CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THU – CHI NGÂN SÁCH XÃ
1.2 K ế toán thu- chi ngân sách xã
1.2.3 K ế toán các khoản chi ngân sách xã
1.2.3.1Chứng từ sử dụng - Lệnh chi tiền
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư( phụ lục số 03) - Bảng kê chi ngân sách
- Giấy đề nghị ghi rút tiền mặt từ ngân sách xã - Bảng kê chứng từ thanh toán( mẫu số 01) - Giấy đề nghi kho bạc thanh toán tạm ứng - Giấy rút vốn đầu tư( mẫu số C3-01/NS) - Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy rút dự toán ngân sách( mẫu số C2-02/NS) 1.2.3.2 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 814- Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc TK 814 có 2 TK cấp 2: TK 8141 “ chi năm trước”
TK 8142 “ thuộc năm nay”
- Tài khoản 819- Chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc
TK 819 có 2 TK cấp 2: - TK 8191 “ chi năm trước” và TK 8192 “ chi năm nay”
TK 8191 có 2 TK cấp 3: TK 81911 “ Chi đầu tư” và TK 81912 “ chi thường xuyên”
Tương tự, TK 8192 cũng có 2 TK cấp 3: TK 81921” chi đầu tư năm nay” và TK 81922” chi thường xuyên năm nay”
1.2.3.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu a. Hạch toán các khoản chi thường xuyên tại xã
- Đối với những khoản chi thẳng bằng chuyển khoản: (những khoản chi ngân sách có đủ điều kiện thanh toán)
Sơ đồ 1.12: Chi bằng chuyển khoản (1)
TK 1121 TK 8142
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
( 1) Khi xã lập Lệnh chi để chi trả tiền đóng BHXH, mua thẻ BHYT, trả tiền điện, cước phí bưu điện và 1 số dịch vụ khác
- Những khoản chi thẳng ngân sách xã bằng tiền mặt:
Những khoản chi về tiền lương, phụ cấp có trong dự toán được duyệt, khi xã xuất quỹ thanh toán được hạch toán thẳng vào chi ngân sách xã đã qua Kho bạc:
Sơ đồ 1.13 Trình tự hạch toán những khoản chi thẳng NSX bằng tiền mặt ( 1) Khi xã lập Lệnh chi rút tiền mặt về xã để chi trả tiền lương và phụ cấp ( 2) Khi xuất quỹ ra chi trả lương, sinh hoạt phí và phụ cấp
- Chi đầu tư phát triển:
• Mua sắm TSCĐ:
- Chi mua sắm TSCĐ đưa về sử dụng ngay:
+ Chi mua sắm TSCĐ đưa về sử dụng ngay bằng chuyển khoản
Sơ đồ 1.14 Chi mua sắm TSCĐ đưa về sử dụng ngay bằng chuyển khoản ( 1a) Căn cứ vào Hoá đơn mua tài sản, lập Lệnh chi tiền chi ngân sách bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo Nợ của Kho bạc
( 1b) Đồng thời căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ và chứng từ có liên quan ghi tăng TSCĐ
+ Chi mua sắm TSCĐ đưa về sử dụng ngay bằng tiền mặt:
Sơ đồ 1.15 Mua TSCĐ đưa về sử dụng ngay bằng tiền mặt
TK 112 TK 111 TK 814
( 1) ( 2)
TK 112 TK 814 TK 466 TK 211
( 1a) ( 1b)
TK 111 TK 819 TK 466 TK 211
( 1a) (1b)
TK 814 ( 2)
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
( 1a)Căn cứ vào Hoá đơn mua tài sản, phiếu chi, ghi chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc ( 1b) Căn cứ Biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ có liên quan, ghi tăng TSCĐ và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
( 2) Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc, căn cứ vào Giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng được Kho bạc chấp nhận, kế toán chuyển từ chi chưa qua Kho bạc sang chi đã qua Kho bạc
- Chi mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử:
Mua TSCĐ bằng tiền mặt thuộc quỹ ngân sách về phải qua lắp đặt, căn cứ vào hoá đơn mua tài sản, phiếu chi và các chứng từ có liên quan
Sơ đồ 1.16 Mua TSCĐ bằng tiền mặt phải qua lắp đặt, chạy thử (1) Chi phí đầu tư giá trị TSCĐ mua về đưa vào lắp đặt
(2) Chi phí lắp đặt, chạy thử TSCĐ phát sinh
