PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ AN BÌNH
3.1 Đánh giá chung về thực trạng công tác kế toán mua hàng tại công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình.
3.1.1 Ưu điểm
Trải qua 5 năm thành lập và phát triển, Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình đang ngày càng hoạt động hiệu quả và có uy tín trên địa bàn Thừa Thiên Huế.
Đạt đƣợc kết quả này nhờ khả năng làm việc của các phòng ban nói chung và bộ phận kế toán nói riêng.
Công ty đã tổ chức mô hình tập trung, có sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc nên việc quản lý và kết hợp giữa các bộ phận có sự thống nhất. Điều này làm cho công ty không ngừng phát triển. Bằng chứng là công ty đã không ngừng đạt lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước dù chỉ mới thành lập không lâu.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu của kế toán mua hàng tương đối đầy đủ và hợp lý. Các chứng từ kế toán sử dụng như hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đều theo mẫu của Bộ Tài Chính, tuân thủ theo đúng Quyết định 48/2006/ QĐ - BTC. Các chứng từ này đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý, chứng minh đƣợc các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Các loại chứng từ đƣợc lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng xong đều được lưu trữ theo quy định.
Hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng đƣợc mã hóa chi tiết theo từng mặt hàng, từng nhà cung cấp. Nhƣ vậy sẽ dễ dàng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của từng mặt hàng để có kế hoạch mua hàng kịp thời và thuận tiện trong việc theo dõi công nợ cho từng nhà cung cấp.
Vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị, thuận tiện cho việc kiểm tra các nghiệp vụ theo trình tự thời gian. Ngoài việc lưu trữ chứng từ giấy, công ty còn sử dụng phần mềm kế toán KTVN đƣợc đánh giá khá hữu ích trong việc xử lý, quản lý các nghiệp vụ đã phát sinh.
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên giúp kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đƣa ra các thông tin nhanh chóng khi có yêu cầu từ cấp trên.
Công ty có một đội ngũ cán bộ kinh doanh có nhiều kinh nghiệm có trình độ, có trách nhiệm. Đặc biệt đội ngũ cán bộ kế toán có khả năng làm việc độc lập, năng động, nhiệt tình trong công việc, có tinh thần, trách nhiệm.
Thiết bị máy móc cũng nhƣ cơ sở vật chất tại công ty đƣợc trang bị khá đầy đủ giúp kế toán có thể hoàn thành công việc nhanh chóng. Đồng thời, kế toán còn có thể đảm bảo cung cấp số liệu đầy đủ, chính xác và quản lý hồ sơ một cách khoa học, an toàn đáp ứng kịp thời yêu cầu của giám đốc để điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả.
3.1.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ƣu điểm nói trên, công tác kế toán mua hàng và hạch toán tại công ty vẫn còn một số hạn chế:
Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong quá trình mua hàng không đƣợc ghi nhận vào giá gốc hàng mua mà hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ, điều này là sai so với chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”, phản ánh không đúng giá thực trị thực tế của lƣợng hàng mua vào.
Khi nhận đƣợc hàng khuyến mãi từ nhà cung cấp và khoản chiết khấu tích lũy điểm thưởng, kế toán hạch toán vào thu nhập khác. Nếu đến cuối kỳ số hàng khuyến mãi này chƣa bán đƣợc thì vẫn phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp của khoản này.
Mặc dù có sự phân công công việc cụ thể nhƣng bộ máy kế toán ở công ty vẫn vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán mua hàng đảm nhiệm luôn cả công nợ và ngân hàng dễ thất thoát tài sản. Đồng thời, khối lƣợng công việc lớn dễ xảy ra tình
Mỗi nhân viên kế toán tại công ty đƣợc phân công nhiều phần hành kế toán nên khi một nhân viên vắng mặt thì công tác kế toán tại công ty bị tồn đọng.
Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chƣa có sự thống nhất. Công ty chƣa chú trọng đến các chứng từ liên quan đến việc đặt hàng: giấy đề xuất mua hàng, phiếu yêu cầu mua hàng chỉ lập một liên, việc đặt hàng đƣợc tiến hành qua điện thoại nên không có đầy đủ cơ sở để đối chiếu, kiểm tra khi nhận hàng
Nghiệp vụ mua hàng diễn ra thường xuyên, liên tục với số lượng hàng mua lớn dễ xảy ra tình trạng nhập sai, nhập thiếu thông tin trên chứng từ. Công việc chủ yếu đƣợc làm trên máy vi tính nên dễ bị trở ngại do lỗi phần mềm, hệ thống.
3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ An Bình
Từ những nhƣợc điểm trên, một số ý kiến đƣợc đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán mua hàng tại công ty:
Kế toán nên phản ánh chi phí vận chuyển, bốc xếp liên quan đến hoạt động mua hàng vào giá thực tế hàng mua, để ghi nhận đúng giá trị của chúng và tiện lợi trong việc tính giá vốn hàng bán khi xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
Việc kiêm nhiệm nhiều chức năng cho cùng một kế toán viên sẽ tạo thuận lợi cho việc biển thủ tài sản của công ty. Do đó, nên bố trí thêm một kế toán viên chuyên về mua hàng, tách biệt với kế toán công nợ và ngân hàng để hạn chế rủi ro; xử lý khối lƣợng công việc chính xác, nhanh chóng và giúp công tác kế toán vận hành tốt hơn.
Với khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh nhiều, kế toán mua hàng nên xử lý công việc dứt điểm, tránh tình trạng tồn đọng sang ngày khác gây nhầm lẫn, thiếu sót nghiệp vụ và chứng từ.
Công ty cần chú trọng quy trình luân chuyển chứng từ, ban hành nội quy rõ ràng về số lƣợng mỗi chứng từ, cách thức luân chuyển cụ thể để tiện lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ, đảm bảo các nghiệp vụ xảy ra đúng sự thật, tránh lạm dụng quyền để biển thủ tài sản công ty.
Giấy đề xuất mua hàng, phiếu yêu cầu mua hàng nên đƣợc lập làm hai liên để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này. Công ty nên sử dụng đơn đặt hàng thay vì đặt hàng qua điện thoại để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi nhận hàng nhằm xác định lô hàng nhà cung cấp chuyển đến có đúng nhƣ lô hàng công ty mua hay không.
Chú trọng công tác quản trị hàng mua: Trong quá trình mua hàng, công ty nhận đƣợc nhiều ƣu đãi từ nhà cung cấp nhƣ khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, chiết khấu tích lũy tiến, chiết khấu tích lũy điểm thưởng ….hơn nữa vật liệu xây dựng là những mặt hàng có thời hạn sử dụng dài, dễ dàng bảo quản nên công ty có thể mua hàng vào những lúc nhận đƣợc nhiều ƣu đãi để quản lý tốt chi phí mua hàng. Đồng thời, giám đốc công ty cũng nên thường xuyên tìm hiểu, liên lạc, lựa chọn các nhà cung cấp trong và ngoài địa bàn để có thể mua đƣợc hàng hóa với chất lƣợng tốt và nhận đƣợc nhiều ƣu đãi nhằm quản lý tốt chi phí hàng mua và chi phí tài chính của công ty.
Đối với doanh nghiệp thương mại việc quản lý lượng hàng tồn kho rất quan trọng. Công ty cần xác định lƣợng hàng tồn kho hợp lý để đảm bảo nhu cầu hàng bán, giảm bớt chi phí lưu kho. Do vậy kế toán cần xác định nhu cầu dự trữ tối thiểu để mua hàng kịp thời. Bên cạnh đó, kế toán còn phải chú ý đến những chính sách khách hàng từ nhà cung cấp để mua hàng đúng thời điểm với trị giá hàng mua tốt nhất.
Chính sách mua hàng và chính sách bán hàng có mối quan hệ tương tác lẫn nhau. Vì vậy công ty nên hoàn thiện chính sách bán hàng để thu hút nhiều khách hàng hơn nữa, nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Khi đó, chính sách mua hàng của công ty cũng sẽ hoàn thiện hơn.
Trong tình hình hiện nay, dưới sức ép cạnh tranh của thị trường, công ty cần phải nổ lực hoàn thiện về nhiều mặt, trong đó có tổ chức công tác kế toán. Trước tiên, cần đào tạo, phát triển nhân lực cho phòng kế toán thông qua các hình thức nhƣ: tự đào tạo, đi học các lớp nâng cao nghiệp vụ, thường xuyên cập nhật các văn bản, thông tư về kế toán, thuế do Bộ Tài chính ban hành. Ngoài ra, cần có chính sách khen thưởng hợp lý, phê bình rõ ràng để thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên.
Trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật rất quan trọng trong công tác kế toán nên việc xử lý kế toán đƣợc tiến hành trên máy vi tính. Nếu máy móc, thiết bị hiện đại thì tốc độ làm việc nhanh chóng, hiệu quả. Vì thế cần đầu tƣ, bảo dƣỡng máy tính, máy in ở phòng kế toán, kiểm tra thường xuyên với hệ thống mạng nội bộ, khắc phục sự cố kịp thời để công việc diễn ra liên tục.