PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
2.1. Khái quát về Chi nhánh Agribank Lệ Thủy
2.2.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy
Chính trực và đạo đức trong Chi nhánh
Chi nhánh đã ban hành những quy định cụ thể về giá trị đạo đức và các giá trị này đã được thông tin đến mọi bộ phận ( kế toán, tín dụng,..). Bên cạnh đó Chi nhánh cũng đề ra các quy định về giám sát việc tuân thủ về tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên cũng như các cấp lãnh đạo. Đối với các sai phạm về tính chính trực và giá trị đạo đức tùy theo mức độ mà ngân hàng có những hình thức xử lý thích hợp theo quy định do Thống đốc ban hành.
Phong cách điều hành và triết lí của các nhà quản lí ngân hàng
Đối với Ban Giám đốc Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy nói riêng và toàn hệ thống ngân hàng nói chung, hệ thống KSNB là một bộ phận vô cùng quan trọng.
Thông qua việc ban hành những chính sách, những quy định đối với từng hoạt động, hoạch định chiến lược, cụ thể hóa nội dung tới từng nhân viên trong Chi nhánh thông qua các cuộc họp định kỳ hàng tháng giúp cho các nhà quản lí có thể kiểm soát chặt chẽ, điều hành Chi nhánh hoạt động ngày một hoàn thiện và phát triển, có khả năng phát hiện và ngăn chặn những vấn đề sai phạm xảy ra. Từ đó tìm ra các biện pháp điều chỉnh, sửa sai. Hoạt động điều hành theo phương châm: “Mỗi thành viên trong Ban Giám đốc là một tấm gương tốt cho tất cả cán bộ, thành viên trong Chi nhánh ngân hàng noi theo”. Đồng thời Ban Giám đốc cũng thường xuyên thiết lập các giải pháp để
Formatted:No underline, Font color: Auto, Italian (Italy)
Formatted:No underline, Font color: Auto, Italian (Italy)
Formatted:No underline, Font color: Auto, Italian (Italy)
Formatted:No underline, Font color: Auto, Italian (Italy)
Formatted:Italian (Italy)
Trường Đại học Kinh tế Huế
ngăn chặn các hành vi tham nhũng, lãng phí gây thất thoát tài sản và ảnh hưởng đến uy tín của Chi nhánh.
Để có thể tiếp cận và nắm bắt các rủi ro, Chi nhánh thường xuyên cập nhật thông tin và tình hình thông qua các kênh truyền thông trên, cơ sở đó cảnh báo cho đơn vị.
Trong quá trình lập BCTC, các nhà quản lí đơn vị có sự tham gia đóng góp ý kiến, phân tích đánh giá dựa vào định tính, định lượng để cân đối việc sử dụng nguồn vốn và ngăn chặn những hành vi gian lận do kế toán thực hiện.
Cơ cấu tổ chức
Chi nhánh đã xây dựng được quy mô, cơ cấu phù hợp với hoạt động kinh doanh và vị trí địa lí kinh doanh của mình.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tín dụng tại Chi nhánh Agribank Lệ Thủy như sau:
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tín dụng tại Chi nhánh Agribank Lệ Thủy ( Nguồn: Phòng tín dụng Chi nhánh Agribank Lệ Thủy)
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
NH đưa ra các chính sách và thủ tục cho việc ủy quyền và phê duyệt các nghiệp vụ ở từng mức độ, cụ thể là: NH Tỉnh ủy quyền cho NH Chi nhánh loại 3, phòng giao dịch; Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm này của NH luôn dựa trên Luật các tổ chức tín dụng.
Giám đốc Chi nhánh Phó giám đốc phụ
trách tín dụng Trưởng phòng tín dụng
Phó phòng tín dụng
Cán bộ tín dụng Cán bộ tín dụng Cán bộ tín dụng Cán bộ tín dụng
Formatted:Vietnamese
Formatted:No underline, Font color: Auto, Vietnamese
Formatted:Vietnamese
Trường Đại học Kinh tế Huế
Đối với việc phân quyền cho nhân viên, NH đã thiết lập một cơ chế nhằm giám sát và kiểm tra phù hợp đối với những hoạt động được ủy quyền. Mỗi nhân viên trong NH luôn hiểu rõ nhiệm vụ mà mình được phân công. Trừ một số ít trường hợp ngoại lệ (chiếm tỉ lệ rất nhỏ) trong nội bộ thì NH cũng đã quy định biện pháp xử lý.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của các cán bộ liên quan được quy định như sau:
- CBTD trực tiếp thẩm định:Là người chịu trách nhiệm về khoản vay do mình thực hiện và được phân công các công việc sau:
+ Chủ động tìm kiếm các phương án, dự án khả thi của khách hàng, làm đầu mối tiếp xúc với khách hàng, với cấp ủy, chính quyền địa phương;
+ Thu thập thông tin về khách hàng vay vốn, thực hiện sưu tầm các định mức kinh tế - kỹ thuật có liên quan đến khách hàng; lập hồ sơ kinh tế theo địa bàn và hồ sơ khách hàng được phân công; xác định nhu cầu vốn cho vay theo địa bàn, ngành hàng, khách hàng; trực tiếp theo dõi danh mục cho vay, thu nợ;
+ Giải thích, hướng dẫn khách hàng các quy định về cho vay và thủ tục, hồ sơ vay vốn;
+ Thẩm định các điều kiện vay vốn theo quy định; lập báo cáo thẩm định, cùng khách hàng lập hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay khi được ủy quyền;
+ Thực hiện kiểm tra trước, trong và sau khi cho vay; đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn và đề xuất các biện pháp xử lý khi cần thiết; thực hiện những biện pháp xử lý vi phạm tín dụng theo quyết định của Giám đốc hoặc người được ủy quyền;
+ Nhận hồ sơ và thẩm định các trường hợp khách hàng đề nghị lại cơ cấu thời hạn trả nợ gốc và/ hoặc lãi. Định kỳ đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng để làm cơ sở phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro.
+ Thu nợ gốc, lãi và các khoản phí theo quy trình, chức năng, nhiệm vụ được giao;
+ Chấm điểm khách hàng theo quy định hiện hành;
+ Lưu giữ hồ sơ theo quy định.
- Trưởng phòng tín dụng:
Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Phân công CBTD phụ trách địa bàn hoặc các khách hàng, kiểm tra đôn đốc CBTD thực hiện đầy đủ quy chế cho vay của NHNN Việt Nam và hướng dẫn của NH Nông Nghiệp Việt Nam.
+ Kiểm soát nội dung thẩm định của CBTD, tiến hành tái thẩm định các điều kiện vay (nếu thấy cần thiết); kiểm soát bộ hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hồ sơ kinh tế, thủ tục cơ cấu lại thời hạn trả nợ và ghi ý kiến của mình trên các hồ sơ đó; ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay theo thẩm quyền được phân cấp;
+ Giám sát, kiểm tra việc chấm điểm, xếp hạng khách hàng, việc phân loại nợ của CBTD.
- Giám đốc nơi cho vay hoặc người được Giám đốc ủy quyền là người được chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành nghiệp vụ tín dụng theo quyền hạn được phân công và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình (cho vay, không cho vay), thực hiện các công việc sau:
+ Xem xét nội dung báo cáo thẩm định do phòng tín dụng trình lên để quyết định cho vay hoặc không cho vay;
+ Ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các hồ sơ ngân hàng và khách hàng cùng lập;
+ Quyết định các biện pháp xử lý nợ, cho gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, chuyển nợ quá hạn, chuyển nhóm nợ và các biện pháp xử lý khác đối với khách hàng.
Chính sách nhân sự và thực tế về quản lí nhân sự
Chi nhánh đưa ra một chính sách và những tiêu chuẩn cụ thể cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt và sa thải cho các nhân viên trong Chi nhánh. Ví dụ:
Cơ chế tuyển dụng trung bình hằng năm, yêu cầu phải tốt nghiệp các khối ngành kinh tế, NH bằng khá trở lên, có bằng anh văn và chứng chỉ tin học tối thiểu là loại B. Đối với những nhân viên có trình độ thạc sĩ sẽ được hưởng thêm một tháng 500.000 đồng cùng với mức lương cơ bản cao hơn so với những nhân viên khác. Ngoài ra, nhân viên được đề bạt, nâng lương, thăng chức tùy theo mức độ, thành tích và thái độ làm việc của mình. Các chính sách này luôn được truyền đạt đến mọi nhân viên trong NH có
Trường Đại học Kinh tế Huế
văn bản quy định cụ thể của Trung Ương hướng dẫn. Kết quả công việc của mỗi nhân viên được đánh giá và soát xét định kỳ.
2.2.1.2. Đánh giá rủi ro
Chi nhánh đã hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan, bao gồm cả rủi ro môi trường bên ngoài và rủi ro bên trong (rủi ro hoạt động, rủi ro tuân thủ). Ban Giám đốc hằng năm luôn tổ chức các cuộc họp cấp cao nhằm xây dựng kế hoạch, dự đoán, dựa vào BCTC, hệ thống kế toán để ước tính rủi ro cho các chỉ tiêu đã đề ra, trích lập các quỹ dự phòng hằng năm, đặc biệt đối với hoạt động tín dụng luôn trích lập quỹ dự phòng nợ xấu. Đối với việc ban hành lãi suất, tổ chức huy động vốn, Chi nhánh ngân hàng luôn có sự giám sát, nghiên cứu động thái từ phía các NHTM khác và dựa trên khả năng về vốn của mình để đưa ra các quyết định.
Khi những rủi ro trong kinh doanh được phát hiện thì sẽ có biện pháp xử lí tùy thuộc mức độ ảnh hưởng. Ví dụ: Rủi ro tín dụng: Cân đối thu nợ, xử lý bán tài sản...;Rủi ro lãi suất: Tham khảo, điều chỉnh lãi suất...;Rủi ro nghiệp vụ: Cảnh cáo, kỉ luật, sa thải cán bộ không liêm chính,...
2.2.1.3. Các hoạt động kiểm soát
Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên trong Chi nhánh được bố trí một cách phù hợp và đầy đủ cho mọi nhân viên tùy theo kinh nghiệm, trình độ và năng lực của họ. Định kỳ hằng năm, Chi nhánh tổ chức hội nghị nhằm tiến hành phân tích soát xét lại việc thực hiện các chỉ thị của nhà quản lí, đưa ra các ý kiến đánh giá và tổng kết những mặt còn yếu kém. Về công tác kiểm tra luôn tiến hành một cách độc lập.
2.2.1.4. Thông tin và truyền thông
Để có thể hoàn thành với mục tiêu đề ra, NH đã thường xuyên cập nhật hệ thống thông tin kế toán, xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo tính hữu ích và bảo mật, đến được với toàn bộ mọi nhân viên trong NH.
Các chỉ thị, mệnh lệnh của các cấp lãnh đạo được thực hiện bằng văn bản và phổ biến đến từng phòng ban, nhân viên giúp mỗi thành viên biết được nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của mình để có thể thực hiện tốt.
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.2.1.5. Giám sát
Giám sát thường xuyên và kiểm tra định kỳ
Chi nhánh tổ chức các hoạt động kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ (thường xuyên theo tín dụng, có thể đột xuất về kho quỹ).