(3a) Khi lắp đặt, chạy thử xong bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng
( 3b) Kết chuyển chi phí mua và chi phí lắp đặt TSCĐ vào chi ngân sách chưa qua Kho bạc
(4)Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc, căn cứ vào giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng đã được Kho bạc chấp nhận, chuyển chi ngân sách chưa qua Kho bạc thành chi ngân sách đã qua Kho bạc
- Trường hợp mua TSCĐ bằng chuyển khoản thuộc nguồn vốn ngân sách đưa về phải lắp đặt, chạy thử:
TK 466 TK 211 TK 111 TK 241 TK 819 TK 814
( 3a) (1) (3b) (4)
TK 111/152/331
(2)
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sơ đồ 1.17 Mua TSCĐ bằng chuyển khoản phải qua lắp đặt chạy thử
(1) Xã làm lệnh chi tạm ứng chuyển khoản thuộc vốn ngân sách đưa về phải lắp đặt, căn cứ vào chứng từ kế toán được Kho bạc chấp nhận thanh toán
(2)Chi phí lắp đặt TSCĐ phát sinh
(3a) Kết chuyển giá trị TSCĐ mua sắm phải qua lắp đặt, chạy thử bằng vốn ngân sách xã chưa qua Kho bạc
(3b) Khi lắp đặt, chạy thử xong bàn giao đưa vào sử dụng, ghi tăng TSCĐ
(4)Làm thủ tục thanh toán với Kho bạc về chi phí lắp đặt, chạy thử phát sinh chuyển từ chi ngân sách chưa qua Kho bạc thành chi ngân sách đã qua Kho bạc
* Chi ngân sách cho đầu tư XDCB
+ Kế toán nguyên liệu, vật tư dùng cho XDCB
Sơ đồ 1.18: Kế toán nguyên vật liệu dùng cho XDCB
TK 466 TK 211 TK 112 TK 241
TK 819
TK 814
TK 111
(3b) (1)
(2)
(3a)
(4)
TK 112/111 TK 152 TK 241 TK 441 TK 819
(1a )
(2) (1b)
(6)
TK 331
(3a),(4) (5)
TK 819 (3b
)
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
(1a) Trường hợp ngân sách xã làm lệnh cho tạm ứng cho chủ đầu tư để mua vật tư hoặc chuyển trả cho người cung cấp, người nhận thầu
(1b) Đồng thời, ghi tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB và chi ngân sách chưa qua Kho bạc số tiền ngân sách đã tạm ứng cho chủ đầu tư để mua vật tư hoặc trả cho người cung cấp, người nhận thầu
(2) Xuất vật tư, thiết bị XDCB sử dụng cho công trình
( 3a) Khi ứng tiền cho nhà thầu xây lắp theo hợp đồng ký kết
( 3b) Đồng thời, ghi chi ngân sách chưa qua Kho bạc để hình thành nguồn vốn đầu tư XDCB đối với phần vốn ngân sách đã làm lệnh chi chuyển khoản thẳng cho nhà thầu
(4) Nhận khối lượng XDCB hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao, căn cứ hợp đồng giao thầu, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành hoặc phiếu giá công trình và biên bản nghiệm thu bàn giao khối lượng
(5)Thanh toán cho người nhận thầu, người cung cấp dịch vụ, vật tư, hàng hoá có liên quan đến đầu tư XDCB
(6) Khi phát sinh chi phí XDCB khác
Nhận vốn viện trợ chi thẳng cho công trình XDCB
Sơ đồ 1.19: Nhận vốn viện trợ chi thẳng cho công trình XDCB Khi nhận viện trợ là vật tư, thiết bị chuyển thẳng cho công trình:
(1)Ghi thu, chi ngân sách chưa qua Kho bạc số vật tư thiết bị nhận viện trợ
TK 714 TK 719 TK 819 TK 814 TK 441 TK 241
(3a) (1) (3b) (2)
(5)
TK 466 TK 211
(4)
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
( 2)Ghi chi đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB giá trị vật tư thiết bị nhận viện trợ chuyển thẳng cho công trình
( 3) Sau khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng hoặc cuối niên độ kế toán làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách xã đã qua Kho bạc số vốn của ngân sách đã cấp cho công trình
( 3a)Ghi thu ngân sách xã đã qua Kho bạc ( 3b) Ghi chi ngân sách xã đã qua Kho bạc
(4) Căn cứ vào quyết toán công trình được duyệt, lập Biên bản giao nhận TSCĐ ( 5) Căn cứ vào quyết toán công trình được duyệt, ghi: