theo đúng yêu cầu và bàn giao số tiền cần tạm ứng sau khi đóng dấu “Đã chi tiền” lên phiếu chi liên 2. Điều này đảm bảo cho thủ quỹ độc lập kiểm soát nghiệp vụ theo chức năng của mình và không chi sai tiền, phục vụ cho việc ghi sổ chính xác và trung thực.
Hoàn thành công việc, nhân viên tiến hành lập bảng kê hoàn ứng với toàn bộ chứng từ gốc nộp lại cho kế toán làm căn cứ cho việc ghi nhận chi phí. Nếu mục đích là mua hàng hóa thì cần có phiếu nhập kho kèm theo hóa đơn mua hàng. Căn cứ vào bảng kê và chứng từ gốc nộp về, kế toán kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Những chứng từ nào không hợp lệ sẽ loại bỏ và yêu cầu lập lại bảng kê khác, không thanh toán. Điều này để kiểm soát tốt việc nhân viên sử dụng chứng từ giả hay chứng từ của người khác, nghiệp vụ khác, ngày tháng khác để xin hoàn ứng.
Đồng thời, nghiệp vụ tạm ứng còn được kế toán tiền mặt ghi vào sổ tạm ứng, nhằm theo dõi, kiểm soát hoạt động tạm ứng và hoàn ứng cho từng nhân viên. Sau bước kiểm soát đó, kế toán tiến hành hoàn ứng cho nhân viên, đồng thời nếu còn thừa tiền và nhân viên muốn nộp lại thì kế toán sẽ viết phiếu thu hay cần thanh toán thêm tiền cho nhân viên thì sẽ viết phiếu chi.
- Chi tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị đều phục vụ thiết yếu cho hoạt động kinh doanh của DN. Việc xuất chi này phải đúng đối tượng, thành phần và định mức, được theo dõi sổ sách đầy đủ. Để thực hiện các khoản chi này thì cán bộ được phân công nhiệm vụ sẽ làm tờ trình, lập bảng dự toán. Căn cứ vào đó, kế toán trưởng sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động đó. Nếu đúng theo quy định thì sẽ trình cho Giám đốc xét duyệt và tiến hành chi tiền.
Khi nhận bảng kê và chứng từ gốc, kế toán tiến hành quyết toán và cùng với các bộ phận có liên quan nghiệm thu quyết toán. Các công đoạn này đều có sự phê duyệt của Giám đốc, sự ký duyệt này gắn với trách nhiệm duyệt chi cho các hoạt động của nhà quản lý đơn vị.
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiền mặt vào sổ chi tiền mặt theo số phiếu chi và nội dung các khoản chi. Sổ chi tiền mặt được mở từ đầu năm nhằm ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ chi tiền theo quan hệ đối ứng của từng nghiệp vụ, theo trình tự thời gian trên mỗi hàng. Điều này nhằm kiểm soát được các nghiệp vụ theo từng nội dung và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ. Trên cơ sở ghi sổ, khi cần kiểm tra một nghiệp vụ chi tiền nào đó đã chi tiền, căn cứ vào chứng từ có thể kiểm tra việc ghi chép trên sổ và ngược lại, căn cứ vào sổ có thể kiểm tra chứng từ. Thủ quỹ căn cứ vào các khoản tiền đã chi ra để ghi sổ quỹ tiền mặt và tổng hợp số liệu đối chiếu với quỹ thực tế. Vào cuối tháng, kế toán tiền mặt cộng sổ thu – chi tiền mặt theo các quan hệ đối ứng và lên bảng cân đối thu - chi.
Việc kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền được thiết lập thông qua sự kiểm duyệt của các cấp lãnh đạo và sự độc lập trong công việc giữa các nhân viên.
Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lí và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh. Chứng từ chi được đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi được lập là không có thực. Tính liên tục của chứng từ được kiểm tra bởi Kế toán trưởng và người nhập chứng từ vào máy.
Kế toán và thủ quỹ đối chiếu hằng ngày.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu mẫu 2.3 - Sổ quỹ tiền mặt
CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC 09 Trần Cao Vân, TP Huế ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC).
SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tháng 12/2013
Đơn vị tính: Đồng
NT
Số hiệu
Diễn giải Số tiền
Thu Chi
Thu Chi Tồn
Số dư đầu kì
31/12 PT01 Trung tâm hỗ trợ HTX, DN vừa
và nhỏ thanh toán tiền. 94.379.539 31/12 PT02 Rút tiền ngân hàng nhập quỹ 20.000.000 31/12 PT03 Thu tiền bán hàng HĐ 0000065 1.751.019
31/12 PT04
Thu học phí đào tạo kế toán máy theo HĐ 0000271; và thu học phí đào tạo kế toán máy theo HĐ 000…
457.365.966
31/12 PC01 Thanh toán cước điện thoại 2.315.745
31/12 PC02 Thanh toán tiền mua giấy 27.631.000
31/12 PC03 Trả nợ cho ông Nguyễn Quang
Khải 330.000.000
31/12 PC04 Nhập kho văn phòng phẩm. 839.378
Cộng phát sinh 573.496.524 360.786.123 192.710.401
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu mẫu 2.4 - Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị:Công ty Cổ phần Hồng Đức Mẫu số: 03-TT
Bộ phận: Phòng Kế toán (Ban hành theo quyết đinh số 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi: Giám đốc công ty
Tôi tên là:
Địa chỉ:
Đề nghị tạm ứng số tiền:
Lí do tạm ứng:
Thời hạn thanh toán:
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
Biểu mẫu 2.5 - Phiếu chi tiền
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đơn vị: ...
Địa chỉ: ...
PHIẾU CHI Ngày ... tháng ... năm 20
Quyển số:...
Số: ...
Nợ: ...
Có: ...
Mẫu số 02 - TT QĐ số: 48/2006/ QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: ...
Địa chỉ: ...
Lý do chi: ...
Số tiền: ...(Viết bằng chữ) ...
Kèm theo: ... Chứng từ gốc ...
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) ...
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên) Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người nhân tiền (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy): ...
+ Số tiền quy đổi: ...
Ba là: Bảo quản tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt của công ty được bảo quản tập trung tại quĩ của công ty. Thủ quỹ là người duy nhất chịu trách nhiệm quản lí tiền mặt, thu và chi tiền mặt tại quỹ, là người duy nhất cầm chìa khóa két.
Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí tiền mặt
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh ít và qui mô không lớn nên công ty không có từng người phụ trách đối với từng loại tiền mà hoàn toàn do Kế toán vốn bằng tiền đảm nhận.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
o Thủ quỹ không kiêm kế toán quỹ.
o GĐ và Kế toán trưởng là người duyệt chi cách li trách nhiệm với những người thực hiện nhiệm vụ chi.
Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn:
o Mọi nghiệp vụ chi tiền mặt tại Công ty đều được phê chuẩn bởi GĐ Công ty.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
o Công ty thực hiện việc ủy quyền rất hạn chế: Không phân cấp phê chuẩn, khi GĐ đi vắng thì Kế toán trưởng duyệt chi, sau đó GĐ sẽ hoàn tất thủ tục, đối với tiền gửi ngân hàng, GĐ viết giấy ủy quyền cho thủ quỹ đi lĩnh tiền.
Năm là: Công tác quản lí
Việc thu tiền chủ yếu thực hiện tại Công ty nếu thu ở ngoài Công ty, khi nộp tiền ngoài phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền”.
Sáu là: Thủ tục kiểm kê
Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lí tiền mặt, đảm bảo rằng tiền mặt trong quỹ không được sử dụng cho mục đích ngoài Công ty, hoặc những mục đích không được phê chuẩn, Công ty tiến hành kiểm kê tồn quỹ tiền mặt hàng tháng.
Căn cứ vào phương án kiểm kê do GĐ đưa ra, ban kiểm kê được thành lập, trước khi kiểm kê, sổ sách được khóa và két được niêm phong.
Ban kiểm kê thực hiện phân loại tiền mặt, đếm từng loại tiền, tính toán và đối chiếu với sổ sách. Nếu có chênh lệch sẽ t́m hiểu nguyên nhân để qui trách nhiệm và xử lí.
Mẫu biên bản kiểm kê được sử dụng tại Công ty:
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế