CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CHỦ YẾU GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC
3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Hồng Đức
Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống KSNB chặt chẽ thì ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như bảo đảm thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Ngược lại, một hệ thống KSNB mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm soát không được kết hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần.
Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người và đặc biệt là các anh chị phòng kế toán của Công ty Cổ phần Hồng Đức để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống KSNB của Công ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong thời gian thực tập, em nhận thấy hệ thống KSNB trong Công ty được tổ chức khá chặt chẽ biểu hiện ở những mặt sau:
Môi trường kiểm soát
- BGĐ Công ty Cổ phần Hồng Đức có trình độ năng lực kinh doanh và tổ chức điều hành doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu khác theo quy định tại điều lệ tổ chức hoạt động của công ty.
- Không ngừng nắm bắt những yêu cầu từ thực tiễn, trong những năm qua BGĐ công ty đã xây dựng được hệ thống KSNB hoạt động khá hữu hiệu trong quá trình điều hành kiểm tra, giám sát, xuyên suốt mọi hoạt động từ trên xuống dưới.
- Về triết lí kinh doanh, Công ty Cổ phần Hồng Đức không chỉ là một doanh ệp hoạt động kinh doanh khá hiệu quả mà còn là đơn vị nhiệt tình trong các hoạt
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
động từ thiện, hoạt động xã hội như: Hỗ trợ học bổng cho sinh viên nghèo, chung tay với Đại học Huế đặc biệt là Đại học Kinh tế Huế thực hiện nhiều chương trình bổ ích cho sinh viên.
- Đối với chính sách nhân sự, BGĐ luôn tạo điều kiện môi trường làm việc thoải mái nhất để các thành viên có thể cống hiến tài năng, sức lực cho công ty. Công ty cũng thường xuyên tổ chức các khoá học tại chỗ hoặc gửi cán bộ đi tập huấn nhằm bồi dưỡng trình độ, nâng cao tay nghề, cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới... đối với nhân viên mới vào làm thì Công ty cho đi học việc một thời gian để làm quen với công việc. Xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, chi tiết;
khuyến khích đội ngũ nhân viên có động lực phấn đấu, ý thức trách nhiệm.
- Kết hợp phong cách lãnh đạo công bằng, dân chủ. BGĐ đưa ra quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến của cấp dưới… Điều đó đã tạo được mối quan hệ thông tin đa chiều, quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới. Sự đồng tình, ủng hộ, thực hiện nghiêm túc của các cấp. Luôn nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh và giám sát một cách thỏa đáng, sẵn sàng điều chỉnh BCTC khi có sai sót trọng yếu.
- Tuy quy mô của Công ty còn khá nhỏ nhưng Công ty đã xây dựng một sơ đồ tổ chức khá hợp lí, đảm bảo sự phân công phân nhiệm rõ ràng, nhằm giúp cho công tác quản lí và thực hiện công việc kịp thời, hiệu quả, giảm thiểu sai sót, gian lận.
- Công ty Cổ phần Hồng Đức là một đơn vị có sự minh bạch, công khai trong các hoạt động của mình. Đơn vị đã được sự hỗ trợ và cho phép của các cấp chính quyền, công đoàn nên đơn vị đã có các mối quan hệ, liên doanh, cộng tác chặt chẽ với nhiều đơn vị khác trong thành phố và các tỉnh mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.
Với những yếu tố trên đã góp phần giúp công ty phát huy được sức mạnh tập thể trong công tác điều hành, quản lý. Giúp cho công tác kiểm soát trở nên hữu hiệu, kịp thời phát hiện ra các sai sót, dễ quy trách nhiệm… và đạt được các mục tiêu kiểm soát đề ra.
Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin
- Kế toán Công ty luôn vận dụng chế độ kế toán mới nhất để tổ chức công tác ế toán tại Công ty. Công tác kế toán trong từng khâu nghiệp vụ được kế toán thực
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
hiện tốt, đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lí của lãnh đạo Công ty. Hình thức ghi chép cũng như việc hạch toán tổng hợp thể hiện tính logic, sáng tạo và nhạy bén của đội ngũ kế toán, điều đó đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Hệ thống sổ sách kế toán chứng từ ghi sổ được bộ phận kế toán vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
Chứng từ được tập hợp thành quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận.
- Nhân viên kế toán của Công ty là những người có năng lực, không có sự chồng chéo công việc của mỗi nhân viên để đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận.
Nhìn chung, công tác kế toán tại Công ty đã đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lí của Công ty.
- Các chứng từ được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra, được đánh số liên tục, được lưu trữ ở phòng kế toán.
- Áp dụng phần mềm KTVN giúp cho công tác kế toán được nhanh chóng, hạn chế sai sót.
Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát tại Công ty được GĐ kí duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban cùng thực hiện.
Các thủ tục kiểm soát được GĐ thiết lập dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Tại Công ty, mọi phòng ban đều được chia trách nhiệm khá rõ ràng và cụ thể.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được Công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt.
- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Ở Công ty, hỗ trợ cho GĐ là hai phó GĐ phụ trách hai lĩnh vực khác nhau. Mỗi người sẽ tiến hành lập các kế hoạch và điều hành các hoạt động theo mục tiêu, định hướng mà công ty đặt ra.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác KSNB
Môi trường kiểm soát
- Hệ thống KSNB của Công ty Cổ phần Hồng Đức hiện nay là do GĐ tổ chức và điều hành. Các nhân viên trong công ty là người thực hiện kiểm soát chứ không phải do một bộ phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm soát. Bởi vậy, nếu có sự cấu kết, thông đồng giữa các thành viên trong Công ty thì Giám đốc khó mà phát hiện.
- Các nhà quản lý rất muốn quan tâm đầu tư đến chính sách phát triển nguồn nhân lực, vì con người là nhân tố hết sức quan trọng và then chốt. Tại Công ty Cổ phần Hồng Đức, số lượng lao động đều đã được qua đào tạo, tuy nhiên số lượng lao động đào tạo qua bậc Cao đẳng, Đại học vẫn còn thấp mà chủ yếu là Trung cấp. Công ty cần chú trọng đầu tư hơn vào việc đào tạo nguồn nhân lực.
Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin
Bên cạnh những ưu điểm của mình thì trong quá trình cung cấp thông tin kế toán và quản lý thông tin tại Công ty Cổ phần Hồng Đức vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Hiện nay Công ty sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập nhật thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do vậy, chỉ một sai sót nhỏ xảy ra sẽ khiến cho BCTC do máy xử lí sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết dịnh của nhà quản trị.
Thủ tục kiểm soát
Một hạn chế vốn có của hệ thống KSNB tại Công ty là tuy đã thực hiện nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng các nhân viên trong Công ty thông đồng, cấu kết với nhau hoặc cấu kết với các đối tượng bên ngoài để thực hiện hành vi gian lận gây thất thoát tài sản của Công ty.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế